Messages vocaux professionnels pour les jours fériés allemands

message de boîte vocale d'entreprise

Utilisez 12 scripts pour votre message d'accueil vocal afin d'enregistrer un message professionnel pour chaque jour férié national ou régional en Allemagne. Découvrez les dates des jours fériés en Allemagne, y compris les jours fériés régionaux spéciaux.

Il y a plusieurs occasions pour lesquelles vous ne pouvez pas oublier d'enregistrer des messages d'accueil pour vos clients et partenaires : Noël et Pâques, s'il s'agit de jours fériés dans votre pays, ou les vacances d'été. Dans ce cas, vous avez suffisamment de temps pour planifier votre message vocal, l'enregistrer avec une voix off professionnelle et vous assurer que votre communauté est informée à temps des changements de vos heures d'ouverture et, surtout, de l'heure à laquelle ils peuvent vous contacter.

Toutefois, les jours fériés propres à un pays ou même à une région sont chômés pour leurs résidents. Si vous êtes natif du pays, vous êtes généralement au courant de ces jours "libres" - les jours fériés valables pour l'ensemble du pays et ceux qui ne s'appliquent qu'à votre État. Ainsi, vous pouvez à nouveau préparer votre message d'accueil professionnel pour votre boîte vocale à temps.

Si vous êtes une entreprise étrangère qui ouvre un nouveau site dans un grand pays comme l'Allemagne, vous risquez d'être désorienté par les fêtes nationales, régionales ou religieuses officielles. Même vos employés allemands ne connaissent probablement que certaines des fêtes des États voisins. C'est pourquoi il est pratique d'avoir des scripts de messages d'accueil vocaux préenregistrés pour différentes occasions. Pour vous faire gagner du temps, nous avons rassemblé 12 scripts pour vos messages vocaux que vous pouvez facilement enregistrer vous-même ou avec l'aide d'artistes professionnels de voix off.

Une introduction aux jours fériés en Allemagne 

german-holidays

Comme nous l'avons déjà mentionné, si vous faites des affaires en Allemagne, vous devez être conscient des différents jours fériés locaux qui nécessitent des changements dans vos heures de travail et qui concernent vos clients et partenaires. Chaque année, neuf jours fériés officiels sont célébrés dans tout le pays. De plus, les autorités locaux de quelques régions ont fixé d'autres dates comme jours fériés officiels. Alors, selon le Land dans lequel vous vous trouvez, il y a jusqu'à 13 jours fériés pour lesquels vous devez avoir activé votre service de messagerie vocale professionnelle.

De nombreux jours fériés allemands sont d'ordre religieux et remontent à plusieurs années, voire plusieurs siècles. Le jour de l'unité allemande est un jour férié relativement récent, qui a lieu le 3 octobre et qui célèbre l'anniversaire de la réunification allemande, qui a eu lieu en 1990. Le jour de l'unité allemande est le seul jour férié déterminé au niveau gouvernemental. Les autorités des Länder fixent les autres jours fériés. La plupart des entreprises ferment pendant les jours fériés nationaux ou régionaux allemands ou travaillent avec des heures d'ouverture réduites. Nous avons répertorié ci-dessous toutes les dates importantes que vous devriez marquer dans votre calendrier afin de configurer votre message vocal avec des informations exactes.

Jours fériés allemands en 2021

jour férié

- 1er janvier - Jour férié du Nouvel An (Neujahrstag).
- 2 avril - Vendredi saint (Karfreitag), la date varie chaque année.
- 5 avril - Lundi de Pâques (Ostermontag) La date varie chaque année.
- 1er mai - Fête du travail (Maifeiertag).
- 13 mai - Ascension (Christi Himmelfahrt, 40 jours après Pâques). La date varie chaque année.
- 24 mai - Lundi de Pentecôte (Pfingstmontag) - le septième lundi après Pâques, également appelé lundi de Pentecôte. La date varie chaque année.
• 3ème octobre – Jour de l'Unité allemande (Tag der Deutschen Einheit)
- 25 décembre - Jour de Noël (Weihnachtstag).
• 26 décembre – Deuxième Jour de Noël (2. Weihnachtsfeiertag)
• 31 décembre – Réveillon de la Saint-Sylvestre (Silvester ; de nombreuses entreprises ont des horaires de travail réduits, à moins qu'elles ne soient pas fermées pendant toute la période des fêtes de fin d'année, entre Noël et le Nouvel An)

Fêtes régionales allemandes en 2021

Oktoberfest

Les jours fériés énumérés ci-dessous sont des jours chômés officiels uniquement dans certaines régions. Il est conseillé d'ajouter le nom des jours fériés à la raison pour laquelle votre entreprise est fermée dans votre message vocal. Ainsi, vos clients d'autres régions en Allemagne ou à l'étranger ne se demanderont pas pourquoi vous n'êtes pas au travail en milieu de semaine.

- 6 janvier - Epiphanie (Heilige Drei Könige), jour férié dans le Bade-Wurtemberg, la Bavière et la Saxe-Anhalt (noms en allemand).
• 8ème mars – Journée internationale des femmes (Internationaler Frauentag ; Berlin)
• 3ème juin – Fête-Dieu (Fronleichnam ; Bade-Wurtemberg, Bavière, Hesse, Rhénanie-du-Nord-Westphalie, Rhénanie-Palatinat, Sarre et quelques régions en Saxe et Thuringe)
• 8ème août – Fête de la paix (Friedensfest ; Augsburg (ville en Bavière))
- 15 août - Journée de l'Assomption (Maria Himmelfahrt) - Sarre et certaines autorités locales de Bavière.
• 31 octobre – Fête de la Réformation (Reformationstag ; Brandebourg, Mecklembourg-Poméranie-Occidentale, Saxe, Saxe-Anhalt et dans quelques parts de Thuringe)
• 1er novembre – Toussaint (Allerheiligen ; Bade-Wurtemberg, Bavière, Rhénanie-du-Nord, Rhénanie-Palatinat et la Sarre)
- 17 novembre - Journée de prière et de repentance (Buß-und Bettag, mercredi avant le 23 novembre) - Saxe.

N'oubliez pas que tous les jours fériés liés à Pâques changent de date en conséquence.

12 scripts pour les messages de boîte vocale

boîte vocale professionnelle

Quand toutes les dates des jours fériés nationaux et locaux (pour l'emplacement de votre bureau) sont marquées dans votre calendrier, il faut soigneusement planifier les messages vocaux. Veillez à ce que les clients, partenaires ou prestataires de services de différentes régions soient informés à temps des mises à jour de votre calendrier de travail pendant les vacances.

Scripts de messages vocaux professionnels pour la période des fêtes

1. Merci d'appeler [nom d'entreprise]. Nous sommes fermés du [date] au [date] pour la célébration de [jour férié]. Le [date] nous rouvrirons en reprenant nos activités normales de [heure] à [heure]. Dans l'attente de votre réponse, nous vous souhaitons de bonnes [vacances].

2. Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes actuellement fermés du [date X] au [date X] pour la période des [vacances X]. En cas d'urgence, veuillez contacter [nom de l'employé] au [numéro de téléphone]. Vous pouvez également les joindre à l'adresse suivante [adresse électronique]. Merci d'avoir appelé ! Joyeuses fêtes !

3. Bonjour ! Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. C'est le [X jour férié] et nous ne travaillons pas du [X date] au [X date]. Nous serons à nouveau disponibles le [X date] et vous pouvez nous contacter à tout moment du [X heures] au [X heures]. En cas d'urgence, vous pouvez joindre notre collègue au numéro suivant [numéro de téléphone].

4. Bonjour ! Nous vous remercions de nous avoir contactés à [nom de l'entreprise]. C'est la période des fêtes de fin d'année et nous travaillons avec des horaires réduits de [date X] à [date X]. Vous pouvez nous joindre par téléphone tous les jours de [heure X] à [heure X], ou vous pouvez nous contacter par courriel à [adresse électronique]. À partir de [date X], vous pourrez nous joindre pendant nos heures d'ouverture normales de [heure X] à [heure X]. Bonnes et heureuses fêtes de fin d'année !

Pour plus d'idées sur le message vocal que vous pouvez enregistrer pour les vacances, lisez notre article sur les le message d'accueil festif de votre boîte vocale pour une meilleure expérience client.

Scripts de boîte vocale d'entreprise pour les fêtes régionales en Allemagne 

boîte vocale Allemagne

5. nous vous remercions d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. Aujourd'hui, en Bavière, nous célébrons l'Épiphanie (Heilige Drei Könige), un jour férié officiel. Nous serons disponibles demain pendant nos heures d'ouverture habituelles, de [X heures] à [X heures], et nous serons heureux de vous recevoir à nouveau ! Bonne journée !

6. Bonjour ! Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise]. La Journée internationale de la femme a lieu aujourd'hui et notre bureau de Berlin n'est pas ouvert. Vous pouvez nous contacter demain de [X heures] à [X heures]. En cas d'urgence, veuillez appeler [numéro de téléphone] pour signaler votre problème. Nous sommes à nouveau à votre disposition demain aux heures habituelles d'ouverture de [X heures] à [X heures].

7. Bonjour, vous avez contacté [nom de l'entreprise]. Nous vous remercions de votre appel. Nous fêtons aujourd'hui la Fête-Dieu (Fronleichnam) dans le Bade-Wurtemberg, nous sommes donc fermés pour la journée. Vous pouvez nous recontacter demain de [X heures] à [X heures], ou vous pouvez nous envoyer un courriel à [adresse électronique] pour que nous puissions vous recontacter dès que possible.

8. Bonjour ! Merci de contacter [nom de l'entreprise]. Nous sommes désolés de ne pas pouvoir répondre à votre appel aujourd'hui, car nous avons un congé spécial ici à Augsbourg – la fête de la paix, un jour chômé officiel. Si cela vous convient, appelez-nous demain pendant les heures d'ouverture standard, de [heure] à [heure] et nous pourrons traiter votre appel personnellement.

9. Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l'employé] à [nom de l'entreprise]. Je ne suis pas au bureau aujourd'hui car nous fêtons l'Assomption en Sarre. Vous pouvez toujours m'envoyer un e-mail à [adresse e-mail], et je vous répondrai dès que possible. Sinon, vous pouvez me recontacter demain de [X heures] à [X heures].

10. Bonjour ! Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise]. Nous sommes officiellement fermés aujourd'hui car nous célébrons le Jour de la Réforme, un jour férié dans le Brandebourg. Contactez-nous demain, nous sommes à votre disposition de [X heures] à [X heures], ou vous pouvez toujours nous envoyer un courriel à [adresse électronique]. Bonne journée !

11. vous avez contacté [nom de l'entreprise]. Notre bureau de Rhénanie-du-Nord-Westphalie ne travaille pas aujourd'hui car nous célébrons la Toussaint, un jour férié ici. Nous serions ravis d'avoir de vos nouvelles, alors n'hésitez pas à nous appeler demain de [X heures] à [X heures]. Nous vous remercions de votre appel et vous souhaitons une bonne journée. 

12. Bonjour ! Merci de contacter notre entreprise ! Aujourd'hui est un jour chômé comme nous fêtons le Jour de pénitence et de prières ici en Saxe. Nous sommes disponibles demain pendant nos heures d'ouverture normales, de [heure] à [heure]. Vous pouvez toujours nous envoyer un courriel à [adresse e-mail] et nous vous contacterons dès que possible. 

Les meilleures pratiques d'un message vocal professionnel

boîte vocale d'entreprise

Même si vous décidez d'enregistrer vous-même le message d'accueil de votre boîte vocale pour les jours fériés nationaux ou régionaux en Allemagne, n'oubliez pas quelques règles d'or à respecter. Ainsi, vous pourrez transformer votre message vocal en un outil de communication efficace avec vos clients et partenaires, même si vous ne pouvez pas répondre immédiatement à leur appel.

• Le but principal du message est d'informer vos appelants des changements dans vos heures de travail pendant le/s jour/s férié/s.
• Mentionnez la date exacte à laquelle vous êtes fermés ou à laquelle vous opérez avec des heures réduites.
• Si vous disposez d'un numéro pour les cas d'urgence, ajoutez-le dans le message.
• Fournissez à vos appelants une adresse e-mail s'ils veulent vous écrire pour que vous preniez contact avec eux.
- Indiquez à vos interlocuteurs quand exactement vous êtes de nouveau disponible afin qu'ils puissent vous recontacter.
- Les appelants sont probablement un peu ennuyés de ne pas avoir pu vous contacter tout de suite, c'est pourquoi votre message doit être court, simple et informatif. 

Si vous souhaitez enregistrer un message vocal professionnel en allemand ou en français, faites appel aux artistes voix-off de Mixvoip !

Comment peut votre système téléphonique vous soutenir pendant les jours fériés en Allemagne ? 

cloud pbx mobile

Les messages de boîte vocale sont sans doute un outil standard pour la communication professionnelle quand personne ne peut répondre à un appel entrant. Pourtant, votre système téléphonique cloud est aussi une bonne solution pour gérer les appels quand vous ne vous trouvez pas dans le bureau, comme par exemple à cause d'un jour férié national ou régional en Allemagne. À l'aide des fonctions améliorées de votre PBX cloud vous pouvez être flexible, mobile et productif, même si vous n'êtes pas dans le bureau pendant la période des fêtes. Si vous avez mis une ligne d'urgence dans votre message vocal, vous devez désigner un employé pour y répondre. La bonne nouvelle est que l'agent de service n'a pas besoin d'être enchaîné à son bureau pendant les vacances. 

Avec une gestion d'appel intelligente, votre collègue est disponible pour les appels entrants depuis son domicile. Installez un softphone ou une application mobile accessible via votre business phone system et commencez à recevoir les appels d'urgence sur l'appareil le plus pratique à la maison - qu'il s'agisse d'un PC, d'un ordinateur portable, d'une tablette ou d'un smartphone. Si vous voulez d'autres conseils pour gérer vos appels avec succès pendant les fêtes de fin d'année, lisez notre article : Comment gérer vos appels de manière professionnelle pendant la période des fêtes?

Que votre entreprise soit située à Berlin, Trèves ou Munich, votre objectif commercial final est d'avoir des clients et des partenaires heureux et fidèles. Cela implique une communication fluide et efficace avec eux, qui peut parfois être perturbée si vos clients et fournisseurs ont la désagréable surprise d'apprendre, en vous appelant, que vous ne travaillez pas au milieu de la semaine. Une situation que beaucoup d'entreprises allemandes connaissent bien.

Pour éviter toute déception à vos interlocuteurs, nous vous recommandons d'enregistrer un message vocal contenant des informations qui répondront à leurs questions sur le moment et la manière dont ils peuvent vous contacter. Il est également préférable d'indiquer la raison pour laquelle votre entreprise est fermée ce jour-là. N'oubliez pas que les personnes qui appellent depuis d'autres États ne connaissent pas les jours fériés locaux.

Un message d'accueil agréable et informatif vous permet de créer une image professionnelle pour votre public cible. Il montre que chaque appel compte pour vous et que vous voulez laisser une impression positive à votre communauté, même si elle n'a pas eu l'occasion de vous contacter en premier parce qu'elle se trouve dans différentes provinces allemandes. Avec un message vocal bien pensé, vous les inciterez à vous rappeler afin de les impressionner avec vos produits et votre service à la clientèle.  

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