Administratie- en compliance-medewerker
Over de functie
We zijn op zoek naar iemand die houdt van duidelijkheid, correctheid en goed werk. Iemand die ook de kleine lettertjes leest en dingen ziet die anderen over het hoofd zien. Deze functie maakt deel uit van ons administratieteam, een kleine maar krachtige groep die Mixvoip draaiende houdt. Van het betalen van facturen en het verwerken van salarissen tot het beheren van contracten, bedrijfsauto's en kantoorlogistiek.
Maar dit is niet alleen een administratieve functie. Na verloop van tijd zul je het voortouw nemen op het gebied van compliance en juridische onderwerpen: AVG, ISO 27001, DORA, NIS2, AI Act, contracten en de eindeloze lijst van regels die horen bij het zijn van een telecom- en IT-provider in Europa. Maak je geen zorgen, we verwachten niet dat je ze allemaal kent vanaf dag één. Wat telt, is nieuwsgierigheid, een gestructureerde geest en de drive om te begrijpen hoe dingen werken.
Als je van afwisseling houdt, oog hebt voor details en juridische zaken echt interessant vindt, dan pas je hier perfect. Als je het lezen van contracten daarentegen saai vindt, dan is deze baan niets voor jou.
Wat de administratieafdeling doet
Achter elke ondertekende overeenkomst, nieuwe aanwerving of klantproject zorgt het administratieteam ervoor dat alles klopt en aan de regels voldoet. Ze behandelen de dagelijkse activiteiten van het bedrijf, zowel op financieel als juridisch vlak. Ze betalen facturen van leveranciers en salarissen, boeken en controleren uitgaven en houden een nauwkeurige boekhouding bij. Ze beheren de relaties met banken, verzekeraars en leveranciers en zorgen ervoor dat de juiste documenten altijd aanwezig zijn.
Ze controleren ook elk contract, elke geheimhoudingsovereenkomst en elke juridische overeenkomst voordat deze wordt ondertekend. Het is hun taak om risico's te identificeren, ervoor te zorgen dat de voorwaarden de belangen van Mixvoip beschermen en alle juridische documenten, inclusief onze algemene voorwaarden, up-to-date te houden. Wanneer een klant een betaling uitstelt of een factuur betwist, grijpt het team in om de communicatie te regelen, problemen op te lossen en, indien nodig, juridische stappen te ondernemen.
Mixvoip werkt samen met een extern advocatenkantoor wanneer er veel op het spel staat, maar ons doel is om zoveel mogelijk kennis in eigen huis op te bouwen. Wanneer het risico meetbaar is, geven we er de voorkeur aan om zaken zelf af te handelen.
Het team coördineert de salarisadministratie en personeelszaken in Luxemburg, Duitsland, België en Frankrijk, zorgt ervoor dat de arbeidswetgeving wordt nageleefd en beheert de communicatie met overheidsinstanties. Ze houden ook toezicht op leveranciers voor onderhoud, schoonmaak en kantooractiviteiten om onze werkomgeving soepel te laten verlopen. Koffie, eten en andere dranken vallen allemaal onder hun verantwoordelijkheid.
Het is een team dat structuur, juridisch inzicht en praktische probleemoplossing combineert, waardoor complexe regels en dagelijkse details worden omgezet in orde.
Uw missie
Je bent betrokken bij alles wat hierboven is beschreven, zoals boekhoudkundige ondersteuning, HR-processen, leverancierscoördinatie en contractbeheer, maar je belangrijkste taak is het nemen van verantwoordelijkheid voor juridische en compliance-kwesties binnen Mixvoip.
Tot nu toe waren deze taken verdeeld over verschillende afdelingen. Met jouw komst willen we ze onderbrengen bij één persoon die structuur, continuïteit en expertise kan creëren. Je werkt nauw samen met onze CTO en teamleiders om ervoor te zorgen dat Mixvoip voldoet aan alle regelgeving die van toepassing is op onze telecom- en IT-activiteiten.
Dit omvat het onderhouden en verbeteren van ons ISO 27001 -kader, het beheren van AVG -documentatie in Sypher en het opvolgen van nieuwe regelgeving zoals DORA, NIS2, CRA, PSF en de EU AI Act. Je coördineert audits, werkt intern beleid bij, traint medewerkers waar nodig en zorgt ervoor dat compliance meer is dan alleen papierwerk, maar onderdeel is van hoe we werken.
Na verloop van tijd kan deze rol uitgroeien tot het centrale referentiepunt van Mixvoip voor governance, compliance en risicobeheer.
Belangrijkste verantwoordelijkheden en taken
Administratie
- Beheer van kantoorbenodigdheden en apparatuur
- Coördinatie van onderhoud en reparaties aan faciliteiten
Juridisch
- Bedrijfscontracten, geheimhoudingsverklaringen en algemene voorwaarden beoordelen, opstellen en bijhouden.
- Zorg ervoor dat alle overeenkomsten de belangen van Mixvoip beschermen en voldoen aan de toepasselijke wetgeving.
Personeelszaken
- Beheer van preboarding- en onboardingprocedures voor werknemers
- Beheer van personeelsvoordelen (bijv. ouderschapsverlof, ziekteverlof, vakantiedagen)
- Het bijhouden van afwezigheden en ziekteverzuim, en zorgen voor een goede opvolging
- Verwerking van HR-aangiften (RTS, CIE, CNS, STM) en bijbehorende loonadministratiedocumenten
- Onderhoud en actualisering van HR-databases en softwaresystemen (Tempus, ADSEL, Salary.lu …)
Naleving
- Zorg ervoor dat je voldoet aan de EU- en nationale regelgeving (AVG, ISO 27001, DORA, NIS2, AI Act, CRA, PSF, enz.).
- Het ISO 27001-kader voor informatiebeveiliging van het bedrijf onderhouden en verbeteren.
- Coördineer interne en externe audits met betrekking tot naleving en certificeringen.
- Beheer AVG en verzoeken om gegevensbescherming (binnen Sypher.eu of vergelijkbare tools).
- Ontwerp en actualiseer interne beleidsregels, procedures en registers.
Wat hebben we van u nodig?
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Engels en Frans (Duits of Luxemburgs zijn een sterke troef)
- Nieuwsgierigheid en bereidheid om te leren over de B2B ICT-markt, diensten, klanten en producten
- Een passie voor AI-tools, met name op het gebied van juridische en compliance-onderwerpen
- Comfortabel in het gebruik van ticketsystemen
- Ervaring met Notion is een pluspunt
- We zijn een klein team, dus een hands-on mentaliteit en bereidheid om administratieve taken uit te voeren zijn belangrijk.
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
- Vermogen om meerdere verantwoordelijkheden zelfstandig en met discretie te beheren.
Een nieuwe manier om te solliciteren: word onderdeel van het succesverhaal van Mixvoip
Word lid van Mixvoip en u verbindt niet alleen bedrijven met supersnel internet, glasvezel, satelliet-, telefoon- of mobiele netwerken, maar u verbindt ook mensen, bouwt relaties op en maakt echt een verschil in ons verhaal.
Dus, als je klaar bent om aan een boeiende reis te beginnen en een cruciale rol te spelen in het verhaal van Mixvoip, dan is hier een onconventionele manier om te solliciteren.
We nodigen je uit om een korte video op te nemen met je smartphone. Vertel waarom deze functie je aanspreekt of stel vragen of deel je twijfels. Het gaat erom het gesprek open en boeiend te houden! Vergeet niet je cv in pdf-formaat bij te voegen.
In plaats van een conventionele motivatiebrief, willen we je vragen om een AI naar keuze te gebruiken. Dit weerspiegelt niet alleen onze technologiegerichte aanpak, maar stelt je ook in staat om je aanpassingsvermogen aan nieuwe tools te laten zien. Het gaat ons niet zozeer om de brief, maar meer om je interactie met AI.
PS: Wil je weten met wie je op reis gaat? Maak kennis met mij, Chris Ittenbach.
Hallo, ik ben Chris Ittenbach en ik ben al vier jaar teamleider. Met mijn 32 jaar ben ik een relatief jonge manager die toezicht houdt op onze financiële en boekhoudkundige activiteiten, samen met enkele administratieve taken die ervoor zorgen dat het team soepel blijft draaien. Ik ben van nature een rustig en evenwichtig persoon, maar wanneer dat nodig is, ben ik ook degene die veranderingen kan doorvoeren en dingen in gang kan zetten binnen de afdeling.
Buiten mijn werk ben ik een gepassioneerd basketbalspeler, een sport waar ik al sinds mijn jeugd van houd. Teamsporten hebben me waardevolle lessen geleerd over communicatie, vertrouwen en samenwerking, en ik streef ernaar om elke dag diezelfde positieve, teamgerichte sfeer in ons administratieteam te brengen. Ik geloof sterk in teamwork en werk graag samen aan gemeenschappelijke doelen, omdat geweldige resultaten altijd voortkomen uit geweldige samenwerking. Sinds 15 maanden ben ik ook de trotse eigenaar van een Golden Retriever, en samen trainen we om palliatieve zorgpatiënten in ziekenhuizen te bezoeken, een echt lonende ervaring die me herinnert aan het belang van empathie, verbondenheid en vriendelijkheid. Wat me echt motiveert bij Mixvoip is de dynamische omgeving en de mogelijkheid om elke dag echt een verschil te maken.
Kansen zijn echt overal bij Mixvvoip, je hebt alleen een beetje geduld nodig en moet vertrouwen hebben in het proces.