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InhaltsverzeichnisI. So starten Sie die Basis-Konfiguration von Tempus.1. Aktivieren Sie das Administratorkonto in der Telefonanlage.2. Installieren Sie Tempus für den Client.3. Erteilen Sie dem Tempus-Administrator alle Berechtigungen für Tempus.II. Konfiguration.1. Was wir von den Kunden benötigen.2. Geladene Module.3. Unternehmen4. Benutzer4.1. PBX4.2. Benutzer in Tempus hinzufügen5. Arbeitsschichten5.1 Erstellen einer Arbeitsschicht5.2 Zuweisen einer Arbeitsschicht6. Abteilungen7. Feiertage8. Statuskonfiguration8.2 Neuen Status erstellenWichtig9. Konfiguration von Unterstatus10. Abwesenheitspools10.1 Definitionen von Abwesenheitspools10.2 Zuweisung von Abwesenheitspools11. Systemeinstellungen11. 1 Kern11.2 Zeiterfassung11.3 Schnittstelle11.4 Bericht11.5 Abwesenheit11.6 Office11.7 Überstundenberechnungszeitraum11.8 Zeitplan
I. Wie man startet, auch bekannt als grundlegende Tempus-Konfiguration.
1. Aktivieren Sie das Administratorkonto in der Telefonanlage.
Gehen Sie zur Telefonanlage des Kunden und erstellen Sie eine Tempus-Admin-Nebenstelle. Geben Sie die Telefonanlage ein und gehen Sie zu „Nebenstellen“:
Anschließend erstellen wir eine neue Erweiterung:
Normalerweise nehmen wir die Nummer 9999 und nennen sie Mixvoip Admin oder Tempus Admin:
Aktivieren Sie Tempus für den soeben erstellten Administrator:
Klicken Sie auf das kleine Symbol neben der gelb hervorgehobenen Zahl 9999.
Im daraufhin angezeigten Menü auf der rechten Seite sehen Sie unter „Zugriffskontrolle“ die Option „Tempus“. Setzen Sie diese von „deaktiviert“ auf „aktiviert“.
Legen Sie anschließend ein Passwort für den Administrator fest und notieren Sie es sich unbedingt.
2. Installieren Sie Tempus für den Kunden.
Gehen Sie zur Telefonanlage des Kunden und ermitteln Sie dessen Tempus-Adresse.
Eine Tempus-Adresse setzt sich immer wie folgt zusammen: Benutzername.mixvoip.org
Nehmen wir FGFC als Beispiel und geben Sie die PID des Clients 113585 ein. Sie sehen dann Folgendes:
Was wir als Erstes benötigen, ist der BENUTZERNAME, also haben wir hier fgfclux.
Gehen Sie zu Ihrem Browser und geben Sie fgfclux.mixvoip.org ein, dann gelangen Sie zur gewünschten Adresse.
Melden Sie sich bei dem Tempus an, den Sie konfigurieren möchten. Die folgende Meldung wird angezeigt:
Anschließend gelangen Sie zum Eingabemenü:
Es wird noch nicht viel aktiv sein, da alles konfiguriert werden muss. Wir werden dies in den späteren Kapiteln Schritt für Schritt durchgehen.
3. Erteilen Sie dem Tempus-Administrator alle Berechtigungen für Tempus.
Um alles konfigurieren zu können und später als Support nützlich zu sein. Der Tempus-Administrator benötigt alle Berechtigungen, um handeln zu können.
Dazu gehen Sie zu „Konfigurationen > Sicherheitsgruppen“.
Gehen Sie anschließend zum Standard-Administrator (dem ersten Benutzer, der sich standardmäßig angemeldet hat) und klicken Sie auf „Sicherheitsgruppe bearbeiten“.
Im kommenden Menü:
Gehen Sie zu „Berechtigungen“ und erteilen Sie dem Standard-Administrator absolut ALLE Berechtigungen für TEMPUS.
Wichtig:
-Ausgegraute Berechtigungen sind noch nicht aktiviert, damit Sie den Überblick behalten. -Achten Sie darauf, die Funktionen für den Administrator nicht zu deaktivieren!
Stellen Sie anschließend sicher, dass in Gruppen „Alle Benutzer“ aktiviert ist.
wenn Sie fertig sind.
II. Konfiguration.
Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass die Entwickler „Voxbi Tempus User” als aktiviert markiert haben. Ist dies nicht der Fall, steht Ihnen nur eine Lite-Version von Tempus zur Verfügung, mit der Sie nicht viel anfangen können.
1. Was wir von unseren Kunden benötigen.
Um Tempus ordnungsgemäß zu installieren, benötigen wir zunächst einige grundlegende Informationen von unseren Kunden. Folgende Angaben müssen Sie von ihnen einholen:
-Erweiterungen der Telefonanlage
-E-Mail der Benutzer, falls sie nicht in der Telefonanlage registriert sind
Vorname / Nachname -
-Eintrittsdatum (Vertragsbeginn)
-Arbeitsrate (100 %, 50 %, ...)
-Arbeitsschicht (wann arbeiten sie, an welchem Tag, wie viele Stunden an welchem Tag, ...)
Zusätzliche Feiertage, falls zutreffend -
2. Geladene Module.
Module sind die grundlegenden Optionen und werden dem Benutzer als Optionen angezeigt. Zu Beginn wird es nicht viel geben:
Wir müssen dies nun entsprechend den Wünschen des Kunden konfigurieren. Gehen Sie zu „Konfigurationen” und wählen Sie „Kern-Einstellungen”:
Gehen Sie im Menü „Systemeinstellungen“ zu „Geladene Module“ und wählen Sie die Module aus, die angezeigt und standardmäßig aktiviert werden sollen.
Vergessen Sie danach nicht, auf die Schaltfläche „Speichern“ auf der rechten Seite zu klicken.
Anschließend werden Ihnen sowohl in der Benutzeroberfläche als auch im Menü „Konfigurationen“ weitere Optionen angezeigt. Beispiel:
3. Unternehmen
Der nächste Schritt ist die Gründung eines Unternehmens. In der Regel handelt es sich dabei nur um ein einziges Unternehmen. In einigen Fällen können Kunden jedoch mehrere Unternehmen in einem Tempus haben. Das beste Beispiel hierfür ist Mixvoip, da wir Mixvoip, Voipgate, Emios usw. haben...
Um ein Unternehmen zu erstellen, gehen Sie zu Konfiguration -> Unternehmen.
Wählen Sie im sich öffnenden Menü
Füllen Sie das Formular des Unternehmens mit den Angaben des Kunden aus. Die Standardeinstellungen für den Ländercode, die Wochenarbeitszeit und die Urlaubsstunden pro Monat sind auf ein luxemburgisches Standardunternehmen abgestimmt.
Sie können nach Bedarf geändert werden.
Vergessen Sie nicht, „Überstunden zulassen“ anzukreuzen, wenn Sie möchten, dass alle Stunden, die über die wöchentliche Stundenzahl hinausgehen, erfasst werden.
4. Benutzer
Nachdem Sie Ihr Unternehmen angelegt haben, ist es an der Zeit, Benutzer zum Unternehmen hinzuzufügen. Dies ist für alle zukünftigen Vorgänge in Bezug auf Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Verwenden Sie hierfür die Informationen, die Ihnen der Kunde zur Verfügung stellen sollte (siehe Punkt 1).
Bitte beachten Sie, dass wir Benutzer nur bei der ERSTEN Installation einrichten. Sobald der Kunde geschult wurde, soll er dies selbst übernehmen. Andernfalls muss er sich an den Support wenden und die dafür aufgewendete Zeit bezahlen.
4.1. PBX
Ein Benutzer muss zur Telefonanlage hinzugefügt werden, um auf Tempus aktiviert zu werden.
4..1.1 Wenn der Benutzer noch nicht existiert: Gehen Sie zur Telefonanlage des Kunden und dann zu „Nebenstellen”.
Anschließend erstellen wir eine neue Erweiterung, wenn der Kunde Ihnen die gewünschte Erweiterung mitgeteilt hat:
Normalerweise nehmen wir die Nummer 9999 und nennen sie Mixvoip Admin oder Tempus Admin:
Aktivieren Sie Tempus für den soeben erstellten Benutzer:
Klicken Sie auf das kleine Symbol neben der gelb markierten Erweiterung.
Im daraufhin angezeigten Menü auf der rechten Seite sehen Sie unter „Zugriffskontrolle“ die Option „Tempus“. Setzen Sie diese von „deaktiviert“ auf „aktiviert“.
4.1.2. Wenn der Benutzer bereits in der Telefonanlage vorhanden ist. Gehen Sie einfach zum Benutzernamen unter „Nebenstellen” und klicken Sie auf das gelb markierte Symbol:
Im daraufhin erscheinenden Menü auf der rechten Seite sehen Sie unter „Zugriffskontrolle“ die Option „Tempus“. Setzen Sie diese von „Deaktiviert“ auf „Aktiviert“.
4.2. Benutzer in Tempus hinzufügen
Um einen Benutzer zu dem von Ihnen erstellten Unternehmen (in Punkt 3) hinzuzufügen, kehren Sie zum Unternehmensmenü zurück.
(Konfigurationen > Unternehmen)
Klicken Sie auf die
(Benutzer anzeigen) auf der rechten Seite. Dadurch gelangen Sie zum Benutzerübersichtsmenü. Klicken Sie auf
und füllen Sie die erforderlichen Felder aus
Daten.
Sehr wichtig: Aktivieren Sie IMMER das Kontrollkästchen „Hauptunternehmen“! Andernfalls kommt es zu Fehlern.
Anschließend werden die Benutzer im Benutzermenü angezeigt:
Wichtig:
- Überprüfen Sie unter „Abwesenheit > Kalender“, ob die Benutzer aktiv sind. Der Kalender sollte angezeigt werden. Bei einem Fehler erhalten Sie die Meldung „Benutzer hat keinen Vertrag für diesen Zeitraum“.
5. Arbeitsschichten
Nach der Installation der Benutzer im System muss für jeden von ihnen die richtige Arbeitszeit festgelegt werden.
5.1 Erstellen einer Arbeitsschicht
Zunächst müssen wir eine Arbeitsschicht erstellen. Gehen Sie dazu zu „Konfigurationen“ > „Arbeitsschichten verwalten“.
Wählen Sie im Menü „Arbeitsschichten verwalten“ aus.
Jetzt haben Sie die Möglichkeit, eine Arbeitsschicht nach den Wünschen des Kunden zu erstellen. Normalerweise sieht eine normale 40-Stunden-Woche beispielsweise so aus:
Geben Sie ihm einen Namen, wie im obigen Beispiel, und speichern Sie ihn.
Wichtig:
- Aktivieren Sie nicht das Kontrollkästchen „Zulassen erzwingen“! Dadurch wird verhindert, dass Benutzer ihren Status ändern können, wenn sie Überstunden machen. Klären Sie dies zunächst mit dem Kunden!
- Wenn Sie mehrere Wochen in einer Arbeitsschicht mit unterschiedlichen Stunden pro Tag erstellen, müssen Sie nach jeder Woche auf „Speichern“ klicken, nicht nur am Ende. Legen Sie also eine Woche fest > Speichern. Fügen Sie eine weitere Zeile hinzu, füllen Sie sie aus > Speichern. Etc...
5.2 Zuweisung einer Arbeitsschicht
Nachdem Sie Ihre Arbeitsschicht erstellt haben, müssen Sie sie den Benutzern zuweisen.
Gehen Sie dazu zu „Konfigurationen“ > „Arbeitsschichten zuweisen“:
Sie sehen nun alle Benutzer, die Sie zuvor registriert haben (Punkt 4), im Startmenü.
Um ihnen eine Arbeitsschicht zuzuweisen oder diese später zu bearbeiten, gehen Sie nach rechts und drücken Sie.
Danach weitermachen
im kommenden Menü:
Wählen Sie die zuvor erstellte Arbeitsschicht aus. Geben Sie das Startdatum und, falls zutreffend, ein Enddatum ein. Wenn kein Enddatum angegeben ist, wählen Sie „Kein Ende“. (Die Optionen „Pause“ und „Mittagspausenstrafe erzwingen“ können in der Regel ignoriert werden. Es liegt im Ermessen des Kunden, ob er diese Optionen nutzen möchte oder nicht. Dies wird in der Formation geklärt.)
Klicken Sie auf „Zuweisen“, wenn Sie fertig sind, und die Arbeitsschicht sollte festgelegt sein.
Wichtig:
- Überprüfen Sie, ob die Arbeitsschicht korrekt eingestellt wurde. Gehen Sie zu „Abwesenheit > Kalender” und überprüfen Sie, ob die von Ihnen gerade eingerichteten Benutzer nicht ausgegraut sind.
6. Abteilungen
Wenn die Kunden Abteilungen installieren möchten, gehen Sie zu „Konfigurationen“ > „Abteilungen“.
Klicken Sie auf
und fügen Sie eine Abteilung nach Wunsch des Kunden hinzu. Weisen Sie einen Abteilungsleiter zu und speichern Sie die Angaben.
Anschließend können Sie jederzeit einen Mitarbeiter einer Abteilung zuweisen.
Wichtig:
- Dies verleiht dem Abteilungsleiter KEINE Sonderrechte. Es handelt sich um eine rein informelle Regelung.
7. Feiertage
Um Feiertage zum Kalender des Kunden hinzuzufügen, gehen Sie zu „Konfigurationen > Feiertage”.
Sie haben zwei Möglichkeiten.
1.
Fügen Sie Ihre Feiertage manuell hinzu. Dies hat den Vorteil, dass Sie sie beliebig benennen können. Einige Kunden haben spezielle interne Feiertage, die sie in ihrem Kalender sehen möchten.
Geben Sie bitte an, ob es sich um einen ganzen oder einen halben freien Tag handelt.
2.
Dadurch werden alle offiziellen Feiertage für Luxemburg generiert.
und fügen Sie sie dem Kalender des Kunden hinzu. Der Nachteil dabei ist, dass die Namen vordefiniert sind. Der Vorteil ist, dass es schneller geht.
8. Statuskonfiguration
Mit der Statuskonfiguration können Sie das Timelogger-Layout bearbeiten, das Benutzer sehen, wenn sie sich bei Tempus UND Voxbi anmelden.
Standardmäßig sind diese Status „Installiert“ und „Aktiv“:
Viele Kunden wünschen sich jedoch spezielle Layouts. 8.1 Status bearbeiten.
Gehen Sie zu Konfigurationen > Statuskonfiguration
Sie sehen nun alle aktiven Status, die für den Kunden installiert sind.
Sie können nun einen bestehenden Status bearbeiten, indem Sie einfach auf „Status bearbeiten“ klicken.
Im folgenden Menü können Sie den Namen, das Symbol, die Schriftfarbe und die Hintergrundfarbe ändern.
Sie können auch die Größe des Symbols ändern. Die Standardgröße ist 3, ich empfehle, nicht zu viel daran herumzuspielen. Kunden können dies später nach ihren Wünschen anpassen.
8.2 Neuen Status erstellen
Im Menü „Status und Layouts bearbeiten“. Gehen Sie zu
.
Sie können nun ein Formular nach den Wünschen des Kunden erstellen, ähnlich wie beim Bearbeitungsformular.
Wichtig
- Überprüfen Sie, ob der Status „Zahlbar“ ist, und aktivieren Sie ihn bei Bedarf. Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist und der Kunde einen zahlbaren Status wünscht, sind alle vom System durchgeführten Berechnungen falsch.
- Überprüfen Sie, ob der Benutzer beim Ändern des Status einen Kommentar hinterlassen muss. Wenn diese Option aktiviert ist, muss er beim Ändern zu einem bestimmten Status den Grund dafür angeben.
Das Erstellen eines Status aktiviert diesen nicht automatisch. Dazu muss er hinzugefügt werden zu -
das Standardlayout!
8.3 Verwalten des Standardlayouts
Sobald der neue Status erstellt und nach den Wünschen des Kunden bearbeitet wurde, scrollen Sie im Menü „Status und Layouts bearbeiten“ nach unten, bis Sie das Standardlayout sehen.
Klicken Sie auf
Layout bearbeiten.
Sie können nun Ihrem Layout einen Namen geben und es nur für bestimmte Benutzer aktivieren. Und vor allem können Sie es für Tempus/Voxbi im Zeiterfassungsprogramm aktivieren.
Dazu verwenden Sie einfach ein Drag-and-Drop-System.
Sie sehen „Button not in layout“ (Schaltfläche nicht im Layout ) auf der linken Seite und „Button in Layout“ (Schaltfläche im Layout ) auf der rechten Seite.
Wenn ein Button nicht im Layout vorhanden ist und Sie möchten, dass er angezeigt wird, klicken Sie mit der linken Maustaste darauf und ziehen Sie ihn in den Bereich „Button im Layout “.
Oder umgekehrt, wenn Sie eine Schaltfläche aus dem aktiven Layout entfernen möchten.
9. Konfiguration des Unterstatus
Die Substatus-Konfiguration ermöglicht es einem Benutzer, zwischen einem bestimmten Status in einem Hauptstatus zu wählen. Um dies zu implementieren, gehen Sie zu Konfigurationen > Substatus-Konfiguration.
Dies funktioniert genauso wie die Statuskonfiguration. Erstellen Sie zunächst Ihren Unterstatus mit „+ Unterstatus hinzufügen” und fügen Sie ihn dann zum Layout hinzu.
Das Einzige, was Sie zusätzlich tun müssen, ist, Ihren neu erstellten Substatus mit einem aktiven
Status. Dazu gehen Sie zu „Substatus bearbeiten“.
im Menü „Sublayout“. Dort sehen Sie eine
Option „Verknüpfte Status“. Wählen Sie den gewünschten Status aus, ziehen Sie die Unterstatus per Drag & Drop in das Layout und speichern Sie die Einstellung.
Dadurch kann der Benutzer zwischen den verschiedenen Optionen innerhalb eines Status wechseln. Im Timelogger wird dies wie folgt angezeigt, wenn in diesem Beispiel auf „D&D” geklickt wird:
Anzuzeigen entweder:
Oder:
10. Abwesenheitspools
Abwesenheitspools sind das, was Sie benötigen, um einem Benutzer besondere Abwesenheiten hinzuzufügen, die im Laters-Kalender angezeigt werden.
10.1 Definitionen zum Abwesenheitspool
Um einen neuen Abwesenheitspool zu erstellen, gehen Sie zu Konfigurationen > Abwesenheitspool-Definitionen.
Anschließend sehen Sie im Menü alle aktiven Abwesenheiten. Um eine neue zu erstellen, klicken Sie auf
Wählen Sie im folgenden Fenster den Namen des Pools, den Sie hinzufügen möchten, das Unternehmen, für das Sie den Pool anlegen möchten, und legen Sie ein Start- und Enddatum für den Pool fest.
Wählen Sie am besten den 1. Januar des laufenden Jahres und dann den 31. Dezember, um es zu beenden.
Wichtig:
-Achten Sie darauf, nicht zu aktivieren
, um zu vermeiden, dass sich der Pool endlos wiederholt.
10.2 Zuweisung von Abwesenheiten
Nachdem Sie im vorherigen Schritt Ihren Pool erstellt haben, können Sie ihn einem Benutzer zuweisen. Gehen Sie dazu zu
Danach drücken
Füllen Sie im daraufhin angezeigten Menü das Formular aus, wählen Sie den von Ihnen erstellten Abwesenheitspool aus und wenden Sie ihn auf die gewünschten Benutzer an.
Alternativ können Sie hier auch einen einmaligen Pool erstellen. Dieser wird NICHT in Ihrer Liste der Abwesenheitspool-Definitionen aufgeführt.
Dazu setzen Sie einfach die „Abwesenheitspool-Definition“ auf „Keine“ und legen dann Ihr Start- und Enddatum fest.
Geben Sie im Feld „Name“ den Grund für die Abwesenheit ein und fügen Sie die gewünschte Zeit hinzu.
11. Systemeinstellungen
In den Systemeinstellungen oder den Kerneinstellungen müssen Sie konfigurieren, wie das System entsprechend den Wünschen des Kunden agieren soll. Hier teilen Sie Tempus mit, wie die zuvor geladenen Module funktionieren sollen. Ich werde nur die Hauptkategorien durchgehen. „Benachrichtigen” und „Microsoft Graph API” sollten von einem Entwickler behandelt werden.
11. 1 Kern
Geladene Module: Wie bereits im vorherigen Kapitel über die Installation von Modulen erläutert, können Sie hier alle Module aktivieren oder deaktivieren, die ein Kunde verwenden möchte oder nicht. Die anderen Einstellungen (Zulässige IP, Abgelehnte IP, System-PIN und globaler API-Schlüssel) sollten im Allgemeinen nicht verändert werden.
11.2 Zeiterfassung
Hier sind einige wichtige Dinge, die Sie einrichten müssen.
- Anzahl der Validierungen, wie viele Validierungen erforderlich sind, damit eine Korrektur oder ein Feiertag akzeptiert wird.
- Geo-Koordinaten protokollieren, ermöglicht die Aufzeichnung der Position per GPS in dem Moment, in dem ein Benutzer den Status wechselt (Telefon oder Computer).
- Geo-Koordinaten erzwingen, Statusänderung verweigern, wenn ein Benutzer seine Geolokalisierung auf dem Telefon nicht aktiviert hat.
- Webanfrage und IP protokollieren: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die IP-Adresse eines Benutzers in dem Moment registriert, in dem er seinen Status ändert (standardmäßig nicht aktiviert).
- Der Aktualisierungs-Timer gibt an, wie oft das System aktualisiert wird. Standardmäßig ist er auf 5 eingestellt.
- Korrekturbenachrichtigungen, die an Benutzer und Manager gesendet werden, wenn Korrekturen akzeptiert, abgelehnt usw. wurden.
- Auto-Stopp: Siehe Kapitel xxx Einrichten des Auto-Stops.
11.3 Schnittstelle
Mit diesen Optionen können Sie das Dashboard, den Zeiterfasser und den Kalender des Benutzers anpassen. In der Regel wird dies dem Kunden nur während der Einrichtung angezeigt, und er passt es anschließend nach seinen Wünschen an.
- Avatar-Synchronisierung: Aktivieren Sie den Gravatar, wenn diese Option verwendet wird.
- Erweiterungsnummer anzeigen oder nicht im Zeitprotokoll.
- Gruppen „Strict“ und „Default“: Diese Optionen legen fest, welche Gruppen ein Benutzer sehen kann.
- Dashboard Hide Company verbirgt den Firmennamen im Hauptmenü für die Benutzer.
- Dashboard-Unterstatus anzeigen: Aktiviert oder deaktiviert die Sichtbarkeit von Unterstatus im Dashboard.
- Kalenderfarbe definiert die Farben, die Benutzer unter „Abwesenheit > Kalender“ sehen können.
11.4 Bericht
Hier legen Sie fest, ob ein Kommentar erforderlich ist, wenn ein Benutzer in die Überstunden wechselt oder wenn eine Mittagspausenstrafe angewendet wird:
Die „Mittagspausenstrafe“ sieht eine Strafe für Nutzer vor, die nicht mindestens eine bestimmte Anzahl von Minuten für die Mittagspause nehmen. Dies ist beispielsweise bei Kunden üblich, die für die Regierung arbeiten.
„Überstunden erzwingen“ Viele Unternehmen verlangen diese Funktion, wenn die täglichen 8 Stunden (zum Beispiel) überschritten werden. Geben Sie einfach die erforderlichen Daten ein, wenn der Kunde dies verlangt:
11.5 Abwesenheit
In dieser Kategorie legen Sie fest, wer Benachrichtigungen über einen Abwesenheitsantrag erhält (z. B. Personalabteilung, Teamleiter usw.), welchen Status ein Benutzer erhält, wenn er in Urlaub geht, wenn er krankgeschrieben ist und was passiert, wenn der Urlaub endet. Außerdem legen Sie fest, wie viele Bestätigungen innerhalb eines Unternehmens erforderlich sind. Standardmäßig ist dies 1.
11.6 Home Office
Das Office definiert Benachrichtigungen, Validierungen und wie Personen das Home-Office-Menü sehen können.
11.7 Berechnungszeitraum für Überstunden
11.8 Zeitplan
Hier definieren Sie die Anzahl der Validierungen und den Zeitplanzugriff für das Zeitplanmodul.
