Responsable administratif et de la conformité

À propos du poste

Nous recherchons quelqu'un qui aime que les choses soient claires, correctes et bien faites. Le genre de personne qui lit réellement les petits caractères et repère ce que les autres ne voient pas. Ce poste fait partie de notre équipe administrative, un groupe petit mais puissant qui assure le bon fonctionnement de Mixvoip. Du paiement des factures et de la gestion des salaires à la gestion des contrats, des voitures de fonction et de la logistique du bureau.

Mais il ne s'agit pas seulement d'un poste administratif. Au fil du temps, vous prendrez la tête des questions juridiques et de conformité : RGPD, ISO 27001, DORA, NIS2, AI Act, contrats et la liste interminable de règles qui accompagnent le statut de fournisseur de télécommunications et de services informatiques en Europe. Ne vous inquiétez pas, nous ne vous demandons pas de tout savoir dès le premier jour. Ce qui compte, c'est votre curiosité, votre esprit structuré et votre envie de comprendre comment les choses fonctionnent.

Si vous aimez la diversité, appréciez les détails et trouvez les questions juridiques vraiment intéressantes, vous serez dans votre élément. En revanche, si vous trouvez que lire des contrats est ennuyeux, ce travail n'est pas fait pour vous.

Ce que fait le service administratif

Derrière chaque contrat signé, chaque nouvelle embauche ou chaque projet client, l'équipe administrative veille à ce que tout soit en ordre et conforme. Elle gère les opérations quotidiennes de l'entreprise, tant sur le plan financier que juridique. Elle paie les factures des fournisseurs et les salaires, enregistre et vérifie les dépenses, et tient une comptabilité précise. Elle gère les relations avec les banques, les assureurs et les fournisseurs, et s'assure que les documents appropriés sont toujours en place.

Ils examinent également chaque contrat, accord de confidentialité et accord juridique avant sa signature. Leur travail consiste à identifier les risques, à s'assurer que les conditions protègent les intérêts de Mixvoip et à tenir à jour tous les documents juridiques, y compris nos conditions générales. Lorsqu'un client retarde son paiement ou conteste une facture, l'équipe intervient pour gérer la communication, résoudre les problèmes et, si nécessaire, préparer une action en justice.

Mixvoip fait appel à un cabinet d'avocats externe lorsque les enjeux sont importants, mais notre objectif est d'acquérir autant de connaissances que possible en interne. Lorsque le risque est mesurable, nous préférons traiter les dossiers nous-mêmes.

L'équipe coordonne la gestion des salaires et des employés au Luxembourg, en Allemagne, en Belgique et en France, veille au respect de la réglementation du travail et gère la communication avec les institutions publiques. Elle supervise également les fournisseurs chargés de la maintenance, du nettoyage et des opérations administratives afin d'assurer le bon fonctionnement de notre environnement de travail. Le café, la nourriture et les autres boissons relèvent également de sa responsabilité.

C'est une équipe qui allie structure, conscience juridique et résolution pratique des problèmes, mettant de l'ordre dans des règles complexes et des détails quotidiens.

Votre mission

Vous participerez à toutes les tâches décrites ci-dessus, à savoir l'assistance comptable, les processus RH, la coordination des fournisseurs et la gestion des contrats, mais votre principale mission consistera à prendre en charge les questions juridiques et de conformité au sein de Mixvoip.

Jusqu'à présent, ces tâches étaient réparties entre plusieurs services. Avec votre arrivée, nous souhaitons les regrouper sous la responsabilité d'une seule personne capable d'apporter structure, continuité et expertise. Vous travaillerez en étroite collaboration avec notre directeur technique et nos chefs d'équipe afin de garantir la conformité de Mixvoip avec toutes les réglementations applicables à nos activités de télécommunications et d'informatique.

Cela comprend le maintien et l'amélioration de notre cadre ISO 27001, la gestion du RGPD dans Sypher et le suivi des nouvelles réglementations telles que DORA, NIS2, CRA, PSF et la loi européenne sur l'IA. Vous coordonnerez les audits, mettrez à jour les politiques internes, formerez le personnel si nécessaire et veillerez à ce que la conformité ne se limite pas à de la paperasserie, mais fasse partie intégrante de notre façon de travailler.

Au fil du temps, ce rôle peut devenir le point de référence central de Mixvoip en matière de gouvernance, de conformité et de gestion des risques.

Principales responsabilités et tâches

Administration

Gestion des fournitures et équipements de bureau

Coordination de l'entretien et des réparations des installations

Juridique

Réviser, rédiger et tenir à jour les contrats de l'entreprise, les accords de confidentialité et les conditions générales.

Veiller à ce que tous les accords protègent les intérêts de Mixvoip et respectent les lois applicables.

Ressources humaines

Gestion des procédures de pré-intégration et d'intégration des employés

Gestion des avantages sociaux des employés (par exemple, congé parental, congé maladie, congés payés)

Suivre les absences et les congés maladie, et assurer un suivi adéquat

Traitement des déclarations RH (RTS, CIE, CNS, STM) et des documents liés à la paie

Maintenir et mettre à jour les bases de données et les systèmes logiciels RH (Tempus, ADSEL, Salary.lu, etc.)

Conformité

Veiller au respect des réglementations européennes et nationales (RGPD, ISO 27001, DORA, NIS2, AI Act, CRA, PSF, etc.).

Maintenir et améliorer le cadre de sécurité de l'information ISO 27001 de l'entreprise.

Coordonner les audits internes et externes liés à la conformité et aux certifications.

Gérer RGPD et les demandes relatives à la protection des données (dans Sypher.eu ou des outils similaires).

Rédiger et mettre à jour les politiques, procédures et registres internes.

Que vous demandons-nous ?

Excellentes compétences en communication en anglais et en français (la maîtrise de l'allemand ou du luxembourgeois est un atout considérable)

Curiosité et volonté d'apprendre sur le marché B2B des TIC, les services, les clients et les produits

Une passion pour les outils d'IA, en particulier dans les domaines juridique et de la conformité

À l'aise avec les systèmes de billetterie

Une expérience avec Notion est un plus.

Nous sommes une petite équipe, donc nous recherchons des personnes ayant une attitude proactive et disposées à s'occuper des tâches administratives.

Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail

Capacité à gérer plusieurs responsabilités avec autonomie et discrétion.

Une nouvelle façon de postuler : rejoignez la success story de Mixvoip

Rejoignez Mixvoip et vous ne vous contenterez pas de connecter des entreprises à l'Internet haut débit, à la fibre optique, au satellite, au téléphone ou aux réseaux mobiles, vous connecterez des personnes, vous nouerez des relations et vous ferez une réelle différence dans notre histoire.

Alors, si vous êtes prêt à vous lancer dans une aventure passionnante et à jouer un rôle central dans la saga Mixvoip, voici une méthode originale pour postuler.

Nous vous invitons à enregistrer une brève vidéo avec votre smartphone. Expliquez pourquoi ce poste vous intéresse ou posez toutes les questions ou remettez en question tout ce qui vous préoccupe. L'objectif est de maintenir une conversation ouverte et engageante ! N'oubliez pas de joindre votre CV au format PDF.

Au lieu d'une lettre de motivation classique, nous aimerions que vous utilisiez une IA de votre choix. Cela reflète non seulement notre approche axée sur la technologie, mais vous permet également de démontrer votre capacité d'adaptation à de nouveaux outils. Ce n'est pas tant la lettre qui nous intéresse, mais plutôt votre interaction avec l'IA.

Vous avez hâte de vous joindre à l'aventure ? Nous avons hâte d'avoir de vos nouvelles !

PS : Vous voulez savoir avec qui vous allez voyager ? Je m'appelle Chris Ittenbach.

Bonjour, je m'appelle Chris Ittenbach et je suis chef d'équipe depuis quatre ans. À 32 ans, je suis un manager relativement jeune qui supervise nos activités financières et comptables, ainsi que certaines tâches administratives qui permettent au bon fonctionnement de l'équipe. Je suis de nature calme et équilibrée, mais lorsque cela est nécessaire, je suis également capable d'impulser le changement et de faire bouger les choses au sein du département.

En dehors du travail, je suis un passionné de basket-ball, un sport que j'aime depuis mon enfance. Les sports d'équipe m'ont appris des leçons inestimables sur la communication, la confiance et la coopération, et je m'efforce chaque jour d'apporter cette même atmosphère positive et axée sur le travail d'équipe à notre équipe administrative. Je crois fermement au travail d'équipe et j'aime travailler ensemble vers des objectifs communs, car les meilleurs résultats découlent toujours d'une excellente collaboration. Depuis 15 mois, je suis également l'heureux propriétaire d'un golden retriever, et ensemble, nous nous entraînons à rendre visite à des patients en soins palliatifs dans les hôpitaux, une expérience vraiment enrichissante qui me rappelle l'importance de l'empathie, des liens et de la gentillesse. Ce qui me motive vraiment chez Mixvoip, c'est l'environnement dynamique et la possibilité d'avoir un impact réel chaque jour.

Les opportunités sont vraiment partout chez Mixvvoip, il suffit d'un peu de patience et de faire confiance au processus.