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La conférence vidéo : un média vital pour le télétravail. Comment la réussir parfaitement

La conférence vidéo est l’un des moyens de communication les plus efficaces du télétravail. Des utilisateurs provenant de lieux divers peuvent se connecter et interagir ensemble d’une manière quasi similaire à une réunion en personne.

La conférence vidéo est l’un des moyens de communication les plus efficaces du télétravail. Des utilisateurs provenant de lieux divers peuvent se connecter et interagir ensemble d’une manière quasi similaire à une réunion en personne.

video collaborationPourquoi la vidéoconférence est-elle un outil de collaboration essentiel

Améliore la qualité de la communication - 73%
Améliore le degré d'engagement - 55%
Améliore le degré de compréhension - 50%
Améliore l'efficacité des équipes - 49%
Renforce les relations - 47%
Favorise une empathie et une coopération plus profondes - 40%
Améliore le sens de l'objectif commun - 40%.

*Forbes Insights

Pour réussir sa conférence vidéo, plusieurs règles doivent être suivies : Nous avons déjà parlé deschoses à faire et à éviter pour réussir une conférence vidéo un autre article précieux pour le télétravail. Bien que certains de ses conseils soient pertinents pour une conférence vidéo, un vidéo call nécessite d’autres règles de bases à suivre.

Suivez notre guide sur comment se comporter pour garantir la réussite d’une vidéo conférence.

1. Bien préparer son vidéo call

Être préparé pour une réunion, soit elle en personne ou en ligne est toujours essentiel.

video call preparation

1.1 Choisir le bon outil de conférence vidéo

Il y a un grand nombre de plateforme offrant la conférence vidéo sur le marché. Choisir la solution appropriée dépend particulièrement des besoins particuliers de votre entreprise. Néanmoins, elle se doit de toujours être accessible, facile à naviguer et compatible avec l’OS (opérateur système) de la majorité des appareils.

La facilité d’utilisation est une des caractéristiques essentielles de la conférence vidéo idéale. Avec un nombre d’utilisateurs élevé, la possibilité de connaitre toutes les connaissances informatiques de tous et chacun et pratiquement impossible. Par conséquent, vous devez trouver une solution qui :

• Ne requiert pas de téléchargements ou installation complexe de logiciel
• Est optimisé pour la téléphonie mobile
• Est accessible grâce à un lien à partager avec tous les participants
• Est facilement et rapidement accessible pour tous les participants

Démarrez une vidéo conférence gratuite et accessible depuis n'importe où et n'importe quel appareil

1.2 Vérifier sa connexion Internet

Pour bien communiquer avec vos collègues, partenaires ou clients via un video call, vous aurez besoin d’une connexion internet stable.
Avoir un Internet haut débit garantit que l’audio et la vidéo sont parfaitement synchronisés, permettant ainsi une conversation fluide sans interruptions visuels ou auditives.

test equipment

1.3 Tester son microphone, sa caméra, et ses options de partage d’écran

Faire quelques tests avant la réunion est une quasi obligation. Soyez certain de bien comprendre comment fonctionne votre application et de vérifier votre équipement :

Éteignez et rallumez votre microphone pour vérifier le son pour vérifier le son.

Trouvez la meilleure disposition pour votre caméra.
Elle ne doit pas être positionnée de manière trop élevée ou trop basse mais bien au niveau du contact visuel. Laissez assez de distance entre vous et la caméra pour que la partie supérieure de votre corps puisse être vue. Ainsi, les participants pourront lire votre gestuelle.

Tester les options de partager d’écran, et soigner votre Desktop.
Nous vous recommandons de tester cette option plusieurs fois avant la réunion. N’oubliez pas de ranger votre bureau, afin que des documents personnels ne soient pas visibles durant la conférence

1.4 Envoyer les invitations pour la réunion

L’envoi des invitations et de l’agenda contenant toutes les informations et documents nécessaires doit arriver plusieurs jours avant la conférence vidéo.

Les participants ont besoin d’assez de temps pour se familiariser avec les informations afin d’être adéquatement préparés.

Ceci garantira une communication et collaboration maximisées durant le vidéo call.

2. Préparation du cadre de travail

home workspace video call conference meeting

2.1 Organiser son espace de travail

Trouver un espace silencieux

• Du bureau
Être dans une salle de conférence avec un téléphone professionnel avec une technologie de bruit intégré garantira une excellente qualité audio et vidéo. N’oubliez pas de réserver une salle à l’avance.

Si cela n’est pas possible, essayez de vous isolez.
En cas de difficulté, prévenez vos collègues de l’heure et date de votre vidéo conférence dans l’optique de minimiser au maximum les bruits de fond et interruptions.

D’un lieu public
Si vous vous connectez d’un endroit public (café, aéroport,…), il est hautement recommandé d’utiliser des écouteurs pour éliminer tout bruit de fond et être capable d’entendre les autres participants facilement. Eviter les heures de pointe est un plus.

De la maison
Chez vous, trouvez un endroit calme : une salle ou enfants, colocataires, membres de la famille ou animaux de compagnie ne peuvent interférer avec la réunion. Prévenez les que vous êtes en meeting et ne devez pas être perturbé.

Faites attentions à votre arrière-plan

Mettez en place votre caméra sans oublier de prendre en compte que votre arrière plan sera vu par les autres participants. Faites en sortes qu’il soit :

• Adapté à un cadre professionnel
• Propre
• Sans objets perturbants
• Bien éclairé

Certains logiciels sur le marché proposent de flouter votre arrière-plan. N’oubliez pas de le tester à plusieurs reprises avant de commencer.

2.2 Avoir une bonne luminosité

Il est important de ne pas délaisser la qualité de luminosité durant un call afin de montrer un grand niveau de professionnalisme.
• Avoir assez de lumière naturelle dans la pièce
• Éviter le mélange de lumière naturelle et artificielle.
• La lumière éclairant votre visage doit venir du coté pour garantir un meilleur rendu
• Une fois que votre caméra est activée, assurez-vous que votre visage est bien visible.

Invitez vos collègues, partenaires ou clients à se joindre à une vidéoconférence et commencez à collaborer dès maintenant !

3. Avoir une attitude professionnelle

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3.1 Soigner son apparence

Le télétravail est souvent associé à un dress code beaucoup plus négligé. Lors d’une conférence vidéo, vous devez être habillé en adéquation avec les standards professionnels, quand bien même de la maison. Avoir une apparence soignée est le strict minimum.

Une bonne règle à suivre est d’éviter les couleurs trop vives ou des rayures qui pourraient perturber le call.

N’oubliez pas votre gestuelle : elle doit être naturelle mais sérieuse et professionnelle

3.2 Garder sa fenêtre d’aperçu ouverte

Avoir une fenêtre d’aperçu d’ouverte durant l’appel vous rappellera de sourire et d’agir de manière naturelle.

Si vous êtes déjà rodé en vidéo conférence, vous avez sans doute déjà maîtrisé votre attitude sous caméra. Mais si ceci est nouveau pour vous, il est important d’être capable de pouvoir s’observer. Considérez la fenêtre d'aperçu comme un miroir qui vous laisse voir comment les autres participants vous perçoivent durant la réunion

Quand vous parlez, n’oubliez pas de regarder la caméra et non votre écran. Ceci créera un sentiment d’immersion plus élevé chez les autres membres de la réunion et offrira des interactions plus dynamiques.

Quand quelqu'un d'autre parle, regarder l'écran n'est pas un problème.

3.3 Éviter de parler en même temps, être patient

Lors d’une vidéo conférence, la manière de converser est différente que lors d’une réunion en personne.

Attendez quelques secondes pour vérifier que vous n’avez pas de décalage de son avant de vous lancer.
Vous pouvez aussi d’un geste signaler votre désir de parler.

N’interrompez pas un autre membre.
Cette attitude serait contre-productive et très frustrante pour tous. Selon une étude de State of Remote Work 2019 , les deux problèmes principaux rencontrés lors de conférence vidéo sont les interruptions et quelqu'un essayant de parler plus fort que vous.

Bien que cela soit normalement à l’organisateur d’éviter ce genre de désagréments, n’oubliez pas d’attendre pour parler et adoptez une conduite polie et respectable.

Si vous êtes l’organisateur du vidéo meeting
Commencez par expliquer les règles de conduite au tout début de la vidéo conférence

Une autre pratique utile peut être d’avoir une session de Q&A à la fin de la réunion afin que chacun puisse participer et s’exprimer dans un ordre prédéfini. Si vous optez pour cette stratégie, n’oubliez pas à nouveau d’en parler en amont de la réunion.

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3.4 Couper son microphone

Les bruits de fond peuvent être extrêmement dérangeants durant une réunion vidéo. Assurez vous de coupez votre microphone quand vous n’avez pas la parole.

N’oubliez pas néanmoins qu’il est vital de pouvoir activer et désactiver son microphone avec fluidité et rapidité, pour garantir une réponse dans les plus brefs délais.

3.5 Rester concentrer sur la discussion

Durant une vidéo conférence, vous vous devez d’être attentif, concentré et respectueux exactement tel que vous le feriez dans une réunion en personne

N’essayez pas de faire plusieurs choses à la fois - comme envoyer des e-mails, lire des articles ou parler à quelqu’un d’autre. N’oubliez pas que vous êtes visible de tous et que votre gestuelle en dit long sur vos occupations.

Il va de soi que si vous avez besoin d’analyser des documents liés à la discussion en cours, il ne faut pas hésiter. Mais ayez la politesse d’en informer le reste du groupe.

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4. La règle d’or

Être ponctuel et préparé est la règle d’or des conférences audio et réunion vidéos.

Une arrivée tardive perturbera sans aucun doute le cours et la fluidité de la réunion, ne serait-ce qu’à cause des bruits de fonds ou excuses.

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