Wie beurteilt Mixvoip den aktuellen Stand beim Einsatz von KI zur Zusammenfassung von Telefonaten?
Bei Mixvoip sind wir bestrebt, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten und gleichzeitig innovative Technologien wie KI einzusetzen. Auf der Grundlage der Leitlinien der Bundesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit (BfDI), gilt die Speicherung von KI-generierten Zusammenfassungen von Telefongesprächen nicht als Gesprächsaufzeichnung und stellt keine Speicherung von gesprochenem Wort dar. Daher ist gemäß DSGVO möglicherweise keine Einwilligung erforderlich, sofern keine wortgetreuen Audioaufnahmen gespeichert oder verarbeitet werden.
Relevante Auszüge aus dem Schreiben des BfDI:
- Original (Deutsch):
- Auslegung: Das BfDI räumt ein, dass die Speicherung einer Zusammenfassung, die auf der Grundlage einer KI-generierten Transkription erstellt wurde, anders zu bewerten ist als die Aufzeichnung und Speicherung des Gesprächs selbst.
„Möglicherweise ist eine automatisierte Transkription rechtlich nicht als Gesprächsaufzeichnung im eigentlichen Sinne anzusehen, solange es sich lediglich um eine vorübergehende Aufzeichnung zu technischen Zwecken in dieser Form handelt...“
(Übersetzung: Eine automatisierte Transkription gilt rechtlich möglicherweise nicht als Aufzeichnung des Gesprächs, solange nur eine vorübergehende Aufzeichnung zu technischen Zwecken vorliegt.)
Da wir nach wie vor Daten speichern, die unter DSGVO fallen, ist es unerlässlich, unsere Vorgehensweise zu begründen. Die Vorgehensweisen von Mixvoip stehen im Einklang mit DSGVO und konzentrieren sich insbesondere auf die Datenminimierung, berechtigte Interessen und die vertragliche Notwendigkeit:
- Datenminimierung:
- DSGVO – Liste der Personen, die nicht kontaktiert werden dürfen:
- Berechtigte Interessen und vertragliche Notwendigkeit:
- Berechtigte Interessen: Zusammenfassungen ermöglichen es uns, den Kundenservice zu verbessern, indem sie prägnante Informationen über frühere Interaktionen liefern und so für Kontinuität und eine effiziente Betreuung sorgen. Diese Interessen werden gegen die Rechte und Freiheiten des Einzelnen abgewogen, da die Zusammenfassungen auf ein Minimum beschränkt sind und keine wörtlichen Gesprächsinhalte enthalten.
- Vertragliche Notwendigkeit: Die Zusammenfassungen sind für die Erfüllung der Verpflichtungen von Mixvoip aus den Dienstleistungsverträgen von entscheidender Bedeutung, da sie uns dabei helfen, Streitigkeiten beizulegen, den Verlauf der Dienstleistungen nachzuverfolgen und die Kommunikation mit den Kunden zu verbessern.
Indem Mixvoip statt vollständiger Transkripte oder Audioaufzeichnungen lediglich Zusammenfassungen speichert, reduziert das Unternehmen aktiv den Umfang der gespeicherten personenbezogenen Daten. Dieser Ansatz stellt sicher, dass wir nur die Daten verarbeiten, die zur Erreichung des beabsichtigten Zwecks erforderlich sind.
Mithilfe von Zusammenfassungen können wir zudem eine Liste der Telefonnummern führen und verwalten, deren Inhaber sich gegen eine Kontaktaufnahme durch Mixvoip entschieden haben, und erfüllen damit eine zentrale DSGVO , nämlich die Präferenzen der betroffenen Personen zu respektieren.
Die Speicherung von Zusammenfassungen ist gerechtfertigt gemäß lberechtigte Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) und vertragliche Notwendigkeit (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO):
Durch die Einhaltung dieser Grundsätze stellt Mixvoip sicher, dass die Datenspeicherung den gesetzlichen Vorschriften entspricht, zweckgebunden ist und die Rechte der Nutzer achtet.
Verpflichtung zur Transparenz:
Auch wenn eine Einwilligung streng genommen nicht erforderlich ist, legt Mixvoip großen Wert auf Transparenz. Wir informieren alle Beteiligten über verschiedene Kanäle über unsere Vorgehensweisen:
- Allgemeine Geschäftsbedingungen: Einzelheiten zur Nutzung von KI-generierten Zusammenfassungen sind in unserem Vertrag geregelt.
- Automatische Antworten auf Tickets: Wenn ein Ticket eröffnet wird, enthält unsere automatische Antwort Informationen zu den Zusammenfassungen der Anrufe.
- E-Mail-Signaturen: In der Signatur aller E-Mail-Korrespondenz wird auf diese Vorgehensweise hingewiesen.
- Sprachansage: Bei eingehenden Anrufen unter unserer Hauptnummer wird den Anrufern eine Ansage abgespielt, in der sie über das summarische Verfahren informiert werden.
Durch den verantwortungsvollen Einsatz von KI wollen wir ein Gleichgewicht zwischen Compliance, Innovation und dem Vertrauen der Nutzer herstellen.