Politique de confidentialité de Luxchat

Note d’information relative au traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de l’application Luxchat destinée au grand public et aux entreprises

La présente note d’information (ci-après « Note d’information »), émise par Mixvoip SA (ci-après dénommé « Mixvoip ») en sa qualité de responsable du traitement, a pour objectif d’informer les utilisateurs de l’application Luxchat destinée au grand public et aux entreprises (ci-après dénommée « Luxchat ») relative au traitement des données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (ci-après «RGPD« »).

1. L'application Luxchat

Luxchat est une application de messagerie instantanée proposée par plusieurs prestataires luxembourgeois.

L'objectif de Luxchat est de proposer un service de messagerie instantanée sécurisé, hébergé et exploité par plusieurs prestataires au Luxembourg, qui repose sur le protocole Matrix (https://matrix.org/). Toutes les communications transmises sont chiffrées de bout en bout afin que ni le prestataire, ni aucun tiers ne puisse accéder à leur contenu.

L’utilisateur doit être âgé d’au moins 16 ans pour s’inscrire et utiliser Luxchat de manière autonome. Si l’utilisateur est âgé d’au moins 12 ans mais n’a pas encore atteint l’âge de 16 ans, il peut s’inscrire et utiliser Luxchat à condition d’obtenir l’autorisation préalable de ses parents ou de toute autre personne les remplaçant le cas échéant (par exemple, un tuteur légal).
Avant de pouvoir utiliser Luxchat, l’utilisateur doit d’abord s’identifier auprès de « LuxID » (à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe), service fourni par la société POST Luxembourg qui propose une solution d’identification et d’authentification sécurisée. L’utilisation du service « LuxID » est soumise aux conditions d’utilisation de POST Luxembourg. Si l’utilisateur ne dispose pas encore d’un compte « LuxID », il lui sera demandé d’en créer un avant de pouvoir utiliser Luxchat.
Les informations que vous échangez avec d’autres utilisateurs (par exemple, des SMS, des photos, des vidéos, etc.) dans le cadre de l’utilisation de Luxchat sont chiffrées (comme expliqué dans la section 4 « Les catégories de données traitées » de la présente note d’information). Cela signifie que Mixvoip n’a aucun moyen technique de déchiffrer le contenu, car Mixvoip ne dispose pas des clés de chiffrement et de déchiffrement.

2. Coordonnées du prestataire et de son délégué à la protection des données

Mixvoip, agissant en sa qualité de responsable du traitement dans le cadre de la mise à disposition et de l’utilisation de Luxchat, collecte et traite des données à caractère personnel vous concernant. Pour toute question concernant le traitement de vos données par Mixvoip, veuillez contacter le délégué à la protection des données :

Par e-mail : dpo@mixvoip.com
Par courrier :
Mixvoip SA
(à l'attention du DPO)
70 rue des Prés
L-7333 STEINSEL

3. Le fondement de la licéité du traitement

Mixvoip traite vos données à caractère personnel sur la base de différents fondements juridiques (qui constituent la base de la licéité au sens du RGPD) :

Lorsque l’utilisateur a donné son consentement (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD). L’utilisateur peut retirer son consentement à tout moment.
Lorsque le traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles ou d’un contrat auquel l’utilisateur est partie (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD).
Lorsqu’il existe une obligation légale de traiter les données à caractère personnel (article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD)

Lorsqu’il existe un intérêt légitime de Mixvoip (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), à moins que les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée ne prévalent. Le lien entre les différentes bases de licéité et les différents traitements de données à caractère personnel est décrit plus en détail à la section 5 (« Les finalités du traitement ») de la présente note d’information.

4. Les catégories de données traitées (« vos données »)

Comme expliqué dans la section 1 (« L’application Luxchat ») de la présente Note d’information, le processus de création d’un compte Luxchat est lancé par le service « LuxID » de POST Luxembourg, qui sera considéré comme le responsable du traitement de vos données à caractère personnel, telles que votre nom, prénom, numéro de téléphone portable, identifiant, mot de passe, identifiant unique Luxchat, etc.

« LuxID » transmet à Mixvoip, avec l'accord de l'utilisateur, les informations suivantes :

<identifiant-unique> : fourni par « LuxID ».
Nom et prénom de l'utilisateur.
Consentement (ou refus) à figurer dans l'annuaire national.

Sans les informations mentionnées ci-dessus, Mixvoip ne pourra pas créer de compte Luxchat pour l'utilisateur.

Mixvoip traite les données à caractère personnel suivantes :

Dès la première connexion, les données suivantes sont traitées par Mixvoip :

Vos données de profil, à savoir :

Un nom (par exemple, votre prénom et votre nom, modifiable à tout moment par l’utilisateur) qui s’affichera sous la forme « Display name » dans l’application Luxchat. Ce nom sera utilisé pour s’afficher dans les communications de Luxchat et pourra, si l’utilisateur y consent, figurer dans un annuaire national.
Votre photo de profil si l'utilisateur la télécharge lui-même.

Votre identifiant Luxchat (« Luxchat-ID »), qui vous identifie lorsque vous utilisez Luxchat et qui se compose comme suit :

@<identifiant-unique>:<homeserveur>  <identifiant-unique> : fourni par « LuxID ».
<homeserveur> : nom défini par le prestataire Luxchat.

Outre ces données, les données suivantes sont traitées lorsque vous utilisez Luxchat :

Vos informations de profil.
Votre identifiant Luxchat-ID.
Votre mot de passe de chiffrement (celui-ci n’est pas stocké sur les serveurs Luxchat et n’est pas connu de Mixvoip).
Des clés cryptographiques pour garantir la sécurité de l'application et des communications.
Le nom complet du serveur Luxchat auquel vous êtes affilié.
Contenu des communications (crypté en transit et au repos) :

Contenu du message (chiffré).

Texte, emojis, etc.
Position géographique (si autorisée et utilisée).

Pièces jointes (numérotées).
Communication audio et vidéo (cryptée).

Métadonnées des communications et des forums de discussion (chiffrées uniquement pendant le transit) :

Votre identifiant Luxchat-ID.
Nom affiché (« Display name ») tel que défini par l’utilisateur de Luxchat.
Photos de profil (si elles ont été téléchargées par l'utilisateur lui-même).
Horodatage du message.
Type de compte (autorisation liée au forum de discussion).
Noms, thèmes et, le cas échéant, photos de profil des forums de discussion.
Appartenance de l'utilisateur à un groupe ou à un salon de discussion.
« ID d'événement ».

Données spécifiques à l'appareil de l'utilisateur :

Adresses IP.
Métadonnées enregistrées sur les terminaux (téléphones portables et ordinateurs) :

Nom et version de l'application mobile.
Nom et version du système d'exploitation du téléphone mobile.
Nom et version du « Webclient » et du navigateur.
Modèle de téléphone portable.
Système d'exploitation du terminal utilisé.
« Identifiant de session ».

5. Les finalités des traitements

Objectifs	Description du traitement	Base de licéité
ㅤ	Opérations effectuées par Mixvoip dans le cadre de la fourniture de Luxchat	ㅤ
Communication entre utilisateurs	Une communication directe, instantanée et privée entre utilisateurs, ou une communication de groupe entre plusieurs utilisateurs.	Exécution du contrat
Gestion des comptes utilisateurs	L'utilisation des données pour la création d'un compte utilisateur, afin de vous permettre d'accéder (de vous connecter) à Luxchat, puis de communiquer avec les autres utilisateurs.	Exécution du contrat
Gestion des comptes utilisateurs	Transfert des informations « LuxID », c'est-à-dire l'identifiant unique, le nom et le prénom, vers Mixvoip.	Consentement
Gestion des comptes utilisateurs	L'envoi d'alertes « push ».	Consentement
Gestion des comptes utilisateurs	Le chiffrement de vos communications.	Exécution du contrat
Gestion de l'annuaire national	L'affichage de votre « Display name » et de votre identifiant Luxchat dans un annuaire national permettant aux utilisateurs d'entrer en contact les uns avec les autres.	Consentement
Supervision des infrastructures	Supervision des infrastructures. Statistiques d'utilisation des services et des réseaux. Gestion de la qualité de service des infrastructures.	Intérêt légitime
Gestion de la sécurité des infrastructures informatiques	Détection, prévention et lutte contre les menaces pesant sur les infrastructures informatiques et de communication. Protection des données à caractère personnel. Cybersécurité.	Intérêt légitime
Gestion des demandes d’exercice des droits	Enregistrement, traitement et réponse aux demandes d’exercice des droits formulées par les utilisateurs en application des articles 12 à 23 du RGPD.	Obligation légale
Gestion des demandes d'accès à l'information	Accès, conservation et communication en cas de demande légale émanant d’un organisme de régulation, des forces de l’ordre ou d’autres autorités, ou afin de mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées. Par exemple, un mandat de perquisition ou une injonction émanant des forces de l’ordre ou des juridictions luxembourgeoises exigeant la communication d’informations dans le cadre d’une enquête, telles que votre photo de profil, votre identifiant Luxchat ou votre adresse IP.	Obligation légale

6. La durée de conservation de vos données

Mixvoip ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités spécifiques pour lesquelles ces informations ont été collectées.

Les durées de conservation suivantes s'appliquent aux données à caractère personnel traitées dans le cadre de l'utilisation de Luxchat :

Les données relatives à votre compte utilisateur Luxchat :

Vos données de profil sont supprimées du serveur de Luxchat immédiatement après la désactivation de votre compte utilisateur Luxchat, que ce soit par vous-même ou par votre prestataire. La suppression complète de vos données de profil sur le serveur intervient à l’issue de la durée de conservation des sauvegardes/back-ups précisée ci-dessous. Toutefois, une partie des données personnelles de votre profil utilisateur figurant dans les métadonnées de vos communications sera supprimée selon la durée définie ci-après.
Votre identifiant Luxchat « Luxchat-ID »: nous conservons votre identifiant Luxchat après avoir supprimé tout le contenu lié à ce compte, car il ne contiendra plus de données à caractère personnel.

Les données de journalisation stockées sur les serveurs :

Les données de journalisation stockées sur les serveurs du prestataire de services informatiques de Mixvoip (par exemple, l'adresse IP de l'appareil utilisé) sont supprimées 6 mois après leur création. Suite à cette suppression, les données de journal peuvent encore figurer dans les sauvegardes jusqu'à l'expiration de la durée de conservation des sauvegardes indiquée ci-dessous.

Le contenu de vos communications :

Le contenu de vos communications sous forme cryptée est automatiquement supprimé du serveur de Mixvoip au plus tard 12 mois après la date d'envoi des fichiers joints (messages vocaux, photos et vidéos partagées) et au plus tard 24 mois après la date d’envoi pour les SMS. À la suite de cette suppression, le contenu de vos communications chiffrées est toujours susceptible de
figurer dans les sauvegardes jusqu’à l’expiration de la durée de conservation des versions sauvegardées, telle que précisée ci-dessous.

En cas de dépassement de la capacité de stockage autorisée par utilisateur, Mixvoip se réserve le droit de supprimer les messages et les fichiers joints les plus anciens qui dépassent la limite de capacité de stockage autorisée.

Suppression de ses messages par l'utilisateur :

L'utilisateur peut, de sa propre initiative, supprimer ses messages. Dans ce cas, le contenu (toujours chiffré) des messages sera immédiatement masqué tant pour l'utilisateur lui-même que pour ses interlocuteurs, et sera marqué comme supprimé sur les serveurs des prestataires de Luxchat.

Fédération entre serveurs et copie des messages :

Luxchat est conçu pour fonctionner selon le protocole Matrix.

Si deux ou plusieurs utilisateurs connectés au même serveur Luxchat communiquent dans une « salle de discussion » (ou « room »), les messages qu'ils échangent se retrouveront sur ce même serveur Luxchat et seront donc soumis aux mêmes règles d'utilisation.

Lorsque des utilisateurs sont affiliés à différents serveurs, les messages seront dupliqués sur chacun de ces serveurs. Les messages dupliqués figurant sur d’autres serveurs sont soumis aux conditions générales d’utilisation et aux mentions légales des prestataires exploitant ces serveurs.

Les métadonnées relatives aux communications et aux forums de discussion :

Les métadonnées des communications et des salons de discussion, chiffrées uniquement pendant leur transit et stockées en clair sur les serveurs de Mixvoip, seront supprimées en même temps que les messages et les fichiers joints au plus tard après une durée de 12 mois pour les fichiers joints respectivement 24 mois pour les messages sur le serveur Mixvoip.

À la suite de cette suppression, les métadonnées relatives aux communications et aux forums de discussion peuvent encore figurer dans les sauvegardes jusqu'à l'expiration de la durée de conservation des sauvegardes indiquée ci-
ci-dessous.

Ces données comprennent les données à caractère personnel suivantes :

Votre identifiant Luxchat « Luxchat-ID ».
« Nom d'affichage » de l'utilisateur Luxchat.
Photos de profil (si elles ont été téléchargées par l'utilisateur lui-même).
Noms des salles de discussion qui, dans les conversations bilatérales, portent le nom de l'interlocuteur.

Exportation des communications par l'utilisateur :

Lorsque l’utilisateur utilise l’application Luxchat sous Windows, sous macOS ou dans un navigateur, il peut archiver une conversation en téléchargeant une copie locale et statique du contenu des échanges d’une salle de discussion, qui ne contient que les messages existants au moment de la création de la copie.

Annuaire national :

Les données « Luxchat-ID » et « Nom d'affichage », qui ne figurent dans l'annuaire national qu'après accord de l'utilisateur, sont supprimées lors de la suppression du compte Luxchat. Veuillez noter qu’à la suite de cette suppression, ces données sont susceptibles de figurer dans les versions sauvegardées/sauvegardes jusqu’à l’expiration du délai de conservation des sauvegardes précisé ci-dessous.

Veuillez noter que lorsque vous modifiez votre « nom d’affichage », celui-ci sera également mis à jour dans l’annuaire. Si vous souhaitez que votre « nom d’affichage » et votre « Luxchat-ID » ne figurent plus dans l’annuaire, nous vous recommandons d’en demander la suppression directement via le portail « LuxID ». En cas de retrait du consentement, les identifiants de l’utilisateur de Luxchat seront supprimés de l’annuaire dès que possible (généralement dans un délai d’environ 24 heures).

Les données de sauvegarde :

Les données de sauvegarde sont automatiquement supprimées, en moyenne, dans un délai de 7 jours, et au plus tard après une durée de1 mois.

Alertes « notifications push » :

Les données nécessaires à la génération des alertes « push » ne sont pas conservées après leur création.

Les durées de conservation mentionnées ci-dessus s'appliquent sans préjudice d'un traitement des données vous concernant à des fins de constatation, d'exercice ou de défense d'un droit en justice.

Déconnexion des sessions inactives :

Lorsqu’une session (connexion à Luxchat depuis un appareil spécifique) de l’utilisateur reste inactive, cette session sera automatiquement supprimée après 6 mois à partir de la dernière activité enregistrée.

Suppression des comptes inactifs :

Lorsqu’un compte reste inactif (aucune session active), ce compte utilisateur sera définitivement supprimé un an après sa dernière activité enregistrée.

7. Les destinataires de vos données

Mixvoip ne vend pas vos données et celles-ci ne font l'objet d'aucune monétisation de la part de Mixvoip.

Dans le cadre des services de messagerie Luxchat et dans les limites des finalités décrites ci-dessus, certaines de vos données sont, en fonction de votre utilisation des services Luxchat, susceptibles d’être communiquées uniquement aux prestataires ci-dessous aux fins suivantes :

Stockage des données :

Mixvoip héberge des fichiers joints chiffrés et n'aura aucun accès aux clés de déchiffrement, qui sont conservées par les utilisateurs eux-mêmes.

Alertes « notifications push » :

Luxchat utilise des services de « notifications push », par exemple pour signaler la réception d’un nouveau message au destinataire. Les données à caractère personnel nécessaires à la notification de ces événements (par exemple : l’identifiant Luxchat « Luxchat-ID », le nom de la salle de discussion, le nom d’affichage et les données d’identification de votre smartphone) sont transmises à LU-CIX GIE (ci-après dénommé « Lucix »).

Annuaire national :

En vue de la tenue de l’annuaire national commun à tous les prestataires, répertoriant les utilisateurs de Luxchat ayant donné leur consentement pour y figurer, la société LU-CIX GIE :

En tant que responsable du traitement des données de ses propres utilisateurs.
En tant que sous-traitant pour les autres prestataires de Luxchat (tels que Mixvoip), qui sont, quant à eux, responsables du traitement des données de leurs utilisateurs respectifs.

8. Le transfert de vos données vers un pays tiers

Lorsque les serveurs des prestataires de Luxchat sont concernés, et tant que vous communiquez uniquement avec les utilisateurs de ces prestataires, vos données sont traitées exclusivement au Grand-Duché de Luxembourg, et donc exclusivement au sein de l’Espace économique européen (« EEE »), et ne feront donc pas l’objet d’un transfert international au sens du chapitre V du RGPD.

Par dérogation à ce qui précède, le serveur Luxchat de Mixvoip transférera les données nécessaires à ces notifications (« notifications push ») en dehors de l'EEE.

9. Vos droits

Vous disposez des droits prévus par les dispositions du chapitre III (articles 12 à 23) du RGPD, sous réserve des limitations expressément prévues dans le RGPD et sous réserve de nos propres droits et obligations.

Vous pouvez ainsi, dans les limites de la législation en vigueur, accéder aux données vous concernant (articles 12 et 13 du RGPD).
Vous pouvez demander des informations sur l'utilisation que Mixvoip fait de vos données et en obtenir une copie (article 15 du RGPD).
Vous pouvez demander la rectification des données inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD).
Vous pouvez demander l'effacement des données dans les conditions prévues à l'article 17 du RGPD.
Vous disposez également, pour des raisons liées à votre situation particulière et dans les limites de la législation applicable, du droit de vous opposer au traitement de vos données dans les conditions prévues à l'article 21 du RGPD.
Dans certains cas, vous disposez également d’un droit à la limitation du traitement de vos données (article 18 du RGPD), par exemple pendant la durée du traitement d’une demande de votre part visant à vérifier l’exactitude de vos données.

Le traitement des données vous concernant n'implique pas de prise de décision automatisée ayant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire, et ne comprend pas non plus le profilage.

Toute communication relative à une demande d’information, à une réclamation ou à l’exercice de vos droits prévus par les dispositions du RGPD doit être adressée au délégué à la protection des données de Mixvoip SA :

Par e-mail : dpo@mixvoip.com
Par courrier :
Mixvoip SA
(à l'attention du DPO)
70 rue des Prés
L-7333 STEINSEL

10. Réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD)

Si, après avoir contacté Mixvoip, vous estimez que le traitement de vos données par Mixvoip constitue une violation du RGPD ou que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) (https://cnpd.public.lu).