À propos du poste
Nous recherchons une personne qui apprécie la clarté, la précision et le souci du détail. Le genre de personne qui lit vraiment les clauses en petits caractères et repère ce qui échappe aux autres. Ce poste s'inscrit au sein de notre équipe administrative, un petit groupe très efficace qui assure le bon fonctionnement de Mixvoip. Ses missions vont du paiement des factures et de la gestion des salaires à la gestion des contrats, des véhicules de fonction et de la logistique des bureaux.
Mais il ne s’agit pas simplement d’un poste administratif. Au fil du temps, vous prendrez en charge les questions de conformité et les aspects juridiques : la directive « RGPD », la norme ISO 27001, la directive DORA, la directive NIS2, la loi sur l’IA, les contrats et la liste interminable de réglementations auxquelles sont soumis les fournisseurs de télécommunications et de services informatiques en Europe. Ne t’inquiète pas, nous ne nous attendons pas à ce que tu les connaisses toutes dès le premier jour. Ce qui compte, c’est ta curiosité, ton esprit structuré et ta volonté de comprendre comment les choses fonctionnent.
Si vous appréciez la diversité, aimez le souci du détail et trouvez les questions juridiques véritablement intéressantes, vous vous sentirez comme un poisson dans l’eau. En revanche, si vous trouvez que lire des contrats est ennuyeux, ce poste n’est pas fait pour vous.
Les missions du service administratif
Derrière chaque contrat signé, chaque nouvelle embauche ou chaque projet client, l'équipe administrative veille à ce que tout soit en ordre et conforme aux règles. Elle gère les opérations quotidiennes de l'entreprise, tant sur le plan financier que juridique. Elle règle les factures des prestataires et les salaires, comptabilise et vérifie les dépenses, et tient une comptabilité rigoureuse. Elle gère les relations avec les banques, les assureurs et les fournisseurs, et s'assure que tous les documents nécessaires sont toujours en place.
Ils examinent également chaque contrat, accord de confidentialité et accord juridique avant sa signature. Leur mission consiste à identifier les risques, à s'assurer que les clauses protègent les intérêts de Mixvoip et à tenir à jour l'ensemble des documents juridiques, y compris nos conditions générales. Lorsqu'un client tarde à payer ou conteste une facture, l'équipe intervient pour gérer la communication, résoudre les problèmes et, si nécessaire, préparer une action en justice.
Mixvoip fait appel à un cabinet d'avocats externe lorsque les enjeux sont importants, mais notre objectif est de développer autant que possible notre expertise en interne. Lorsque le risque est mesurable, nous préférons traiter les dossiers nous-mêmes.
L'équipe coordonne la gestion des salaires et des ressources humaines au Luxembourg, en Allemagne, en Belgique et en France, veille au respect de la réglementation du travail et gère les relations avec les institutions publiques. Elle supervise également les prestataires chargés de l'entretien, du nettoyage et du fonctionnement des bureaux afin d'assurer le bon déroulement de nos activités. Le café, la restauration et les autres boissons relèvent également de sa responsabilité.
C'est une équipe qui allie rigueur, sens juridique et capacité à résoudre concrètement les problèmes, mettant ainsi de l'ordre dans des règles complexes et les détails du quotidien.
Votre mission
Vous participerez à toutes les tâches décrites ci-dessus (soutien comptable, processus RH, coordination des fournisseurs et gestion des contrats), mais votre mission principale consistera à prendre en charge questions juridiques et de conformité au sein de Mixvoip.
Jusqu'à présent, ces missions étaient réparties entre plusieurs services. Avec votre arrivée, nous souhaitons les regrouper sous la responsabilité d'une seule personne, capable d'apporter structure, continuité et expertise. Vous travaillerez en étroite collaboration avec notre directeur technique et les chefs d'équipe afin de garantir que Mixvoip reste en conformité avec l'ensemble des réglementations applicables à nos activités dans les domaines des télécommunications et de l'informatique.
Cela implique notamment de maintenir et d'améliorer notre ISO 27001 cadre, gestion RGPD la documentation dans Sypher, ainsi que le suivi des nouvelles réglementations telles que DORA, NIS2, CRA, PSF, et le Loi européenne sur l'IA. Vous coordonnerez les audits, mettrez à jour les politiques internes, formerez le personnel si nécessaire et veillerez à ce que la conformité ne se limite pas à une simple formalité administrative, mais fasse partie intégrante de notre façon de travailler.
Au fil du temps, ce poste pourrait devenir le point de référence central de Mixvoip en matière de gouvernance, de conformité et de gestion des risques.
Principales responsabilités et missions
Administration
- Gestion des fournitures et du matériel de bureau
- Coordination de l'entretien et des réparations des installations
Mentions légales
- Examiner, rédiger et mettre à jour les contrats de l'entreprise, les accords de confidentialité et les conditions générales.
- Veiller à ce que tous les accords protègent les intérêts de Mixvoip et respectent la législation en vigueur.
Ressources humaines
- Gestion des procédures de pré-intégration et d'intégration des collaborateurs
- Gestion des avantages sociaux des salariés (par exemple : congé parental, arrêt maladie, congés payés)
- Assurer le suivi des absences et des arrêts maladie, et veiller à ce qu’un suivi adéquat soit mis en place
- Traitement des déclarations RH (RTS, CIE, CNS, STM) et des documents liés à la paie
- Gestion et mise à jour des bases de données et des logiciels RH (Tempus, ADSEL, Salary.lu…)
Conformité
- Veiller au respect des réglementations européennes et nationales (RGPD, ISO 27001, DORA, NIS2, loi sur l'IA, CRA, PSF, etc.).
- Maintenir et améliorer le cadre de sécurité de l'information ISO 27001 de l'entreprise.
- Coordonner les audits internes et externes liés à la conformité et aux certifications.
- Gérer la documentation relative à l'RGPD , ainsi que les demandes liées à la protection des données (via Sypher.eu ou des outils similaires).
- Rédiger et mettre à jour les politiques, procédures et registres internes.
Qu'attendons-nous de vous ?
- Excellentes compétences en communication en anglais et en français (la maîtrise de l'allemand ou du luxembourgeois constitue un atout majeur)
- Curiosité et volonté d'en savoir plus sur le marché des TIC B2B, ses services, ses clients et ses produits
- Une passion pour les outils d'IA, en particulier dans les domaines du droit et de la conformité
- À l'aise avec les systèmes de billetterie
- Une expérience avec Notion serait un atout
- Nous sommes une petite équipe ; il faut donc faire preuve d'un esprit d'initiative et être prêt à prendre en charge des tâches administratives.
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
- Capacité à gérer plusieurs missions en faisant preuve d'autonomie et de discrétion.
Une nouvelle façon de postuler : rejoignez l'aventure Mixvoip
Rejoignez Mixvoip : vous ne vous contenterez pas de connecter les entreprises à l’Internet haut débit, à la fibre optique, au satellite, au réseau téléphonique ou aux réseaux mobiles ; vous créerez des liens entre les gens, tisserez des relations et jouerez un rôle déterminant dans notre histoire.
Alors, si vous êtes prêt à vous lancer dans une aventure passionnante et à jouer un rôle clé dans l'histoire de Mixvoip, voici une façon originale de postuler
Nous vous invitons à enregistrer une courte vidéo avec votre smartphone. Expliquez-nous pourquoi ce poste vous intéresse ou posez-nous toutes les questions ou exprimez-nous vos éventuelles hésitations. L'objectif est d'entretenir un dialogue ouvert et constructif ! N'oubliez pas de joindre également votre CV au format PDF.
Au lieu d’une lettre de motivation classique, nous vous invitons à utiliser l’IA de votre choix. Cela reflète non seulement notre approche axée sur la technologie, mais vous permet également de démontrer votre capacité d’adaptation à de nouveaux outils. Ce n’est pas tant la lettre en elle-même qui nous intéresse, mais plutôt votre interaction avec l’IA.
P.S. : Vous voulez savoir avec qui vous allez partir à l'aventure ? Je me présente : je m'appelle Chris Ittenbach.
Bonjour, je m’appelle Chris Ittenbach et j’occupe le poste de chef d’équipe depuis quatre ans. À 32 ans, je suis un responsable relativement jeune qui supervise nos activités financières et comptables, ainsi que certaines tâches administratives visant à assurer le bon fonctionnement de l’équipe. Je suis de nature calme et posée, mais lorsque cela s’avère nécessaire, je sais aussi être celui qui impulsera le changement et fera avancer les choses au sein du service.
En dehors du travail, je suis un passionné de basket-ball, un sport que j’adore depuis tout petit. Les sports collectifs m’ont appris des leçons inestimables sur la communication, la confiance et la coopération, et je m’efforce chaque jour d’apporter cette même ambiance positive et axée sur le travail d’équipe au sein de notre équipe administrative. Je crois fermement au travail d’équipe et j’adore collaborer pour atteindre des objectifs communs, car les meilleurs résultats sont toujours le fruit d’une excellente collaboration. Depuis 15 mois, je suis également l’heureux propriétaire d’un golden retriever, et ensemble, nous nous entraînons pour rendre visite à des patients en soins palliatifs à l’hôpital – une expérience vraiment enrichissante qui me rappelle l’importance de l’empathie, du lien humain et de la bienveillance. Ce qui me motive vraiment chez Mixvoip, c’est l’environnement dynamique et la possibilité d’avoir un impact concret au quotidien.
Chez Mixvvoip, les opportunités sont vraiment partout ; il suffit d'un peu de patience et de faire confiance au processus.