Verwaltungs- und Compliance-Beauftragter
Verwaltungs- und Compliance-Beauftragter

Verwaltungs- und Compliance-Beauftragter

Über die Rolle

Wir suchen jemanden, der es mag, wenn Dinge klar, korrekt und ordnungsgemäß erledigt werden. Jemanden, der auch das Kleingedruckte liest und Dinge entdeckt, die anderen entgehen. Diese Position ist Teil unseres Verwaltungsteams, einer kleinen, aber leistungsstarken Gruppe, die Mixvoip am Laufen hält. Von der Bezahlung von Rechnungen und der Abwicklung von Gehältern bis hin zur Verwaltung von Verträgen, Firmenwagen und Bürologistik.
Aber dies ist nicht nur eine Verwaltungsposition. Mit der Zeit werden Sie die Leitung in Compliance- und Rechtsfragen übernehmen: DSGVO, ISO 27001, DORA, NIS2, AI Act, Verträge und die endlose Liste von Vorschriften, die mit der Tätigkeit als Telekommunikations- und IT-Anbieter in Europa einhergehen. Keine Sorge, wir erwarten nicht, dass Sie schon am ersten Tag alles wissen. Was zählt, sind Neugier, eine strukturierte Denkweise und der Antrieb, zu verstehen, wie die Dinge funktionieren.
Wenn Sie Abwechslung mögen, Wert auf Details legen und juristische Themen wirklich interessant finden, sind Sie bei uns genau richtig. Wenn Sie hingegen das Lesen von Verträgen langweilig finden, ist dieser Job nichts für Sie.

Was die Verwaltungsabteilung macht

Hinter jedem unterzeichneten Vertrag, jeder Neueinstellung oder jedem Kundenprojekt sorgt das Verwaltungsteam dafür, dass alles stimmt und die Vorschriften eingehalten werden. Es kümmert sich um die täglichen Abläufe des Unternehmens, sowohl in finanzieller als auch in rechtlicher Hinsicht. Es bezahlt Rechnungen von Lieferanten und Gehälter, verbucht und überprüft Ausgaben und führt genaue Buchhaltung. Es pflegt die Beziehungen zu Banken, Versicherungen und Lieferanten und sorgt dafür, dass immer die richtigen Dokumente vorliegen.
Außerdem prüfen sie jeden Vertrag, jede Vertraulichkeitsvereinbarung und jede rechtliche Vereinbarung, bevor diese unterzeichnet wird. Ihre Aufgabe ist es, Risiken zu identifizieren, sicherzustellen, dass die Bedingungen die Interessen von Mixvoip schützen, und alle rechtlichen Dokumente, einschließlich unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen, auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn ein Kunde mit der Zahlung in Verzug ist oder eine Rechnung beanstandet, schaltet sich das Team ein, um die Kommunikation zu verwalten, Probleme zu lösen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten.
Mixvoip arbeitet mit einer externen Anwaltskanzlei zusammen, wenn viel auf dem Spiel steht, aber unser Ziel ist es, so viel Wissen wie möglich intern aufzubauen. Wenn das Risiko messbar ist, ziehen wir es vor, Fälle selbst zu bearbeiten.
Das Team koordiniert die Lohnabrechnung und Mitarbeiterverwaltung in Luxemburg, Deutschland, Belgien und Frankreich, sorgt für die Einhaltung der Arbeitsvorschriften und kümmert sich um die Kommunikation mit öffentlichen Einrichtungen. Außerdem beaufsichtigt es die Lieferanten für Wartung, Reinigung und Bürobetrieb, damit unser Arbeitsumfeld reibungslos funktioniert. Kaffee, Essen und andere Getränke fallen ebenfalls in seinen Zuständigkeitsbereich.
Es ist ein Team, das Struktur, Rechtsbewusstsein und praktische Problemlösung kombiniert und komplexe Regeln und alltägliche Details in Ordnung bringt.

Ihre Mission

Sie werden an allen oben genannten Aufgaben beteiligt sein, darunter Buchhaltungsunterstützung, HR-Prozesse, Lieferantenkoordination und Vertragsmanagement, aber Ihr Hauptaugenmerk wird auf der Verantwortung für Rechts- und Compliance-Themen innerhalb von Mixvoip liegen.
Bislang waren diese Aufgaben auf mehrere Abteilungen verteilt. Mit Ihrer Ankunft möchten wir sie unter einer Person zusammenfassen, die für Struktur, Kontinuität und Fachkompetenz sorgen kann. Sie werden eng mit unserem CTO und den Teamleitern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Mixvoip alle Vorschriften einhält, die für unsere Telekommunikations- und IT-Aktivitäten gelten.
Dazu gehören die Aufrechterhaltung und Verbesserung unseres ISO 27001 -Rahmenwerks, die Verwaltung der DSGVO Dokumentation in Sypher und die Weiterverfolgung neuer Vorschriften wie DORA, NIS2, CRA, PSF und des EU-KI-Gesetzes. Sie koordinieren Audits, aktualisieren interne Richtlinien, schulen bei Bedarf Mitarbeiter und sorgen dafür, dass Compliance mehr als nur Papierkram ist, sondern Teil unserer Arbeitsweise.
Im Laufe der Zeit kann diese Rolle zu Mixvoips zentralem Bezugspunkt für Governance, Compliance und Risikomanagement werden.

Wichtigste Verantwortlichkeiten und Aufgaben

Verwaltung

  • Verwaltung von Büromaterial und -ausstattung
  • Koordination der Instandhaltung und Reparaturen von Anlagen

Rechtlich

  • Überprüfen, entwerfen und pflegen Sie Unternehmensverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und allgemeine Geschäftsbedingungen.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Vereinbarungen die Interessen von Mixvoip schützen und den geltenden Gesetzen entsprechen.

Personalwesen

  • Verwaltung der Vorbereitungs- und Einarbeitungsprozesse für neue Mitarbeiter
  • Verwaltung von Sozialleistungen für Mitarbeiter (z. B. Elternzeit, Krankheitsurlaub, Urlaub)
  • Fehlzeiten und Krankmeldungen erfassen und für eine angemessene Nachverfolgung sorgen
  • Bearbeitung von Personalmeldungen (RTS, CIE, CNS, STM) und zugehörigen Lohnunterlagen
  • Pflege und Aktualisierung von HR-Datenbanken und Softwaresystemen (Tempus, ADSEL, Salary.lu …)

Einhaltung

  • Sicherstellung der Einhaltung von EU- und nationalen Vorschriften (DSGVO, ISO 27001, DORA, NIS2, AI Act, CRA, PSF usw.).
  • Aufrechterhaltung und Verbesserung des ISO 27001-Rahmenwerks für Informationssicherheit des Unternehmens.
  • Koordinieren Sie interne und externe Audits in Bezug auf Compliance und Zertifizierungen.
  • Verwalten Sie DSGVO und Datenschutzanfragen (innerhalb von Sypher.eu oder ähnlichen Tools).
  • Entwerfen und aktualisieren Sie interne Richtlinien, Verfahren und Register.

Was benötigen wir von Ihnen?

  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch (Deutsch oder Luxemburgisch sind von großem Vorteil)
  • Neugier und Bereitschaft, sich über den B2B-IKT-Markt, Dienstleistungen, Kunden und Produkte zu informieren
  • Leidenschaft für KI-Tools, insbesondere in den Bereichen Recht und Compliance
  • Komfortable Nutzung von Ticketingsystemen
  • Erfahrung mit Notion ist von Vorteil.
  • Wir sind ein kleines Team, daher ist eine praktische Einstellung und die Bereitschaft, administrative Aufgaben zu übernehmen, gefragt.
  • Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
  • Fähigkeit, mehrere Aufgaben selbstständig und mit Bedacht zu bewältigen.

Eine neue Art der Bewerbung: Werden Sie Teil der Erfolgsgeschichte von Mixvoip

Werden Sie Teil von Mixvoip und verbinden Sie nicht nur Unternehmen mit Hochgeschwindigkeits-Internet, Glasfaser-, Satelliten-, Telefon- oder Mobilfunknetzen, sondern verbinden Sie auch Menschen, knüpfen Sie Beziehungen und leisten Sie einen echten Beitrag zu unserer Geschichte.
Wenn Sie also bereit sind, sich auf eine spannende Reise zu begeben und eine zentrale Rolle in der Geschichte von Mixvoip zu spielen, finden Sie hier einen unkonventionellen Weg, sich zu bewerben.
Wir laden Sie ein, ein kurzes Video mit Ihrem Smartphone aufzunehmen. Teilen Sie uns mit, warum Sie sich für diese Stelle interessieren, oder stellen Sie Fragen, die Sie möglicherweise haben. Es geht darum, den Dialog offen und interessant zu gestalten! Bitte denken Sie daran, Ihren Lebenslauf im PDF-Format beizufügen.
Anstelle eines herkömmlichen Motivationsschreibens möchten wir Sie bitten, eine KI Ihrer Wahl einzusetzen. Dies spiegelt nicht nur unseren technologieorientierten Ansatz wider, sondern ermöglicht Ihnen auch, Ihre Anpassungsfähigkeit an neue Tools unter Beweis zu stellen. Es geht uns weniger um das Schreiben, sondern vielmehr um Ihre Interaktion mit KI.

Möchten Sie mitmachen? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

PS: Möchten Sie wissen, mit wem Sie reisen werden? Lernen Sie mich kennen, Chris Ittenbach.

Hallo, ich bin Chris Ittenbach und seit vier Jahren Teamleiter. Mit 32 Jahren bin ich ein relativ junger Manager, der unsere Finanz- und Buchhaltungsaktivitäten sowie einige administrative Aufgaben überwacht, die für einen reibungslosen Ablauf im Team sorgen. Ich bin von Natur aus ein ruhiger und ausgeglichener Mensch, aber wenn es nötig ist, bin ich auch derjenige, der Veränderungen vorantreiben und Dinge innerhalb der Abteilung in Gang bringen kann.
Außerhalb der Arbeit bin ich ein leidenschaftlicher Basketballspieler, ein Sport, den ich seit meiner Kindheit liebe. Der Mannschaftssport hat mir wertvolle Lektionen über Kommunikation, Vertrauen und Zusammenarbeit vermittelt, und ich bemühe mich, diese positive, teamorientierte Atmosphäre jeden Tag in unser Verwaltungsteam zu bringen. Ich glaube fest an Teamarbeit und liebe es, gemeinsam auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten, denn großartige Ergebnisse entstehen immer aus großartiger Zusammenarbeit. Seit 15 Monaten bin ich auch stolzer Besitzer eines Golden Retrievers, und gemeinsam trainieren wir, um Palliativpatienten in Krankenhäusern zu besuchen – eine wirklich lohnende Erfahrung, die mich daran erinnert, wie wichtig Empathie, Verbundenheit und Freundlichkeit sind. Was mich bei Mixvoip wirklich begeistert, ist das dynamische Umfeld und die Möglichkeit, jeden Tag etwas zu bewegen.
Bei Mixvvoip gibt es wirklich überall Chancen, man braucht nur ein wenig Geduld und muss dem Prozess vertrauen.