Over de functie
We zijn op zoek naar iemand die houdt van duidelijkheid, nauwkeurigheid en een goed uitgevoerde klus. Het soort persoon dat daadwerkelijk de kleine lettertjes leest en opmerkt wat anderen over het hoofd zien. Deze functie maakt deel uit van ons administratieteam, een kleine maar krachtige groep die Mixvoip draaiende houdt. Van het betalen van facturen en het afhandelen van salarissen tot het beheren van contracten, bedrijfsauto’s en de kantoorlogistiek.
Maar dit is niet zomaar een administratieve functie. Na verloop van tijd zul je de leiding nemen op het gebied van compliance en juridische kwesties: de AVG, ISO 27001, DORA, NIS2, de AI-wet, contracten en de eindeloze lijst met regels die horen bij het zijn van een telecom- en IT-aanbieder in Europa. Maak je geen zorgen, we verwachten niet dat je ze vanaf dag één allemaal kent. Wat telt, is nieuwsgierigheid, een gestructureerde manier van denken en de drang om te begrijpen hoe dingen werken.
Als je van afwisseling houdt, oog voor detail hebt en juridische zaken echt interessant vindt, pas je hier prima. Als je het lezen van contracten daarentegen saai vindt, is deze baan niets voor jou.
Wat de administratieafdeling doet
Achter elke ondertekende overeenkomst, elke nieuwe medewerker of elk klantproject zorgt het administratieteam ervoor dat alles klopt en aan de voorschriften voldoet. Zij verzorgen de dagelijkse bedrijfsvoering van het bedrijf, zowel op financieel als op juridisch vlak. Zij betalen facturen van leveranciers en salarissen, boeken en controleren onkosten en houden een nauwkeurige boekhouding bij. Zij onderhouden de relaties met banken, verzekeraars en leveranciers en zorgen ervoor dat de juiste documenten altijd in orde zijn.
Ze beoordelen ook elk contract, elke geheimhoudingsovereenkomst en elke juridische overeenkomst voordat deze wordt ondertekend. Het is hun taak om risico’s in kaart te brengen, ervoor te zorgen dat de voorwaarden de belangen van Mixvoip beschermen en alle juridische documenten, inclusief onze algemene voorwaarden, up-to-date te houden. Wanneer een klant de betaling uitstelt of een factuur betwist, grijpt het team in om de communicatie te regelen, problemen op te lossen en, indien nodig, juridische stappen voor te bereiden.
Mixvoip werkt samen met een extern advocatenkantoor wanneer er veel op het spel staat, maar ons doel is om zoveel mogelijk kennis intern op te bouwen. Wanneer het risico meetbaar is, geven we er de voorkeur aan om zaken zelf af te handelen.
Het team coördineert de salarisadministratie en het personeelsbeheer in Luxemburg, Duitsland, België en Frankrijk, ziet toe op de naleving van de arbeidswetgeving en verzorgt de communicatie met overheidsinstanties. Daarnaast houdt het toezicht op leveranciers voor onderhoud, schoonmaak en kantooractiviteiten om ervoor te zorgen dat onze werkomgeving soepel blijft functioneren. Koffie, eten en andere dranken: het valt allemaal onder hun verantwoordelijkheid.
Het is een team dat structuur, juridisch inzicht en praktische probleemoplossing combineert, waardoor complexe regels en dagelijkse details in orde worden gebracht.
Jouw opdracht
Je zult betrokken zijn bij alles wat hierboven is beschreven, zoals boekhoudkundige ondersteuning, HR-processen, leverancierscoördinatie en contractbeheer, maar je belangrijkste taak zal zijn om de verantwoordelijkheid op je te nemen voor juridische en compliance-kwesties binnen Mixvoip.
Tot nu toe waren deze taken verdeeld over verschillende afdelingen. Met jouw komst willen we ze onderbrengen bij één persoon die voor structuur, continuïteit en expertise kan zorgen. Je werkt nauw samen met onze CTO en de teamleiders om ervoor te zorgen dat Mixvoip voldoet aan alle regelgeving die van toepassing is op onze telecom- en IT-activiteiten.
Dit omvat het onderhouden en verbeteren van onze ISO 27001 kader, beheer van AVG documentatie in Sypher, en het opvolgen van nieuwe regelgeving zoals DORA, NIS2, CRA, PSF, en de EU-wet inzake kunstmatige intelligentie. Je coördineert audits, werkt interne beleidsregels bij, geeft waar nodig training aan medewerkers en zorgt ervoor dat naleving meer is dan alleen papierwerk, maar een integraal onderdeel van onze werkwijze vormt.
Op termijn kan deze functie uitgroeien tot het centrale aanspreekpunt binnen Mixvoip voor governance, compliance en risicobeheer.
Belangrijkste verantwoordelijkheden en taken
Administratie
- Beheer van kantoorbenodigdheden en -apparatuur
- Het coördineren van het onderhoud en de reparaties aan de faciliteiten
Juridisch
- Bedrijfscontracten, geheimhoudingsovereenkomsten en algemene voorwaarden beoordelen, opstellen en bijhouden.
- Zorg ervoor dat alle overeenkomsten de belangen van Mixvoip beschermen en in overeenstemming zijn met de geldende wetgeving.
Personeelszaken
- Het beheer van de preboarding- en onboardingprocedures voor medewerkers
- Het beheer van personeelsvoordelen (bijv. ouderschapsverlof, ziekteverlof, vakantiedagen)
- Het bijhouden van afwezigheden en ziekteverzuim, en zorgen voor een goede opvolging
- Verwerking van HR-aangiften (RTS, CIE, CNS, STM) en bijbehorende loondocumentatie
- Het onderhouden en bijwerken van HR-databases en softwaresystemen (Tempus, ADSEL, Salary.lu …)
Naleving
- Zorg ervoor dat de EU- en nationale regelgeving wordt nageleefd (AVG, ISO 27001, DORA, NIS2, AI-wet, CRA, PSF, enz.).
- Het ISO 27001-kader voor informatiebeveiliging van het bedrijf onderhouden en verbeteren.
- Interne en externe audits op het gebied van naleving en certificeringen coördineren.
- AVG -documentatie en verzoeken om gegevensbescherming beheren (binnen Sypher.eu of soortgelijke tools).
- Interne beleidsregels, procedures en registers opstellen en bijwerken.
Wat hebben we van je nodig?
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Engels en het Frans (kennis van het Duits of het Luxemburgs is een groot pluspunt)
- Nieuwsgierigheid en de bereidheid om meer te leren over de B2B-ICT-markt, diensten, klanten en producten
- Een passie voor AI-tools, met name op het gebied van juridische en compliance-kwesties
- Vertrouwd met het gebruik van ticketingsystemen
- Ervaring met Notion is een pluspunt
- We zijn een klein team, dus een hands-on instelling en bereidheid om administratieve taken op je te nemen
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
- Het vermogen om meerdere taken zelfstandig en met eigen inzicht te beheren.
Een nieuwe manier om te solliciteren: maak deel uit van het succesverhaal van Mixvoip
Kom bij Mixvoip werken en je zorgt er niet alleen voor dat bedrijven toegang krijgen tot supersnel internet, glasvezel, satelliet-, telefoon- of mobiele netwerken, maar je brengt ook mensen met elkaar in contact, bouwt relaties op en maakt echt het verschil in ons verhaal.
Dus, als je klaar bent om aan een boeiende reis te beginnen en een cruciale rol te spelen in het verhaal van Mixvoip, dan is hier een ongebruikelijke manier om te solliciteren
We nodigen je uit om een korte video op te nemen met je smartphone. Vertel ons waarom deze functie je aanspreekt of stel eventuele vragen of deel je twijfels. Het gaat erom dat we een open en boeiend gesprek houden! Vergeet niet om ook je cv in pdf-formaat bij te voegen.
In plaats van een traditionele motivatiebrief willen we graag dat je een AI naar keuze inzet. Dit sluit niet alleen aan bij onze technologiegerichte aanpak, maar biedt je ook de kans om te laten zien hoe goed je je kunt aanpassen aan nieuwe tools. Het gaat ons niet zozeer om de brief zelf, maar vooral om de manier waarop je met AI omgaat.
PS: Wil je weten met wie je op reis gaat? Maak kennis met mij, Chris Ittenbach
Hallo, ik ben Chris Ittenbach en ik ben al vier jaar teamleider. Met mijn 32 jaar ben ik een relatief jonge manager die toezicht houdt op onze financiële en boekhoudkundige activiteiten, evenals op enkele administratieve taken die ervoor zorgen dat het team soepel functioneert. Van nature ben ik een rustig en evenwichtig persoon, maar als het nodig is, ben ik ook degene die veranderingen kan doorvoeren en zaken binnen de afdeling in gang kan zetten.
Buiten mijn werk ben ik een gepassioneerd basketbalspeler; een sport waar ik al sinds mijn kindertijd van houd. Teamsporten hebben me onschatbare lessen geleerd over communicatie, vertrouwen en samenwerking, en ik streef ernaar om diezelfde positieve, teamgerichte sfeer elke dag in ons administratieteam te brengen. Ik geloof sterk in teamwork en vind het geweldig om samen te werken aan gezamenlijke doelen, want geweldige resultaten komen altijd voort uit geweldige samenwerking. Sinds 15 maanden ben ik ook de trotse eigenaar van een Golden Retriever, en samen trainen we om palliatieve zorgpatiënten in ziekenhuizen te bezoeken – een zeer dankbare ervaring die me herinnert aan het belang van empathie, verbondenheid en vriendelijkheid. Wat me bij Mixvoip echt motiveert, is de dynamische werkomgeving en de kans om elke dag echt een verschil te maken.
Bij Mixvvoip liggen er werkelijk overal kansen; je hebt alleen een beetje geduld nodig en moet het proces vertrouwen.