Téléconférence – la meilleure solution pour les réunions de travail

Les téléconférences sont considérées comme l'un des outils les plus efficaces pour les réunions professionnelles, sans limites ou présence physique. Grace à leur simplicité et grande accessibilité, elles sont devenues un support très prisé pour la communication d'entreprise quotidienne. 

Qu'est-ce qu'une téléconférence ?

Une téléconférence connecte plusieurs participants en même temps à l'aide de dispositifs de télécommunication. Cela permet aux participants qui se trouvent à différents endroits de participer dans une réunion de travail virtuelle au lieu de réunions en personne.

La conférence en ligne est un service disponible dans le monde entier qui est accessible à partir de n'importe quel appareil, à tout moment. À cause de sa souplesse, il est l'outil de communication parfait pour les entreprises avec :

• équipes distantes
• multiples bureaux
• partenaires
• clients éloignés

L'utilisation des capacités de conférence en ligne augmente l'efficacité et améliore la productivité de l'entreprise.

Résumé

Les options de téléconférence sont considérées comme l'un des outils les plus efficaces pour les réunions professionnelles, sans limites ou présence physique. Grace à leur simplicité et grande accessibilité, elles sont devenues un support très prisé pour la communication d'entreprise quotidienne. Apprenez plus sur les avantages des solutions de conférence et comment votre entreprise peut en profiter. Trouvez des conseils utiles sur la manière d'organiser des réunions d'affaires efficaces sur le web.

Les avantages de la téléconférence

Optimisez les coûts d'exploitation

L'optimisation des coûts est l'avantage principal des vocales et vidéo. Les services de téléconférence sont fournis par des vendeurs spécialisés dans les conférences web ou par des fournisseurs de téléphonie cloud. Souvent, ils offrent des tarifs mensuels performants incluant des outils de conférence gratuits dans ce forfait mensuel. Les appels audio et vidéo sont généralement effectués via des numéros d'accès locaux, ce qui réduit considérablement leurs coûts, ou en composant un code pin pour les joindre. Les dépenses pour la téléconférence sont minimales, quel que soit da durée de l'appel et l'heure de la journée. Par ailleurs, les conférences en ligne réduisent considérablement la nécessité de réunions personnelles. Par conséquent, les dépenses de voyage et d'accommodation diminuent. Les collègues, partenaires et clients de différents endroits peuvent facilement échanger des informations et des idées via un service audio ou vidéo. 

Simplicité

Les services de conférence audio peuvent être configurés et gérés rapidement et sans effort. L'une de leurs avantages principaux est qu'ils utilisent une technologie répandue – le téléphone. En moins que 3 clics vous créez une salle de conférence gratuite et vous invitez d'autres utilisateurs à vous joindre. Les participants des réunions de travail peuvent être n'importe où. Tout dont ils ont besoin est une connexion téléphonique ou Internet opérationnelle. La simplicité des appels de conférence et leur facilité d'utilisation en font un outil de collaboration essentiel.

Grande accessibilité

Joindre une conférence peut être effectué à partir de n'importe quel appareil. Les conférences audio et vidéo peuvent être conduites à tout endroit avec une connexion internet. Personne n'est obligé de se trouver dans un endroit spécifique pendant la réunion. Les personnes qui ont été invitées, peuvent s'y joindre à partir d'un téléphone, d'un portable, d'une tablette, d'un ordinateur portable ou d'un système de conférence téléphonique riche en fonctionnalités comme le Yealink CP960.

Gagnez du temps

La facilité d'utilisation et l'accessibilité des outils de conférence sont essentielles pour les entreprises, car ils permettent de gagner du temps précieux. Si une décision importante doit être prise, une téléconférence peut être organisée dans un délai très court. Comme cela, chacun a la possibilité d'apporter sess idées et commentaires sur les problèmes à résoudre, sans avoir besoin de quitter leur bureau. 

Efficacité 

Les conférences en ligne réunissent les responsables en temps voulu pour une discussion en temps réel. Elles permettent aux responsables d'une organisation de mener des réunions à distance efficaces et assure également une bonne communication avec les clients existants. Les téléconférences peuvent être fondamentales pour communiquer le message de l'entreprise aux bonnes personnes. La communication écrite peut être perdue, ignorée ou mal comprise. En revanche, les réunions délivrent clairement le message et garantissent que tout le monde est à jour. 

Communication fréquente et efficace

Les services de conférence audio et vidéo sont largement accessibles à tout moment. Cela permet aux entreprises d'organiser sans effort des réunions urgentes. Ainsi, les entreprises sont flexibles et s'adaptent rapidement à l'environnement commercial. La conférence virtuelle est vraiment un outil de collaboration fiable qui stimule une communication efficace à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. 

Dépasse les frontières géographiques

De nos jours, les entreprises sont souvent présentes dans le monde entier. Une téléconférence garantit que les collègues, les clients et les partenaires éloignés toujours restent connectés, peu importe où ils se trouvent. Ainsi, ils ont la possibilité de discuter les questions commerciales même s'ils ne se trouvent pas dans la même salle de conférence. Pour les entreprises, il en résulte une réduction des frais de voyage, un gain de temps et une optimisation des ressources.

Fonctions de la téléconférence 

Les fournisseurs de services de conférence offrent une grande sélection de fonctions améliorées aux entreprises. Chaque entreprise peut choisir un paquet selon l'intensité des téléconférences qu'ils prévoient.

Services de conférence gratuits

Les prestataires de téléphonie cloud et les vendeurs des services de conférences peuvent proposer des téléconférences gratuites à leurs clients. Les appels audio et vidéo gratuits sont inclus comme un service supplémentaire au tarif mensuel de l'entreprise. Cette option gratuite ne nécessite pas d'annulation ou de frais de désactivation ni d'engagement à long terme. Si une entreprise utilise des téléconférences, l'hôte de la réunion peut facilement créer et gérer une salle de conférence. Les participants sont invités à se connecter en utilisant un code d'accès spécial et un numéro de téléphone local attribué. 

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Appels internationaux

Les services des appels de conférence le rendent possible pour les entreprises de se connecter mondialement à l'aide des numéros de téléphone locaux. C'est une fonction économique puisque normalement, les tarifs d'appel locaux s'appliquent peu importe de la destination ou de la durée de la conférence audio. Les personnes invitées se connectent simplement avec le numéro d'accès disponible dans le pays, suivi du code PIN, fourni par l'hôte de la réunion.

Contrôle des appels

En contrôlant la conférence vous garantissez qu'elle devient efficace et fructueuse. Pendant les conférences en ligne, le bouton muet est une aide importante. Il vous permet de largement réduire les perturbations du bruit de fond, mais au même temps cela implique également qu'une personne dont la ligne est coupée ne sera pas entendue. L'hôte peut aussi couper et rétablir le son de lignes individuelles pour minimiser les perturbations pendant la réunion ainsi que pour diriger la discussion. Mais encore une fois, cela exclut une partie des participants de la conversation active. 

C'est pourquoi beaucoup d'entreprises préfèrent avoir un système de téléphone de conférence professionnel dans leur salle de conférence. Ces outils de conférence modernes disposent d'une technologie antibruit intégrée qui supprime les bruits ambiants indésirables pendant que le locuteur peut toujours être entendu par tout le monde. Le bruit de fond est un des défis principaux des appels de conférence. Continuez à lire cet article pour apprendre comment vous pouvez l'éviter afin d'avoir des réunions à distance efficaces.

Musique en attente personnalisée

Quelques fournisseurs vous offrent de personnaliser la musique en attente. Cette mesure améliore l'expérience d'attente pour les personnes attendantes. Le choix de la bonne musique fait partie de la communication de marque avec les partenaires, les clients ou les collègues.

Conférences en ligne

Une fonction de numérotation en ligne permet à une entreprise d'organiser une conférence téléphonique et de tenir une réunion d'entreprise à partir d'un navigateur. Vous avez besoin d'une connexion internet haut-débit ainsi que de l'audio et de la vidéo de haute qualité pour commencer une discussion professionnelle sur un softphone. 

Créez des salles de sous-conférence illimitées

Quelques fournisseurs de service vous offrent l'option de créer de multiples sous-comptes. Avec les sous-comptes, vous pouvez maintenant mieux structurer le flux de communication dédié à un certain projet. Les sous-comptes permettent à plus d'une personne de créer une conférence téléphonique sous le compte principal en même temps. Cette fonction est très pratique pour les participants qui souhaitent continuer la conversation dans des groupes plus petits.

Salles de conférence et réunions vidéo instantanées

Dans le cas d'un problème urgent qui doit être résolu, l'organisation directe d'une réunion à distance est inestimable. En quelques minutes, vous créez sans problème une salle de conférence pour une réunion. Joindre une réunion vidéo est une bonne solution pour rapidement résoudre un problème. Tout dont vous avez besoin est un appareil avec un écran et une bonne connexion internet. 

Analyse des téléconférences 

La fonction d'analyse fournit un aperçu du flux des communications de l'entreprise. Les métriques incluses donnent à toute entreprise des informations précieuses sur l'utilisation des conférences par les individus ou les départements. 

Dial-out pour ajouter des appelants

La fonction de dial-out permet à l'hôte d'appeler plusieurs utilisateurs en même temps et depuis le même dispositif. Une fois que les appelants ont répondu, ils sont déjà connectés et font partie de la réunion. Quelques entreprises choisissent cette option sur les conférences téléphoniques dial-in, dépendant des besoins spécifiques de l'entreprise en matière de communication.

Comment organiser une conférence en ligne ?

Pour les conférences audio

Pour l'organisation et la gestion d'un appel de conférence, vous devez suivre quelques étapes faciles :

1) Les fournisseurs de services peuvent offrir à une entreprise un accès gratuit à une fonction de conférence ou l'entreprise doit posséder un compte dans leur système.

Pour cela, l'hôte crée simplement une salle de conférence sans avoir besoin de s'identifier avant avec un identifiant et un mot de passe. Pour la deuxième option, il doit être connecté au compte de l'entreprise et ensuite, il peut lancer un appel de conférence.

2) L'équipement nécessaire à la tenue de la conférence téléphonique doit être disponible 

Selon le dispositif utilisé pour la conférence audio, le matériel requis peut varier. Un softphone avec un casque, un téléphone mobile ou une tablette avec un microphone intégré convient pour les appels de conférence. Beaucoup des PMEs préfèrent un système de téléphone de conférence dédié avec beaucoup de fonctions avancées.

3) Invitez les participants

Envoyez les invitations via un courriel ou message instantané. Elles doivent contenir la date et l'heure exacte ainsi que les zones horaires, si nécessaire. Générez un code d'accès pour la réunion et fournissez-le avec la liste des numéros d'accès. 

4) L'hôte et les participants devraient rejoindre la salle de conférence

Pour les conférences audio, les appelants doivent composer un numéro d'accès spécifique et saisir le code d'accès (PIN). Le numéro PIN ajoute une couche supplémentaire de sécurité à l'appel de conférence professionnel.

5) Commencez à collaborer

Si vous utilisez un service web vous n'avez pas besoin d'installer une application ou de vous vérifier. Votre hôte va vous envoyer un lien avec le PIN nécessaire pour joindre l'appel. Ouvrez le lien et cliquez sur le bouton 'joigner' pour que vous joignez la réunion virtuelle.

Téléconférence – un facteur clé pour le succès de l'entreprise 

Les conférences en ligne font partie de la stratégie de communication professionnelle de toute entreprise avec des bureaux, clients et partenaires éloignés. Il y a un large éventail d'activités, où la téléconférence s'applique :

• La connexion des employés avec des prospects ou clients existants 
• Discussing the company’s strategy with people from different departments
• Rapidement résoudre des problèmes importants, qui se sont produits de manière imprévue
• Partager des fichiers et recevoir un commentaire verbal immédiat
• Organiser des entretiens d'embauche à distance
• La provision d'entraînement interne pour les employés ou partenaires
• Organiser des réunions avec les parties prenantes

Les avantages des téléconférences sont vraiment imposants pour chaque entreprise, qu'elle soit petite, moyenne ou grande. 

Minimisez les coûts de téléphonie professionnelle

Économiser de l'argent est toujours un grand avantage pour toute entreprise profitable. Opter pour des services de conférence payants est une option que toute entreprise devrait envisager. Quelques fournisseurs de téléphonie cloud offrent des solutions de conférence audio et vidéo comme service gratuit à valeur ajoutée.

Réduisez les dépenses pour les voyages professionnels

Avec les téléconférences, vous avez la possibilité d'économiser d'argent lorsqu'il s'agit de frais de voyage. Contrairement aux réunions en face-à-face, le télétravail ne nécessite pas votre présence physique à la réunion. Votre budget mensuel en va définitivement profiter.  

Réduction des frais d'hébergement

En outre, les téléconférences permettent aux participants de joindre de n'importe où : le siège de l'entreprise, leur appartement, un espace de co-working, un café ... ou simplement tout lieu approprié. Réduisez considérablement les frais d'hébergement et allouez des ressources financières ailleurs.

Optimisez le temps que vous passez dans les réunions

Outre les avantages financiers évidents, la téléconférence est un outil qui permet de gagner du temps. Les outils de conférences en ligne le rendent possible de passer plus de temps précieux dans la réunion elle-même au lieu de passer du temps sur la route pour une rencontre personnelle. Ceci permet aux entreprises d'adopter une approche plus durable, en planifiant des réunions professionnelles sur une base régulière. En plus, pendant que tous les participants se connectent à la téléconférence, tout le monde peut continuer à travailler sur son projet en cours. Comme cela, vous évitez la frustration de perdre du temps dans une salle de réunion vide avant les réunions en personne.

Augmentez la productivité des réunions 

Les équipes et clients dispersés sur différents sites peuvent facilement joindre la réunion professionnelle de n'importe où. L'exploitation des capacités de conférences en ligne permet à tous les participants de passer plus de temps de qualité pendant les réunions. Tant que tous les participants respectent l'étiquette d'appel établie, il en résulte une efficacité d'équipe augmentée.

Améliorez la collaboration des équipes

Les équipes qui travaillent sur un projet spécifique ont la possibilité de coopérer activement avec les conférences en ligne. La simplicité d'héberger et rejoindre une réunion à distance de même que la grande accessibilité aident les collègues à mieux s'engager. L'option de se rencontrer à court terme pour discuter un problème urgent transforme les salles de conférence en puissants espaces de collaboration en temps réel.

Vous n'avez pas besoin de matériel cher 

La plupart des dispositifs de système téléphonique professionnell supporte les téléconférences. Leur intégration directe dans l'infrastructure de télécommunication existante évite aux entreprises d'investir dans des équipements coûteux. Grace à la technologie avancée de la téléphonie cloud beaucoup d'entreprises n'ont plus besoin d'une ligne téléphonique dédiée. Les téléconférences sont compatibles avec les téléphones mobiles, les tablettes et les ordinateurs portables.

Coûts associés aux téléconférences

Les coûts pour les conférences virtuelles peuvent varier selon le type de service que vous choisissez. Ce choix dépend du type et de la taille de votre entreprise ainsi que des besoins communicatives. Vous devez évaluer plusieurs aspects avant de prendre une décision finale sur le service de téléconférence : 

• La fréquence estimée des conférences
• Le nombre typique de participants dans les réunions à distance
• La durée moyenne typique de la réunion
• L'implémentation des services VoIP dans le système téléphonique d'entreprise
• Si le fournisseur de service cloud offre les conférences comme fonction supplémentaire 

Il existent plusieurs types de services de téléconférence audio et vidéo qui sont fournis par les opérateurs et qui diffèrent en termes de coûts et de caractéristiques.

Services de téléconférence standard

Les grandes entreprises avec un volume d'appels audio et vidéo élevé souvent choisissent un vendeur qui est spécialisé uniquement dans les services de conférence. L'organisation attend une qualité premium de transmissions audio et vidéo pendant les réunions à distance et le fournisseur offre une activation instantanée sans frais d'installation ou engagement de longue durée. Les coûts mensuels associés au service sont généralement calculés en fonction du nombre de participants à la réunion. En plus, des frais pour les appels de longue distance peuvent être facturés même si la durée de l'appel est illimitée.

Conférence téléphonique en logiciel libre

Ce type de service de téléconférence est facile à gérer et à utiliser. Vous devez avoir accès à un appareil tel qu'un ordinateur (portable) avec une connexion internet marchant. Quand il s'agit d'un service en ligne, vous n'avez pas besoin d'enrégistrer un compte dans le système de conférence. L'utilisation est complètement gratuite. 

Service de téléconférence sans frais

Les fournisseurs de services gratuits fournissent aux participants à la conférence téléphonique un numéro gratuit dédié à la conférence. Les participants de la téléconférence composent ce numéro gratuit par le biais d'une ligne fixe, d'un téléphone mobile ou d'un système VoIP basé sur le cloud. Les tarifs d'appel des titulaires de compte facturés par les fournisseurs de services sont calculés par appelant, par minute. Des frais supplémentaires peuvent se produire pour les appelants sur téléphone mobile, en fonction des forfaits d'appel personnalisés.

Service de conférence téléphonique cloud

Les fournisseurs de téléphonie VoIP offrent normalement à leurs clients des systèmes téléphoniques cloud avec des fonctions intégrées comme les appels de conférence. Les téléconférences VoIP relient les appels via un pont de conférence. Cela permet aux participants de participer simultanément à une conférence téléphonique en utilisant des numéros locaux dédiés. Pour les clients qu'utilisent des lignes fixes, la conférence téléphonique est complètement gratuit où qu'ils soient. S'ils préfèrent utiliser un appareil mobile comme outil de conférence, les frais d'appel peuvent s'appliquer selon leur tarif spécifique de téléphonie mobile d'entreprise. La plupart des fournisseurs service de téléphonie cloud offrent une durée d'appel illimitée, de multiples conférences audio qui se déroulent en même temps et ils garantissent l'accessibilité depuis n'importe quel appareil. Les utilisateurs n'ont pas besoin de réserver une salle de conférence à l'avance. Si le fournisseur de VoIP ne comprend pas la téléconférence dans le plan mensuel, l'utilisateur sera facturé à la minute. 

Téléconférence vs. rencontres en personne traditionnelles

La technologie de conférence a énormément simplifié la façon dont les entreprises communiquent. La téléconférence a fortement changé le système entier des réunions professionnelles. Cependant, les réunions en personne ne peuvent pas toujours être entièrement remplacées.

Pourquoi choisissent de plus en plus d'entreprises les conférences en ligne ?

• Pour réduire considérablement les frais de voyage, puisque les participants peuvent joindre la réunion de n'importe où. 
• Avec une téléconférence, plus de deux participants peuvent atteindre en même temps une réunion professionnelle via audio ou vidéo.
• Une réunion en personne exige que tous les participants se rencontrent en personne au même moment dans la même salle.
• Rassemblez facilement tous les participants importants pour la réunion, quel que soit leur emplacement actuel.
• Les participants peuvent joindre la réunion de n'importe où, les frais d'hébergement se diminuent alors. 
• L'organisation de la réunion devient plus facile parce que l'entreprise n'a pas besoin de prendre en compte le temps de déplacement et d'hébergement de tous les participants.
• L'entreprise n'a pas besoin de payer une salle de réunion, un équipement spécifique, ou même un dîner d'affaires. Le budget est donc optimisé et peut être alloué ailleurs.
• Les participants se sentent plus confortables et concentrés. Ils ne sont pas stressés par les retards de vols, le chaos des transports ou les réservations d'hôtel perdues.
• Les téléconférences améliorent la productivité de l'entreprise et augmentent l'efficacité de l'équipe puisque les réunions puissent avoir lieu tous les jours si nécessaire.
• Il est facile de résoudre un problème via une conférence en ligne. Les personnes responsables peuvent se connecter sans effort dans un court délai.
• Si l'outil de conférence dispose d'une fonction d'enregistrement vous pourrez analyser et improuver le processus de réunion sans peine.
• En incluant la téléconférence comme outil standard dans la stratégie de communication de l'entreprise, celle-ci montre qu'elle est soucieuse de l'environnement.

Quand faut-il éventuellement organiser des réunions en face-à-face ?

• Les réunions en personne sont préférables lorsque tous les participants travaillent dans les mêmes locaux et que la réunion est censée être brève. Dans ce cas-là, il ne s'agit que d'une courte conversation pour coordonner et conduire la réunion.
• Si la réunion est censée durer toute la journée et elle concerne un trop grand nombre de participants.
• Parfois, la communication non-verbale peut vous donner un indice sur l'opinion réelle des participants. Discuter un sujet très sensible qui a un impact sur beaucoup de participants est considéré comme plus efficace dans les réunions en face-à-face.
• L'entretien des candidats par téléconférence est une méthode de recrutement largement adoptée de nos jours. À un stade ultérieur, les ressources humaines peuvent insister sur des réunions en personne pour voir si le candidat s'intègre facilement.
• Conducting multiple web conferences with a prospect at the early stages of a new business deal is always recommended. However, its closing requires a physical meeting. Typically there are lots of documents to be signed by the contracting parties.
• Directement recevoir des commentaires pendant une réunion personnelle pourrait être vital pour la direction que prendront certains projets.

L'étiquette pour une téléconférence efficace  

La conférence web est un outil de communication productif et efficace pour l'organisation et la gestion des réunions professionnelles. Pour les rendre aussi utiles que possible, certaines règles de conduite d'une réunion à distance doivent être appliquées.

Organiser une téléconférence

Une bonne planification et une préparation à temps sont essentielles au succès des conférences virtuelles. Le choix de l'heure la plus pratique pour la réunion à distance est indispensable aux participants. Cela exclut le début de la matinée, la fin de la soirée ou l'heure du déjeuner. Un autre problème important que vous devez considérer, c'est le fuseau horaire dans lequel tous les participants se trouvent. Si la réunion n'est pas urgente, vous pouvez créer un sondage pour trouver le temps le plus convenable pour tout le monde.

Planification de la réunion à l'aide d'invitations écrites

Il existe plusieurs façons de demander une confirmation de présence pour la conférence, p.ex. une invitation via le calendrier, un message instantané ou simplement un courriel. Informez les participants de la date et de l'heure précises de la réunion et incluez un lien à l'application de conférence ou au site web avec les données d'accès. Envoyez un rappel sur la future réunion un jour avant celle-ci.

Préparez le programme de la téléconférence et envoyez-le aux participants

Un emploi du temps bien pensé est essentiel pour une réunion productive et efficace. En envoyant l'emploi en avance, vous permettez aux participants de poser des questions avant la réunion. L'emploi doit être très détaillé pour aider les utilisateurs à suivre le développement de la conversation. Si des fichiers doivent être transférés entre les participants, vous devez les envoyer avant la réunion pour que tout le monde soit bien préparé.

La conférence doit commencer à temps

L'hôte de la réunion est censé joindre plus tôt pour faire les dernières préparations. Testez l'audio et les microphones. Si vous avez besoin d'aide, vous pouvez toujours contacter votre fournisseur de service et leur support.

Choisissez un endroit assez calme 

Le bruit de fond peut distraire les participants et transformer la réunion en un rassemblement inefficace. Supprimer tout type de bruit ambiant est obligatoire non seulement pour l'hôte, mais aussi pour les autres parties. 

Des consignes strictes doivent être annoncées au début

Commencer par un bref tour de table pour présenter les participants permet à chacun de se familiariser avec les autres. Les membres devraient être présentés avec leur nom et la raison de leur présence. Une règle importante a suivre est de dire son nom avant de parler. Comme cela, vous évitez des malentendus et tout le monde sait qui est en train de parler. L'hôte doit brièvement résumer l'ordre du jour et définir les limites de temps de la réunion virtuelle.

Restez concentré, connecté et motivé

Comme l'hôte de la conférence web, vous avez la tâche de motiver les participants et de les inclure dans la conversation. Les participants sont facilement distraits s'ils font du multitâche pendant les appels audio et vidéo. Posez plus de questions et dirigez-les de façon homogène vers les personnes attendantes. Prévoyez suffisamment d'intervalles au cours de la discussion pour les questions, les commentaires et les réactions. 

Résumez les points importants de la réunion 

Présentez les résultats de la réunion avant la fin. De plus, vous devriez attribuer des nouvelles tâches et des dates limite doivent être fixées. Ensuite, remerciez les participants pour leur participation active. Cela leur donne l'assurance que la réunion à distance a été utile.  

Courriel de suivi – pour une téléconférence efficace 

Envoyer un courriel de suivi aux participants les rend plus engagés et motivés pour la collaboration dans l'avenir. En résumant les résultats de la dernière réunion et les objectifs futurs, vous terminez la réunion d'une manière professionnelle. Inclure un commentaire positif directement de l'hôte dans le courriel augmente généralement la satisfaction des participants à l'égard de la réunion. 

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