Beauftragter für Verwaltung und Rechtstreue

Über die Rolle

Wir suchen jemanden, der es mag, wenn die Dinge klar, korrekt und richtig gemacht werden. Die Art von Person, die das Kleingedruckte liest und erkennt, was andere übersehen. Diese Stelle ist in unserem Verwaltungsteam angesiedelt, einer kleinen, aber schlagkräftigen Gruppe, die Mixvoip am Laufen hält. Von der Bezahlung von Rechnungen und der Abwicklung von Gehältern bis hin zur Verwaltung von Verträgen, Firmenwagen und der Bürologistik.

Aber dies ist nicht nur eine Verwaltungsposition. Mit der Zeit werden Sie die Führung bei Compliance- und Rechtsthemen übernehmen: DSGVO, ISO 27001, DORA, NIS2, KI-Gesetz, Verträge und die endlose Liste von Regeln, die für einen Telekommunikations- und IT-Anbieter in Europa gelten. Keine Sorge, wir erwarten nicht, dass Sie sie alle am ersten Tag kennen. Was zählt, sind Neugier, ein strukturierter Verstand und der Drang zu verstehen, wie die Dinge funktionieren.

Wenn Sie die Abwechslung lieben, sich gerne mit Details beschäftigen und juristische Themen wirklich interessant finden, passen Sie gut zu uns. Wenn Sie hingegen glauben, dass das Lesen von Verträgen langweilig ist, ist dieser Beruf nichts für Sie.

Die Aufgaben der Verwaltung

Hinter jedem abgeschlossenen Geschäft, jeder Neueinstellung und jedem Kundenprojekt steht ein Verwaltungsteam, das dafür sorgt, dass die Dinge stimmen und die Vorschriften eingehalten werden. Sie kümmern sich um das Tagesgeschäft des Unternehmens, sowohl in finanzieller als auch in rechtlicher Hinsicht. Sie bezahlen Lieferantenrechnungen und Gehälter, verbuchen und überprüfen Ausgaben und führen eine genaue Buchhaltung. Sie verwalten die Beziehungen zu Banken, Versicherungen und Lieferanten und sorgen dafür, dass immer die richtigen Dokumente vorhanden sind.

Sie überprüfen auch jeden Vertrag, jedes NDA und jede rechtliche Vereinbarung, bevor sie unterzeichnet werden. Ihre Aufgabe ist es, Risiken zu erkennen, sicherzustellen, dass die Bedingungen die Interessen von Mixvoip schützen, und alle rechtlichen Dokumente, einschließlich unserer allgemeinen Geschäftsbedingungen, auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn ein Kunde mit der Zahlung in Verzug gerät oder eine Rechnung bestreitet, kümmert sich das Team um die Kommunikation, klärt Probleme und bereitet bei Bedarf rechtliche Schritte vor.

Wenn viel auf dem Spiel steht, arbeitet Mixvoip mit einer externen Anwaltskanzlei zusammen, aber unser Ziel ist es, so viel Wissen wie möglich intern aufzubauen. Wenn das Risiko überschaubar ist, ziehen wir es vor, Fälle selbst zu bearbeiten.

Das Team koordiniert die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Mitarbeiterverwaltung in Luxemburg, Deutschland, Belgien und Frankreich, sorgt für die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften und steuert die Kommunikation mit öffentlichen Einrichtungen. Sie beaufsichtigen auch die Lieferanten für Wartung, Reinigung und Bürobetrieb, damit unser Arbeitsumfeld reibungslos funktioniert. Kaffee, Lebensmittel und andere Getränke - all das fällt in ihren Zuständigkeitsbereich.

Es ist ein Team, das Struktur, Rechtsbewusstsein und praktische Problemlösung miteinander verbindet und komplexe Regeln und tägliche Details in Ordnung bringt.

Ihr Auftrag

Sie werden an allem, was oben beschrieben wurde, beteiligt sein, an der Buchhaltung, an HR-Prozessen, an der Koordination von Lieferanten und am Vertragsmanagement, aber Ihr Hauptaugenmerk wird darauf liegen, die Verantwortung für rechtliche und Compliance-Themen innerhalb von Mixvoip zu übernehmen.

Bislang waren diese Aufgaben auf mehrere Abteilungen verteilt. Mit Ihrer Ankunft wollen wir sie unter einer Person zusammenführen, die Struktur, Kontinuität und Fachwissen schaffen kann. Sie werden eng mit unserem CTO und den Teamleitern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Mixvoip alle Vorschriften einhält, die für unsere Telekommunikations- und IT-Aktivitäten gelten.

Dazu gehören die Aufrechterhaltung und Verbesserung unseres ISO 27001-Rahmens, die Verwaltung der DSGVO Dokumentation in Sypher und die Verfolgung neuer Vorschriften wie DORA, NIS2, CRA, PSF und des EU AI Act. Sie koordinieren Audits, aktualisieren interne Richtlinien, schulen Mitarbeiter bei Bedarf und sorgen dafür, dass Compliance mehr als nur Papierkram ist, sondern Teil unserer Arbeitsweise.

Im Laufe der Zeit kann sich diese Rolle zum zentralen Bezugspunkt von Mixvoip für Governance, Compliance und Risikomanagement entwickeln.

Wichtigste Zuständigkeiten und Aufgaben

Verwaltung

• Verwaltung von Bürobedarf und -ausstattung
• Koordinierung der Instandhaltung und Reparaturen von Einrichtungen

Rechtliches

• Überprüfung, Entwurf und Pflege von Unternehmensverträgen, NDAs und allgemeinen Geschäftsbedingungen.
• Sicherstellen, dass alle Vereinbarungen die Interessen von Mixvoip schützen und den geltenden Gesetzen entsprechen.

Humanressourcen

• Verwaltung der Verfahren für das Preboarding und Onboarding von Mitarbeitern
• Verwaltung von Sozialleistungen für Arbeitnehmer (z. B. Elternurlaub, Krankheitsurlaub, Urlaub)
• Verfolgung von Abwesenheiten und krankheitsbedingten Fehlzeiten und Sicherstellung eines angemessenen Follow-up
• Bearbeitung von HR-Meldungen (RTS, CIE, CNS, STM) und der damit zusammenhängenden Gehaltsabrechnungsunterlagen
• Pflege und Aktualisierung von HR-Datenbanken und -Softwaresystemen (Tempus, ADSEL, Salary.lu ...)

Einhaltung der Vorschriften

• Gewährleistung der Einhaltung von EU- und nationalen VorschriftenDSGVO, ISO 27001, DORA, NIS2, AI Act, CRA, PSF usw.).
• Aufrechterhaltung und Verbesserung des Informationssicherheitsrahmens des Unternehmens nach ISO 27001.
• Koordinierung interner und externer Audits im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften und Zertifizierungen.
• Verwaltung von DSGVO und Datenschutzanfragen (in Sypher.eu oder ähnlichen Tools).
• Ausarbeitung und Aktualisierung interner Strategien, Verfahren und Register.

Was brauchen wir von Ihnen?

• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch (Deutsch oder Luxemburgisch sind von großem Vorteil)
• Neugier und Bereitschaft, sich über den ICT , Dienstleistungen, Kunden und Produkte zu informieren
• Eine Leidenschaft für KI-Tools, insbesondere im Bereich Recht und Compliance
• Sicherer Umgang mit Fahrkartensystemen
• Erfahrung mit Notion ist ein Plus
• Wir sind ein kleines Team, daher sollten Sie selbst Hand anlegen und bereit sein, Verwaltungsaufgaben zu übernehmen.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben mit Selbständigkeit und Diskretion zu bewältigen.

Eine neue Art, sich zu bewerben: Werden Sie Teil der Erfolgsgeschichte von Mixvoip

Schließen Sie sich Mixvoip an, und Sie werden nicht nur Unternehmen an Hochgeschwindigkeits-Internet, Glasfaser-, Satelliten-, Telefon- oder Mobilfunknetze anschließen, sondern auch Menschen miteinander verbinden, Beziehungen knüpfen und einen echten Unterschied in unserer Geschichte machen.

Wenn Sie also bereit sind, sich auf eine spannende Reise zu begeben und eine zentrale Rolle in der Geschichte von Mixvoip zu spielen, können Sie sich hier auf unkonventionelle Weise bewerben

Wir laden Sie ein, ein kurzes Video mit Ihrem Smartphone aufzunehmen. Teilen Sie mit, warum Sie sich zu dieser Rolle hingezogen fühlen, oder teilen Sie uns Fragen oder Zweifel mit, die Sie haben könnten. Es geht darum, das Gespräch offen und spannend zu halten! Bitte denken Sie daran, auch Ihren Lebenslauf im PDF-Format beizufügen.

Anstelle eines herkömmlichen Motivationsschreibens möchten wir Sie bitten, eine KI Ihrer Wahl einzusetzen. Dies spiegelt nicht nur unseren technologieorientierten Ansatz wider, sondern gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Anpassungsfähigkeit an neue Tools unter Beweis zu stellen. Es geht uns weniger um das Anschreiben als vielmehr um Ihre Interaktion mit der KI.

PS: Möchten Sie wissen, mit wem Sie auf Reisen gehen werden? Treffen Sie mich, Chris Ittenbach

Hallo, ich bin Chris Ittenbach, und ich bin seit vier Jahren Teamleiter. Mit meinen 32 Jahren bin ich ein relativ junger Manager, der unsere Finanz- und Buchhaltungstätigkeiten sowie einige administrative Aufgaben überwacht, die das Team reibungslos am Laufen halten. Ich bin von Natur aus ein ruhiger und ausgeglichener Mensch, aber wenn es nötig ist, bin ich auch derjenige, der Veränderungen vorantreibt und die Dinge in der Abteilung vorantreibt.

Außerhalb der Arbeit spiele ich leidenschaftlich gern Basketball, ein Sport, den ich schon als kleiner Junge geliebt habe. Mannschaftssportarten haben mich unschätzbare Lektionen über Kommunikation, Vertrauen und Zusammenarbeit gelehrt, und ich bemühe mich, die gleiche positive, teamorientierte Atmosphäre jeden Tag in unser Verwaltungsteam zu bringen. Ich glaube fest an Teamarbeit und liebe es, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten, denn gute Ergebnisse entstehen immer durch gute Zusammenarbeit. Seit 15 Monaten bin ich außerdem stolze Besitzerin eines Golden Retrievers, und gemeinsam trainieren wir, Palliativpatienten in Krankenhäusern zu besuchen - eine wirklich lohnende Erfahrung, die mich daran erinnert, wie wichtig Einfühlungsvermögen, Verbundenheit und Freundlichkeit sind. Was mich bei Mixvoip wirklich begeistert, ist das dynamische Umfeld und die Möglichkeit, jeden Tag etwas zu bewirken.

Gelegenheiten gibt es bei Mixvvoip wirklich überall, man muss nur ein bisschen Geduld haben und dem Prozess vertrauen.