Conseils et 10 scripts pour des messages professionnels sur la boîte vocale

Découvrez les meilleurs méthodes et des exemples prêts à l'emploi pour l'enregistrement d'un message téléphonique professionnel par un artiste vocal professionnel. Souvent, votre message de boîte vocale est le premier point de contact aux clients potentiels donc ça devrait valoir la peine de l'écouter.

Un message professionnel de boîte vocale fait partie de votre image de marque comme un partenaire commercial de confiance. Cela renforce votre crédibilité et encourage des clients potentiels à vous contacter même s'ils n'ont pas pu vous joindre du premier coup. Aujourd'hui, la boîte vocale est considérée comme fonction standard du système téléphonique d'entreprise, mais c'est tellement plus. C'est pourquoi une plus grande attention doit être accordée si vous prévoyez un enregistrement en voix off. Comment voulez-vous que votre entreprise soit perçue ? Quelle est l'information la plus importante pour les clients qui essaient de vous contacter ?

Comment pouvez-vous rendre le message de boîte vocale efficace pour qu'on vous rappelle ?

Voici, quelques règles importantes à suivre concernant votre enregistrement voix-off d'entreprise.

Soyez bref, soyez concis

C'est probablement une règle d'or pour les messages efficaces de boîte vocale. Essayez de faire en sorte que votre message soit bref, mais complet. N'utilisez que les informations qui sont vraiment de valeur pour vos appelants afin qu'ils rappellent ou laissent un message avec leurs coordonnées. L'objectif principal de la boîte vocale est de vous donner la possibilité de répondre à tout appel, même si personne ne peut le prendre directement. Considérez alors votre message comme un outil pour persuader les appelants à vous contacter de nouveau (par téléphone, chat ou courriel) ou de laisser un numéro pour que vous puissiez les contacter. Rassemblez les informations essentielles en quelques mots et donnez-leur un air professionnel.

Commencez votre message par le nom de votre entreprise 

Cette information est essentielle pour chaque appelant. Cet élément d'information est crucial pour tout appelant. Si elle manque, vous laissez une impression d'entreprise chaotique et non professionnelle. Même si le client ou partenaire potentiel ne pouvait pas vous joindre directement, au moins ils devraient savoir que le numéro est correct. Quand il s'agit d'une grande entreprise, nous vous recommandons d'inclure le nom du département ou encore le nom d'une personne (celle qui répond habituellement à ce numéro de téléphone).

Expliquez pourquoi vous n'êtes pas joignable en ce moment

Indiquez brièvement la raison pour laquelle les appelants ont atteint un service de messagerie vocale, mais pas la personne qu'ils recherchent.

• l'appel est en dehors de vos heures d'ouverture
• quelqu'un a essayé de vous joindre pendant la fin de semaine
• tous les agents d'appels sont occupés en ce moment
• c'est la période des vacances pour toute l'entreprise, etc.

Plus important, mentionnez quand vous êtes de nouveau joignable

C'est probablement l'information la plus importante pour les appelants (après le nom de l'entreprise). Vous devez indiquer très clairement aux auditeurs quand ils peuvent vous contacter. Ce n'est pas tout le monde qui se sent à l'aise de laisser un message vocal sur le service de boîte vocale d'une entreprise. C'est pourquoi il faut mentionner exactement pendant quelles heures et quels jours votre entreprise/département/employé peut être joint à ce numéro de téléphone.

Si vous disposez d'une ligne d'urgence ou d'un contact en cas d'urgence, indiquez les détails

Selon votre branche, vous avez peut-être une personne qui s'occupe des problèmes en cas d'urgence. Veillez à ce que ses coordonnées soient bien compréhensibles dans l'enregistrement vocal. Si vous n'êtes pas joignable pendant une longue période, il est utile de nommer un collègue qui peut aider l'appelant et de donner ses coordonnées.

Demandez à l'appelant de vous laisser un message et dites-lui quand il peut s'attendre à une réponse

Montrez aux clients potentiels et aux partenaires que leur appel est important pour vous. Demandez-les de vous laisser un message pour que vous puissiez les rappeler et réduisez donc leur déception initiale. Vous leur donnez la possibilité de rester en contact avec vous, à vos frais également, ce qui montre que chaque appel manqué a de la valeur pour vous. N'oubliez pas de mentionner dans le message le délai dans lequel ils peuvent s'attendre à être rappelé. Comme ça, vous fixez des attentes réalistes pour les prospects qui seront contactés par vous. 

Utiliser ou éviter des salutations formelles

C'est votre décision, en fonction de votre style de communication, de l'identité de votre marque et de votre culture d'entreprise. Si vous préférez un mode d'interaction plus informel avec vos clients et partenaires, un simple "Bonjour" ou "Merci" peut être la bonne façon de commencer ou de terminer votre message.

Mais si vous menez une vieille institution avec de nombreux niveaux de hiérarchie et si vous suivez une manière strictement formelle de communiquer, les expressions comme Salut, Hi, etc. ne sont pas appropriées.

Choisissez un bon artiste à voix-off

Pour que le message d'accueil de votre boîte vocale ait l'air solide et professionnel, choisissez une voix off qui l'enregistrera dans un studio professionnel. Vous pouvez chercher un artiste qualifié qui peut apporter une valeur ajoutée à la manière dont vos interlocuteurs perçoivent votre message, votre marque et votre entreprise dans son ensemble. Si vous enregistrez le message vous-même, faites-le dans un espace insonorisé, avec un bon microphone et répétez-le plusieurs fois jusqu'à ce que le message semble fluide, naturel et crédible.

Choisissez un de nos artistes à voix-off pour enregistrer votre message de boîte vocale professionnel dans cinq langues différentes.!

Adaptez le langage et la tonalité pour cibler votre public spécifique

N'oubliez jamais que votre message de boîte vocale est la première connexion personnelle pour un grand nombre de clients et de partenaires potentiels. Vous devriez alors établir le ton du message afin de refléter votre marque et l'identité de votre entreprise. De plus, pensez à votre public cible et essayez d'adapter votre style de communication à ses attentes. 

Le message peut être sérieux et avec un ton autoritaire ou plus amicale et informel. Le rythme de lecture du script peut être plus lent, moyen ou plutôt énergique (si vous ciblez un public plus jeune). L'énergie du message peut être plus excitante ou plutôt calme. Le ton, le contenu et le vocabulaire de l'enregistrement devraient représenter votre entreprise de manière à ce que les appelants rappellent ou laissent leur numéro de téléphone en attendant votre retour.

Donnez des instructions spécifiques

Restez professionnel, même si vous n'êtes pas disponible pour le moment. Pour que le message d'accueil soit aussi efficace que possible, il doit être clair et facile à comprendre. Faites attention aux détails suivants :

• comment épeler phonétiquement des mots/noms difficiles
• clarifiez, si le "www" doit être prononcé lorsque vous mentionnez un URL dans le message
• concernant les numéros de téléphone, expliquez EXACTEMENT la façon dont les nombres doivent être prononcés (333 peut être trois-trois-trois ou trois-trente-trois, etc.)
• essayez d'éviter des mots à sens multiples

Trouvez un expert à voix-off qui vous aide à gagner de la crédibilité avec votre message de boîte vocale.

10 scripts possibles pour vous aider à choisir le meilleur message pour votre entreprise

Quand le client vous appelle en dehors de vos heures d'ouverture ou quand tous les agents sont occupés

► Merci d'avoir appelé [nom d'entreprise]. Actuellement, nous ne pouvons pas répondre à votre appel, car vous nous avez joints en dehors de nos heures d'ouverture. S'il vous plaît, laissez votre nom, vos coordonnées et la raison de votre appel. Nous allons vous rappeler dans les prochaines 24 heures. Ou vous pouvez nous contacter de lundi jusqu'à vendredi de [heure] à [heure].

► Bonjour, vous avez joint le [nom du département] de [nom d'entreprise]. Tous nos collègues sont indisponibles pour le moment. Votre appel est important pour nous, alors veuillez laisser votre nom, votre numéro et la raison pour laquelle vous appelez et nous allons vous contacter dans les plus brefs délais. Passez une bonne journée.

► Vous avez joint le bureau de [nom d'entreprise]. Nous sommes fermés au moment en raison de nos vacances d'été. Nous rouvrirons le [date] avec un horaire standard du lundi au vendredi de [heure] à [heure]. Nous nous réjouissons d'avoir de vos nouvelles après le [date].

► Bienvenu à [nom d'entreprise]. Nous sommes disponibles par téléphone du lundi au vendredi, de [heure] à [heure], [fuseau horaire]. Vous pouvez visiter notre site web – www.exemple.com pour laisser un message sur notre forum de discussion en direct ou via notre formulaire de contact. Si vous souhaitez être contacté par nous, veuillez laisser un message après le signal.

► Merci d'appeler [nom du département] chez [nom d'entreprise]. Tous nos représentants sont occupés à aider nos clients et ne peuvent pas répondre à votre appel pour le moment. Vous pouvez visiter notre site web [www.exemple.com] ou vous envoyez en courriel à [adresse mail] ou vous appuyez sur [numéro] pour laisser un message vocal avec vos coordonnées. Nous vous répondrons d'ici la fin du jour ouvrable.

Lorsque vous dirigez l'appelant vers votre ligne d'urgence 

► Bonjour et bienvenu chez [nom d'entreprise]. Notre bureau est fermé du [date] jusqu'à [date] à cause de [jour férié]. En cas d'urgence, s'il vous plaît, appelez [numéro de téléphone] ou envoyez-nous un courriel à [adresse mail]. Nous allons vous contacter directement. Notre entreprise rouvrira ses portes le [date] et nous serons disponibles par téléphone de [heure] à [heure]. Nous nous réjouissons d'avoir de vos nouvelles.

► Vous avez joint [nom d'entreprise]. Nous serons disponibles après [heure]. Vous pouvez nous contacter à tout moment via un courriel à [adresse mail] ou vous appuyez sur [numéro ] et vous laissez un message avec vos coordonnées. Dans les prochaines 24 heures un membre d'équipe de [nom d'entreprise] va vous contacter.

Quand un prospect essaye de joindre une personne ou un département spécifique

► Merci d'avoir appelé [votre nom] à [nom d'entreprise]. Je suis absent du bureau du [date] au [date]. Mon collègue [nom] peut vous assister avec votre requête. Vous pouvez le contacter au numéro [numéro de téléphone]. Si vous laissez un message avec vos coordonnées et la raison pour votre appel, je serai en mesure de vous rappeler après le [date].

► C'est le [nom du siège ou du département] de [nom d'entreprise]. Nous sommes à votre disposition du lundi au vendredi de [heure] à [heure]. Nous apprécions votre appel et nous serions ravis de prendre contact avec vous. S'il vous plaît, appuyez [numéro] pour laisser un message avec votre nom, votre numéro de téléphone et la raison de votre appel. Dans les 24 heures qui suivent, un représentant de notre société vous contactera. Cordialement, l'équipe de [nom de l'entreprise].

► Merci de contacter [nom d'entreprise]. Tout le personnel de [nom du département] est occupé en ce moment, mais nous aimerions vous rappeler dès que possible. Vous pouvez visiter notre site web à l'adresse [www.siteweb.com] pour trouver des informations pertinentes. Ou vous laissez un message après le signal avec vos coordonnées pour que notre équipe puisse vous rappeler.

Un système de messagerie vocale donne à l'entreprise un outil précieux pour se démarquer.

À l'aide d'un tel système, vous pouvez rendre personnelle une information plutôt objective. Cela aide votre entreprise à fournir un service client excellent qui vous connecte avec vos appelants même si vous ne pouvez pas leur parler directement à ce moment-là.

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