Responsable de l'administration et de la conformité

A propos du poste

Nous recherchons quelqu'un qui aime que les choses soient claires, correctes et bien faites. Le genre de personne qui lit les petits caractères et repère ce qui échappe aux autres. Cette personne fait partie de notre équipe administrative, un groupe petit mais puissant qui assure le fonctionnement de Mixvoip. Du paiement des factures à la gestion des salaires, en passant par la gestion des contrats, des voitures de société et de la logistique du bureau.

Mais il ne s'agit pas seulement d'un poste administratif. Au fil du temps, vous prendrez l'initiative en matière de conformité et de questions juridiques : RGPD, ISO 27001, DORA, NIS2, AI Act, contrats, et la liste interminable de règles qui découlent du fait d'être un fournisseur de télécommunications et de technologies de l'information en Europe. Ne vous inquiétez pas, nous ne nous attendons pas à ce que vous les connaissiez toutes dès le premier jour. Ce qui compte, c'est la curiosité, un esprit structuré et la volonté de comprendre comment les choses fonctionnent.

Si vous aimez la variété, les détails et que les questions juridiques vous intéressent vraiment, vous serez à votre place. En revanche, si vous trouvez que la lecture de contrats est ennuyeuse, ce travail n'est pas fait pour vous.

Ce que fait le service administratif

Derrière chaque contrat signé, chaque nouvelle embauche ou chaque projet client, l'équipe administrative veille à ce que les choses s'additionnent et à ce qu'elles restent conformes. Elle s'occupe des opérations quotidiennes de l'entreprise, tant sur le plan financier que juridique. Elle paie les factures des fournisseurs et les salaires, comptabilise et vérifie les dépenses et tient une comptabilité précise. Elle gère les relations avec les banques, les assureurs et les fournisseurs, et veille à ce que les bons documents soient toujours en place.

Ils examinent également chaque contrat, NDA et accord juridique avant qu'il ne soit signé. Leur travail consiste à identifier les risques, à s'assurer que les termes protègent les intérêts de Mixvoip et à maintenir à jour tous les documents juridiques, y compris nos conditions générales. Lorsqu'un client retarde son paiement ou conteste une facture, l'équipe intervient pour gérer la communication, résoudre les problèmes et, si nécessaire, préparer une action en justice.

Mixvoip travaille avec un cabinet d'avocats externe lorsque les enjeux sont importants, mais notre objectif est d'acquérir autant de connaissances que possible en interne. Lorsque le risque est mesurable, nous préférons traiter les dossiers nous-mêmes.

L'équipe coordonne les salaires et l'administration des employés au Luxembourg, en Allemagne, en Belgique et en France, veille au respect de la réglementation du travail et gère la communication avec les institutions publiques. Elle supervise également les fournisseurs pour l'entretien, le nettoyage et les opérations de bureau afin d'assurer le bon fonctionnement de notre environnement de travail. Café, nourriture et autres boissons, tout cela relève de leur responsabilité.

C'est une équipe qui allie structure, connaissance juridique et résolution de problèmes pratiques, transformant des règles complexes et des détails quotidiens en ordre.

Votre mission

Vous participerez à tout ce qui est décrit ci-dessus, au support comptable, aux processus RH, à la coordination des fournisseurs et à la gestion des contrats, mais votre objectif principal sera de prendre en charge les questions juridiques et de conformité au sein de Mixvoip.

Jusqu'à présent, ces tâches étaient réparties entre plusieurs services. Avec votre arrivée, nous voulons les réunir sous l'autorité d'une seule personne capable de créer une structure, une continuité et une expertise. Vous travaillerez en étroite collaboration avec notre CTO et les chefs d'équipe pour veiller à ce que Mixvoip reste conforme à toutes les réglementations qui s'appliquent à nos activités de télécommunications et d'informatique.

Cela comprend le maintien et l'amélioration de notre cadre ISO 27001, la gestion du RGPD dans Sypher, et le suivi des nouvelles réglementations telles que DORA, NIS2, CRA, PSF et la loi européenne sur l'IA. Vous coordonnerez les audits, mettrez à jour les politiques internes, formerez le personnel si nécessaire et veillerez à ce que la conformité soit plus que de la paperasse, elle fait partie de notre façon de travailler.

Au fil du temps, ce rôle peut devenir le point de référence central de Mixvoip pour la gouvernance, la conformité et la gestion des risques.

Principales responsabilités et tâches

Qu'attendons-nous de vous ?

• @Untitled @Untitled ajouter d'autres points ici
• Excellentes compétences en matière de communication en anglais et en français (l'allemand ou le luxembourgeois sont des atouts importants).
• Curiosité et volonté d'en apprendre davantage sur le marché B2B des ICT , les services, les clients et les produits.
• Une passion pour les outils d'IA, en particulier pour les sujets juridiques et de conformité.
• Être à l'aise avec les systèmes de billetterie et travailler dans un environnement structuré.
• Une expérience avec Notion est un plus

Qu'est-ce qui vous ferait sortir du lot ?

Une nouvelle façon de postuler : Participez à la success story de Mixvoip

En rejoignant Mixvoip, vous ne vous contenterez pas de connecter des entreprises à l'internet à haut débit, à la fibre optique, au satellite, au téléphone ou aux réseaux mobiles, vous connecterez des personnes, nouerez des relations et ferez une réelle différence dans notre histoire.

Alors, si vous êtes prêt à embarquer dans une aventure passionnante et à jouer un rôle clé dans l’histoire de Mixvoip, voici une façon originale de postuler.

Nous vous invitons à enregistrer une courte vidéo avec votre smartphone. Expliquez ce qui vous attire dans ce poste ou posez vos questions et éventuelles interrogations. L’objectif est d’instaurer un échange ouvert et dynamique ! N’oubliez pas d’ajouter votre CV au format PDF.

Au lieu d'une lettre de motivation classique, nous aimerions que vous utilisiez une IA de votre choix. Non seulement cela reflète notre approche axée sur la technologie, mais cela vous permet également de montrer votre capacité d'adaptation à de nouveaux outils. Ce n'est pas tant la lettre que votre interaction avec l'IA qui nous intéresse.

PS : Vous voulez savoir avec qui vous allez voyager ? Rencontrez-moi, Chris Ittenbach

@Untitled c'est pour toi. c'est important d'écrire ce que tu fais en tant que personne : panier, chien... ce qui te fait vibrer et te motive chez mixvoip. indique ton âge. les gens doivent savoir qu'ils rejoignent un jeune manager cool.