Administratief medewerker en compliance officer

Over de functie

We zoeken iemand die het prettig vindt als dingen duidelijk, correct en goed gedaan zijn. Iemand die de kleine lettertjes leest en ziet wat anderen over het hoofd zien. Deze rol is weggelegd voor ons administratieve team, een kleine maar machtige groep die Mixvoip draaiende houdt. Van het betalen van facturen en het afhandelen van salarissen tot het beheren van contracten, bedrijfsauto's en kantoorlogistiek.

Maar dit is niet alleen een administratieve functie. Na verloop van tijd zul je het voortouw nemen op het gebied van compliance en juridische onderwerpen: GDPR, ISO 27001, DORA, NIS2, AI Act, contracten en de eindeloze lijst regels die horen bij een telecom- en IT-provider in Europa. Maak je geen zorgen, we verwachten niet dat je ze allemaal kent op dag één. Wat telt is nieuwsgierigheid, een gestructureerde geest en de drive om te begrijpen hoe dingen werken.

Als je van afwisseling houdt, van details houdt en juridische zaken echt interessant vindt, dan zit je hier goed. Aan de andere kant, als je het lezen van contracten saai vindt, is deze baan niets voor jou.

Wat de administratieafdeling doet

Achter elke getekende deal, nieuwe aanwerving of klantproject zorgt het administratieteam ervoor dat alles klopt en aan de regels blijft voldoen. Ze houden zich bezig met de dagelijkse activiteiten van het bedrijf, zowel financieel als juridisch. Ze betalen facturen van leveranciers en salarissen, boeken en controleren onkosten en houden een nauwkeurige boekhouding bij. Ze beheren de relaties met banken, verzekeraars en leveranciers en zorgen ervoor dat de juiste documenten altijd aanwezig zijn.

Zij beoordelen ook elk contract, NDA en juridische overeenkomst voordat deze wordt ondertekend. Het is hun taak om risico's te identificeren, ervoor te zorgen dat de voorwaarden de belangen van Mixvoip beschermen en alle juridische documenten, waaronder onze algemene voorwaarden, up-to-date te houden. Wanneer een klant de betaling uitstelt of een factuur betwist, komt het team tussenbeide om de communicatie te beheren, problemen op te lossen en, indien nodig, juridische stappen voor te bereiden.

Mixvoip werkt samen met een extern advocatenkantoor als er veel op het spel staat, maar ons doel is om zoveel mogelijk kennis in huis te halen. Wanneer het risico meetbaar is, behandelen we zaken liever zelf.

Het team coördineert de salaris- en personeelsadministratie in Luxemburg, Duitsland, België en Frankrijk, zorgt ervoor dat de arbeidswetgeving wordt nageleefd en beheert de communicatie met overheidsinstellingen. Ze houden ook toezicht op leveranciers voor onderhoud, schoonmaak en kantoorwerkzaamheden om onze werkomgeving soepel te laten verlopen. Koffie, eten en andere dranken, het valt allemaal onder hun verantwoordelijkheid.

Het is een team dat structuur, juridisch bewustzijn en praktische probleemoplossing combineert en complexe regels en dagelijkse details omzet in orde.

Jouw missie

Je maakt deel uit van alles wat hierboven is beschreven, boekhoudkundige ondersteuning, HR-processen, coördinatie van leveranciers en contractbeheer, maar je belangrijkste focus ligt op het nemen van verantwoordelijkheid voor juridische en compliance-onderwerpen binnen Mixvoip.

Tot nu toe waren deze taken verspreid over verschillende afdelingen. Met jouw komst willen we ze samenbrengen onder één persoon die structuur, continuïteit en expertise kan creëren. Je werkt nauw samen met onze CTO en teamleiders om ervoor te zorgen dat Mixvoip blijft voldoen aan alle regelgeving die van toepassing is op onze telecom- en IT-activiteiten.

Dit omvat het onderhouden en verbeteren van ons ISO 27001 framework, het beheren van GDPR documentatie in Sypher en het opvolgen van nieuwe regelgeving zoals DORA, NIS2, CRA, PSF en de EU AI Act. Je coördineert audits, werkt intern beleid bij, traint waar nodig personeel en zorgt ervoor dat compliance meer is dan alleen papierwerk, het is onderdeel van hoe we werken.

Na verloop van tijd kan deze rol uitgroeien tot Mixvoip's centrale referentiepunt voor governance, compliance en risicobeheer.

Belangrijkste verantwoordelijkheden en taken

Administratie

• Kantoorbenodigdheden en apparatuur beheren
• Onderhoud en reparaties van faciliteiten coördineren

Wettelijk

• Beoordelen, opstellen en onderhouden van bedrijfscontracten, NDA's en algemene voorwaarden.
• Ervoor zorgen dat alle overeenkomsten de belangen van Mixvoip beschermen en voldoen aan de toepasselijke wetgeving.

Personeelszaken

• Procedures voor preboarding en onboarding van werknemers beheren
• Personeelsbeloningen beheren (zoals ouderschapsverlof, ziekteverlof, vakantiedagen)
• Afwezigheden en ziekteverzuim bijhouden en zorgen voor een goede follow-up
• HR-declaraties afhandelen (RTS, CIE, CNS, STM) en bijbehorende salarisadministratie
• HR-databases en softwaresystemen onderhouden en bijwerken (Tempus, ADSEL, Salary.lu ...)

Naleving

• Zorgen voor naleving van EU- en nationale regelgeving (GDPR, ISO 27001, DORA, NIS2, AI-wet, CRA, PSF, enz.).
• Het ISO 27001 informatiebeveiligingsraamwerk van het bedrijf onderhouden en verbeteren.
• Coördineren van interne en externe audits met betrekking tot naleving en certificeringen.
• GDPR-documentatie en verzoeken om gegevensbescherming beheren (in Sypher.eu of vergelijkbare tools).
• Interne beleidsregels, procedures en registers opstellen en bijwerken.

Wat hebben we van jou nodig?

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Engels en Frans (Duits of Luxemburgs zijn sterke troeven)
• Nieuwsgierigheid en bereidheid om te leren over de B2B ICT , diensten, klanten en producten
• Een passie voor AI-tools, vooral op het gebied van juridische en compliance-onderwerpen
• Comfortabel met het gebruik van ticketsystemen
• Ervaring met Notion is een pluspunt
• We zijn een klein team, dus hands-on instelling, bereid om administratieve taken te behandelen
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail
• Het vermogen om meerdere verantwoordelijkheden te beheren met autonomie en discretie.

Een nieuwe manier van solliciteren: Doe mee met het succesverhaal van Mixvoip

Word lid van Mixvoip en verbind niet alleen bedrijven met snel internet, glasvezel, satelliet, telefoon of mobiele netwerken, maar verbind ook mensen, smeed relaties en maak een echt verschil in ons verhaal.

Dus als je bereid bent om aan een boeiende reis te beginnen en een centrale rol te spelen in de saga van Mixvoip, dan is dit een onconventionele manier om te solliciteren

We nodigen je uit om een korte video op te nemen met je smartphone. Vertel waarom deze functie je aanspreekt en stel eventuele vragen of twijfels die je hebt. Het gaat erom het gesprek open en boeiend te houden! Vergeet niet om ook je CV in PDF-formaat bij te voegen.

In plaats van een conventionele motivatiebrief willen we graag dat je een AI naar keuze gebruikt. Dit weerspiegelt niet alleen onze technologiegerichte aanpak, maar het stelt je ook in staat om je aanpassingsvermogen aan nieuwe tools te laten zien. Het gaat ons niet zozeer om de brief, maar meer om jouw interactie met AI.

PS: Wil je weten met wie je op reis gaat? Ontmoet mij, Chris Ittenbach

Hallo, ik ben Chris Ittenbach en ik ben al vier jaar teamleider. Met mijn 32 jaar ben ik een relatief jonge manager die toezicht houdt op onze financiële en boekhoudkundige activiteiten, samen met wat administratieve taken die het team soepel laten draaien. Ik ben van nature een rustig en evenwichtig persoon, maar als het nodig is, ben ik ook degene die veranderingen kan stimuleren en dingen in beweging kan krijgen binnen de afdeling.

Buiten mijn werk ben ik een gepassioneerd basketballer, een sport die ik al leuk vind sinds ik klein was. Teamsporten hebben me onschatbare lessen geleerd over communicatie, vertrouwen en samenwerking, en ik streef ernaar om diezelfde positieve, teamgerichte sfeer elke dag naar ons Administration Team te brengen. Ik geloof sterk in teamwerk en werk graag samen aan gezamenlijke doelen, omdat geweldige resultaten altijd voortkomen uit geweldige samenwerking. Sinds 15 maanden ben ik ook de trotse eigenaar van een Golden Retriever, en samen trainen we om palliatieve zorgpatiënten in ziekenhuizen te bezoeken. Dit is een ervaring die me veel voldoening geeft en me herinnert aan het belang van empathie, verbondenheid en vriendelijkheid. Wat mij echt aantrekt bij Mixvoip is de dynamische omgeving en de mogelijkheid om elke dag een echte impact te hebben.

Er zijn echt overal kansen bij Mixvvoip, je moet alleen een beetje geduld hebben en vertrouwen hebben in het proces.