Wie interpretiert Mixvoip die aktuelle Situation hinsichtlich der Verwendung von KI zur Zusammenfassung von Telefonaten?

Wie interpretiert Mixvoip die aktuelle Situation hinsichtlich der Verwendung von KI zur Zusammenfassung von Telefonaten?

Bei Mixvoip bemühen wir uns, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten und gleichzeitig innovative Technologien wie KI einzusetzen. Basierend auf den Leitlinien des Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit in Deutschland (BfDI) gilt die Speicherung von KI-generierten Zusammenfassungen von Telefongesprächen nicht als Gesprächsaufzeichnung und stellt keine Speicherung von gesprochenem Wort dar. Daher ist gemäß DSGVO möglicherweise keine Einwilligung erforderlich, sofern keine wortgetreuen Audioaufzeichnungen gespeichert oder verarbeitet werden.

Relevante Auszüge aus dem Schreiben des BfDI:

  • Original (Deutsch):
      • „Möglicherweise ist eine automatisierte Transkription rechtlich nicht als Gesprächsaufzeichnung im eigentlichen Sinn zu werten, solange nur eine für technische Zwecke vorübergehende Aufzeichnung in der Form stattfindet...“
      (Übersetzung: Die automatisierte Transkription kann rechtlich nicht als Aufzeichnung des Gesprächs angesehen werden, solange nur eine vorübergehende Aufzeichnung zu technischen Zwecken vorliegt.)
  • Auslegung: Die BfDI erkennt an, dass die Speicherung einer aus einer KI-generierten Transkription erstellten Zusammenfassung anders betrachtet werden kann als die Aufzeichnung und Speicherung des Gesprächs selbst.
 
Da wir weiterhin Daten speichern, die unter DSGVO fallen, ist es unerlässlich, unseren Ansatz zu begründen. Die Praktiken von Mixvoip stehen im Einklang mit DSGVO und konzentrieren sich insbesondere auf Datenminimierung, berechtigte Interessen und vertragliche Notwendigkeit:
  1. Datenminimierung:
      2. Durch die Speicherung von Zusammenfassungen anstelle von vollständigen Transkriptionen oder Audioaufzeichnungen reduziert Mixvoip aktiv das Volumen der gespeicherten personenbezogenen Daten. Dieser Ansatz stellt sicher, dass wir nur das verarbeiten, was zur Erreichung des beabsichtigten Zwecks erforderlich ist.
  1. DSGVO – Liste der nicht zu kontaktierenden Personen:
      2. Zusammenfassungen ermöglichen es uns auch, eine Liste mit Telefonnummern zu führen und zu verwalten, die sich gegen eine Kontaktaufnahme durch Mixvoip entschieden haben, wodurch eine wichtige DSGVO zur Berücksichtigung der Präferenzen einzelner Personen erfüllt wird.
  1. Berechtigte Interessen und vertragliche Notwendigkeit:
      2. Die Speicherung von Zusammenfassungen ist aufgrund berechtigterInteressen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) und vertraglicher Notwendigkeit (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO) gerechtfertigt:
      • Berechtigte Interessen: Zusammenfassungen ermöglichen es uns, den Kundenservice zu verbessern, indem sie prägnante Informationen über frühere Interaktionen liefern und so Kontinuität und effiziente Unterstützung gewährleisten. Diese Interessen stehen im Einklang mit den Rechten und Freiheiten des Einzelnen, da die Zusammenfassungen minimal sind und keine wörtlichen Gesprächsinhalte enthalten.
      • Vertragliche Notwendigkeit: Die Zusammenfassungen sind für die Erfüllung der Verpflichtungen von Mixvoip aus den Dienstleistungsverträgen von entscheidender Bedeutung, da sie uns helfen, Streitigkeiten beizulegen, die Dienstleistungshistorie nachzuvollziehen und die Kommunikation mit den Kunden zu verbessern.
Durch die Einhaltung dieser Grundsätze stellt Mixvoip sicher, dass die Datenspeicherung konform, zweckmäßig und unter Wahrung der Nutzerrechte erfolgt.

Verpflichtung zur Transparenz:

Auch wenn eine Zustimmung nicht zwingend erforderlich ist, legt Mixvoip Wert auf Transparenz. Wir informieren alle Beteiligten über verschiedene Kanäle über unsere Vorgehensweise:
  1. Allgemeine Geschäftsbedingungen: Einzelheiten zur Verwendung von KI-generierten Zusammenfassungen sind in unserem Vertrag aufgeführt.
  1. Automatische Ticket-Antworten: Wenn ein Ticket eröffnet wird, enthält unsere automatische Antwort Informationen zu Anrufzusammenfassungen.
  1. E-Mail-Signaturen: In allen E-Mail-Korrespondenzen wird diese Vorgehensweise in der Signatur erwähnt.
  1. Sprachansage: Bei eingehenden Anrufen an unsere Hauptnummer wird eine Ansage abgespielt, die Anrufer über das summarische Verfahren informiert.
Durch den verantwortungsvollen Einsatz von KI wollen wir ein Gleichgewicht zwischen Compliance, Innovation und Nutzervertrauen herstellen.
 
BfDI-Schreiben zur Zusammenfassung von KI-Anrufen