Comment gérer vos appels de manière professionnelle pendant la période des fêtes

Lisez notre liste et préparez votre entreprise pour la période des fêtes pour qu'elle reste productive et que vos clients soient contents.

La période des fêtes frappe déjà à votre porte. C'est à nouveau le moment de l'année où vous devez informer vos clients, prospects et partenaires si vous modifiez vos heures d'ouverture, vos jours et votre disponibilité. Vous devez planifier comment communiquer cela à vos appelants et aussi comment organiser votre service client pendant les fêtes de fin d'année afin que chaque appel important soit traité à temps.

La bonne nouvelle : vous disposez du meilleur outil pour vous aider avec les deux tâches – votre système téléphonique cloud. Vous pouvez enregistrer sans problème un message de boîte vocale festif et vous le gérez et personnalisez simplement pour qu'il réponde à vos besoins. Et si vous prévoyez d'avoir un employé dédié ou une équipe pour répondre aux appels pendant les jours fériés, ils peuvent le faire en buvant une tasse de chocolat chaud dans leur maison confortable. Grâce aux fonctionnalités améliorées de votre PBX cloud, vous travaillez de n'importe où et avec votre outil préféré.´Lisez notre liste et préparez votre entreprise pour la période des fêtes pour qu'elle reste productive et que vos clients soient contents.

Définissez un message festif sur la messagerie vocale

La période des fêtes, c'est le moment parfait pour surprendre vos appelants avec un message joyeux, plus personnel, mais toujours professionnel. N'oubliez pas que le message de boîte vocale peut être un moyen élégant pour vous connecter à vos clients même si vous n'êtes pas disponible en ce moment. C'est l'occasion idéale de faire une première impression positive sur les clients potentiels qui atteignent votre boîte vocale. L'objectif principal d'un message de boîte vocale festif est d'informer vos appelants sur le moment et la manière de vous contacter pendant la période des fêtes. Veillez à inclure des informations telles que les dates exactes de fermeture de votre entreprise et/ou les nouvelles heures d'ouverture. Vous pouvez aussi ajouter un moyen alternatif de vous contacter via un courriel ou en envoyant un message texte.

N'oubliez pas de donner à vos appelants un délai au cours duquel ils peuvent s'attendre à un rappel ou à une réponse à leur courriel. Le fait de savoir que quelqu'un va les contacter dans un certain délai les encourage à laisser plus de détails sur la raison de leur appel. Confirmez toujours à vos clients que vous leur répondrez dès que vous êtes disponibles pour leur montrer votre appréciation. Si vous avez besoin d'un peu d'inspiration festive pour le script de votre message de boîte vocale, lisez notre article "9 messages festifs pour votre boîte vocale et pour une meilleure expérience client“.

Mettez à jour vos règles de traitement des appels pour être plus flexible

Tirez profit de votre système téléphonique moderne pour définir des règles de traitement des appels spéciaux pour la période des fêtes. Votre gestionnaire informatique peut définir des règles qui s'appliquent au numéro de contact principal de l'entreprise et qui correspondent à la disponibilité de l'équipe qui répond d'habitude à ces appels. Rappelez à vos employés de mettre à jour le calendrier des appels de vacances individuels en fonction de leurs plans de travail. Par exemple, ils peuvent configurer tous les appels entrants pour qu'ils aillent directement sur leur boîte vocale qui diffuse le message de fête préenregistré. Dans le cas où certains employés seront présents au bureau pendant la période des fêtes, vous pouvez renvoyer les appels entrants directement vers les numéros professionnels de ces employés. Ainsi, chaque appel va être traité à temps, ce qui augmente la satisfaction de vos clients.

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Utilisez une gestion des appels intelligente et des réunions à distance si le bureau est fermé pendant les jours fériés

Si vous allez fermer votre bureau pendant la période des fêtes, vous pouvez désigner des collègues qui seront disponibles pour les appels entrants – même s'ils travaillent à distance. Pour cela, vous pouvez utiliser par exemple des applications mobiles qui vous permettent de travailler de n'importe où et avec l'outil le plus pratique pour vous. Ainsi, quelqu'un peut répondre aux appels d'entreprise dans les cas d'urgence depuis le confort de son domicile ou d'un autre endroit.

Par ailleurs, vous pouvez toujours assister aux réunions importantes ou urgentes organisées pendant les vacances grâce aux solutions d'audio et de vidéoconférence. Découvrez nos solutions de bureau à domicile qui vous permettent de travailler de n'importe où et avec tout outil qui vous convient.

Mettez à jour votre calendrier des fêtes à temps

Peu importe de la taille de votre entreprise, il est toujours utile pour vous et votre équipe d'être au courant du calendrier des vacances de vos collègues. Et il est encore mieux si vous pouvez voir leur disponibilité en un coup d'œil, en un seul endroit. À moins que vous fermez toute l'entreprise pendant la période des fêtes, ces informations sont très importants. Cela garantit que l'entreprise continue de fonctionner lorsqu'une partie de votre personnel est en congé.

Vous pouvez utiliser des outils de gestion spéciales comme Google Calendar ou le calendrier d'Outlook. Avec Timelogger et un logiciel RH comme SOOP, vous avez même la possibilité d'intégrer de telles informations directement dans votre système téléphonique. N'est-ce pas pratique ? À l'aide de la fonction du statut en temps réel, les employés qui sont au bureau savent en un clin d'œil si leurs collaborateurs sont disponibles ou non. De plus, les appels téléphoniques peuvent être renvoyés directement aux employés disponibles. Vous évitez donc des longs délais d'attente et des appels non répondus. Alors n'oubliez pas de mettre à jour votre emploi du temps pour la période des fêtes et rappelez à vos collègues de faire de même.

Désignez un agent de permanence pour les appels en cas d'urgence

Selon votre domaine d'activité, vous pouvez avoir besoin d'un agent disponible sur appel – une personne qui répond aux appels dans les cas d'urgence pendant les jours fériés. Vous n'avez pas besoin d'une hotline spéciale pour cela parce que la convergence fixe-mobile vous permet de répondre et passer des appels avec votre numéro de téléphone de bureau via votre téléphone portable personnel. Quand vous avez désigné la personne qui sera l'agent en disponibilité pendant les vacances, il faut l'annoncer à votre public cible. Le meilleur outil pour cet objectif est le message de boîte vocale d'entreprise. Veillez à indiquer clairement la ligne d'urgence et le délai pendant lequel votre collègue est disponible ou s'il s'agit d'une ligne ouverte 24/7. Soyez toujours disponible sur votre numéro professionnel, même à la maison, avec l'application mobile Mixcall!

Mettez à jour vos heures d'ouverture dans tous vos canaux de communication

Votre site web – en étant une source primaire d'information – devrait comprendre des informations sur vos heures d'ouverture actualisées sur la page d'accueil. Vous pouvez aussi ajouter des détails sur la ligne d'urgence (si vous en avez une) ou sur d'autres moyens pour vos visiteurs de vous contacter, comme le courriel ou un message texte. N'oubliez pas de mentionner quand ils peuvent s'attendre à une réponse dans ce délai.

Lorsque votre entreprise est présente sur différentes plateformes en ligne, vous devez également y annoncer les changements de vos heures ouvrables. Qu'il s'agisse de votre profil sur Google my Business, de votre page d'entreprise Facebook et LinkedIn ou d'une inscription dans les annuaires en ligne locaux – il est toujours une bonne idée de mettre à jour vos heures ouvrables sur ces plateformes.

Aujourd'hui, votre système téléphonique cloud vous aide à garder vos clients heureux tout au long de leur expérience avec vous pendant les fêtes. Il n'a jamais été plus facile de gérer vos appels entrants pendant la période des fêtes à l'aide des fonctions avancées. Selon les besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez configurer en quelques clics le routage intelligent des appels, des messages de boîte vocale personnalisés ou des règles de traitement des appels intelligents. Cela vous rend plus flexible et garantit un meilleur service client pour vos appelants quand vous n'êtes pas au bureau.

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