Präsenz- und Telefonstatus für ein besseres Anruferlebnis
Heutzutage ist es unumgänglich, eine Nutzer-Präsenzfunktion für Kommunikation in Echtzeit in technische Lösungen zu integrieren, um eine interaktive Erfahrung zu erhalten.
Den Telefon- und Präsenzstatus der Kollegen zu kennen bedeutet zu wissen, ob sie gerade Anrufe beantworten und Kundenanfragen beantworten können. Eine solche Funktion optimiert die interne und externe Kommunikation und unterstützt eine bessere Zusammenarbeit.
Sie müssen nicht mehr raten, ob Sie Ihre Mitarbeiter zu einem bestimmten Moment kontaktieren können, da Sie ihren Präsenzstatus zu jeder Zeit selbst sehen können. Den Präsenz- sowie den Telefonstatus finden Sie zudem über ein einziges Dashboard. Die Aktualisierung der Nutzerverfügbarkeit in Echtzeit bedeutet, dass eingehende Anrufe von Kunden schnell und einfach an die richtige Person weitergeleitet werden.
Lesen Sie weiter, um mehr über den Präsenzstatus in Echtzeit und dessen Optionen zu erfahren und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
Was ist die Nutzerpräsenz?
Nutzerpräsenz ist der Sammelbegriff, der sowohl der Telefon- als auch der Standortstatus Ihrer Mitarbeiter unter sich vereint. Die Nutzerpräsenz ist eine erweiterte Funktion, die den Online- oder Offline-Status eines Angestellten zeigt. Sie spielt eine Schlüsselrolle, wenn Sie eine Anwendung oder ein Programm erstellen und die virtuelle Echtzeit-Erfahrung der Benutzer verbessern möchten. Sie ist account- und geräteneutral, da sie mit den verschiedenen Profilen der Nutzer verbunden und auf Desktop- und Mobilgeräten implementiert werden kann.
Was ist Telefonpräsenz?
Die Telefonpräsenz gibt die Verfügbarkeit anderer Mitarbeiter in Echtzeit an. Sie zeigt auf einen Blick den Status der Durchwahl:
• online verfügbar
• beschäftigt – telefoniert gerade oder DND (Do-not-Disturb)
• offline
The Phone status feature was set up on some desk phones at a time when legacy phone systems dominated as a business communication solution. Such an option was configured, especially for administrative assistants or office receptionists who needed to view the phone status of different extensions before they transfer inbound calls.
Die heutigen fortgeschrittenen Telefonsysteme, die auf VoIP-Technologie beruhen, erweitern den Telefonstatus über Büro-Tischtelefone hinaus und machen ihn zu einer Funktion für jedes mobile Gerät – Laptops, Tablets oder Smartphones. So haben Sie eine genaue Übersicht über den aktuellen Telefonstatus Ihrer Kollegen, selbst wenn sie von einem anderen Ort aus arbeiten.
Verbessern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation mit unserem Cloud-Telefonsystem mit integriertem Telefonstatus!
What is a location or presence status?
Location status is part of the users’ real-time status showing whether your co-worker is at his desk, in the office – having a coffee or lunch break, or is away. With the help of such features, real-time technology gives users a real interactive experience. At any given time during the workday, you know if your co-workers are online or offline and moreover, whether they are available to communicate.
Durch die Integration von Onlinedaten wie dem Echtzeitstatus in Ihre Telefonsystem-App für die Bereitstellung wichtiger Informationen (wie der Verfügbarkeit von Mitarbeitern) fühlen sich Teammitglieder motivierter und verbundener. Dies hilft allgemein bei der Verbesserung der Effizienz und der Kommunikation.
Telefonstatus – Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und Funktionsweise
Wie bereits erwähnt, ist der Telefonstatus eine wesentliche Funktion für professionelle Telefonlösungen. Den Telefonstatus der Person sehen zu können, die Sie anrufen möchten, spart Zeit und hilft Ihnen so dabei, Frustration zu vermeiden. Es garantiert somit, dass Sie Ihre Zeit bei der Arbeit bestmöglich nutzen.
In Zeiten, in denen Unternehmen unterschiedliche Personalverwaltungsstrategien und Arbeitsmodelle einführen, bietet Echtzeit-Konnektivität den Nutzern das unmittelbare Gefühl einer persönlichen Betreuung. Dank Funktionen wie z.B. dem Telefonstatus, integriert in Ihr Cloud-Telefonsystem, genießen Teammitglieder eine authentische virtuelle Erfahrung, unabhängig ihres Standorts.
Die Hauptvorteile des Telefon- und Präsenzstatus für die Kommunikation
Zeitersparnis
Sie wissen auf einen Blick, ob die Person, die Sie kontaktieren möchten, verfügbar ist. Dies gilt sowohl für Kollegen im Büro wie auch für Remote-Mitarbeiter.
Minimiert Arbeitsunterbrechungen
Wenn die Person, an die Sie einen Anruf weiterleiten möchten, beschäftigt ist, gerade telefoniert oder sich in einem Meeting befindet, können Sie den Anrufer an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter oder direkt an die Mailbox weiterleiten.
Steigert die Kundenzufriedenheit
Die Wartezeit, die oftmals der ausschlaggebende Faktor für ein hervorragendes Kundenerlebnis ist, wird optimiert. Sie können den wartenden Anrufer sofort darüber informieren, ob er einen Rückruf erwarten kann oder an den nächstmöglichen Mitarbeiter weitergeleitet wird.
Verbessert die Produktivität der Angestellten
Mit dem Telefonstatus sparen Ihre Kunden und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit. Durch den Status erhalten die Mitarbeiter direkt einen Einblick, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt Anrufe entgegennehmen kann. Sie benötigen dafür keine Mails, separate Anrufe oder andere zeitraubende Aktivitäten. Für Remote-Angestellte ist diese Funktion ebenfalls eine Bereicherung, da sie den Kommunikationsprozess beschleunigt. Dadurch fühlen sie sich verbundener und motivierter, auch wenn sie nicht das Büro mit den Kollegen teilen.
Optimiert das Anrufmanagement
With phone presence status, you have at a glance the display of all available agents from your customer support. So if you want, you can seamlessly delegate, redirect, or route the incoming call to the right co-worker. If the status of presence is busy, the caller can be offered a voicemail or call-back option. The best part – all these activities happen within seconds.
What options do you have with Mixvoip’s real-time status dashboard – Tempus?
Drei Hauptindikatoren zeigen die Verfügbarkeit Ihres Telefons in Echtzeit auf dem Dashboard der App an:
Verfügbar – online. Sie befinden sich aktuell an Ihrem Schreibtisch und können eingehende Anrufe entgegennehmen. Ihr Status ist grün.
Beschäftigt – im Gespräch. Dieser Status zeigt an, dass Sie arbeiten, aber momentan telefonieren. So kann jeder weitere Anrufer eine Sprachnachricht hinterlassen oder sich für die Option eines Rückrufs entscheiden. Ihr Status ist weiterhin grün, allerdings blinkt das Telefon-Icon.
Beschäftigt – im Meeting. Auch wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, zeigt Ihr Status dies an. Die Farbe ist ein helles Grün, das sich für andere Mitarbeiter deutlich erkennbar abhebt. So wissen alle, dass Sie im Moment nicht für Anrufe verfügbar sind.
Der Standort- oder Präsenzstatus kann auf verschiedene Arten angezeigt werden:
Pause – shows that you are working in-office or remotely, but at that very moment, you are not able to take the call. The color of the status is yellow on the dashboard.
Abwesend – mit diesem Status lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie sich nicht an Ihrem Schreibtisch befinden und somit keine Anrufe entgegennehmen können, Sie werden aber bald wieder verfügbar sein. Nutzen Sie diesen Status für kürzere Unterbrechungen, wie zum Beispiel eine Kaffeepause. Die Farbe des Status ist orange.
Mittagspause – dieser Status ist wichtig, weil viele Unternehmen keine flexible Regelung für die Mittagspause haben. Den Status in der App auf Mittagspause zu stellen bedeutet, dass Sie aktuell nicht verfügbar sind, aber nach der Pause wieder auf Anrufe antworten können.
Unterwegs – Viele Unternehmen haben Remote-Teams, die während den Arbeitstagen viel unterwegs sind, um Kunden und Partner zu treffen. Durch diesen Status wissen Sie, dass die betreffenden Mitarbeiter nicht auf Anrufe reagieren können, daher sollten Sie Anrufer andere Kontaktmöglichkeiten bieten.
Urlaub, krank, Stop – all diese Optionen bedeuten, dass sie momentan nicht auf Anrufe reagieren können. Dies gilt für den ganzen Tag und möglicherweise für eine längere Zeit.
All diese Statusfunktionen sind wichtig, da Kunden und Lieferanten es gewohnt sind, eine Kontaktperson in einem Unternehmen zu haben. Wenn sie also versuchen, eine bestimmte Person zu erreichen, die aber in diesem Moment nicht verfügbar ist, dann kann der Büroleiter (der den Echtzeitstatus sieht) den Anruf entweder an den nächsten verfügbaren Vertreter weiterleiten oder vorschlagen, eine E-Mail zu schreiben, wenn die Angelegenheit nicht dringend ist.
Wer kann die Echtzeitstatusoptionen nutzen?
Telefon- und Präsenzfunktionen gelten als intelligente Anrufmanagementtools. Wenn Sie diese Tools in Ihre alltägliche Kommunikation integrieren möchten, sollten Sie Ihren Telefoniedienstleister fragen, ob sie als Funktion für das Telefonsystem verfügbar sind. Jeder Mitarbeiter, der aktiv ein professionelles Telefonsystem benutzt, profitiert von diesen nützlichen Funktionen für die Zusammenarbeit. Da sie ein- und ausgehende sowie interne Anrufe abdecken, befinden sich Büroangestellte, Rezeptionisten und Callcenter-Mitarbeiter unter den häufigsten Nutzern.
Verwaltungsassistenten kümmern sich für gewöhnlich darum, eingehende Anrufe an die richtige Abteilung und den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Die telefonische Kommunikation des Unternehmens wird demnach durch manuelle Weiterleitungen organisiert. Wenn diese Mitarbeiter nun durch ein modernes System die Verfügbarkeit der Mitarbeiter sehen können, sind sie dazu in der Lage, Kunden schneller und einfacher mit Mitarbeitern zu verbinden.
Callcenter-Mitarbeiter müssen Unterhaltungen oft an andere Mitarbeiter weitergeben. Wenn sie also über die Information verfügen, wer gerade online und verfügbar ist, kann der Übergang so reibungslos wie möglich erfolgen – ohne Verzögerungen und dementsprechend mit zufriedenen Kunden.
Wenn es darum geht, die telefonische Präsenz so effektiv wie möglich zu gestalten, profitiert jeder Mitarbeiter im Büro, zu Hause oder an einem anderen Ort, der mit Teammitgliedern kollaborieren möchte, von einem System mit Präsenzstatus. Ein hohes Anrufaufkommen kann besser organisiert werden, wenn die Nutzer den Status ihrer Kollegen in Echtzeit übermittelt bekommen.
In today’s fast-paced work environment, real-time communications play a major role in a company’s communications. Managing your calls based on that functionalities helps you solve faster client issues. Features like phone or presence status can help you retain and grow a loyal customer base. Implementing users’ real-time status in your communications platform enables you to enhance your workflow as it helps your whole community to stay connected and feel more engaged.
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