Le statut téléphonique et de présence pour une meilleure expérience d'appel

Aujourd'hui, l'intégration de la présence de l'utilisateur dans les solutions technologiques de communication en temps réel est essentielle pour obtenir une expérience complète et interactive.

Connaître l'état du téléphone et de la présence de vos collègues signifie savoir s'ils sont disponibles pour traiter les appels et répondre aux questions des clients en temps réel. L'utilisation d'une telle fonction rationalise les communications internes et externes et favorise une meilleure collaboration.

Vous pouvez cesser de vous demander si vous pouvez contacter vos collègues à ce moment-là parce que vous voyez directement leur statut de présence actuel. Ces informations sont facilement accessibles sur un seul tableau de bord. Vous obtenez des mises à jour en temps réel de la disponibilité des utilisateurs et vous êtes donc en mesure de les mettre en contact avec la bonne personne de manière rapide et efficace.

Lisez la suite pour en savoir plus sur les options de statut de présence en temps réel et sur la manière dont votre entreprise peut bénéficier de leur utilisation.

Qu'est-ce que la présence d'utilisateur ?

La présence de l'utilisateur est un terme unifié qui englobe l'état du téléphone et de la localisation de vos collègues à tout moment. Il s'agit d'une fonctionnalité avancée qui représente l'état en ligne ou hors ligne de l'employé. Elle joue un rôle clé si vous créez une application ou un programme pour améliorer l'expérience virtuelle en temps réel des utilisateurs. Elle est également neutre en termes de compte et d'appareil puisqu'elle peut être connectée aux différents profils des utilisateurs et mise en œuvre sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles.

Qu'est-ce que la présence téléphonique ?

La présence téléphonique est l'indicateur de statut montrant la disponibilité en temps réel d'un autre employé. Elle affiche en un coup d'œil le statut de l'extension téléphonique, qui peut être : 

• disponible en ligne
• occupé – au téléphone ; DND (Do-not-Disturb)
• déconnecté 

La fonction d'état du téléphone a été configurée sur certains téléphones de bureau lorsque les anciens systèmes téléphoniques dominaient en tant que solution de communication d'entreprise. Une telle option a été configurée, en particulier pour les assistants administratifs ou les réceptionnistes de bureau qui avaient besoin de voir l'état du téléphone de différents postes avant de transférer des appels entrants.

Les systèmes téléphoniques modernes d'aujourd'hui qui s'appuient sur la technologie VoIP, étendent le statut du téléphone au-delà des téléphones de bureau, ce qui en fait une fonction disponible pour tout appareil mobile (ordinateur portable, tablette ou smartphone). Ainsi, vous obtenez une vue complète du statut téléphonique de vos collègues, même s'ils travaillent à distance.

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Qu'est-ce qu'un statut de localisation ou de présence ?

Le statut de localisation fait partie du statut en temps réel des utilisateurs, indiquant si votre collègue est à son bureau, au bureau - en train de prendre un café ou une pause déjeuner - ou s'il est absent. Grâce à ces fonctionnalités, la technologie en temps réel offre aux utilisateurs une véritable expérience interactive. À tout moment de la journée de travail, vous savez si vos collègues sont en ligne ou hors ligne et s'ils sont disponibles pour communiquer.

En intégrant des données en ligne comme le statut en temps réel dans votre application de système téléphonique pour fournir des informations de présence importantes (p.ex. qui est disponible), les membres d'équipe se sentent plus motivés et connectés, ce qui améliore l'efficacité et la communication.

Statut téléphonique – possibilités d'utilisation, avantages et fonctionnement

Comme nous l'avons mentionné, l'état du téléphone ou de la présence est une fonction essentielle pour toute solution de téléphonie professionnelle nécessitant des communications en temps réel. Le fait de pouvoir voir l'état du téléphone de la personne que vous essayez de joindre peut vous aider à gagner du temps et à éviter les frustrations. Cela vous permet d'utiliser au mieux le temps dont vous disposez pendant votre journée de travail.

Lorsque les entreprises adoptent des stratégies différentes de gestion RH et des nouveaux modèles de travail, la connectivité en temps réel offre aux utilisateurs la sensation instantanée d'une expérience en personne. Grâce aux fonctionnalités comme le statut téléphonique intégré dans votre système téléphonique cloudLes membres de l'équipe bénéficient d'une expérience virtuelle authentique, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.

Les avantages principaux du statut téléphonique et de présence pour la communication

Gagnez du temps
Vous savez d'un seul coup d'œil si la personne que vous essayez de contacter est disponible ou non. Cela s'applique aussi bien aux collègues qui travaillent au bureau qu'à ceux qui travaillent à distance.

Minimisez les interruptions du travail
Si la personne que vous essayez de contacter est occupée, vous pouvez transférer l'appel au prochain employé disponible ou vous envoyez l'appelant directement à la boîte vocale.

Augmentez la satisfaction du client
Le temps d'attente des appelants peut être optimisé, ce qui est souvent le facteur décisif pour une excellente expérience client. De plus, vous pouvez lui indiquer immédiatement s'il doit s'attendre à un rappel ou être redirigé vers l'agent suivant dans la file d'attente.

Améliorez la productivité des employés
La fonction de présence téléphonique permet à vos employés et à vos clients de gagner du temps. Ce statut leur donne un aperçu des personnes prêtes à prendre un appel. Il n'est plus nécessaire d'utiliser le courrier électronique, les appels supplémentaires ou d'autres activités qui font perdre du temps. Pour les employés à distance, la fonction de présence accélère leur communication. Ainsi, ils se sentent plus connectés et plus motivés même s'ils ne se trouvent pas au bureau avec les autres employés.

Optimisez la gestion des appels
Avec le statut de présence téléphonique, vous avez en un coup d'œil l'affichage de tous les agents disponibles de votre service clientèle. Ainsi, si vous le souhaitez, vous pouvez déléguer, rediriger ou acheminer l'appel entrant vers le bon collaborateur. Si le statut de présence est occupé, l'appelant peut se voir proposer une boîte vocale ou une option de rappel. Le plus beau, c'est que toutes ces activités se déroulent en l'espace de quelques secondes.

Quelles sont les possibilités offertes par le tableau de bord en temps réel de Mixvoip - Tempus ?

Trois indicateurs principaux représentent votre disponibilité téléphonique en temps réel sur le tableau de bord de l'application :

Disponible - en ligne. Cela signifie que vous êtes à votre bureau à ce moment-là et que vous pouvez prendre l'appel entrant. Votre statut est également coloré en vert.

Occupé – au téléphone. Ce statut indique que vous travaillez, mais que vous êtes en conversation. L'appelant doit alors laisser un message vocal ou attendre qu'on le rappelle. Votre statut est encore vert, mais l'icône clignote.

Occupé – en réunionSi vous assistez à une réunion d'affaires, l'état de votre téléphone l'indiquera. Il s'agit d'une couleur vert clair, facilement perceptible par vos collègues, qui sauront ainsi que vous n'êtes pas disponible pour un appel téléphonique à ce moment-là.

L'état de la localisation ou de la présence peut être affiché de plusieurs manières :

Pause - indique que vous travaillez au bureau ou à distance, mais que vous ne pouvez pas prendre l'appel à ce moment précis. La couleur du statut est jaune sur le tableau de bord.

Absent – ce statut d'emplacement indique que vous n'êtes pas à votre bureau pour prendre l'appel, mais que vous reviendrez bientôt. Utilisez-le pour des pauses brèves – comme une pause café. La couleur est l'orange.

Pause de midi – Ce statut de présence est important, car de nombreuses entreprises n'ont pas de politique flexible en matière de pause déjeuner. Définir votre statut de présence sur "déjeuner" dans l'application signifie que vous n'êtes pas disponible, mais que vous répondrez à l'appel dès votre retour de déjeuner.

En route – de nombreuses entreprises ont des équipes à distance qui se déplacent souvent pour rencontrer des clients et des partenaires pendant la journée de travail. Avec ce statut de présence, vous savez que votre employé ne sera pas disponible sous peu pour un appel téléphonique, et vous devez donc donner à l'appelant d'autres options de contact.

Vacances, Maladie, Stop – toutes ces options signifient que vous êtes temporairement indisponible pour répondre aux appels téléphoniques, et ce pendant toute la journée de travail et probablement pour une période plus longue.

Toutes ces fonctions de statut sont importantes car les clients et les fournisseurs ont l'habitude de travailler avec une personne spécifique de l'entreprise. Ainsi, s'ils essaient de la contacter mais qu'elle n'est pas disponible, l'administrateur du bureau (qui voit son statut en temps réel) peut soit transférer l'appel au prochain représentant disponible, soit suggérer d'écrire un courriel si l'affaire n'est pas urgente.

Qui peut utiliser les options de statut en temps réel ?

Les fonctions de téléphonie et de présence sont considérées comme des outils intelligents de gestion des appels. Si vous souhaitez les mettre en œuvre dans vos communications quotidiennes, vous pouvez demander à votre fournisseur de services de téléphonie s'il les propose en tant que fonctionnalité intégrée. Toute personne qui utilise activement un business phone system peut bénéficier de ces fonctions de collaboration à valeur ajoutée. Comme elles couvrent les appels entrants et sortants, tout comme les appels internes, les administrateurs de bureau, les réceptionnistes et les agents des centres d'appels figurent parmi les principaux utilisateurs.

Les assistants administratifs sont généralement chargés de transférer les appels entrants au bon service et au bon employé. Ils gèrent souvent toutes les communications en transférant les appels à la bonne personne. Le fait d'avoir un aperçu de la disponibilité téléphonique de leurs collègues leur permet de se connecter rapidement et facilement avec les clients et les travailleurs.

Les agents des centres d'appels doivent souvent transférer une conversation initiale à un autre représentant. Avec l'aperçu des personnes disponibles, la transition se fait le plus facilement possible – sans délais, mais avec des clients satisfaits.

Enfin, tout le monde. Lorsqu'il s'agit d'optimiser la présence téléphonique au sens propre, toute personne qui travaille au bureau, à domicile ou dans un café et qui a besoin de collaborer avec les membres de son équipe peut en bénéficier. Les volumes d'appels importants peuvent être mieux organisés si les utilisateurs connaissent le statut de présence en temps réel de leurs collègues.

Dans l'environnement de travail actuel, les communications en temps réel jouent un rôle majeur dans les communications d'une entreprise. La gestion de vos appels sur la base de ces fonctionnalités vous aide à résoudre plus rapidement les problèmes des clients. Des fonctionnalités telles que le statut du téléphone ou de la présence peuvent vous aider à conserver et à développer une base de clients fidèles. La mise en œuvre du statut en temps réel des utilisateurs dans votre plateforme de communication vous permet d'améliorer votre flux de travail et aide l'ensemble de votre communauté à rester connectée et à se sentir plus impliquée.

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