Comment conduire des réunions en ligne efficaces ?

Réunions en ligne, équipes distribuées, travail à domicile et collaboration à distance – le nouveau standard pour de nombreuses entreprises autour du monde entier. Les entreprises de toute taille ont besoin des solutions de communication qui leur aident à s'adapter à cette nouvelle réalité commerciale.

Avec l'essor du travail à distance, les réunions organisées par le biais d'une audioconférence ou d'un appel vidéo permettent aux employés de travailler ensemble où qu'ils se trouvent. Découvrez quelques conseils stratégiques pour vous aider à gérer des réunions virtuelles efficaces et productives avec votre équipe à distance.

Soyez actif et maintenez l'engagement de votre équipe.

Les réunions en ligne sont devenues une nécessité pour les entreprises modernes. Pourtant, il peut s'avérer difficile de maintenir la concentration de l'équipe à distance pendant la réunion. De nombreuses distractions détournent l'attention des participants, et certains se désintéressent de la conversation en cours. Pendant une conférence téléphonique ou une réunion vidéo, chaque membre de l'équipe à distance peut lire son courrier personnel, consulter son fil d'actualité sur les médias sociaux et discuter avec ses amis. Alors, comment organiser des réunions plus productives et plus engageantes dans un environnement virtuel ?

Établir un ordre du jour de la réunion et le distribuer à temps.

Pour que la réunion soit efficace, vous devez commencer par établir un ordre du jour bien structuré. Chaque membre de l'équipe virtuelle doit disposer de cet ordre du jour plusieurs jours avant l'appel vidéo ou audio, afin d'avoir suffisamment de temps pour se préparer à la discussion.

Afin de savoir ce qu'il faut inclure dans l'ordre du jour de réunion, lisez notre article Téléconférence – la meilleure solution pour les réunions de travail.

Pendant l'audioconférence ou l'appel vidéo, faites souvent référence à l'ordre du jour. Ainsi, les participants reviennent à la conversation et à la réunion de l'équipe. Encourager le plan de réunion en ligne permet de mieux les impliquer dans la discussion. De nombreuses solutions de conférence disposent de fonctions de partage de fichiers et d'écrans. Ainsi, l'ordre du jour peut être modifié en temps réel pendant la réunion à distance. C'est une autre astuce pour recentrer l'équipe, car vous pouvez demander à différents participants d'ajouter les principales mises à jour dans le document accessible à tous.

Soyez proactif et posez des questions.

Essayez de poser des questions à tous vos coéquipiers sur la conférence. Transformez la réunion virtuelle en un dialogue actif plutôt qu'en un monologue ennuyeux. Interagir avec vos employés à distance ne leur permet pas de se déconcentrer. Ils s'attendent à participer activement à une discussion et à ne pas être les témoins silencieux d'une présentation. Poser des questions permet à la réunion virtuelle d'être productive, car vous la conduisez vers son objectif stratégique. Examinez les fonctions de votre plateforme de conférence pour choisir la meilleure façon de poser vos questions : via un formulaire spécial de questions et réponses, dans le chat vidéo, ou directement pendant l'appel audio ou vidéo.

Envisager de petites pauses pour permettre aux participants de se détendre.

Si la réunion en ligne dure plus longtemps, les micro-pauses sont indispensables. Il peut s'agir d'un sujet très intéressant ou d'une discussion intense, mais vous risquez tout de même de déconcentrer les participants. Il est plus difficile de rester concentré lors d'une réunion virtuelle que lors d'une réunion en face à face. Fixer l'écran et faire un effort supplémentaire pour écouter vos collègues parler peut être épuisant. Il est donc recommandé de diviser vos réunions en micro-pauses. Les participants peuvent se rafraîchir, prendre une autre tasse de café ou se détendre pendant quelques minutes. Lorsqu'ils seront de retour dans la salle de conférence virtuelle, vous pouvez être sûr qu'ils se sentiront rechargés et plus productifs. Commencez une conférence gratuite maintenant !

Assurez-vous que tout le monde connaît les caractéristiques de la plateforme.

Les solutions de collaboration pour les réunions en ligne sont des plateformes riches en fonctionnalités qui soutiennent le travail d'équipe de vos employés à distance. Si vous souhaitez les impliquer activement dans la réunion, assurez-vous qu'ils connaissent les fonctionnalités des plateformes. Le choix du bon outil pour les réunions à distance est très important. Il dépend des besoins spécifiques de votre entreprise et de l'objectif fixé pour la réunion. Vous pouvez opter pour une conférence téléphonique ou une vidéoconférence. En outre, veillez à ce que votre équipe ait une méthode de connexion préférée lorsqu'elle travaille à distance.

Pour réussir une réunion en ligne, vous devez connaître votre équipe et la façon dont elle communique. De plus, vous devez connaître les fonctionnalités de la plateforme de collaboration qui soutiennent un processus de communication efficace. En tant qu'hôte, vous pouvez définir la structure de la discussion et la façon dont l'ensemble de l'équipe s'engagera - en levant la main, en posant une question ou via une session de questions/réponses après la discussion. D'autres fonctionnalités permettent aux utilisateurs d'interagir de manière intensive pendant une réunion en ligne :

• Partage d'écran
• Options d'édition de fichiers
• Tableau blanc numérique
• Fonctionnalités de chat

À l'aide de ces fonctions, votre entière équipe virtuelle peut mieux coopérer.

Matériels visuels – les facteurs clés pour maintenir l'engagement de l'équipe

De nombreux outils de collaboration vous permettent de créer, de partager et de modifier des fichiers au cours d'un appel audio ou d'une réunion vidéo. Travailler avec des présentations, des bannières ou d'autres supports visuels permet de maintenir l'intérêt des participants et de rendre la réunion à distance productive.

Un projet spécifique - comme un document partagé qui doit être mis à jour - est utile pour la réunion. Les coéquipiers interagissent activement tout en modifiant le fichier en ligne. Ils sont concentrés et engagés car les modifications appliquées sont immédiatement visibles et un retour d'information instantané est attendu de la part des autres participants. Les options de partage d'écran et de partage de fichiers complètent l'ensemble de l'expérience de la conférence. Elles facilitent la communication, permettent d'identifier plus facilement les points de discussion et améliorent l'efficacité de la réunion.

Les réunions en ligne constituent un nouvel environnement de travail pour de nombreux employés et chefs d'équipe. Vous pouvez vous connecter avec votre équipe à distance via un service de conférence téléphonique ou un logiciel de vidéoconférence. Quelle que soit la solution que vous choisissez, il existe des règles d'or à suivre pour que votre réunion soit un succès. Encouragez vos coéquipiers à participer activement, apprenez les fonctionnalités de l'outil et essayez de diversifier la conversation avec des fichiers et des éléments visuels partageables.

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