Tipps und 10 Skripts für professionelle Mailbox-Begrüßungen

Entdecken Sie die besten Vorgehensweisen und gebrauchsfertige Beispiele für die Aufnahme einer geschäftlichen Telefonansage durch einen professionellen Sprecher. Oft ist Ihre Mailboxansage der erste Kontaktpunkt zu potentiellen Geschäftskunden, also sollte sich das Zuhören lohnen.

schwarze Kopfhörer und blaues Mikrofon

Eine professionelle Mailboxansage ist Teil Ihres Unternehmensimages als vertrauenswürdiger Geschäftspartner. Sie fördert Ihre Glaubwürdigkeit und ermutigt potentielle Kunden Sie zu kontaktieren, selbst wenn sie es nicht gleich beim ersten Anruf geschafft haben.

Heute wird die Mailbox als Standard-Feature von geschäftlichen Telefonsystemenangesehen, aber dahinter verbirgt sich so viel mehr. Deshalb sollten Sie sich besonders darüber Gedanken machen, wenn Sie eine Voice-over-Aufnahme planen.

Wie soll Ihr Unternehmen wahrgenommen werden? Was ist die wichtigste Information für potenzielle Kunden, die versuchen Sie zu erreichen?

Wie gestalten Sie Ihre Mailboxansage effektiv, damit Sie einen Rückruf erhalten?

Hier sind ein paar wichtige Regeln, denen Sie folgen können, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen eine Voice-Over-Aufnahme braucht.

Fassen Sie sich kurz, seien Sie prägnant

Das ist vermutlich eine goldene Regel für Mailboxansagen. Halten Sie ihre Nachricht kurz, aber verständlich. Fragen Sie sich, welche Information für die Anrufer von Wert ist, sodass sie entweder zurückrufen oder eine Nachricht mit ihren Kontaktdetails hinterlassen. 

Der Hauptzweck der Mailbox gilt dem Beantworten von jedem Anruf, selbst wenn in diesem einen Moment niemand antworten kann. Sehen Sie Ihre Nachricht also als Werkzeug an, mit dem Sie Ihre Anrufer dazu bringen, Sie nochmals zu kontaktieren (per Telefon, Chat oder Mail) oder eine Nummer zu hinterlassen, über die Sie zurückrufen können. Sammeln Sie die wesentlichen Informationen in ein paar Worten und lassen Sie es professionell klingen.

Nennen Sie zuerst den Namen Ihres Unternehmens 

leeres Namensschild

Diese Information ist maßgeblich für jeden Anrufer. Fehlt der Name, hinterlässt das den Eindruck eines chaotischen und unprofessionellen Unternehmens. Selbst wenn Ihr potentieller Kunde oder künftiger Partner Sie nicht gleich beim ersten Mal kontaktieren konnte, sollte er zumindest wissen, dass er die richtige Nummer hat.

Bei einem großen Unternehmen empfiehlt sich auch den Namen der Abteilung oder sogar einer Person zu erwähnen (diejenige, die normalerweise unter dieser Nummer zu erreichen ist).

Erklären Sie, warum Sie gerade nicht zu erreichen sind

Vermutlich:

  •  rufen sie außerhalb der normalen Geschäftszeiten an 
  •  haben sie am Wochenende angerufen 
  •  sind gerade alle Mitarbeiter beschäftigt
  •  ist Urlaubszeit für das ganze Unternehmen etc.

Nennen Sie den Grund, aus dem die Anrufer bei der Mailbox gelandet sind und nicht bei der Person, die sie erreichen wollten.

Wichtig: Sagen Sie, wann sie wieder erreichbar sind

Das ist (nach dem Namen des Unternehmens) vermutlich die wichtigste Information für den Anrufer.

Es muss für den Zuhörer klar sein, wann er Sie wieder erreichen kann

Nicht jeder fühlt sich wohl dabei, eine Nachricht auf der Mailbox eines Unternehmens zu hinterlassen. Sagen Sie deshalb deutlich, zu welchen Zeiten und Tagen Ihr Unternehmen/Abteilung/Angestellter unter dieser Nummer erreichbar ist.

Nennen Sie Details, falls es eine Notrufleitung oder Kontaktperson gibt

Abhängig von Ihrer Branche haben Sie vielleicht eine Person für Supportfragen in Notfällen – stellen Sie sicher, dass die Kontaktdaten verständlich vermittelt werden in der Voice-Over-Aufnahme

Sollten Sie für lange Zeit fehlen, ist es hilfreich, einen Kollegen mit dessen Kontaktinformationen zu nennen, der dem Anrufer weiterhelfen kann.

Bitten Sie den Anrufer, eine Nachricht zu hinterlassen und sagen Sie, bis wann mit einer Antwort zu rechnen ist

ruf mich zurück Zeichen

Potentiellen Kunden oder Partnern zu zeigen, dass Ihnen ihr Anruf wichtig ist, lohnt sich immer. Sie zu bitten, eine Nachricht zu hinterlassen, damit Sie zurückrufen können, kann ihre anfängliche Enttäuschung mindern. Sie geben ihnen eine Möglichkeit, sich trotzdem mit Ihnen in Verbindung zu setzen, auch auf Ihre Kosten, was zeigt, dass jeder verpasste Anruf für Sie wertvoll ist. 

Vergessen Sie nicht in Ihrer Ansage zu erwähnen, in welchem Zeitrahmen mit einem Rückruf von Ihrem Unternehmen zu rechnen ist. So schaffen Sie für potentielle Kunden realistische Erwartungen, von Ihnen kontaktiert zu werden. 

Formelle Begrüßungen nutzen oder nicht nutzen

Es liegt ganz bei Ihnen – abhängig von Ihrem Kommunikationsstil, Ihrem Markenimage und Ihrer Unternehmenskultur

Falls Sie normalerweise auf eine informellere Art mit Ihren Kunden und Partnern interagieren, dann ist ein einfaches Hallo oder Danke vielleicht die richtige Wahl, um Ihre Nachricht zu beginnen oder zu beenden.

Wenn Sie jedoch eine traditionelle Institution mit vielen hierarchischen Ebenen sind und einer strikt formellen Kommunikationsweise folgen, dann sind Ausdrücke wie Hallo, Hi, Tschüss, Haben Sie einen schönen Tag, etc. nicht angemessen.

Wählen Sie ein gutes Voiceover

Suchen Sie nach einem guten Voice-over-Künstler, um Ihre Mailbox-Ansage solide und geschäftsorientiert klingen zu lassen. Erfahrene Voice-over-Künstler können die Art und Weise, wie Ihre Anrufer Ihre Nachricht, Marke und ganz allgemein Ihr Unternehmen wahrnehmen, aufwerten.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Ansage selbst aufzunehmen, dann wählen Sie dafür einen schalldichten Raum und ein gutes Mikrofon. Üben Sie den Text ein, bis die Nachricht flüssig, natürlich und vertrauenswürdig klingt.

Wählen Sie einen unserer Voice-over-Künstler, um Ihre professionelle Mailbox-Ansage in fünf verschiedenen Sprachen aufzunehmen

Digitales Mischpult in einem Aufnahmestudio

Passen Sie die Sprache und den Tonfall an Ihr spezielles Zielpublikum an

Denken Sie immer daran, dass Ihre Mailbox-Ansage der erste persönliche Kontaktpunkt für viele potentielle Kunden und Partner Ihres Unternehmens / Ihrer Marke ist. Sie sollten also den Tonfall Ihrer Voice-over-Aufnahme anpassen, um die Identität Ihrer Marke und Ihres Unternehmens zu reflektieren. Behalten Sie dabei auch Ihr Zielpublikum im Blick und versuchen Sie, Ihren Kommunikationsstil an dessen Erwartungen anzupassen. 

Die Aufnahme kann ernst und verbindlich klingen oder freundlich und informell. Die Geschwindigkeit beim Lesen des Skripts kann etwas langsamer, mittel oder energisch sein (wenn das Zielpublikum jünger ist). Die Grundhaltung kann strenger oder unbeschwerter sein. Die Energie der Nachricht kann angeregt oder eher ruhig sein.

Tonfall, Inhalt und Vokabular Ihrer Voice-over-Aufnahme sollten Ihr Unternehmen in einer Art repräsentieren, durch die Ihre Anrufer gerne zurückrufen oder ihre Nummer für einen Rückruf Ihrerseits hinterlassen.

Geben Sie spezifische Anweisungen

Seien Sie professionell, auch wenn Sie im Moment nicht verfügbar sind

Damit eine Mailbox-Ansage so effektiv wie möglich ist, muss sie klar und verständlich sein. Achten Sie auf folgende Details:

  • wie werden schwierige Wörter/Namen phonetisch buchstabiert
  • klären Sie, ob "www" ausgesprochen werden soll, falls eine URL in der Nachricht vorkommt
  • erklären Sie EXAKT, wie die Ziffern in Telefonnummern ausgesprochen werden (33 könnte drei-drei oder dreiunddreißig sein, etc.)
  • vermeiden Sie Begriffe mir mehreren Bedeutungen

Finden Sie Voice-over-Ausschnitte, die Ihnen dabei helfen, mit Ihrer Mailbox-Ansage glaubwürdig zu klingen.

Wir haben 10 Skripts gesammelt, um Ihnen bei der Wahl einer passenden Begrüßung für Ihr Unternehmen zu helfen.

Skripte Voiceover

Wenn der Kunde außerhalb der Geschäftszeiten anruft oder alle Mitarbeiter beschäftigt sind

  • Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name Ihres Unternehmens]. Leider können wir Ihren Anruf gerade nicht entgegennehmen, da Sie und außerhalb unserer Geschäftszeiten anrufen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Telefonnummer und nennen Sie uns den Grund Ihres Anrufs. Wir rufen Sie innerhalb der nächsten 24 Stunden zurück. Sie können uns auch immer montags bis freitags von [9:00 bis 18:00] erreichen.
  • Hallo, Sie haben die [Name einer bestimmten Abteilung] von [Name Ihres Unternehmens] erreicht. Unsere Mitarbeiter sind im Moment nicht verfügbar. Ihr Anruf ist uns wichtig, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs und wir rufen Sie so bald wie möglich zurück. Wir wünschen Ihnen noch einen schönen Tag.
  • Sie haben das Büro von [Name Ihres Unternehmens] erreicht. Wir sind im Urlaub und haben daher aktuell geschlossen. Ab dem [Datum] sind wir wieder montags bis freitags während unserer normalen Geschäftszeiten von [9:00 bis 18:00] erreichbar. Wir freuen uns, nach dem [Datum] von Ihnen zu hören.
  • Willkommen bei [Name Ihres Unternehmens]. Wir sind von Montag bis Freitag zwischen [9:00 bis 18:00] erreichbar. Sie können uns über unsere Webseite www.Beispiel.com eine Nachricht über unseren Live-Chat oder unser Kontaktformular hinterlassen. Falls Sie von uns kontaktiert werden möchten, hinterlassen Sie bitte eine Nachricht nach dem Signal.
  • Danke für Ihren Anruf bei [Name der Abteilung] von [Name Ihres Unternehmens]. Alle unserer Vertreter sind gerade damit beschäftigt, unseren Kunden zu helfen und können Ihren Anruf deshalb gerade nicht entgegennehmen. Sie können unsere Webseite [ www.Beispiel.com] besuchen und uns eine Mail an [Beispiel@Beispiel,com] schicken oder die [Nummer] wählen, um uns eine Nachricht zu mit Ihren Kontaktinformationen zu hinterlassen. Wir werden uns bis zum Ende des Arbeitstages bei Ihnen melden.

Sekretärin mit Headset am Arbeitsplatz

Wenn Sie den Anrufer an Ihre Notfall-Nummer weiterleiten 

  • Hallo und willkommen bei [Name Ihres Unternehmens]. Unser Büro ist vom [Datum] bis [Datum] wegen [gesetzlicher Feiertag] geschlossen. Im Notfall rufen Sie bitte die [Telefonnummer] an oder schicken Sie uns an [E-Mailadresse] eine Mail. Wir werden uns sofort bei Ihnen melden. Unser Unternehmen öffnet wieder am [Datum] und wir werden von [9:00 bis 18:00] telefonisch erreichbar sein. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.
  • Sie haben [Name Ihres Unternehmens] erreicht. Wir sind ab [13:00] wieder für Sie da. Sie können uns jederzeit per E-Mail an [E-Mailadresse] kontaktieren oder die [Ziffer] drücken und uns eine Nachricht mit Ihren Kontaktinformationen hinterlassen. Innerhalb der nächsten 24 Stunden wird sich ein Teammitglied von [Name Ihres Unternehmens] mit Ihnen in Verbindung setzen.

Wenn ein Kunde eine bestimmte Person oder Abteilung erreichen möchte

  • Danke, dass Sie [Ihr Name] von [Name Ihres Unternehmens] anrufen. Ich bin vom [Datum] bis [Datum] nicht im Büro. Mein Kollege [Name] kann Ihnen mit Ihrer Anfrage helfen. Sie können ihn über die [Telefonnummer] erreichen. Wenn Sie eine Nachricht mit Ihren Kontaktinformationen und dem Grund Ihres Anrufs hinterlassen, kann ich Sie nach dem [Datum] zurückrufen.
  • Hier ist [Name Ihres Unternehmens] [Zentrale oder Name der Abteilung]. Wir stehen Ihnen montags bis freitags von [9:00 bis 18:00] zur Verfügung. Wir freuen uns über Ihren Anruf und würden uns gerne mit Ihnen in Verbindung setzen. Drücken Sie bitte die [Ziffer], um eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und dem Grund Ihres Anrufs zu hinterlassen. Innerhalb der nächsten 24 Stunden wird Sie ein Vertreter unseres Unternehmens kontaktieren. Mit freundlichen Grüßen Ihr [Name Ihres Unternehmens] Team.
  • Vielen Dank, dass Sie [Name Ihres Unternehmens] kontaktieren. Alle in [Name der Abteilung] sind zur Zeit beschäftigt, aber wir möchten Sie so bald wie möglich zurückrufen. Sie können unsere Internetseite [www.internetseite.com] besuchen, um wichtige Informationen zu finden. Oder hinterlassen Sie uns nach dem Signalton eine Nachricht mit Ihren Kontaktinformationen, damit unser Team Sie zurückrufen kann.

Mit einem Mailbox-System kann Ihr Unternehmen sich profilieren

Mit der Hilfe eines Systems können Sie eine eher objektive Information persönlich klingen lassen. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen einen exzellenten Kundenservice bieten und sich mit Ihren Anrufern verbinden, auch wenn Sie in diesem Moment nicht direkt mit ihnen sprechen können.