Le statut téléphonique et de présence pour une meilleure expérience d'appel

Today including user presence as an integrated feature in tech solutions for real-time communication is vital for achieving a complete and interactive experience.

Knowing your colleagues’ phone and presence status means knowing their availability to handle calls and answer customer queries in real time. Using such a feature streamlines internal and external communications and supports better collaboration.

Vous pouvez cesser de vous demander si vous pouvez contacter vos collègues à ce moment-là parce que vous voyez directement leur statut de présence actuel. Ces informations sont facilement accessibles sur un seul tableau de bord. Vous obtenez des mises à jour en temps réel de la disponibilité des utilisateurs et vous êtes donc en mesure de les mettre en contact avec la bonne personne de manière rapide et efficace.

Read on to learn more about real-time presence status options and how your company can benefit from their use.

Qu'est-ce que la présence d'utilisateur ?

User presence is the unified term that includes your co-workers’ phone and location status at any given moment. It is an advanced feature that represents the online or offline status of the employee. It plays a key role if you build an application or program to enhance the real-time virtual experience of users. It also is account and device-neutral as it can be connected to the various profiles of users and implemented on desktop and mobile devices.

Qu'est-ce que la présence téléphonique ?

Phone presence is the status indicator showing another employee’s real-time availability. It displays at a glance the phone extension status, which can be: 

• disponible en ligne
• occupé – au téléphone ; DND (Do-not-Disturb)
• déconnecté 

The Phone status feature was set up on some desk phones when legacy phone systems dominated as a business communication solution. Such an option was configured, especially for administrative assistants or office receptionists who needed to view the phone status of different extensions before they transfer inbound calls.

Les systèmes téléphoniques modernes d'aujourd'hui qui s'appuient sur la technologie VoIP, étendent le statut du téléphone au-delà des téléphones de bureau, ce qui en fait une fonction disponible pour tout appareil mobile (ordinateur portable, tablette ou smartphone). Ainsi, vous obtenez une vue complète du statut téléphonique de vos collègues, même s'ils travaillent à distance.

Améliorez votre collaboration et communication avec notre système téléphonique cloud, y compris le statut de présence téléphonique!

What is a location or presence status?

Location status is part of the users’ real-time status showing whether your co-worker is at his desk, in the office – having a coffee or lunch break, or is away. With the help of such features, real-time technology gives users a real interactive experience. At any time during the workday, you know if your co-workers are online or offline and whether they are available to communicate.

En intégrant des données en ligne comme le statut en temps réel dans votre application de système téléphonique pour fournir des informations de présence importantes (p.ex. qui est disponible), les membres d'équipe se sentent plus motivés et connectés, ce qui améliore l'efficacité et la communication.

Statut téléphonique – possibilités d'utilisation, avantages et fonctionnement

As mentioned, phone or presence status is a key feature for any business phone solution requiring real-time communications. Being able to see the phone status of the person you are trying to reach can help you save time and frustration. It ensures you make the best use of your time during your workday.

Lorsque les entreprises adoptent des stratégies différentes de gestion RH et des nouveaux modèles de travail, la connectivité en temps réel offre aux utilisateurs la sensation instantanée d'une expérience en personne. Grâce aux fonctionnalités comme le statut téléphonique intégré dans votre système téléphonique cloud, team members enjoy the authentic virtual experience regardless of location.

Les avantages principaux du statut téléphonique et de présence pour la communication

Gagnez du temps
You know at a glance if the person you are trying to contact is available or not. It applies to both in-office and remote colleagues.

Minimisez les interruptions du travail
Si la personne que vous essayez de contacter est occupée, vous pouvez transférer l'appel au prochain employé disponible ou vous envoyez l'appelant directement à la boîte vocale.

Augmentez la satisfaction du client
Le temps d'attente des appelants peut être optimisé, ce qui est souvent le facteur décisif pour une excellente expérience client. De plus, vous pouvez lui indiquer immédiatement s'il doit s'attendre à un rappel ou être redirigé vers l'agent suivant dans la file d'attente.

Améliorez la productivité des employés
La fonction de présence téléphonique permet à vos employés et à vos clients de gagner du temps. Ce statut leur donne un aperçu des personnes prêtes à prendre un appel. Il n'est plus nécessaire d'utiliser le courrier électronique, les appels supplémentaires ou d'autres activités qui font perdre du temps. Pour les employés à distance, la fonction de présence accélère leur communication. Ainsi, ils se sentent plus connectés et plus motivés même s'ils ne se trouvent pas au bureau avec les autres employés.

Optimisez la gestion des appels
With phone presence status, you have at a glance the display of all available agents from your customer support. So if you want, you can seamlessly delegate, redirect, or route the incoming call to the right co-worker. If the presence status is busy, the caller can be offered a voicemail or callback option. The best part – all these activities happen within seconds.

What options do you have with Mixvoip’s real-time status dashboard – Tempus?

Trois indicateurs principaux représentent votre disponibilité téléphonique en temps réel sur le tableau de bord de l'application :

Disponible – online. It means you are at your desk at that moment so that you can take the incoming call. Your status is also colored green.

Occupé – au téléphone. Ce statut indique que vous travaillez, mais que vous êtes en conversation. L'appelant doit alors laisser un message vocal ou attendre qu'on le rappelle. Votre statut est encore vert, mais l'icône clignote.

Occupé – en réunion. If you attend a business meeting, your phone status will show it. It is a light green color, which is easily noticeable by co-workers. So they know you are unavailable for a phone call at that moment.

Location or presence status can be displayed in several ways:

Pause – shows that you are working in-office or remotely, but you cannot take the call at that very moment. The color of the status is yellow on the dashboard.

Absent – ce statut d'emplacement indique que vous n'êtes pas à votre bureau pour prendre l'appel, mais que vous reviendrez bientôt. Utilisez-le pour des pauses brèves – comme une pause café. La couleur est l'orange.

Pause de midi – that presence status is important, as many companies do not have flexible lunch breaks policy. Setting your location status to lunch in the app means you are unavailable, but you will return the call as soon as you return from lunch.

En route – many companies have remote teams that often travel to meet customers and partners during the workday. With that presence status, you know that your employee will not be available soon for a phone call, so you should give the caller other options for contact.

Vacances, Maladie, Stop – all these options mean you are temporarily unavailable to answer phone calls. It will be so during the whole workday and probably for a longer period.

All these status features are important as customers and suppliers are used to working with a specific person in the company. So if they are trying to reach out to him but he is unavailable, the office admin (viewing his real-time status) can either forward the call to the next available representative or suggest they write an email if the matter is not urgent.

Qui peut utiliser les options de statut en temps réel ?

Phone and presence features are considered smart call management tools. If you want to implement them in your daily communications, you can ask your telephony services provider if they offer them as built-in functionality. Anyone who actively uses a business phone system can benefit from these value-added collaboration features. As they cover incoming and outgoing calls, just like internal calls, office admins, receptionists, and call center agents are among the top users.

Administrative assistants are usually in charge of transferring the inbound calls to the right department and employee. They often manage all communications by forwarding calls to the right person. Having an at-a-glance display of colleagues’ phone availability allows them to connect with clients and workers fast and easy.

Les agents des centres d'appels doivent souvent transférer une conversation initiale à un autre représentant. Avec l'aperçu des personnes disponibles, la transition se fait le plus facilement possible – sans délais, mais avec des clients satisfaits.

Last but not least, everyone. When it comes to effectively maximizing phone presence literally, anyone who works in the office, from home, or in a coffee shop and needs to collaborate with team members can benefit. High-call volumes can be better organized if users know their colleagues’ real-time presence status.

In today’s fast-paced work environment, real-time communications play a major role in a company’s communications. Managing your calls based on that functionalities helps you solve faster client issues. Features like phone or presence status can help you retain and grow a loyal customer base. Implementing users’ real-time status in your communications platform enables you to enhance your workflow as it helps your whole community to stay connected and feel more engaged.

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