Op zoek naar machtigingen voor beveiligingsgroepen? Die vindt u hier.
Inhoudsopgave
InhoudsopgaveI. Hoe te beginnen, oftewel basisconfiguratie van Tempus.1. Activeer het beheerdersaccount in de PBX.2. Installeer Tempus voor de klant.3. Geef de Tempus-beheerder alle rechten voor Tempus.II. Configuratie.1. Wat we nodig hebben van klanten.2. Geladen modules.3. Bedrijven4. Gebruikers4.1. PBX4.2. De gebruiker toevoegen in Tempus5. Werkroosters5.1 Een werkdienst aanmaken5.2 Een werkdienst toewijzen6. Afdelingen7. Feestdagen8. Statusconfiguratie8.2 Een nieuwe status aanmakenBelangrijk9. Configuratie van substatus10. Afwezigheidsgroepen10.1 Definities van afwezigheidspools10.2 Toewijzing van afwezigheidspools11. Systeeminstellingen11. 1 Core11.2 Tijdregistratie11.3 Interface11.4 Rapport11.5 Afwezigheid11.6 Office11.7 Berekeningsperiode overuren11.8 Schema
I. Hoe te beginnen, oftewel basisconfiguratie van Tempus.
1. Activeer het beheerdersaccount in de PBX.
Ga naar de PBX van de klant en maak een Tempus-beheerdersuitbreiding aan. Open de PBX en ga naar Uitbreidingen:
Daarna maken we een nieuwe extensie aan:
Meestal nemen we het nummer 9999 en noemen we het Mixvoip Admin of Tempus Admin:
Activeer Tempus voor de beheerder die u zojuist hebt aangemaakt:
Klik op het kleine pictogram naast 9999 dat geel is gemarkeerd.
In het menu dat aan de rechterkant verschijnt, ziet u onder Toegangscontrole "Tempus". Zet dit van uitgeschakeld naar actief.
Stel vervolgens een wachtwoord in voor de beheerder en noteer dit.
2. Installeer Tempus voor de klant.
Ga naar de PBX van de klant en zoek hun Tempus-adres op.
Een Tempus-adres bestaat altijd uit Gebruikersnaam.mixvoip.org
Laten we FGFC als voorbeeld nemen, typ de PID van de client 113585 in. U ziet dan het volgende:
Wat we in de eerste plaats nodig hebben, is de GEBRUIKERSNAAM, dus hier hebben we fgfclux.
Ga naar uw browser en typ fgfclux.mixvoip.org in, dan komt u op het gewenste adres terecht.
Log in op de Tempus die u wilt configureren. Het volgende bericht wordt weergegeven:
Daarna komt u bij het startmenu:
Er zal nog niet veel actief zijn, omdat alles nog moet worden geconfigureerd. We zullen dit stap voor stap doorlopen in de latere hoofdstukken.
3. Geef de Tempus-beheerder alle rechten voor Tempus.
Om alles te kunnen configureren en later bruikbaar te zijn als ondersteuning. De Tempus-beheerder heeft alle rechten nodig om te kunnen handelen.
Ga daarvoor naar Configuraties > Beveiligingsgroepen.
Ga daarna naar de standaardbeheerder (de eerste gebruiker die zich standaard heeft aangemeld) en klik op Beveiligingsgroep bewerken.
In het komende menu:
Ga naar 'Permissions' (Rechten) en geef de standaardbeheerder absoluut ALLE rechten voor TEMPUS.
Belangrijk:
-Grijs weergegeven machtigingen zijn nog niet geactiveerd om u te helpen het overzicht te behouden. -Zorg ervoor dat u de functies voor de beheerder niet deactiveert!
Zorg er daarna voor dat in Groepen "Alle gebruikers" is geactiveerd.
wanneer je klaar bent.
II. Configuratie.
Voordat u begint, moet u controleren of de ontwikkelaars 'Voxbi Tempus User' als actief hebben geactiveerd. Als dit niet is gebeurd, beschikt u alleen over een lite-versie van Tempus, waarmee u niet veel kunt doen.
1. Wat we van klanten nodig hebben.
Om een Tempus correct te installeren, moeten we beginnen met basisinformatie van onze klanten. Dit is wat u hen moet vragen:
-Uitbreidingen op de PBX
-E-mailadres van de gebruikers indien zij niet in de PBX staan
Voornaam / Achternaam -
-Ingangsdatum (aanvang van het contract)
-Werkpercentage (100%, 50%, ...)
-Werkrooster (wanneer werken ze, op welke dag, hoeveel uur op welke dag, ... )
Extra vakantiedagen, indien van toepassing -
2. Geladen modules.
Modules zijn de basisopties en worden weergegeven als opties voor de gebruiker. In het begin zal er niet veel zijn:
We moeten dit nu configureren op basis van de wensen van de klant. Ga naar Configuraties en selecteer Kerninstellingen:
Ga in het menu Systeeminstellingen naar Geladen modules en selecteer de modules die u wilt weergeven en standaard wilt activeren.
Vergeet daarna niet op de knop Opslaan aan de rechterkant te klikken.
Daarna ziet u meer opties weergegeven worden, zowel in de interface als in het menu Configuraties. Voorbeeld:
3. Bedrijven
De volgende stap is het opzetten van een bedrijf. Meestal is dat er maar één. Maar in sommige gevallen kunnen klanten meerdere bedrijven in één Tempus hebben. Het beste voorbeeld is Mixvoip, want we hebben Mixvoip, Voipgate, Emios, enz...
Om een bedrijf aan te maken, ga naar Configuratie -> Bedrijven
Selecteer in het menu dat wordt geopend
Vul het formulier van het bedrijf in met de gegevens van de klant. De standaardinstellingen voor de landcode, uren per week en vakantiedagen per maand zijn ingesteld op een standaard Luxemburgs bedrijf.
Ze kunnen naar behoefte worden gewijzigd.
Vergeet niet 'Overuren toestaan' aan te vinken als u wilt dat uren boven het aantal uren per week worden geregistreerd.
4. Gebruikers
Zodra u uw bedrijf heeft aangemaakt, is het tijd om gebruikers aan het bedrijf toe te voegen. Dit is cruciaal voor alle toekomstige handelingen met betrekking tot werknemers. Gebruik hiervoor de informatie die de klant u had moeten verstrekken (zie punt 1).
Let op: wij implementeren gebruikers alleen bij de EERSTE installatie. Nadat de klant zijn training heeft gevolgd, wordt van hem verwacht dat hij dit zelf afhandelt. Of hij moet langs bij de helpdesk, en dan moet hij betalen voor de tijd die daarin is geïnvesteerd.
4.1. PBX
Een gebruiker moet aan de PBX worden toegevoegd om op Tempus te worden geactiveerd.
4..1.1 Als de gebruiker nog niet bestaat: Ga naar de PBX van de klant en vervolgens naar Extensies.
Daarna maken we een nieuwe extensie aan als de klant je de extensie heeft gegeven die hij wil hebben:
Meestal nemen we het nummer 9999 en noemen we het Mixvoip Admin of Tempus Admin:
Activeer Tempus voor de gebruiker die u zojuist hebt aangemaakt:
Klik op het kleine pictogram naast de extensie die geel is gemarkeerd.
In het menu dat aan de rechterkant verschijnt, ziet u onder Toegangscontrole "Tempus". Zet dit van uitgeschakeld naar actief.
4.1.2. Als de gebruiker al in de PBX bestaat. Ga gewoon naar de gebruikersnaam in Extensies en klik op het geel gemarkeerde pictogram:
In het menu dat aan de rechterkant verschijnt, ziet u onder Toegangscontrole "Tempus" staan. Zet dit van uitgeschakeld naar ingeschakeld.
4.2. Voeg de gebruiker toe in Tempus
Om een gebruiker toe te voegen aan het bedrijf dat u hebt aangemaakt (in punt 3), keert u terug naar het bedrijfsmenu.
(configuraties > Bedrijven)
Klik op de
(Gebruikers bekijken) knop aan de rechterkant. Dit brengt u naar het gebruikersoverzichtmenu. Klik op
en vul de vereiste gegevens in
Gegevens.
Heel belangrijk, vink ALTIJD het vakje 'Hoofdbedrijf' aan!! Als je dat niet doet, krijg je fouten.
Daarna verschijnen de gebruikers in het gebruikersmenu:
Belangrijk:
- Controleer of de gebruikers actief zijn door naar Afwezigheid > Kalender te gaan. De kalender zou moeten verschijnen. Als er een fout optreedt, krijgt u de melding 'Gebruiker heeft geen contract voor deze periode'.
5. Werkroosters
Nadat de gebruikers in het systeem zijn geïnstalleerd, moet voor elk van hen de juiste werkrooster worden ingesteld.
5.1 Een dienst aanmaken
Allereerst moeten we een werkrooster aanmaken. Ga hiervoor naar Configuraties > Werkroosters beheren.
Kies in het menu 'Werkschichten beheren'.
Nu hebt u de mogelijkheid om een werkrooster op te stellen naar de wensen van de klant. Gewoonlijk bestaat een normale 40-urige werkweek uit een voorbeeld zoals dit:
Geef het een naam, zoals in het voorbeeld hierboven, en sla het op.
Belangrijk:
- Vink het vakje 'Enforce Allow' niet aan! Hierdoor kunnen gebruikers hun status niet wijzigen als ze overuren maken. Bespreek dit eerst met de klant!
- Als u meerdere weken in een werkrooster met verschillende uren per dag aanmaakt, moet u na elke week op Opslaan klikken, niet alleen aan het einde. Stel dus één week in > Opslaan. Voeg een nieuwe rij toe, vul deze in > Opslaan. Enzovoort...
5.2 Een werkdienst toewijzen
Nu uw werkdienst is aangemaakt, moet u deze toewijzen aan de gebruikers.
Ga hiervoor naar Configuraties > Werkroosters toewijzen :
U ziet nu alle gebruikers die u eerder hebt geregistreerd (punt 4) in het openingsmenu.
Om hen een dienst toe te wijzen of deze later te bewerken, ga je naar rechts en druk je op.
Duw daarna verder
in het komende menu:
Kies de werkdienst die u eerder hebt aangemaakt. Voer de startdatum in en, indien van toepassing, een einddatum. Als er geen einddatum is opgegeven, zet u deze op Geen einde. (Breakpoint en Enforce Lunch Penalty kunnen meestal worden genegeerd. Het is aan de klant om te beslissen of hij deze wil gebruiken of niet en dit zal worden verduidelijkt in de Formatie).
Klik op Toewijzen wanneer u klaar bent en de dienstrooster zou moeten zijn ingesteld.
Belangrijk:
- Controleer of de werkdienst correct is ingesteld. Ga naar Afwezigheid > Kalender en kijk of de gebruikers die u zojuist hebt ingesteld niet grijs zijn weergegeven.
6. Afdelingen
Als de klanten afdelingen willen laten installeren. Ga naar Configuraties > Afdelingen.
Klik op
, en voeg een afdeling toe naar wens van de klant. Wijs een afdelingsmanager toe en sla op.
Daarna kun je altijd een medewerker aan een afdeling toewijzen.
Belangrijk:
- Dit geeft de afdelingsmanager GEEN speciale rechten. Het is puur informeel.
7. Feestdagen
Om feestdagen toe te voegen aan de kalender van de klant, ga je naar Configuraties > Feestdagen.
Je hebt twee opties.
1.
: Voeg uw feestdagen handmatig toe. Dit heeft als voordeel dat u ze een naam kunt geven zoals u wilt. Sommige klanten hebben speciale interne feestdagen die ze in hun agenda willen zien.
Geef duidelijk aan of het om een hele of een halve vrije dag gaat.
2.
: Hiermee worden alle officiële feestdagen voor Luxemburg gegenereerd.
en voeg ze toe aan de agenda van de klant. Het nadeel hiervan is dat de namen vooraf zijn gedefinieerd. Het voordeel is dat het sneller gaat.
8. Statusconfiguratie
Met de statusconfiguratie kunt u de Timelogger-lay-out bewerken die gebruikers te zien krijgen wanneer ze op Tempus EN Voxbi zijn.
Standaard zijn deze statussen Geïnstalleerd en actief:
Veel klanten willen echter speciale lay-outs. 8.1 Een status bewerken.
Ga naar Configuraties > Statusconfiguratie
U ziet nu alle actieve statussen die voor de klant zijn geïnstalleerd.
U kunt nu een bestaande status bewerken door simpelweg op 'Status bewerken' te klikken.
In het volgende menu kunt u de naam, het pictogram, de lettertypekleur en de achtergrondkleur wijzigen.
Je kunt ook de grootte van het pictogram wijzigen. De standaardgrootte is 3, ik raad aan om hier niet te veel mee te spelen. Klanten kunnen dit later naar eigen smaak aanpassen.
8.2 Een nieuwe status aanmaken
In het menu Status en lay-outs bewerken. Ga naar
.
U kunt nu een formulier naar wens van de klant maken, vergelijkbaar met het bewerkingsformulier.
Belangrijk
- Controleer of de status 'Te betalen' is en activeer deze indien nodig. Als het vakje niet is aangevinkt en de klant een te betalen status wenst, zullen alle berekeningen die door het systeem worden uitgevoerd onjuist zijn.
- Controleer of de gebruiker een opmerking moet achterlaten bij het wijzigen van de status. Als deze optie actief is, moet de gebruiker bij het wijzigen naar een specifieke status aangeven waarom.
Het aanmaken van een status activeert deze niet automatisch. Hiervoor moet deze worden toegevoegd aan -
de standaardlay-out!
8.3 De standaardlay-out beheren
Zodra de nieuwe status is aangemaakt en naar wens van de klant is bewerkt. Scrol in het menu Status en lay-outs bewerken omlaag totdat u de standaardlay-out ziet.
Klik op
Lay-out bewerken.
U kunt nu uw lay-out een naam geven en deze alleen voor specifieke gebruikers activeren. En het belangrijkste is dat u deze kunt activeren voor Tempus/Voxbi in de tijdregistratie.
Hiervoor gebruikt u gewoon een drag-and-drop-systeem.
U ziet Knop niet in lay-out aan de linkerkant en Knop in lay-out aan de rechterkant.
Als er een knop niet in de lay-out staat en u wilt dat deze wordt weergegeven, klik er dan met de linkermuisknop op en sleep deze naar de knop in de lay-outzone.
Of omgekeerd, als u een knop uit de actieve lay-out wilt verwijderen.
9. Configuratie van substatus
Met de substatusconfiguratie kan een gebruiker kiezen tussen een specifieke status in een hoofdstatus. Om dit te implementeren, ga je naar Configuraties > Substatusconfiguratie.
Dit werkt op dezelfde manier als de statusconfiguratie. Maak eerst uw substatus aan met + Substatus toevoegen en voeg deze vervolgens toe aan de lay-out.
Het enige wat je nog moet doen, is je nieuw aangemaakte substatus koppelen aan een actieve
status. Ga daarvoor naar Substatus bewerken.
in het menu Sublayout. Daar ziet u een
Optie 'Gekoppelde statussen'. Selecteer de gewenste status, sleep de substatussen naar de lay-out en klik op 'Opslaan'.
Hierdoor kan een gebruiker binnen een status tussen de verschillende opties schakelen. Dit wordt als volgt weergegeven in de Timelogger wanneer in dit voorbeeld op D&D wordt geklikt:
Te tonen:
Of:
10. Afwezigheidsbestanden
Afwezigheidspools zijn wat je nodig hebt om speciale afwezigheden aan een gebruiker toe te voegen, die in de Laters-kalender verschijnen.
10.1 Definities van afwezigheidspool
Om een nieuwe afwezigheidspool aan te maken, ga je naar Configuraties > Afwezigheidspooldefinities.
Daarna kunt u in het menu alle actieve afwezigheden zien. Om een nieuwe aan te maken, klikt u op
Kies in het volgende venster de naam van de pool die u wilt toevoegen, het bedrijf waarop u de pool wilt toepassen en zorg ervoor dat u een begin- en einddatum voor de pools kiest.
Kies het beste 1 januari van het lopende jaar en vervolgens 31 december om het af te sluiten.
Belangrijk:
-Zorg ervoor dat u niet activeert
, om te voorkomen dat de pool eindeloos wordt herhaald.
10.2 Toewijzing van verlofpool
Nadat u in de vorige stap uw pool hebt aangemaakt, kunt u deze aan een gebruiker toewijzen. Ga hiervoor naar
Druk daarna op
Vul in het volgende menu het formulier in, selecteer de afwezigheidspool die u hebt aangemaakt en pas deze toe op de gewenste gebruikers.
Je kunt hier ook een eenmalige pool aanmaken. Deze zal NIET worden weergegeven in je lijst met afwezigheidsdefinities.
Hiervoor stelt u de "Afwezigheidsgroepdefinitie" in op Geen en definieert u vervolgens uw start- en einddatum.
Typ in het veld 'Naam' de reden voor de afwezigheid en voeg de tijd toe die u wilt toevoegen.
11. Systeeminstellingen
In de systeeminstellingen, of de kerninstellingen, moet u configureren hoe het systeem zich gedraagt, afhankelijk van de wensen van de klant. Hier vertelt u Tempus hoe de modules die u eerder hebt geladen, moeten werken. Ik zal alleen de belangrijkste categorieën bespreken. "Notify" en "Microsoft Graph API" moeten door een ontwikkelaar worden behandeld.
11. 1 kern
Geladen modules: Zoals reeds uiteengezet in het vorige hoofdstuk over het installeren van modules, kunt u hiermee alle modules activeren of deactiveren die een klant al dan niet wenst te gebruiken. De andere instellingen (Toegestane IP, Geweigerde IP, Systeempin en Globale API-sleutel) mogen over het algemeen niet worden gewijzigd.
11.2 Tijdregistratie
Hier zijn een paar belangrijke dingen die je moet instellen.
- Aantal validaties, hoeveel validaties zijn er nodig om een correctie of Holliday te accepteren.
- Log Geo-coördinaten, maakt het mogelijk om de positie via gps vast te leggen op het moment dat een gebruiker van status verandert (telefoon of computer).
- Forceer geografische coördinaten, weiger de wijziging van een status als een gebruiker zijn geolokalisatie niet heeft geactiveerd op de telefoon.
- Webverzoek en IP registreren: indien geactiveerd, wordt het IP-adres van een gebruiker geregistreerd op het moment dat hij van status verandert (standaard niet geactiveerd).
- De updatetimer bepaalt hoe vaak het systeem wordt bijgewerkt. Standaard ingesteld op 5.
- Correctiemeldingen, worden naar de gebruiker en manager gestuurd als correcties zijn geaccepteerd, geweigerd, enz...
- Automatisch stoppen: Zie hoofdstuk xxx Het instellen van AutoStop.
11.3 Interface
Met deze opties kunt u het dashboard, de tijdregistratie en de kalender van de gebruiker aanpassen. Meestal wordt dit alleen tijdens de vorming aan de klant getoond, waarna zij het naar eigen wens kunnen aanpassen.
- Avatar Sync: Activeer de Gravatar als ze die optie gebruiken.
- Toon het doorkiesnummer, of niet in de tijdregistratie.
- Groepen Strict en standaard: deze opties bepalen welke groepen een gebruiker kan zien.
- Dashboard Hide Company verbergt de bedrijfsnaam in het hoofdmenu voor de gebruikers.
- Dashboard Substatussen weergeven, activeert of deactiveert de zichtbaarheid van substatussen op het dashboard.
- Kalenderkleur bepaalt welke kleuren gebruikers kunnen zien in Afwezigheid > Kalender.
11.4 Rapport
Hier bepaal je of een opmerking nodig is wanneer een gebruiker overschakelt naar overuren, of dat er een lunchboete wordt toegepast:
De 'lunchboete' legt een straf op aan een gebruiker als deze niet minstens een bepaald aantal minuten pauze neemt voor de lunch. Dit komt bijvoorbeeld vaak voor bij klanten die voor de overheid werken.
"Overuren afdwingen" Veel bedrijven vragen om deze functie wanneer de dagelijkse 8 uur (bijvoorbeeld) worden overschreden. Vul gewoon de nodige gegevens in als de klant daarom vraagt:
11.5 Afwezigheid
In deze categorie bepaal je wie meldingen krijgt over een afwezigheidsaanvraag (zoals HR, teamleiders, ...), welke status een gebruiker krijgt wanneer hij op vakantie gaat, wanneer hij met ziekteverlof is en wat er gebeurt wanneer dat afloopt. Ook hoeveel validaties er binnen een bedrijf nodig zijn. Standaard is dat 1.
11.6 Office
Het Office definieert meldingen, validaties en hoe mensen het menu 'Thuiskantoor' kunnen zien.
11.7 Berekeningsperiode voor overuren
11.8 Schema
Hier definieert u het aantal validaties en de toegang tot de planningsmodule.
