Hoe interpreteert Mixvoip de huidige situatie van het gebruik van AI om telefoongesprekken samen te vatten?

Bij Mixvoip streven we ernaar te voldoen aan de regelgeving voor gegevensbescherming terwijl we innovatieve technologieën zoals AI gebruiken. Op basis van de richtlijnen van de federale commissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie in Duitsland (BfDI) wordt het opslaan van door AI gegenereerde samenvattingen van telefoongesprekken niet beschouwd als het opnemen van gesprekken en vormt het geen opslag van gesproken woord. Daarom is toestemming mogelijk niet vereist onder GDPR, mits er geen verbatim audio wordt opgeslagen of verwerkt.

Relevante passages uit de BfDI-brief:

• Origineel (Duits):

"Möglicherweise ist eine automatisierte Transkription rechtlich nicht als Gesprächsaufzeichnung im eigentlichen Sinn zu werten, solange nur eine für technische Zwecke vorübergehende Aufzeichnung in der Form stattfindet..."

(Vertaling: Geautomatiseerde transcriptie mag wettelijk niet worden beschouwd als een opname van het gesprek, zolang er slechts een tijdelijke opname bestaat voor technische doeleinden).

• Interpretatie: De BfDI erkent dat het opslaan van een samenvatting die is gemaakt op basis van een door AI gegenereerde transcriptie anders kan worden bekeken dan het opnemen en opslaan van het gesprek zelf.

Aangezien we nog steeds gegevens opslaan, die onder GDPR vallen, is het essentieel om onze aanpak te rechtvaardigen. De werkwijze van Mixvoip is in lijn met de GDPR-principes, waarbij de nadruk ligt op gegevensminimalisatie, legitieme belangen en contractuele noodzaak:

1. Gegevensminimalisatie:

Door alleen samenvattingen op te slaan in plaats van volledige transcripties of audio-opnames, vermindert Mixvoip actief de hoeveelheid opgeslagen persoonlijke gegevens. Deze aanpak zorgt ervoor dat we alleen die gegevens verwerken die nodig zijn om het beoogde doel te bereiken.

2. GDPR-naleving - Geen contact lijst:

Samenvattingen stellen ons ook in staat om een lijst bij te houden en te beheren van telefoonnummers die ervoor hebben gekozen om niet te worden benaderd door Mixvoip, waarmee we voldoen aan een belangrijke GDPR-vereiste om de voorkeuren van individuen te respecteren.

3. Legitieme belangen en contractuele noodzaak:

Het opslaan van samenvattingen is gerechtvaardigd op grond van legitiemebelangen (artikel 6, lid 1, onder f) GDPR) en contractuele noodzaak (artikel 6, lid 1, onder b) GDPR):

1. Legitieme belangen: Samenvattingen stellen ons in staat om de klantenservice te verbeteren door beknopte informatie te verstrekken over eerdere interacties, waardoor continuïteit en efficiënte ondersteuning worden gewaarborgd. Deze belangen worden afgewogen tegen de rechten en vrijheden van individuen, aangezien samenvattingen minimaal zijn en geen verbatim gesprekken bevatten.
2. Contractuele noodzaak: De samenvattingen zijn cruciaal voor het nakomen van Mixvoip's verplichtingen onder serviceovereenkomsten, omdat ze ons helpen bij het oplossen van geschillen, het bijhouden van de servicegeschiedenis en het verbeteren van de communicatie met klanten.

Door zich aan deze principes te houden, zorgt Mixvoip ervoor dat de gegevensopslag voldoet aan de regels, doelgericht is en de rechten van gebruikers respecteert.

Toewijding aan transparantie:

Zelfs als toestemming niet strikt vereist is, gelooft Mixvoip in het handhaven van transparantie. Wij stellen alle belanghebbenden via verschillende kanalen op de hoogte van onze praktijken:

1. Algemene voorwaarden: Details over het gebruik van AI-gegenereerde samenvattingen worden beschreven in ons contract.
2. Ticket automatisch beantwoorden: Wanneer een ticket wordt geopend, bevat onze automatische reactie informatie over gesprekssamenvattingen.
3. E-mailhandtekeningen: Alle e-mailcorrespondentie vermeldt deze praktijk in de handtekening.
4. Spraakaankondiging: Bij inkomende gesprekken naar ons hoofdkantoor wordt een aankondiging ingesproken om bellers te informeren over het samenvattingsproces.

Door op verantwoorde wijze gebruik te maken van AI streven we naar een balans tussen naleving, innovatie en gebruikersvertrouwen.