Telekonferenzen – die beste Lösung für Businessmeetings
Telekonferenzen gelten als eines der effektivsten Instrumente für Geschäftsbesprechungen ohne Grenzen oder physische Anwesenheit. Ihre Einfachheit und Zugänglichkeit haben sie zu einem beliebten Medium für die tägliche Geschäftskommunikation gemacht.
Was sind Telekonferenzen?
Eine Telefonkonferenz verbindet mehrere Teilnehmer gleichzeitig mit Hilfe von Telekommunikationsgeräten und ermöglicht es den Teilnehmern, von verschiedenen Standorten aus an virtuellen Geschäftsbesprechungen teilzunehmen, anstatt sich persönlich zu treffen.
Webkonferenzen sind ein weltweit verfügbarer Dienst, auf den von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit zugegriffen werden kann. Ihre Flexibilität macht sie zum perfekten Kommunikationsinstrument für Unternehmen mit folgenden Anforderungen
• Remote-Teams
• mehreren Büros
• Partnern
• weit entfernten Kunden
Die Möglichkeiten von Online-Konferenzen zu nutzen erhöht die Effizienz und verbessert die Produktivität des Unternehmens.
Zusammenfassung
Telekonferenzen gehören zu den effektivsten Instrumenten für Geschäftsbesprechungen ohne Grenzen und physische Präsenz. Ihre Einfachheit und Zugänglichkeit haben sie zu einem beliebten Medium für die tägliche Geschäftskommunikation gemacht. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Konferenzlösungen und wie Unternehmen davon profitieren. Hier finden Sie nützliche Tipps, wie Sie effektive Geschäftsbesprechungen über das Internet abhalten können.
Vorteile von Telekonferenzen
Optimierung der Betriebskosten
Der Hauptvorteil von Sprach- und Videokonferenzen ist die Kosteneffizienz. Anbieter von Webkonferenzen oder Cloud-Telefonie bieten Telefonkonferenzdienste an. Sie bieten oft günstige monatliche Tarife und enthalten in der Regel kostenlose Konferenztools im Monatspaket. Audio- und Videoanrufe werden in der Regel über lokale Einwahlnummern geführt, was die Kosten oder die Eingabe eines Pins für die Teilnahme deutlich reduziert. Unabhängig von der Dauer des Anrufs und der Tageszeit sind die Kosten für die Telefonkonferenz minimal.
Einfachheit
Audiokonferenzdienste können schnell und mühelos konfiguriert und verwaltet werden. Einer ihrer Hauptvorteile besteht darin, dass sie eine weit verbreitete Technologie nutzen - das Telefon. Die Einrichtung eines kostenlosen Konferenzraums und die Einladung der Benutzer zur Teilnahme erfordern weniger als 3 Klicks. Die Teilnehmer der Geschäftsbesprechungen können von überall aus teilnehmen. Alles, was sie benötigen, ist ein funktionierender Telefon- oder Internetanschluss. Die Einfachheit von Telefonkonferenzen und ihre Benutzerfreundlichkeit machen sie zu einem unverzichtbaren Instrument der Zusammenarbeit.
Hohe Zugänglichkeit
Die Teilnahme an einer Konferenz kann von jedem Gerät aus erfolgen. Audio- und Videokonferenzen können an jedem Ort mit Internetanschluss durchgeführt werden. Niemand muss sich während des Geschäftstreffens an einem bestimmten Ort aufhalten. Die eingeladenen Personen können von einem Telefon, Handy, Tablet, Laptop oder einem funktionsreichen Konferenztelefonsystem wie Yealink CP960.
Zeitersparnis
Die Benutzerfreundlichkeit und die Zugänglichkeit von Konferenztools sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie wertvolle Zeit sparen. Wenn eine wichtige Entscheidung getroffen werden soll, kann schnell eine Telefonkonferenz anberaumt werden. So kann jeder seine Ideen und Kommentare zu den zu lösenden Problemen einbringen, ohne seinen Schreibtisch zu verlassen.
Effizienz
Online-Konferenzen bringen Verantwortliche pünktlich zu einer Echtzeit-Diskussion zusammen. Sie ermöglichen den Verantwortlichen eines Unternehmens die Durchführung effektiver Fernbesprechungen und gewährleisten eine gute Kommunikation mit bestehenden Kunden. Telekonferenzen können von grundlegender Bedeutung sein, wenn es darum geht, die Botschaft des Unternehmens an die richtigen Personen zu übermitteln. Schriftliche Kommunikation kann verloren gehen, ignoriert oder missverstanden werden, während Konferenzbesprechungen die Botschaft klar vermitteln und garantieren, dass jeder beim Thema bleibt.
Regelmäßige und effektive Kommunikation
Dienste für Audio und Videokonferenzen sind allgemein zu jeder Zeit zugänglich. So können Unternehmen problemlos dringende Meetings organisieren. Die Organisation der Treffen läuft damit flexibel ab und passt sich schnell an das Arbeitsumfeld an. Virtuelle Konferenzen stellen ein zuverlässiges Instrument für die Zusammenarbeit dar, mit dem sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens eine effektive Kommunikation gefördert wird.
Überwindet geografische Grenzen
Unternehmen sind heute oft global präsent. Eine Telefonkonferenz sorgt dafür, dass Kollegen, Kunden und Partner aus der Ferne immer in Verbindung bleiben, egal wo sie sich befinden. So können sie geschäftliche Themen besprechen, auch wenn sich die Teilnehmer nicht im selben Besprechungsraum befinden. Das bedeutet für jedes Unternehmen eine Reduzierung der Reisekosten, Zeitersparnis und Ressourcenoptimierung.
Funktionen der Telekonferenz
Konferenzdienstleister bieten Unternehmen eine Vielzahl an erweiterten Funktionen an. Die Unternehmen können sich die Pakete je nach erwarteter Häufigkeit der Telekonferenzen aussuchen.
Kostenlose Konferenzdienste
Anbieter für Cloudtelefonie und Anbieter von Konferenzdiensten bieten ihren Kunden unter Umständen kostenlose Telekonferenzen an. Die kostenlosen Audio- und Videoanrufe sind ein zusätzlicher Service zum Monatstarif des Unternehmens. Diese kostenlose Funktion erfordert keine Kündigungs- oder Deaktivierungsgebühren oder eine langfristige Bindung. Wenn ein Unternehmen Telefonkonferenzen durchführt, kann der Gastgeber des Meetings einfach einen Konferenzraum einrichten und verwalten. Die Teilnehmer können sich mit einem speziellen Zugangscode und einer zugewiesenen lokalen Telefonnummer einwählen.
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Internationale Anrufe
Telefonkonferenzdienste ermöglichen es einem Unternehmen, internationale Verbindungen über lokale Telefonnummern herzustellen. Dies ist eine kostensparende Funktion, da die lokalen Tarife in der Regel unabhängig vom Zielort oder der Dauer der Audiokonferenz angewendet werden. Die eingeladenen Teilnehmer stellen die Verbindung über die im Land verfügbare Zugangsnummer her, gefolgt von dem vom Gastgeber der Konferenz angegebenen PIN-Code.
Kontrolle über den Anruf
Die Kontrolle über die Konferenz gewährleistet ihre Effizienz und ihren Erfolg. Bei Webkonferenzen ist die Stummschalttaste eine wichtige Option. Sie ermöglicht es, die Störung durch Hintergrundgeräusche erheblich zu reduzieren, bedeutet aber auch, dass eine Person, deren Leitung stummgeschaltet ist, nicht gehört wird. Der Gastgeber kann auch einzelne Leitungen stummschalten und die Stummschaltung aufheben, um die Störung des Meetings zu minimieren und die Diskussion zu steuern. Aber auch hier werden einige Teilnehmer von der aktiven Konversation ausgeschlossen.
Viele Unternehmen bevorzugen eine professionelle Telefonkonferenzsystem. Diese fortschrittlichen Konferenztools verfügen über eine eingebaute geräuschdämpfende Technologie, die unerwünschte Umgebungsgeräusche unterdrückt, während der Sprecher weiterhin für alle hörbar bleibt. Hintergrundgeräusche sind eine der größten Herausforderungen bei Telefonkonferenzen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie diese vermeiden können, um eine effektivere Remote-Meetings.
Benutzerdefinierte Wartemusik
Manche Provider bieten Unternehmen auch an, die Wartemusik zu personalisieren und so die Wartezeit der Anrufer zu verbessern. Die passende Musik auszusuchen ist Teil der Markenkommunikation mit Partnern, Kunden oder Kollegen.
Internetkonferenzen
Die Web-Dial-Funktion ermöglicht es einem Unternehmen, eine Telefonkonferenz zu arrangieren und ein Firmenmeeting über einen Browser zu führen. Um eine geschäftliche Diskussion über ein Softphone zu beginnen, sind eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung und Audio- oder Videoqualität erforderlich.
Uneingeschränkt Unter-Konferenzräume erstellen
Einige Anbieter bieten die Möglichkeit, mehrere Unterkonten einzurichten. Dies hilft einem Unternehmen, den Kommunikationsfluss für ein bestimmtes Projekt zu strukturieren. Die Unterkonten erlauben es mehreren Personen, gleichzeitig eine Telefonkonferenz unter dem Hauptkonto zu erstellen. Diese Funktion ist nützlich für Teilnehmer, die die Diskussion in kleinen Gruppen fortsetzen sollen.
Sofortige Konferenzräume und Videomeetings
Wenn ein dringendes Problem gelöst werden muss, ist die Organisation von sofortigen Fernkonferenzen von unschätzbarem Wert. Ein Konferenzraum kann ohne Aufwand innerhalb von Minuten für eine reine Sprachkonferenz eingerichtet werden. Videomeeting ist auch in solchen Fällen eine gute Lösung: Es geht schnell und mühelos - Sie brauchen nur ein Gerät mit einem Display und eine gute Internetverbindung.
Analyse der Fernkonferenz
Die Analysefunktion gibt dem Unternehmen einen nachvollziehbaren Einblick in den Kommunikationsfluss und liefert wertvolle Informationen über die Nutzung von Konferenzen durch Einzelpersonen oder Abteilungen.
Anwählen, um Anrufer hinzuzufügen
Die Dial-Out-Funktion ermöglicht es dem Gastgeber, verschiedene Teilnehmer gleichzeitig und vom selben Gerät aus anzurufen. Sobald die Anrufer antworten, sind sie bereits verbunden und nehmen an der Konferenz teil. Je nach den Kommunikationsbedürfnissen des Unternehmens entscheiden sich einige Unternehmen für diese Option gegenüber Dial-In-Konferenzanrufen.
Eine Telekonferenz einrichten
Für Audiokonferenzen
Um einen Konferenzanruf einzurichten und zu verwalten, sind nur wenige Schritte nötig:
1) Dienstleister können Ihnen kostenlos Zugang zu einer Konferenzfunktion anbieten oder Sie benötigen ein Konto dafür im System des Anbieters
Auf diese Weise kann der Gastgeber einen Konferenzraum einrichten, ohne sich vorher mit einem Benutzernamen und einem Passwort anmelden zu müssen. Bei der anderen Option muss der Moderator im Konto des Unternehmens angemeldet sein, um eine Telefonkonferenz zu starten.
2) Die für den Konferenzanruf notwendige Ausrüstung muss zur Verfügung stehen
Je nach dem für die Audiokonferenz genutzten Gerät kann die benötigte Hardware variieren. Ein Softphone mit einem Headset, ein Mobiltelefon oder z. B. ein Tablet mit einem eingebauten Mikrofon eignen sich dafür. Viele kleine und mittlere Unternehmen bevorzugen ein speziell dafür geeignetes Telefonkonferenzsystem. Dieses verfügt über viele erweiterte Funktionen.
3) Die Teilnehmer einladen
Die Einladungen sollten per E-Mail oder Sofortnachricht verschickt werden und das genaue Datum und die Uhrzeit sowie gegebenenfalls die entsprechenden Zeitzonen enthalten. Ein Zugangscode für das Treffen muss generiert und zusammen mit der Liste der Zugangsnummern bereitgestellt werden.
4) Der Host und die Teilnehmer treten dem Konferenzraum bei
Bei Audiokonferenzen müssen die Anrufer eine bestimmte Zugangsnummer wählen und den Zugangscode (PIN) eingeben, der eine zusätzliche Sicherheitsebene für geschäftliche Telefonkonferenzen darstellt.
5) Die Zusammenarbeit beginnt
Für Videokonferenzen: Wenn es sich um einen webbasierten Dienst handelt, benötigen Sie weder eine Installation noch ein Protokoll. Ihr Gastgeber sendet Ihnen einen Link mit einem generierten Pin, über den Sie an der Konferenz teilnehmen können. Sie können den Link öffnen und auf die Schaltfläche klicken, um an der Konferenz teilzunehmen. virtuellen Meeting.
Telekonferenzen – ein Hauptfaktor für unternehmerischen Erfolg
Webkonferenzen sind ein fester Bestandteil der Kommunikationsstrategie jedes Unternehmens mit Außenstellen, Kunden und Partnern. Es gibt eine Vielzahl von Aktivitäten, für die Telekonferenzen eingesetzt werden:
• Um Angestellte mit potenziellen oder existierenden Kunden zu verbinden
- Erörterung der Unternehmensstrategie mit Personen aus verschiedenen Abteilungen
- Schnelles Lösen wichtiger Probleme, die unerwartet aufgetreten sind
• Um Dateien zu teilen und verbale Kommentare und Feedback dazu einzuholen
• Um Remote-Bewerbungsgespräche zu führen
• Um den Angestellten oder Partnern internes Training zur Verfügung zu stellen
• Um Meetings mit den Interessenvertretern abzuhalten
Die Vorteile von Telekonferenzen sind für jedes Unternehmen, sei es ein kleines, mittleres oder großes, aggressiv.
Minimieren Sie die Kosten für die Geschäftstelefonie.
Kosteneinsparungen sind natürlich immer der größte Vorteil für jedes profitorientierte Unternehmen. Der Wechsel zu kostenpflichtigen Konferenzdiensten ist eine Option, die definitiv jedes Unternehmen in Betracht ziehen sollte. Manche Anbieter für Cloud-Telefonie bieten Lösungen für Video- und Audiokonferenzen als kostenlosen Dienst an.
Reduzieren Sie die Kosten für Geschäftsreisen.
Telekonferenzen sind auch hinsichtlich der Reisekosten sehr vorteilhaft. Anders als bei persönlichen Meetings müssen Sie für eine Remote-Konferenz nicht physisch anwesend sein. Die Reduzierung von Kosten für Geschäftsreisen hat einen großen positiven Einfluss auf das monatliche Budget.
Unterkunftskosten verringern
Telekonferenzen ermöglichen es, die Besprechung zu veranstalten und die Teilnehmer von jedem beliebigen Ort aus teilnehmen zu lassen: dem Hauptsitz eines Unternehmens, einem Heimbüro, einem Co-Working-Space oder einem Café - einem beliebigen Ort. Durch die Verringerung der Kosten für die Unterbringung auf Geschäftsreisen kann das Unternehmen seine finanziellen Ressourcen anderweitig einsetzen.
Optimieren Sie die in Besprechungen verbrachte Zeit.
Abgesehen von den offensichtlichen finanziellen Vorteilen sind Telekonferenzen ein hervorragendes Instrument zur Zeitersparnis. Webkonferenz-Tools sorgen dafür, dass mehr wertvolle Zeit in Geschäftsbesprechungen als auf Geschäftsreisen verbracht wird. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, einen nachhaltigeren Ansatz zu verfolgen und regelmäßig Geschäftsbesprechungen anzusetzen. Außerdem können alle Teilnehmer in der Zeit, in der sie darauf warten, dass sich alle in die Telekonferenz einwählen, an ihren aktuellen Projekten weiterarbeiten. Auf diese Weise vermeiden sie die Frustration, vor persönlichen Besprechungen Zeit in einem leeren Sitzungssaal zu verschwenden.
Die Produktivität von Meetings erhöhen
Teams, Kunden oder Klienten von verschiedenen Standorten aus können von überall aus an der Geschäftsbesprechung teilnehmen. Die Nutzung von Telefonkonferenzfunktionen hilft den Teilnehmern, mehr Zeit während der Besprechungen zu verbringen. Solange alle Teilnehmer die festgelegten Anruf-Etiketteregeln halten, erhöht sich die Effizienz des Teammeetings.
Die Zusammenarbeit des Teams verbessern
Online-Konferenzen stellen sicher, dass die an einem bestimmten Projekt beteiligten Teams aktiv zusammenarbeiten. Die Einfachheit, ein Remote-Meeting zu veranstalten und ihm beizutreten, sowie die hohe Erreichbarkeit tragen dazu bei, dass sich die Mitarbeiter besser einbringen können. Die Möglichkeit, sich kurzfristig zu treffen, um dringende Themen zu besprechen, macht aus Konferenzräumen leistungsfähige Räume für die Zusammenarbeit in Echtzeit.
Kein Bedarf an teurer Ausrüstung
Die meisten business phone systems-Geräte unterstützen Telekonferenzen. Ihre nahtlose Integration in die bestehende Telekommunikationsinfrastruktur erspart Unternehmen zusätzliche Investitionen in teure Geräte. Aufgrund der fortschrittlichen Cloud-Telefonie Technologie benötigen viele Unternehmen keine eigene Telefonleitung mehr: Telekonferenzen sind mit Handys, Tablets und Laptops kompatibel.
Kosten von Telekonferenzen
Die Kosten für virtuelle Konferenzen variieren, je nachdem, welche Art von Diensten ein Unternehmen wählt. Die Wahl hängt vom Geschäftsmodell und der Größe des Unternehmens sowie von seinen Kommunikationsbedürfnissen ab. Vor der Entscheidung für einen Telekonferenzdienst sollten mehrere Aspekte geprüft werden.
• Die erwartete Häufigkeit von Konferenzen
• Die durchschnittliche Anzahl an Teilnehmern der Remote-Meetings
• Die typische Länge der Meetings
• Die Implementierung von VoIP-Diensten in das Geschäftstelefonsystem
• Ob der Cloud-Dienstleister Konferenzen als Feature anbietet
Dienstleister bieten verschiedene Arten von Audio- und Videokonferenzdiensten die von den Anbietern angeboten werden und die sich in Bezug auf Kosten und Funktionen unterscheiden.
Standard-Telekonferenzdienste
Große Unternehmen mit einem größeren Volumen an Audio- und Videoanrufen entscheiden sich häufig für einen Anbieter, der ausschließlich auf Konferenzdienste spezialisiert ist. Das Unternehmen erwartet während der Fernkonferenz eine Sprach- und Videoübertragung in erstklassiger Qualität, und der Anbieter bietet eine sofortige Aktivierung ohne Einrichtungsgebühren oder langfristige Verpflichtungen. Die monatlichen Kosten für einen solchen Dienst werden in der Regel in Abhängigkeit von der Anzahl der Konferenzteilnehmer berechnet. Außerdem können Ferngesprächsgebühren pro Anruf anfallen, selbst wenn die Gesprächsdauer unbegrenzt ist.
Kostenlose Software für Konferenzanrufe
Diese Art von Telefonkonferenzdienst ist einfach zu handhaben und leicht zu nutzen. Sie erfordert den Zugang zu einem Gerät wie einem Computer oder einem Laptop mit einer funktionierenden Internetverbindung. Wenn es sich um einen webbasierten Dienst handelt, müssen Sie kein Konto im Konferenzsystem registrieren. Die Einrichtung ist völlig kostenlos.
Gebührenfreie Telekonferenzdienste
Anbieter von gebührenfreien Diensten stellen den Teilnehmern einer Telefonkonferenz eine spezielle gebührenfreie Konferenznummer zur Verfügung. Die Teilnehmer der Telefonkonferenz wählen diese gebührenfreie Nummer über ein Festnetz-, Mobilfunk- oder Cloud-basiertes VoIP-System. Die von den Anbietern gebührenfreier Dienste berechneten Gebühren für Anrufe von Kontoinhabern werden pro Anrufer und Minute berechnet. Je nach kundenspezifischen Tarifpaketen können zusätzliche Gebühren für Anrufer von Mobiltelefonen anfallen.
Dienst für Cloud-Konferenzanrufe
VoIP-Telefonieanbieter bieten in der Regel Cloud-Telefonsysteme mit integrierten fortschrittlichen Funktionen wie Telefonkonferenzen für ihre Kunden an. Bei VoIP-Telefonkonferenzen werden Anrufe über eine Konferenzbrücke verbunden. Dadurch können die Teilnehmer über dedizierte lokale Nummern gleichzeitig eine Konferenzschaltung wählen. Für Kunden, die Festnetzanschlüsse nutzen, ist die Telefonkonferenz unabhängig vom Standort kostenlos. Wenn das bevorzugte Konferenztool ein mobiles Gerät ist, können je nach dem spezifischen Mobilfunktarif des Unternehmens Gebühren anfallen. Cloud-Telefonieanbieter bieten eine unbegrenzte Anrufdauer, mehrere gleichzeitige Sprachkonferenzen und die Erreichbarkeit von jedem Gerät aus. Eine Reservierung für die Telefonkonferenz ist nicht erforderlich. Wenn der VoIP-Anbieter die Telefonkonferenz nicht in den monatlichen Tarif einbezieht, werden dem Unternehmen die Kosten pro Minute berechnet.
Telekonferenz vs. traditionelles persönliches Meeting
Die Konferenztechnik hat die Kommunikation in Unternehmen erheblich vereinfacht. Telekonferenzen haben das gesamte System der Geschäftsbesprechungen stark geprägt. Dennoch gibt es Fälle, in denen persönliche Treffen nicht vollständig ersetzt werden können.
Warum entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Webkonferenzen?
- Die Kosten für Geschäftsreisen werden erheblich gesenkt, da die Teilnehmer von jedem beliebigen Ort aus an der virtuellen Besprechung teilnehmen können.
• Mit einer Telekonferenz können mehr als zwei Teilnehmer zur selben Zeit über Audio oder Video an einem Businesstreffen teilnehmen.
- Ein persönliches Treffen erfordert, dass alle Teilnehmer zur gleichen Zeit im gleichen Raum persönlich zusammenkommen.
• Es ist ganz einfach, alle für das Meeting wichtigen Nutzer zusammenzubringen, ganz egal wo sie sich aufhalten.
• Teilnehmer können sich von überall aus verbinden, wodurch die Reise- und Unterkunftskosten gesenkt werden.
- Die Planung des Treffens ist einfacher, da das Unternehmen nicht alle Reise- und Unterbringungszeiten der Teilnehmer berücksichtigen muss.
• Wenn ein Unternehmen kein Geld für einen Besprechungsraum, spezifische Ausrüstung oder sogar ein Geschäftsessen ausgibt, wird das Budget optimiert und kann anderweitig eingesetzt werden.
• Die Teilnehmer fühlen sich wohler und sind konzentrierter. Sie sind nicht wegen Flugverspätungen, Verkehrschaos oder Hotelreservierungen gestresst.
- Telekonferenzen steigern die Produktivität von Unternehmen und erhöhen die Effizienz von Teams, da die Besprechungen bei Bedarf täglich durchgeführt werden können.
- Die Lösung eines dringenden Problems über eine Online-Konferenz ist einfach: Verantwortliche können sich mühelos und kurzfristig einwählen.
- Wenn das Konferenzwerkzeug über eine Aufzeichnungsfunktion verfügt, kann der Sitzungsablauf analysiert und verbessert werden.
• Telekonferenzen als Standard in die Kommunikationsstrategie des Unternehmens aufzunehmen zeigt, dass das Unternehmen umweltbewusst ist.
Wann sollten persönliche Treffen abgehalten werden?
- Persönliche Treffen werden bevorzugt, wenn sich alle Teilnehmer am selben Ort befinden und das Treffen voraussichtlich kurz sein wird. Dann ist es eine Frage eines kurzen Gesprächs, es zu koordinieren und durchzuführen.
- Wenn die Sitzung den ganzen Tag dauern soll und zu viele Teilnehmer beteiligt sind.
- Manchmal kann die nonverbale Kommunikation und Körpersprache einen Hinweis auf die tatsächliche Meinung der Teilnehmer geben. Die Erörterung eines hochsensiblen Themas, das viele Teilnehmer betrifft, wird in persönlichen Treffen als effektiver angesehen.
- Vorstellungsgespräche per Telefonkonferenz sind heutzutage eine gängige Methode für die Einstellung von Bewerbern. Die Personalabteilung kann in späteren Phasen auf persönlichen Treffen bestehen, um zu sehen, ob sich der Bewerber reibungslos integrieren wird.
• Es ist immer zu empfehlen, vor einem Geschäftsabschluss mehrere Web-Konferenzen mit einem möglichen Kunden durchzuführen. Für den eigentlichen Abschluss sollten Sie sich jedoch persönlich treffen, da für gewöhnlich von beiden Vertragspartnern viele Dokumente unterschrieben werden müssen.
• Sofortiges Feedback zu erhalten, während das persönliche Treffen noch läuft, kann für die Entwicklung eines bestimmten Projekts entscheidend sein.
Etikette für effektive Telekonferenzen
Webkonferenzen sind ein produktives und effizientes Kommunikationsinstrument für die Organisation und Durchführung von Geschäftsbesprechungen. Um sie optimal zu nutzen, sollten bestimmte Regeln für die Durchführung von Fernkonferenzen gelten.
Eine Telekonferenz organisieren
Eine gute Planung und rechtzeitige Vorbereitung sind für den Erfolg der virtuellen Konferenz unerlässlich. Die Wahl des günstigsten Zeitpunkts für das Fernmeeting ist für die Teilnehmer von entscheidender Bedeutung. Dies schließt den frühen Morgen, den späten Abend oder die Mittagszeit aus. Ein weiterer wichtiger Punkt, der berücksichtigt werden muss, sind die Zeitzonen der Fernteilnehmer. Wenn das Meeting nicht dringend ist, kann eine Umfrage erstellt werden, um den günstigsten Zeitpunkt für alle zu finden.
Das Meeting mit schriftlichen Einladungen festlegen
Kalendereinladungen, Sofortnachrichten oder eine einfache E-Mail - es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Anwesenheitsbestätigung für die Konferenz anzufordern. Die Teilnehmer sollten über das genaue Datum und die Uhrzeit des Treffens informiert werden. Ein Link zur Konferenz-App oder Website mit den Zugangsdaten muss enthalten sein. Eine freundliche Erinnerung an das bevorstehende Treffen sollte einen Tag vor dem Treffen verteilt werden.
Die Tagesordnung der Telekonferenz vorbereiten und verschicken
Ein gut durchdachter Zeitplan ist das Herzstück einer produktiven und effektiven Telefonkonferenz. Wenn der Zeitplan im Voraus verschickt wird, können die Teilnehmer vor der Sitzung Fragen stellen. Der Plan muss sehr detailliert sein, damit die Nutzer den Verlauf des Gesprächs leicht verfolgen können. Wenn Dateien zwischen den Teilnehmern übertragen werden müssen, sollten sie vor der Sitzung verschickt werden, damit alle vollständig vorbereitet sind.
Die Konferenz sollte pünktlich beginnen
Es wird erwartet, dass der Gastgeber der Sitzung früher kommt, um die letzten Vorbereitungen vor Beginn der Sitzung zu treffen. Ton und Mikrofone müssen getestet werden. Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie sich jederzeit an den Dienstleister wenden Support.
Einen ruhigen Ort aussuchen
Hintergrundgeräusche können die Teilnehmer ablenken und das Treffen zu einer ineffektiven Zusammenkunft machen. Das Stummschalten der Umgebungsgeräusche ist nicht nur für den Gastgeber, sondern auch für die anderen Parteien obligatorisch.
Strikte Richtlinien müssen zu Beginn mitgeteilt werden
Zu Beginn des Treffens werden die Teilnehmer namentlich aufgerufen, damit sie wissen, wer an dem Treffen teilnimmt. Die Mitglieder sollten sich mit ihrem Namen und dem Grund für ihre Teilnahme vorstellen. Eine wichtige Regel ist, dass sie ihren Namen nennen, bevor sie sprechen. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden, und macht den Zuhörern klar, wer spricht. Der Gastgeber muss kurz die Tagesordnung erläutern und den Zeitrahmen des virtuellen Treffens festlegen.
Konzentriert, verbunden und motiviert bleiben
Der Moderator der Webkonferenz muss dafür sorgen, dass die Teilnehmer engagiert und in das Gespräch eingebunden bleiben. Wenn die Teilnehmer während der Audio- und Videoanrufe Multitasking betreiben, lassen sie sich leicht ablenken. Der Moderator sollte mehr Fragen stellen und diese gleichmäßig auf die Teilnehmer verteilen. Während der Diskussion sollte es genügend Zeit für Fragen, Kommentare und Feedback geben.
Die wichtigsten Punkte des Meetings zusammenfassen
Vor dem Ende der Konferenz sollten die Ergebnisse der Sitzung dargelegt werden. Außerdem sollten neue Aufgaben zugewiesen und Fristen gesetzt werden. Der Gastgeber sollte sich auch bei den Teilnehmern für ihre aktive Teilnahme bedanken. Dies gibt den Teilnehmern das Vertrauen, dass die Fernsitzung nützlich und erfolgreich war.
Eine Mail im Anschluss an das Meeting für mehr Effektivität
Das Versenden einer Follow-up-E-Mail an die Teilnehmer ermöglicht es uns, sie für die künftige Zusammenarbeit zu gewinnen und zu motivieren. Das Aufschreiben der Ergebnisse des letzten Treffens und der künftigen Ziele ist eine professionelle Art, das Treffen zu beenden. Persönliches positives Feedback des Gastgebers in der E-Mail steigert in der Regel die Zufriedenheit der Teilnehmer mit dem Treffen.
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