Tipps und 10 Skripts für professionelle Mailbox-Begrüßungen

Entdecken Sie die besten Praktiken und fertige Beispiele für die Aufnahme einer geschäftlichen Telefonansage durch einen professionellen Sprecher. Oft ist Ihre Voicemail-Nachricht der erste Kontakt mit potenziellen Geschäftskunden, Es sollte sich also lohnen, ihm zuzuhören.

Eine professionelle Mailboxansage ist Teil Ihres Unternehmensimages als vertrauenswürdiger Geschäftspartner. Sie fördert Ihre Glaubwürdigkeit und ermutigt potentielle Kunden Sie zu kontaktieren, selbst wenn sie es nicht gleich beim ersten Anruf geschafft haben. Heute gilt die Mailbox als Standard-Feature von geschäftlichen TelefonsystemenDeshalb sollten Sie sich besonders viele Gedanken machen, wenn Sie eine Sprachaufnahme planen. Wie möchten Sie, dass Ihr Unternehmen wahrgenommen wird? Was sind die wichtigsten Informationen für Ihre potenziellen Kunden, die mit Ihnen in Kontakt treten möchten?

Wie gestalten Sie Ihre Mailboxansage effektiv, damit Sie einen Rückruf erhalten?

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Regeln, die Sie bei Ihren Sprachaufnahmen für Unternehmen beachten sollten.

Fassen Sie sich kurz, seien Sie prägnant

Dies ist wahrscheinlich die goldene Regel, wenn es um eine wirksame Begrüßung per Voicemail geht. Versuchen Sie, Ihre Nachricht kurz, aber umfassend zu gestalten. Überlegen Sie, welche Informationen für die Anrufer wichtig sind, damit sie entweder zurückrufen oder eine Nachricht mit ihren Kontaktdaten hinterlassen. Der Hauptzweck der Voicemail besteht darin, dass jeder Anruf entgegengenommen wird, auch wenn niemand erreichbar ist. Betrachten Sie Ihre Nachricht also als Instrument, um die Anrufer davon zu überzeugen, sich erneut mit Ihnen in Verbindung zu setzen (per Telefon, Chat oder E-Mail) oder eine Nummer zu hinterlassen, unter der Sie sie erreichen können. Fassen Sie die wichtigsten Informationen in wenigen Worten zusammen und lassen Sie sie professionell klingen.

Nennen Sie zuerst den Namen Ihres Unternehmens 

Diese Information ist für jeden Anrufer von entscheidender Bedeutung. Fehlt sie, hinterlässt man den Eindruck einer chaotischen und unprofessionellen Organisation. Auch wenn Ihr potenzieller oder zukünftiger Partner Sie nicht auf Anhieb erreichen konnte, sollte er zumindest wissen, dass die Nummer korrekt ist. Wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, empfiehlt es sich, auch den Namen der Abteilung oder sogar den Namen einer Person anzugeben (die normalerweise diese Telefonnummer beantwortet).

Erklären Sie, warum Sie gerade nicht zu erreichen sind

Geben Sie kurz den Grund an, warum die Anrufer zwar einen Mailboxdienst, aber nicht die gesuchte Person erreicht haben:

• rufen sie außerhalb der normalen Geschäftszeiten an
• haben sie am Wochenende angerufen
• sind gerade alle Mitarbeiter beschäftigt
• ist das ganze Unternehmen im Urlaub etc.

Wichtig: Sagen Sie, wann sie wieder erreichbar sind

Dies ist wahrscheinlich die wichtigste Information für die Anrufer (nach dem Firmennamen). Sie müssen den Zuhörern deutlich machen, wann sie Sie erreichen können. Nicht jeder fühlt sich wohl dabei, eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter eines Unternehmens zu hinterlassen. Sagen Sie deshalb genau, zu welchen Zeiten und an welchen Tagen Ihr Unternehmen/Ihre Abteilung/Ihr Mitarbeiter unter dieser Telefonnummer zu erreichen ist.

Falls es eine Notrufnummer oder eine Kontaktperson gibt, geben Sie die Details an

Je nach Branche haben Sie vielleicht einen Ansprechpartner für Notfälle - stellen Sie sicher, dass seine Kontaktdaten in der Sprachaufzeichnung gut vermittelt werden. Wenn Sie für längere Zeit abwesend sind, ist es hilfreich, einen Kollegen mit seinen Kontaktdaten zu nennen, der dem Anrufer helfen kann.

Bitten Sie den Anrufer, eine Nachricht zu hinterlassen und sagen Sie, bis wann mit einer Antwort zu rechnen ist

Es lohnt sich immer, potenziellen Kunden oder Partnern zu zeigen, dass ihr Anruf für Sie von Bedeutung ist. Wenn Sie sie bitten, eine Nachricht zu hinterlassen, damit Sie sie zurückrufen können, kann dies ihre anfängliche Enttäuschung verringern. Sie geben ihnen die Möglichkeit, Sie auf Ihre Kosten weiter zu kontaktieren, was zeigt, dass jeder verpasste Anruf für Sie wertvoll ist. Vergessen Sie nicht, in der Sprachnachricht den Zeitrahmen anzugeben, in dem sie einen Rückruf von Ihrem Unternehmen erhalten sollten. Auf diese Weise setzen Sie realistische Erwartungen für die Interessenten, von Ihnen kontaktiert zu werden. 

Formelle Begrüßungen nutzen oder nicht nutzen

Die Entscheidung liegt bei Ihnen - abhängig von Ihrem Kommunikationsstil, Ihrer Markenidentität und Ihrer Unternehmenskultur. Wenn Sie einen eher informellen Umgang mit Ihren Kunden und Partnern gewohnt sind, ist ein einfaches "Hallo" oder "Danke" vielleicht der richtige Weg, um Ihre Nachricht zu beginnen oder zu beenden.

Handelt es sich hingegen um eine alte Institution mit vielen Hierarchieebenen und einer streng formellen Kommunikationsweise, sind Ausdrücke wie Hallo, Hi, Bye, Have a nice day usw. nicht angebracht.

Wählen Sie ein gutes Voiceover

Entscheiden Sie sich für einen Sprecher, der Ihre Ansage in einem professionellen Studio aufnimmt, damit sie solide und geschäftsorientiert klingt. Sie können nach erfahrenen Sprechern suchen, die dazu beitragen können, dass Ihre Anrufer Ihre Nachricht, Ihre Marke und Ihr Unternehmen besser wahrnehmen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Ansage selbst aufzunehmen, wählen Sie einen schalldichten Raum und ein gutes Mikrofon und lassen Sie das Skript mehrmals üben, bis die Ansage glatt, natürlich und vertrauenswürdig klingt.

Passen Sie die Sprache und den Tonfall an Ihr spezielles Zielpublikum an

Denken Sie daran, dass Ihre Voicemail-Nachricht für viele potenzielle Kunden und Partner der erste persönliche Kontakt zu Ihrem Unternehmen/Ihrer Marke ist. Es wäre also am besten, den Ton der Sprachansage so zu wählen, dass er Ihre Marke und Unternehmensidentität widerspiegelt. Denken Sie auch an Ihre Zielgruppe und passen Sie Ihren Kommunikationsstil an deren Erwartungen an. 

Die Aufnahme kann ernst und verbindlich klingen oder freundlich und informell. Die Geschwindigkeit beim Lesen des Skripts kann etwas langsamer, mittel oder energisch sein (wenn das Zielpublikum jünger ist). Die Grundhaltung kann strenger oder unbeschwerter sein. Die Energie der Nachricht kann angeregt oder eher ruhig sein. Tonfall, Inhalt und Vokabular Ihrer Voice-over-Aufnahme sollten Ihr Unternehmen in einer Art repräsentieren, durch die Ihre Anrufer gerne zurückrufen oder ihre Nummer für einen Rückruf Ihrerseits hinterlassen.

Geben Sie spezifische Anweisungen

Bleiben Sie professionell, auch wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. Um eine möglichst effektive Ansage zu haben, muss sie klar und leicht verständlich sein. Achten Sie auf die folgenden Details:

• wie werden schwierige Wörter/Namen phonetisch buchstabiert
• klären Sie, ob "www" ausgesprochen werden soll, falls eine URL in der Nachricht vorkommt
• erklären Sie EXAKT, wie die Ziffern in Telefonnummern ausgesprochen werden (33 könnte drei-drei oder dreiunddreißig sein, etc.)
• vermeiden Sie Begriffe mir mehreren Bedeutungen

10 mögliche Skripts, um Ihnen bei der Wahl einer passenden Begrüßung für Ihr Unternehmen zu helfen um Ihnen bei der Auswahl der am besten geeigneten Sprachansage zu helfen

Wenn der Kunde außerhalb der Geschäftszeiten anruft oder alle Mitarbeiter beschäftigt sind

► Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name Ihres Unternehmens]. Wir können Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen, da Sie uns außerhalb unserer Geschäftszeiten erreicht haben. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Grund Ihres Anrufs. Wir werden uns innerhalb der nächsten 24 Stunden mit Ihnen in Verbindung setzen. Sie können uns auch jederzeit von Montag bis Freitag von [9 bis 18 Uhr] erreichen.

Hallo, Sie haben die [Name der Abteilung] von [Name Ihres Unternehmens] erreicht. Alle unsere Kollegen sind im Moment nicht erreichbar. Ihr Anruf ist wichtig für uns, also hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Nummer und den Grund Ihrer Kontaktaufnahme, und wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück. Einen schönen Tag noch.

► Sie haben das Büro von [Name Ihres Unternehmens] erreicht. Wir sind im Urlaub und haben daher aktuell geschlossen. Ab dem [Datum] sind wir wieder montags bis freitags während unserer normalen Geschäftszeiten von [9:00 bis 18:00] erreichbar. Wir freuen uns, nach dem [Datum] von Ihnen zu hören.

► Willkommen bei [Name Ihres Unternehmens]. Wir sind von Montag bis Freitag von [ 9.00 bis 18.00 Uhr], [Zeitzone], telefonisch erreichbar. Sie können unsere Website besuchen - www.exаmple.com - und eine Nachricht in unserem Live-Chat oder über unser Kontaktformular hinterlassen. Wenn Sie von uns kontaktiert werden möchten, hinterlassen Sie bitte eine Nachricht nach dem Signal.

► Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name der Abteilung] im [ Name Ihres Unternehmens]. Alle unsere Mitarbeiter sind damit beschäftigt, unseren Kunden zu helfen, und können Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen. Sie können unsere Website [www.example.com] besuchen und uns eine E-Mail an [example@example.com] schreiben oder [Nummer] drücken, um uns eine Sprachnachricht mit Ihren Kontaktdaten zu hinterlassen. Wir werden uns bis zum Ende des Arbeitstages bei Ihnen melden.

Wenn Sie den Anrufer an Ihre Notfall-Nummer weiterleiten 

► Hallo und herzlich willkommen bei [Name Ihres Unternehmens]. Unser Büro ist vom [Datum] bis zum [Datum] wegen [Feiertag] geschlossen. In dringenden Fällen rufen Sie bitte [Telefonnummer] an oder senden Sie uns eine E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen. Unser Unternehmen wird am [Datum] wieder geöffnet und wir werden von [9 bis 18 Uhr] telefonisch erreichbar sein. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Sie haben [Name Ihres Unternehmens] erreicht. Wir sind nach [13.00 Uhr] wieder erreichbar. Sie können uns jederzeit per E-Mail unter [E-Mail-Adresse] kontaktieren oder eine Sprachnachricht mit Ihren Kontaktdaten hinterlassen, wenn Sie [Nummer] drücken. Innerhalb der nächsten 24 Stunden wird sich ein Mitarbeiter von [Name Ihres Unternehmens] mit Ihnen in Verbindung setzen.

Wenn ein Kunde eine bestimmte Person oder Abteilung erreichen möchte

► Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Ihr Name] in [Name Ihres Unternehmens]. Ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro. Mein Kollege [Name] kann Ihnen bei Ihrem Anliegen helfen. Sie erreichen ihn unter [Telefonnummer]. Wenn Sie eine Nachricht mit Ihren Kontaktdaten und dem Grund Ihres Anrufs hinterlassen, kann ich Sie nach dem [Datum] zurückrufen.

► Hier ist [Name Ihres Unternehmens] [Zentrale oder Name der Abteilung]. Wir stehen Ihnen montags bis freitags von [9:00 bis 18:00] zur Verfügung. Wir freuen uns über Ihren Anruf und würden uns gerne mit Ihnen in Verbindung setzen. Drücken Sie bitte die [Ziffer], um eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und dem Grund Ihres Anrufs zu hinterlassen. Innerhalb der nächsten 24 Stunden wird Sie ein Vertreter unseres Unternehmens kontaktieren. Mit freundlichen Grüßen Ihr [Name Ihres Unternehmens] Team.

► Vielen Dank, dass Sie sich an [Name Ihres Unternehmens] gewandt haben. Alle Mitarbeiter von [Name der Abteilung] sind im Moment beschäftigt, aber wir würden Sie gerne so schnell wie möglich zurückrufen. Sie können unsere Website [www.website.com] besuchen, um relevante Informationen zu finden. Oder hinterlassen Sie nach dem Signal eine Nachricht mit Ihren Kontaktdaten, um einen Rückruf unseres Teams zu erhalten.

Mit einem Mailbox-System kann Ihr Unternehmen sich profilieren

Mit seiner Hilfe können Sie eine objektive Information persönlich klingen lassen, was Ihrem Unternehmen hilft, einen ausgezeichneten Kundenservice zu bieten und mit Ihren Anrufern in Kontakt zu treten, auch wenn Sie nicht direkt mit ihnen sprechen können.

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