Verwaltungs- und Compliance-Beauftragter

Verwaltungs- und Compliance-Beauftragter

Über die Stelle

Wir suchen jemanden, der Wert auf Klarheit, Korrektheit und sorgfältige Ausführung legt. Jemand, der tatsächlich das Kleingedruckte liest und Dinge entdeckt, die anderen entgehen. Diese Stelle ist Teil unseres Verwaltungsteams – einer kleinen, aber schlagkräftigen Gruppe, die Mixvoip am Laufen hält. Von der Begleichung von Rechnungen und der Gehaltsabrechnung bis hin zur Verwaltung von Verträgen, Firmenwagen und der Bürologistik.
Aber dies ist nicht nur eine administrative Position. Mit der Zeit wirst du die Federführung bei Compliance- und Rechtsfragen übernehmen: DSGVO, ISO 27001, DORA, NIS2, KI-Gesetz, Verträge und die endlose Liste von Vorschriften, die mit der Tätigkeit als Telekommunikations- und IT-Anbieter in Europa einhergehen. Keine Sorge, wir erwarten nicht, dass du schon am ersten Tag alles weißt. Was zählt, sind Neugier, eine strukturierte Denkweise und der Wille, zu verstehen, wie die Dinge funktionieren.
Wenn Sie Abwechslung schätzen, ein Auge fürs Detail haben und rechtliche Themen wirklich interessant finden, sind Sie bei uns genau richtig. Wenn Sie hingegen das Lesen von Verträgen langweilig finden, ist dieser Job nichts für Sie.

Aufgaben der Verwaltungsabteilung

Hinter jedem unterzeichneten Vertrag, jeder Neueinstellung oder jedem Kundenprojekt sorgt das Verwaltungsteam dafür, dass alles stimmt und die Vorschriften eingehalten werden. Es kümmert sich um den täglichen Geschäftsbetrieb des Unternehmens sowohl in finanzieller als auch in rechtlicher Hinsicht. Es begleicht Lieferantenrechnungen und zahlt Gehälter aus, verbucht und prüft Ausgaben und führt eine korrekte Buchhaltung. Es pflegt die Beziehungen zu Banken, Versicherern und Lieferanten und stellt sicher, dass stets die richtigen Unterlagen vorliegen.
Außerdem prüfen sie jeden Vertrag, jede Vertraulichkeitsvereinbarung und jede rechtliche Vereinbarung, bevor diese unterzeichnet wird. Ihre Aufgabe ist es, Risiken zu identifizieren, sicherzustellen, dass die Vertragsbedingungen die Interessen von Mixvoip wahren, und alle rechtlichen Dokumente, einschließlich unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen, auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn ein Kunde mit der Zahlung in Verzug gerät oder eine Rechnung beanstandet, greift das Team ein, um die Kommunikation zu steuern, Probleme zu lösen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten.
Mixvoip arbeitet bei besonders heiklen Fällen mit einer externen Anwaltskanzlei zusammen, doch unser Ziel ist es, so viel Fachwissen wie möglich intern aufzubauen. Wenn das Risiko absehbar ist, ziehen wir es vor, Fälle selbst zu bearbeiten.
Das Team koordiniert die Lohnabrechnung und die Personalverwaltung in Luxemburg, Deutschland, Belgien und Frankreich, sorgt für die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften und kümmert sich um die Kommunikation mit Behörden. Außerdem betreut es die Dienstleister für Instandhaltung, Reinigung und Bürobetrieb, um einen reibungslosen Ablauf in unserem Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Kaffee, Verpflegung und andere Getränke – all das fällt in seinen Zuständigkeitsbereich.
Es ist ein Team, das Struktur, Rechtsbewusstsein und praxisorientierte Problemlösung vereint und so aus komplexen Vorschriften und alltäglichen Details Ordnung schafft.

Deine Aufgabe

Sie werden in alle oben beschriebenen Bereiche eingebunden sein – Unterstützung im Rechnungswesen, Personalprozesse, Lieferantenkoordination und Vertragsmanagement –, doch Ihr Hauptaugenmerk wird darauf liegen, die Verantwortung für Rechtliche und Compliance-Themen innerhalb von Mixvoip.
Bislang waren diese Aufgaben auf mehrere Abteilungen verteilt. Mit Ihrem Eintritt möchten wir sie nun unter einer Person bündeln, die für Struktur, Kontinuität und Fachkompetenz sorgen kann. Sie werden eng mit unserem CTO und den Teamleitern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Mixvoip alle für unsere Telekommunikations- und IT-Aktivitäten geltenden Vorschriften einhält.
Dazu gehört die Pflege und Verbesserung unserer ISO 27001 Rahmenwerk, Verwaltung DSGVO Dokumentation in Sypher sowie die Umsetzung neuer Vorschriften wie DORA, NIS2, CRA, PSF, und die EU-KI-Gesetz. Sie koordinieren Audits, aktualisieren interne Richtlinien, schulen die Mitarbeiter bei Bedarf und sorgen dafür, dass Compliance mehr als nur Papierkram ist, sondern Teil unserer Arbeitsweise.
Im Laufe der Zeit kann sich diese Funktion zur zentralen Anlaufstelle von Mixvoip in den Bereichen Unternehmensführung, Compliance und Risikomanagement entwickeln.

Wichtigste Zuständigkeiten und Aufgaben

Verwaltung

  • Verwaltung von Büromaterial und -ausstattung
  • Koordination von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten an den Anlagen

Rechtliches

  • Prüfung, Ausarbeitung und Pflege von Unternehmensverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Vereinbarungen die Interessen von Mixvoip wahren und den geltenden Gesetzen entsprechen.

Personalwesen

  • Verwaltung der Vorbereitungs- und Einarbeitungsprozesse für Mitarbeiter
  • Verwaltung von Sozialleistungen für Mitarbeiter (z. B. Elternzeit, Krankheitsurlaub, Urlaub)
  • Erfassung von Abwesenheiten und Krankmeldungen sowie Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Nachverfolgung
  • Bearbeitung von Personalmeldungen (RTS, CIE, CNS, STM) und der dazugehörigen Lohnunterlagen
  • Pflege und Aktualisierung von Personal-Datenbanken und Softwaresystemen (Tempus, ADSEL, Salary.lu …)

Einhaltung der Vorschriften

  • Stellen Sie die Einhaltung der EU- und nationalen Vorschriften sicher (DSGVO, ISO 27001, DORA, NIS2, KI-Gesetz, CRA, PSF usw.).
  • Das ISO 27001-Rahmenwerk für Informationssicherheit des Unternehmens pflegen und verbessern.
  • Koordination interner und externer Audits im Zusammenhang mit Compliance und Zertifizierungen.
  • Verwaltung DSGVO und von Datenschutzanfragen (innerhalb von Sypher.eu oder ähnlichen Tools).
  • Erstellung und Aktualisierung interner Richtlinien, Verfahren und Verzeichnisse.

Was benötigen wir von Ihnen?

  • Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch (Deutsch oder Luxemburgisch sind von großem Vorteil)
  • Neugier und die Bereitschaft, sich mit dem B2B-IKT-Markt, den Dienstleistungen, Kunden und Produkten auseinanderzusetzen
  • Eine Leidenschaft für KI-Tools, insbesondere im Bereich Recht und Compliance
  • Sicherer Umgang mit Ticketingsystemen
  • Erfahrung mit Notion ist von Vorteil
  • Wir sind ein kleines Team, daher ist eine praxisorientierte Einstellung und die Bereitschaft, administrative Aufgaben zu übernehmen, wichtig.
  • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
  • Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben eigenverantwortlich und mit Urteilsvermögen zu bewältigen.

Eine neue Art, sich zu bewerben: Werden Sie Teil der Erfolgsgeschichte von Mixvoip

Werden Sie Teil von Mixvoip, und Sie werden nicht nur Unternehmen mit Hochgeschwindigkeits-Internet, Glasfaser-, Satelliten-, Festnetz- oder Mobilfunknetzen verbinden, sondern auch Menschen miteinander verbinden, Beziehungen aufbauen und unsere Geschichte entscheidend mitgestalten.
Wenn du also bereit bist, dich auf eine spannende Reise zu begeben und eine entscheidende Rolle in der Geschichte von Mixvoip zu spielen, findest du hier einen etwas anderen Weg, dich zu bewerben
Wir laden Sie ein, ein kurzes Video mit Ihrem Smartphone aufzunehmen. Erzählen Sie uns, warum Sie sich für diese Stelle interessieren, oder teilen Sie uns Ihre Fragen oder Bedenken mit. Es geht darum, den Dialog offen und lebendig zu gestalten! Bitte denken Sie daran, Ihren Lebenslauf im PDF-Format beizufügen.
Anstelle eines herkömmlichen Motivationsschreibens möchten wir Sie bitten, eine KI Ihrer Wahl einzusetzen. Dies spiegelt nicht nur unseren technologieorientierten Ansatz wider, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Anpassungsfähigkeit an neue Werkzeuge unter Beweis zu stellen. Uns geht es weniger um den Brief selbst als vielmehr um Ihre Interaktion mit der KI.

Hast du Lust, mitzufahren? Wir freuen uns schon darauf, von dir zu hören!

PS: Möchtest du wissen, mit wem du diese Reise unternehmen wirst? Lerne mich kennen: Chris Ittenbach

Hallo, ich bin Chris Ittenbach und bin seit vier Jahren Teamleiter. Mit 32 Jahren bin ich ein relativ junger Manager, der unsere Finanz- und Buchhaltungsaktivitäten sowie einige administrative Aufgaben leitet, die für einen reibungslosen Ablauf im Team sorgen. Von Natur aus bin ich ein ruhiger und ausgeglichener Mensch, aber wenn es nötig ist, bin ich auch derjenige, der Veränderungen vorantreibt und die Dinge innerhalb der Abteilung in Gang bringt.
Außerhalb der Arbeit bin ich ein leidenschaftlicher Basketballspieler – eine Sportart, die ich schon seit meiner Kindheit liebe. Der Mannschaftssport hat mir unschätzbare Lektionen in Sachen Kommunikation, Vertrauen und Zusammenarbeit vermittelt, und ich bin bestrebt, diese positive, teamorientierte Atmosphäre jeden Tag in unser Verwaltungsteam einzubringen. Ich glaube fest an Teamarbeit und liebe es, gemeinsam auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten, denn großartige Ergebnisse entstehen immer durch großartige Zusammenarbeit. Seit 15 Monaten bin ich außerdem stolzer Besitzer eines Golden Retrievers, und gemeinsam trainieren wir dafür, Palliativpatienten in Krankenhäusern zu besuchen – eine wirklich bereichernde Erfahrung, die mich daran erinnert, wie wichtig Empathie, Verbundenheit und Freundlichkeit sind. Was mich bei Mixvoip wirklich begeistert, ist das dynamische Umfeld und die Möglichkeit, jeden Tag wirklich etwas zu bewirken.
Bei Mixvvoip gibt es wirklich überall Chancen – man braucht nur ein bisschen Geduld und muss dem Prozess vertrauen.