Comment conduire des réunions en ligne efficaces ?

Réunions en ligne, équipes distribuées, travail à domicile et collaboration à distance – le nouveau standard pour de nombreuses entreprises autour du monde entier. Les entreprises de toute taille ont besoin des solutions de communication qui leur aident à s'adapter à cette nouvelle réalité commerciale.

Avec le télétravail en hausse, les réunions conduites via une conférence audio ou vidéo permettent aux employés de collaborer de n'importe où.

Lisez la suite pour découvrir quelques conseils stratégiques qui vous aident à gérer des réunions en ligne efficaces et productives avec votre équipe distribuée.

Soyez actif et gardez votre équipe engagée

Les réunions en ligne sont devenues une nécessité pour les entreprises modernes. Pourtant, il peut être difficile de maintenir l'attention de l'équipe à distance pendant toute la réunion. Beaucoup de distractions détournent l'attention des participants et certains perdent tout intérêt de la conversation en cours.

Pendant une conférence téléphonique ou une réunion vidéo, chaque membre d'équipe à distance a la possibilité de lire des courriels personnels, de consulter leur flux de médias sociaux, et même d'échanger des messages avec des amis. Comment pouvez-vous alors conduire des réunions virtuelles plus productives et engageantes ?

Créez un ordre du jour de réunion et distribuez-le à temps

Pour conduire une réunion efficace, vous devez être là avant qu'elle ne commence – avec un ordre du jour bien structuré. Chaque membre de l'équipe virtuelle devrait l'obtenir quelques jours avant l'appel audio ou vidéo. Ainsi, ils auront assez de temps pour se préparer à la discussion.

Afin de savoir ce qu'il faut inclure dans l'ordre du jour de réunion, lisez notre article Téléconférence – la meilleure solution pour les réunions de travail.

Pendant la conférence audio ou vidéo, faites fréquemment référence à l'ordre du jour. Comme ça, les participants ramènent leur attention sur la conversation et la réunion d'équipe. Le fait d'être incité à suivre le plan de la réunion en ligne les fait mieux participer à la discussion.

Beaucoup de solutions de conférence disposent de fonctions de partage d'écran et des fichiers. Avec ces fonctions, l'ordre du jour peut être modifié en temps réel pendant la réunion en ligne. De plus, cela vous aide à recentrer l'équipe, car vous pouvez demander à différents participants d'ajouter les mises à jour clé dans le document qui est disponible à tout le monde.

ordre du jour de réunion

Soyez proactif et posez des questions

Essayez de motiver tous les membres d'équipe en posant des questions liées à la conférence. Transformez la réunion virtuelle dans un dialogue actif au lieu d'un monologue ennuyant. En interagissant avec les télétravailleurs, ils ne perdent pas leur concentration. Ils s'attendent à être activement impliqués dans la discussion non à être les témoins silencieux d'une présentation.

En posant activement des questions, vous rendez la réunion virtuelle productive et la mènent envers son objectif stratégique. Passez en revue les fonctionnalités de votre plateforme de conférence pour choisir le meilleur moyen de répondre à vos questions. Cela peut être un formulaire spécial Q&A, dans le chat ou en les posant directement pendant la conférence audio ou vidéo.

Considérez faire de petites pauses dans lesquelles les participants peuvent se détendre

Quand la réunion en ligne se prolongue, des petites pauses sont indispensables. Même si vous discutez quelque chose de très intéressant ou d'intense, vous pouvez perdre la concentration des participants si la discussion dure trop longtemps.

Rester concentré pendant une réunion virtuelle est plus difficile que lors des réunions en face à face. Regarder l'écran et faire un effort supplémentaire pour écouter vos collègues parler peut être épuisant. Il est alors recommandé de diviser les réunions avec des petites pauses. Cela donne aux participants la possibilité de se rafraîchir, de prendre une autre tasse de café, ou de se détendre pendant quelques minutes. Quand ils revienent dans la salle de conférence virtuelle, vous pouvez être sûre qu'ils se sentent reposés et plus productifs. Commencez une conférence gratuite maintenant !

Veillez à ce que tout le monde connaît les fonctions de la plateforme

Les solutions de collaboration pour les réunions en ligne, ce sont des plateformes riche en fonctions qui supporten le travail d'équipe de vos employés à distance. Si vous voulez les inclure activement dans la réunion, veillez à ce qu'ils connaissent les fonctions de la plateforme.

Choisir le bon outil pour les téléconférences est très important. L'outil dépend de vos besoins spécifiques et de l'objectif de la réunion. Vous pouvez opter pour une conférence téléphonique ou une vidéoconférence. Faites également attention à ce que votre équipe ait une façon préférée de se connecter lorsqu'elle travaille à distance.

Afin de mener une réunion en ligne réussie, vous devez connaître votre équipe et leur façon de communiquer. De plus, vous devez connaître les fonctions de la plateforme de collaboration qui supportent un processus de communication efficace. Étant l'hôte de la conférence, vous pouvez définir la structure de la discussion et la manière dons toute l'équipe s'engagera – en levant la main, en posant des questins ou via une session de Q&A après la discussion.

D'autre fonctions qui permettent aux utilisateurs d'interagir intensivement l'un avec l'autre pendant une réunion en ligne incluent :

  • Partage d'écran
  • Options d'édition de fichiers
  • Tableau blanc numérique
  • Fonctionnalités de chat

À l'aide de ces fonctions, votre entière équipe virtuelle peut mieux coopérer.

Matériels visuels – les facteurs clés pour maintenir l'engagement de l'équipe

partager le travail en forme visuelle

De nombreux outils de collaboration vous permettent de créer, partager et de modifier vos fichiers pendant une conférence audio ou vidéo. Vous pouvez travailler avec des présentation ou d'autres matériels visuels pour motiver les participants et pour que la réunion à distance reste productive.

Avoir un projet spécifique – comme un document partagé qui doit être mis à jour – est très utile pour une réunion en ligne. Les membres d'équipe interagissent activement en éditant le fichier en ligne. Ils restent concentrés et motivés comme les changements appliqués sont tout de suite visibles et les réactions instantanées sont attendues du reste des participants. Les options de partage de l'écran et des fichiers complètent l'expérience de conférence. À leur aide, la communication est plus fluide, les points de la discussion peuvent être plus facilement identifiés et la réunion est plus éfficace.

Les téléconférences sont un nouveau moyen de travailler pour beaucoup d'employés et de chefs d'équipe. Vous pouvez vous connecter à votre équipe à distance via un service de conférence téléphonique ou un logiciel de vidéoconférence. Peu importe quelle solution vous choisissez, il existe des règles d'or à suivre afin d'organiser une réunion en ligne fructueuse. Encouragez vos membres d'équipe à participer activement, familiarisez-vous avec les fonctionnalités de l'outil, et essayez de diversifier la conversation avec des fichiers et des visuels partageables.

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