Hoe beoordeelt Mixvoip de huidige stand van zaken met betrekking tot het gebruik van AI voor het samenvatten van telefoongesprekken?
Bij Mixvoip streven we ernaar om de voorschriften inzake gegevensbescherming na te leven en tegelijkertijd innovatieve technologieën zoals AI toe te passen. Op basis van de richtlijnen van de Federale commissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie in Duitsland (BfDI), wordt het opslaan van door AI gegenereerde samenvattingen van telefoongesprekken niet beschouwd als het opnemen van gesprekken en vormt dit geen opslag van gesproken woord. Daarom is toestemming mogelijk niet vereist op grond van AVG, mits er geen woordelijke audio-opnames worden opgeslagen of verwerkt.
Relevante fragmenten uit de brief van het BfDI:
- Origineel (Duits):
- Interpretatie: Het BfDI erkent dat het opslaan van een samenvatting die is gemaakt op basis van een door AI gegenereerde transcriptie anders kan worden beschouwd dan het opnemen en opslaan van het gesprek zelf.
„Het is mogelijk dat een geautomatiseerde transcriptie juridisch gezien niet als een gespreksopname in de strikte zin van het woord moet worden beschouwd, zolang het slechts gaat om een tijdelijke opname voor technische doeleinden in de vorm van...“
(Vertaling: Geautomatiseerde transcriptie mag juridisch gezien niet worden beschouwd als een opname van het gesprek, zolang er alleen sprake is van een tijdelijke opname voor technische doeleinden.)
Aangezien we nog steeds gegevens opslaan die onder AVG vallen, is het van essentieel belang dat we onze aanpak onderbouwen. De werkwijze van Mixvoip sluit aan bij de principes van AVG , waarbij de nadruk met name ligt op gegevensminimalisatie, gerechtvaardigde belangen en contractuele noodzaak:
- Gegevensminimalisatie:
- AVG naleving – Lijst van personen waarmee geen contact mag worden opgenomen:
- Gerechtvaardigde belangen en contractuele noodzaak:
- Gerechtvaardigde belangen: Dankzij deze samenvattingen kunnen wij onze klantenservice verbeteren door beknopte informatie te verstrekken over eerdere contacten, waardoor continuïteit en efficiënte ondersteuning worden gewaarborgd. Deze belangen worden afgewogen tegen de rechten en vrijheden van personen, aangezien de samenvattingen beknopt zijn en geen letterlijke weergave van gesprekken bevatten.
- Contractuele noodzaak: De samenvattingen zijn van cruciaal belang voor het nakomen van de verplichtingen van Mixvoip uit hoofde van dienstverleningsovereenkomsten, aangezien ze ons helpen bij het oplossen van geschillen, het bijhouden van de dienstgeschiedenis en het verbeteren van de communicatie met klanten.
Door alleen samenvattingen op te slaan in plaats van volledige transcripties of geluidsopnames, zorgt Mixvoip ervoor dat de hoeveelheid opgeslagen persoonsgegevens actief wordt beperkt. Deze aanpak garandeert dat we alleen die gegevens verwerken die nodig zijn om het beoogde doel te bereiken.
Dankzij deze overzichten kunnen we ook een lijst bijhouden en beheren van telefoonnummers waarvan de houders hebben aangegeven niet door Mixvoip benaderd te willen worden, waarmee we voldoen aan een belangrijke vereiste van de Al AVG , namelijk het respecteren van de voorkeuren van individuen.
Het opslaan van samenvattingen is gerechtvaardigd op grond van lgerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f) AVG) en contractuele noodzaak (artikel 6, lid 1, onder b) AVG):
Door zich aan deze principes te houden, zorgt Mixvoip ervoor dat de gegevensopslag aan de voorschriften voldoet, doelgericht is en de rechten van de gebruikers respecteert.
Streven naar transparantie:
Ook al is toestemming strikt genomen niet vereist, toch hecht Mixvoip veel waarde aan transparantie. We brengen alle belanghebbenden via verschillende kanalen op de hoogte van onze werkwijze:
- Algemene voorwaarden: De details over het gebruik van door AI gegenereerde samenvattingen staan beschreven in onze overeenkomst.
- Automatische antwoorden op tickets: Wanneer er een ticket wordt aangemaakt, bevat ons automatische antwoord informatie over de samenvattingen van de gesprekken.
- E-mailhandtekeningen: In alle e-mailcorrespondentie wordt in de handtekening naar deze werkwijze verwezen.
- Spraakbericht: Bij inkomende oproepen naar het nummer van ons hoofdkantoor wordt een bericht afgespeeld waarin bellers worden geïnformeerd over de summiere procedure.
Door op verantwoorde wijze gebruik te maken van AI streven we naar een evenwicht tussen naleving van regelgeving, innovatie en het vertrouwen van de gebruiker.