Vous recherchez les autorisations des groupes de sécurité ? Elles se trouvent ici.
Table des matières
Table des matièresI. Comment démarrer, c'est-à-dire configuration de base de Tempus.1. Activez le compte administrateur dans le PBX.2. Installez Tempus pour le client.3. Accorder à l'administrateur Tempus toutes les autorisations pour Tempus.II. Configuration.1. Ce dont nous avons besoin de la part des clients.2. Modules chargés.3. Entreprises4. Utilisateurs4.1. PBX4.2. Ajouter l'utilisateur dans Tempus5. Quarts de travail5.1 Créer un quart de travail5.2 Affectation d'un quart de travail6. Départements7. Jours fériés8. Configuration du statut8.2 Création d'un nouveau statutImportant9. Configuration des sous-statuts10. Pools d'absences10.1 Définitions des pools d'absences10.2 Attribution des pools d'absences11. Paramètres système11. 1 Noyau11.2 Timelogger11.3 Interface11.4 Rapport11.5 Absence11.6 Office11.7 Période de calcul des heures supplémentaires11.8 Calendrier
I. Comment démarrer, c'est-à-dire la configuration de base de Tempus.
1. Activez le compte administrateur dans le PBX.
Accédez au PBX du client et créez une extension administrateur Tempus. Entrez dans le PBX et accédez à Extensions :
Ensuite, nous créons une nouvelle extension :
En général, nous prenons le numéro 9999 et l'appelons Mixvoip Admin ou Tempus Admin :
Activez Tempus pour l'administrateur que vous venez de créer :
Cliquez sur la petite icône à côté de 9999 surlignée en jaune.
Dans le menu qui s'affiche à droite, sous Contrôle d'accès, réglez « Tempus » de désactivé à activé.
Ensuite, définissez un mot de passe pour l'administrateur et veillez à le noter.
2. Installez Tempus pour le client.
Accédez au PBX des clients et recherchez leur adresse Tempus.
Une adresse Tempus est toujours composée de Nom d'utilisateur.mixvoip.org
Prenons l'exemple de FGFC, saisissez le PID du client 113585. Vous verrez s'afficher ce qui suit :
Ce dont nous avons besoin en premier lieu, c'est le NOM D'UTILISATEUR, donc ici nous avons fgfclux.
Allez dans votre navigateur et tapez fgfclux.mixvoip.org, vous arriverez à l'adresse souhaitée.
Connectez-vous au Tempus que vous souhaitez configurer. Le message suivant s'affichera :
Ensuite, vous arriverez au menu d'entrée :
Pour l'instant, peu de choses seront actives, car tout doit être configuré. Nous verrons cela étape par étape dans les chapitres suivants.
3. Accordez à Tempus Admin toutes les autorisations pour Tempus.
Pour pouvoir tout configurer et être utile par la suite en tant que support technique. L'administrateur Tempus aura besoin de toutes les autorisations pour agir.
Pour cela, rendez-vous dans Configurations > Groupes de sécurité.
Ensuite, accédez à l'administrateur par défaut (le premier utilisateur qui s'est connecté par défaut) et cliquez sur Modifier le groupe de sécurité.
Au menu prochain :
Allez dans « Autorisations » et accordez à l'administrateur par défaut absolument TOUTES les autorisations sur TEMPUS.
Important :
-Les autorisations grisées ne sont pas encore activées afin de vous aider à garder une vue d'ensemble. -Veillez à ne pas activer les fonctionnalités « Refuser » pour l'administrateur !
Ensuite, assurez-vous que « Tous les utilisateurs » est activé dans Groupes.
quand vous aurez terminé.
II. Configuration.
Avant de commencer, assurez-vous que les développeurs ont activé « Voxbi Tempus User ». Si ce n'est pas le cas, vous n'aurez qu'une version allégée de Tempus qui ne vous permettra pas de faire grand-chose.
1. Ce que nous attendons de nos clients.
Pour installer correctement n'importe quel Tempus, nous devons commencer par recueillir des informations de base auprès de nos clients. Voici ce que vous devez leur demander :
-Extensions sur le PBX
- Adresse e-mail des utilisateurs s'ils ne figurent pas dans le PBX
Nom / Prénom -
-Date d'entrée en fonction (début du contrat)
-Taux de travail (100 %, 50 %, ...)
-Horaires de travail (quand travaillent-ils, quel jour, combien d'heures par jour, ...)
Jours fériés supplémentaires, le cas échéant -
2. Modules chargés.
Les modules sont les options de base et ce qui s'affiche comme options pour l'utilisateur. Au début, il n'y en aura pas beaucoup :
Nous devons maintenant configurer cela en fonction des souhaits du client. Allez dans Configurations et sélectionnez Paramètres de base :
Dans le menu Paramètres système, accédez à Modules chargés, puis sélectionnez ceux que vous souhaitez afficher et activer par défaut.
Après cela, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer situé à droite.
Ensuite, vous verrez davantage d'options s'afficher à la fois dans l'interface et dans le menu Configurations. Exemple :
3. Entreprises
L'étape suivante consiste à créer une entreprise. En général, il n'y en a qu'une seule. Mais dans certains cas, les clients peuvent avoir plusieurs entreprises dans un seul Tempus. Le meilleur exemple est Mixvoip, puisque nous avons Mixvoip, Voipgate, Emios, etc.
Pour créer une entreprise, allez dans Configuration -> Entreprises.
Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez
Remplissez le formulaire de l'entreprise avec les informations d'identification du client. Les paramètres par défaut pour le code pays, les heures par semaine et les jours fériés par mois sont ceux d'une entreprise luxembourgeoise standard.
Ils peuvent être modifiés selon les besoins.
N'oubliez pas de cocher « Autoriser les heures supplémentaires » si vous souhaitez que les heures dépassant le nombre d'heures hebdomadaires soient enregistrées.
4. Utilisateurs
Une fois votre entreprise créée, il est temps d'ajouter des utilisateurs à celle-ci. Cette étape est cruciale pour toutes les opérations futures concernant les employés. Pour ce faire, utilisez les informations que le client était censé vous fournir (voir point 1).
Remarque : nous ne mettons en place les utilisateurs que lors de la PREMIÈRE installation. Une fois que le client a suivi sa formation, il est censé s'en occuper lui-même. Sinon, il doit passer par le service d'assistance, et il devra payer le temps investi.
4.1. PBX
Un utilisateur doit être ajouté au PBX pour être activé sur Tempus.
4..1.1 Si l'utilisateur n'existe pas encore : Accédez au PBX du client, puis aux extensions.
Ensuite, nous créons une nouvelle extension si le client vous a fourni l'extension qu'il souhaite avoir :
En général, nous prenons le numéro 9999 et l'appelons Mixvoip Admin ou Tempus Admin :
Activez Tempus pour l'utilisateur que vous venez de créer :
Cliquez sur la petite icône à côté de l'extension surlignée en jaune.
Dans le menu qui s'affiche à droite, sous Contrôle d'accès, réglez « Tempus » de désactivé à activé.
4.1.2. Si l'utilisateur existe déjà dans le PBX. Il suffit d'aller sur le nom d'utilisateur dans Extensions, puis de cliquer sur l'icône surlignée en jaune :
Dans le menu qui s'affiche à droite, sous Contrôle d'accès, réglez « Tempus » de désactivé à activé.
4.2. Ajouter l'utilisateur dans Tempus
Pour ajouter un utilisateur à l'entreprise que vous avez créée (au point 3), retournez au menu Entreprise.
(configurations > Entreprises)
Cliquez sur le
(Afficher les utilisateurs) à droite. Cela vous mènera au menu d'aperçu des utilisateurs. Cliquez sur
et remplissez les champs obligatoires
Données.
Très important, cochez TOUJOURS la case « Entreprise principale » ! Si vous ne le faites pas, des erreurs se produiront.
Ensuite, les utilisateurs apparaîtront dans le menu utilisateur :
Important :
- Vérifiez si les utilisateurs sont actifs en allant dans Absence > Calendrier. Le calendrier devrait s'afficher. En cas d'erreur, le message « L'utilisateur n'a pas de contrat pour cette période » s'affichera.
5. Horaires de travail
Après avoir installé les utilisateurs dans le système, chacun d'entre eux devra configurer correctement son poste de travail.
5.1 Création d'un quart de travail
Tout d'abord, nous devons créer un quart de travail. Pour ce faire, allez dans Configurations > Gérer les quarts de travail.
Dans le menu Gérer les quarts de travail, sélectionnez.
Vous avez désormais la possibilité de créer un planning de travail adapté aux préférences du client. En général, une semaine normale de 40 heures se compose par exemple comme suit :
Donnez-lui un nom, comme dans l'exemple ci-dessus, puis enregistrez-le.
Important :
- Ne cochez pas la case « Appliquer l'autorisation » ! Cela empêcherait les utilisateurs de modifier leur statut s'ils font des heures supplémentaires. Clarifiez d'abord ce point avec le client !
- Si vous créez plusieurs semaines dans un quart de travail avec des horaires différents chaque jour, vous devez cliquer sur « Enregistrer » après chaque semaine, et pas seulement à la fin. Donc, définissez une semaine > Enregistrez. Ajoutez une autre ligne, remplissez-la > Enregistrez. Etc...
5.2 Attribution d'un quart de travail
Maintenant que votre Workshift a été créé, vous devez l'attribuer aux utilisateurs.
Pour ce faire, rendez-vous dans Configurations > Attribuer des quarts de travail :
Vous verrez alors tous les utilisateurs que vous avez précédemment enregistrés (point 4) dans le menu d'ouverture.
Pour leur attribuer un quart de travail ou le modifier ultérieurement, allez à droite et appuyez.
Ensuite, continuez.
dans le menu à venir :
Sélectionnez le quart de travail que vous avez créé précédemment. Indiquez la date de début et, le cas échéant, la date de fin. Si aucune date de fin n'est indiquée, sélectionnez « Sans fin ». (Les options « Point de rupture » et « Appliquer la pénalité pour pause déjeuner » peuvent généralement être ignorées. C'est au client de décider s'il souhaite les utiliser ou non, et cela sera précisé dans la formation).
Cliquez sur « Assigner » lorsque vous avez terminé et le quart de travail devrait être défini.
Important :
- Vérifiez si le quart de travail a été correctement défini. Accédez à Absence > Calendrier et vérifiez si les utilisateurs que vous venez de configurer ne sont pas grisés.
6. Départements
Si les clients souhaitent installer des départements. Allez dans Configurations > Départements.
Cliquez sur
, puis ajoutez un service selon les préférences du client. Attribuez un responsable de service et enregistrez.
Vous pouvez ensuite affecter un employé à un service.
Important :
- Cela ne confère AUCUN droit particulier au responsable du département. Il s'agit d'une mesure purement informelle.
7. Jours fériés
Pour ajouter des jours fériés au calendrier du client, allez dans Configurations > Jours fériés.
Vous avez deux options.
1.
: Ajoutez vos jours fériés manuellement, cela vous permet de les nommer comme vous le souhaitez. Certains clients ont des jours fériés internes spéciaux qu'ils souhaitent voir apparaître dans leur calendrier.
Veillez à préciser s'il s'agit d'une journée complète ou d'une demi-journée de congé.
2.
: Cela générera tous les jours fériés officiels pour le Luxembourg.
et les ajouter au calendrier du client. L'inconvénient est que les noms sont prédéfinis. L'avantage est que cela va plus vite.
8. Configuration du statut
La configuration du statut vous permet de modifier la disposition du Timelogger que les utilisateurs peuvent voir lorsqu'ils sont sur Tempus ET Voxbi.
Par défaut, ces statuts sont « Installé » et « Actif » :
Cependant, de nombreux clients souhaitent des mises en page spéciales. 8.1 Modification d'un statut.
Allez dans Configurations > Configuration du statut
Vous verrez alors tous les statuts actifs installés pour le client.
Vous pouvez désormais modifier un statut existant en cliquant simplement sur « Modifier le statut ».
Dans le menu qui s'affiche, vous pouvez modifier le nom, l'icône, la couleur de la police et la couleur d'arrière-plan.
Vous pouvez également modifier la taille de l'icône. La taille par défaut est 3, je recommande de ne pas trop la modifier. Les clients pourront l'ajuster à leur convenance ultérieurement.
8.2 Création d'un nouveau statut
Dans le menu Modifier le statut et les mises en page. Allez à
.
Vous pouvez désormais créer un formulaire selon les préférences du client, similaire au formulaire d'édition.
Important
- Vérifiez si le statut est « Payable » ou non, et activez-le si nécessaire. Si la case n'est pas cochée et que le client souhaite un statut « Payable », tous les calculs effectués par le système seront erronés.
- Vérifiez si l'utilisateur doit laisser un commentaire lorsqu'il modifie le statut. Si cette option est activée, lorsqu'il passe à un statut spécifique, il doit expliquer pourquoi.
La création d'un statut ne l'active pas automatiquement. Pour cela, il doit être ajouté à -
la mise en page par défaut !
8.3 Gestion de la mise en page par défaut
Une fois le nouveau statut créé et modifié selon les préférences du client. Dans le menu Modifier le statut et les mises en page, faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez la mise en page par défaut.
Cliquez sur
Modifier la mise en page.
Vous pouvez désormais nommer votre mise en page et l'activer uniquement pour certains utilisateurs. Et surtout, activez-la pour Tempus/Voxbi dans le timelogger.
Pour cela, il suffit d'utiliser un système de glisser-déposer.
Vous verrez Bouton non dans la mise en page à gauche et Bouton dans la mise en page à droite.
Si un bouton n'apparaît pas dans la mise en page et que vous souhaitez qu'il apparaisse, cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris et faites-le glisser vers la zone Bouton dans la mise en page.
Ou inversement si vous souhaitez supprimer un bouton de la disposition active.
9. Configuration du statut secondaire
La configuration du sous-statut permet à un utilisateur de choisir entre un statut spécifique dans un statut principal. Pour la mettre en œuvre, accédez à Configurations > Configuration du sous-statut.
Cela fonctionne de la même manière que la configuration du statut. Créez d'abord votre sous-statut à l'aide de + Ajouter un sous-statut, puis ajoutez-le à la mise en page.
La seule chose supplémentaire que vous devez faire est de lier votre nouveau sous-statut à un statut actif.
statut. Pour ce faire, allez dans Modifier le sous-statut.
dans le menu Sous-disposition. Vous y verrez un
Option Statuts liés. Sélectionnez le statut souhaité, glissez-déposez les sous-statuts dans la mise en page, puis enregistrez.
Cela permettra à l'utilisateur de basculer entre les différentes options d'un statut. Dans l'exemple ci-dessous, lorsque l'utilisateur clique sur D&D, cela s'affichera comme suit dans Timelogger :
À afficher soit :
Ou :
10. Pools d'absences
Les pools d'absences sont ce dont vous avez besoin pour ajouter des absences spéciales à un utilisateur, qui apparaîtront dans le calendrier Laters.
10.1 Définitions relatives au pool d'absences
Pour créer un nouveau pool d'absences, accédez à Configurations > Définitions du pool d'absences.
Ensuite, dans le menu, vous pouvez voir toutes les absences actives. Pour en créer une nouvelle, cliquez sur
Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le nom du pool que vous souhaitez ajouter, l'entreprise à laquelle vous souhaitez appliquer le pool et veillez à sélectionner une date de début et une date de fin pour les pools.
Le meilleur choix est le 1er janvier de l'année en cours, puis le 31 décembre pour la terminer.
Important :
-Veillez à ne pas activer
, pour éviter que la liste ne se répète à l'infini.
10.2 Attribution du pool d'absences
Une fois que vous avez créé votre pool à l'étape précédente, vous pouvez l'attribuer à un utilisateur. Pour cela, rendez-vous dans
Ensuite, appuyez sur
Dans le menu qui s'affiche, remplissez le formulaire, sélectionnez le pool d'absences que vous avez créé et appliquez-le aux utilisateurs souhaités.
Vous pouvez également créer ici un pool ponctuel. Celui-ci n'apparaîtra PAS dans votre liste de définition des pools d'absences.
Pour cela, il suffit de définir « Absence Pool Definition » (Définition du pool d'absences) sur « None » (Aucun), puis de définir vos dates de début et de fin.
Dans la zone « Nom », saisissez le motif de l'absence et ajoutez la durée souhaitée.
11. Paramètres système
Les paramètres système, ou paramètres de base, vous permettent de configurer le fonctionnement du système en fonction des souhaits du client. Vous indiquez ici à Tempus comment les modules que vous avez chargés précédemment doivent fonctionner. Je vais simplement passer en revue les principales catégories. Les options « Notify » (Notifier) et « Microsoft Graph API » doivent être gérées par un développeur.
11. 1 noyau
Modules chargés : comme déjà expliqué dans le chapitre précédent consacré à l'installation des modules, cette option vous permet d'activer ou de désactiver tous les modules qu'un client souhaite utiliser ou non. Les autres paramètres (IP autorisées, IP refusées, code PIN système et clé API globale) ne doivent généralement pas être modifiés.
11.2 Enregistreur de temps
Voici quelques éléments importants à configurer.
- Nombre de validations, combien de validations sont nécessaires pour qu'une correction ou un Holliday soit accepté.
- Enregistrer les coordonnées géographiques, permet d'enregistrer la position par GPS au moment où un utilisateur change de statut (téléphone ou ordinateur).
- Force les coordonnées géographiques, refuse la modification d'un statut si l'utilisateur n'a pas activé la géolocalisation sur son téléphone.
- Enregistrer la requête Web et l'adresse IP. Si cette option est activée, l'adresse IP d'un utilisateur sera enregistrée dès qu'il changera de statut (option désactivée par défaut).
- Le minuteur de mise à jour correspond à la fréquence à laquelle le système est mis à jour. Il est réglé par défaut sur 5.
- Notifications de correction, envoyées à l'utilisateur et au responsable si les corrections ont été acceptées, refusées, etc.
- Arrêt automatique : voir chapitre xxx Configuration de l'arrêt automatique.
11.3 Interface
Ces options vous permettent de personnaliser le tableau de bord, l'enregistreur de temps et le calendrier de l'utilisateur. En général, ces éléments sont simplement présentés au client lors de la formation, et celui-ci les ajuste ensuite à sa convenance.
- Synchronisation des avatars : activez le Gravatar s'ils utilisent cette option.
- Afficher ou non le numéro de poste dans l'enregistreur de temps.
- Groupes Strict et par défaut, ces options définissent les groupes qu'un utilisateur peut voir.
- Dashboard Hide Company masque le nom de l'entreprise dans le menu principal pour les utilisateurs.
- Afficher les sous-statuts dans le tableau de bord : active ou désactive la visibilité des sous-statuts dans le tableau de bord.
- La couleur du calendrier définit les couleurs que les utilisateurs peuvent voir dans Absence > Calendrier.
11.4 Rapport
Vous définissez ici si un commentaire est nécessaire lorsqu'un utilisateur passe en heures supplémentaires ou si une pénalité pour pause déjeuner est appliquée :
La « pénalité déjeuner » consiste à infliger une sanction à un utilisateur qui ne prend pas au moins un certain nombre de minutes pour déjeuner. Cette pratique est courante, par exemple, chez les clients qui travaillent pour le gouvernement.
« Heures supplémentaires obligatoires » De nombreuses entreprises demandent cette fonctionnalité lorsque les 8 heures quotidiennes (par exemple) sont dépassées. Il suffit de remplir les données nécessaires si le client le demande :
11.5 Absence
Dans cette catégorie, vous définissez qui reçoit les notifications concernant une demande d'absence (comme les RH, les chefs d'équipe, etc.), le statut attribué à un utilisateur lorsqu'il part en vacances, s'il est en congé maladie et ce qui se passe à la fin de celui-ci. Vous définissez également le nombre de validations nécessaires au sein d'une entreprise. Par défaut, ce nombre est fixé à 1.
11.6 Office à domicile
Office Home Office définit les notifications, les validations et la manière dont les utilisateurs peuvent voir le menu Home Office.
11.7 Période de calcul des heures supplémentaires
11.8 Calendrier
Vous définissez ici le nombre de validations et l'accès au calendrier pour le module de planification.
