Telekonferenzen – die beste Lösung für Businessmeetings

Fernkonferenzen werden als eines der effektivsten Tools für geschäftliche Meetings angesehen, das keine physische Anwesenheit erfordert. Durch ihre Einfachheit und hohe Zugänglichkeit sind sie zu einem beliebten Medium für die tägliche Business-Kommunikation geworden. 

Was sind Fernkonferenzen?

Fernkonferenzen verbinden mehrere Teilnehmer an verschiedenen Orten zur gleichen Zeit mit der Hilfe von Telekommunikationsgeräten. Somit können Sie an einem virtuellen Geschäftstreffen teilnehmen, anstatt persönlich vor Ort sein zu müssen.

Internetkonferenzen sind weltweit verfügbar und sind weiterhin von jedem Gerät sowie zu jeder Zeit zugänglich. Die hohe Flexibilität machen Sie zum perfekten Kommunikationstool für Unternehmen mit:

  • Remote-Teams
  • mehreren Büros
  • Partnern
  • weit entfernten Kunden

Die Möglichkeiten von Online-Konferenzen zu nutzen erhöht die Effizienz und verbessert die Produktivität des Unternehmens.

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Audio Video Anruf

Zusammenfassung

Fernkonferenzen werden als eines der effektivsten Tools für geschäftliche Meetings angesehen, das keine physische Anwesenheit erfordert. Durch ihre Einfachheit und hohe Zugänglichkeit sind sie zu einem beliebten Medium für die tägliche Business-Kommunikation geworden. 

Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Konferenzlösungen und wie Ihr Unternehmen davon profitiert. Finden Sie nützliche Tipps darüber, wie Sie im Internet effektive Businessmeetings abhalten.

Vorteile von Fernkonferenzen

Optimierung der Betriebskosten

Kosteneffizienz ist wohl einer der größten Vorteile von Audio- und Videokonferenzen. Fernkonferenzdienste werden von Anbietern für Cloud-Telefonie oder von Anbietern, die auf Internetkonferenzen spezialisiert sind, zur Verfügung gestellt. Diese bieten oft attraktive monatliche Raten und stellen in der Regel kostenlose Konferenztools in den monatlichen Paketen für ihre Nutzer bereit. 

Teilnehmer können den Audio- und Videoanrufen für gewöhnlich über einen lokalen Zugangscode oder durch die Eingabe einer PIN beitreten, was die Kosten signifikant vermindert. Unabhängig von der Dauer des Anrufs und der Tageszeit, zu der der Anruf durchgeführt wird, sind die Ausgaben für die Fernkonferenz minimal.

Natürlich senken Internetkonferenzen auch den Bedarf an persönlichen Treffen stark. Dadurch entstehen geringere Reise- und Übernachtungskosten. Kollegen, Partner und Kunden von ganz verschiedenen Orten können spielend leicht über einen Audio- oder Videodienst Informationen und Ideen austauschen. 

Einfachheit

Audiokonferenzdienste können schnell und einfach eingestellt und verwaltet werden. Einer ihrer Hauptvorteile ist, dass sie eine weitverbreitete Technologie nutzen – das Telefon. Einen kostenlosen Konferenzraum zu erstellen und andere Nutzer einzuladen geht mit nur wenigen Klicks. 

Die Teilnehmer können dem Meeting von überall aus beitreten. Alles, was sie dafür benötigen, ist eine funktionierende Internet- oder Telefonverbindung. Die leichte Handhabung der Konferenzanrufe machen aus ihnen ein wesentliches Instrument für Zusammenarbeit.

Hohe Zugänglichkeit

An einer Konferenz teilzunehmen, kann über jedes Gerät erfolgen. Audio- und Videokonferenzen können von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus durchgeführt werden.

Niemand ist dazu verpflichtet, sich während des Meetings an einem bestimmten Ort aufzuhalten. Die eingeladenen Personen können über ein Telefon, Smartphone, Tablet, Laptop oder ein funktionsreiches Telefonkonferenzsystem teilnehmen, wie zum Beispiel Yealink CP960 .

Yealink Konferenzsystem

Zeitersparnis

Eine einfache Bedienung und leichte Zugänglichkeit von Konferenztools ist wichtig für Unternehmen, da sie wertvolle Zeit sparen. Falls eine wichtige Entscheidung getroffen werden muss, kann eine Fernkonferenz in sehr kurzer Zeit organisiert werden. Damit ist jeder dazu in der Lage, seine Ideen und Kommentare zu verschiedenen Problemen einzubringen, ohne dafür den Arbeitsplatz verlassen zu müssen. 

Effizienz 

Fernkonferenzen bringen die verantwortlichen Personen pünktlich für eine Diskussion in Echtzeit zusammen. Es macht die Durchführung effektiver Besprechungen möglich und gewährleistet eine gute Kommunikation mit bestehenden Kunden. 

Weiterhin sind Webkonferenzen wichtig für die Vermittlung der unternehmenseigenen Botschaft an die richtigen Personen. Schriftliche Kommunikation kann verloren gehen, ignoriert oder missverstanden werden. Meetings hingegen liefern eine klare Botschaft ab und garantieren, dass jeder beim Thema bleibt. 

Regelmäßige und effektive Kommunikation

Dienste für Audio und Videokonferenzen sind allgemein zu jeder Zeit zugänglich. So können Unternehmen problemlos dringende Meetings organisieren. Die Organisation der Treffen läuft damit flexibel ab und passt sich schnell an das Arbeitsumfeld an. Virtuelle Konferenzen stellen ein zuverlässiges Instrument für die Zusammenarbeit dar, mit dem sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens eine effektive Kommunikation gefördert wird. 

Überwindet geografische Grenzen

Heutzutage agieren viele Unternehmen auf globaler Ebene. Eine Fernkonferenz sorgt dafür, dass Kollegen, Klienten und Partner an verschiedenen Orten immer verbunden bleiben. Somit können sie selbst dann geschäftliche Themen diskutieren, wenn sich die Teilnehmer nicht im selben Besprechungsraum befinden. Für Unternehmen führt dieser Umstand zu einer Reduktion der Reisekosten, einer Zeiteinsparung und der Optimierung ihrer Ressourcen.

Funktionen der Fernkonferenz 

Konferenzdienstleister bieten Unternehmen eine Vielzahl an erweiterten Funktionen an. Die Unternehmen können sich die Pakete je nach erwarteter Häufigkeit der Fernkonferenzen aussuchen.

Kostenlose Konferenzdienste

Anbieter für Cloudtelefonie und Anbieter von Konferenzdiensten bieten ihren Kunden unter Umständen kostenlose Fernkonferenzen an. Die kostenlosen Audio- und Videoanrufe sind als zusätzlicher Service im monatlichen Tarif des Unternehmens enthalten. Das kostenlose Feature erfordert keine Kündigungs- oder Deaktivierungs-gebühren oder eine langfristige Bindung.

Wenn ein Unternehmen Fernkonferenzen nutzt, kann der Host des Meetings ganz einfach einen Konferenzraum erstellen und verwalten. Die Teilnehmer werden dazu eingeladen, sich mit einem speziellen Zugangscode und einer zugewiesenen lokalen Nummer einzuwählen. 

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Internationale Anrufe

Anrufkonferenzdienste ermöglichen es Unternehmen, sich international über lokale Telefonnummern zu verbinden. Dies ist eine kostensparende Funktion, da für gewöhnlich unabhängig vom Anrufziel oder der Dauer der Audiokonferenz lokale Anruftarife gelten.

Die eingeladenen Personen verbinden sich einfach über die im Land verfügbare Zugangsnummer, gefolgt von einem PIN-Code, der vom Host des Meetings zur Verfügung gestellt wird.

voip Anrufe

Kontrolle über den Anruf

Die Kontrolle über die Konferenz zu behalten sorgt für mehr Effizienz und Erfolg. Die Stummschaltungsfunktion zu nutzen ist während Internetkonferenzen eine wichtige Funktion. Durch sie werden Störungen z. B. durch Hintergrundgeräusche signifikant reduziert, aber es bedeutet auch, dass eine Person, deren Leitung stummgeschaltet ist, nicht gehört wird.

Der Host ist auch dazu in der Lage, individuelle Leitungen stummzuschalten und wieder zu aktivieren, um so Störungen während des Meetings zu minimieren und die Diskussion zu lenken. 

Aus diesem Grund bevorzugen viele Unternehmen in ihrem Konferenzraum ein professionelles Telefonkonferenzsystem. Diese fortschrittlichen Konferenztools haben eine eingebaute Technik zur Dämpfung von Geräuschen, die unerwünschte Hintergrundgeräusche herausfiltert, während der Sprecher gleichzeitig von allen gehört werden kann.

Hintergrundgeräusche sind eines der großen Probleme von Konferenzanrufen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie sie diese Störungen vermeiden können für effektivere Remote-Meetings.

Benutzerdefinierte Wartemusik

Manche Provider bieten Unternehmen auch an, die Wartemusik zu personalisieren und so die Wartezeit der Anrufer zu verbessern. Die passende Musik auszusuchen ist Teil der Markenkommunikation mit Partnern, Kunden oder Kollegen.

Internetkonferenzen

Eine Dial-Out-Funktion ermöglicht es Unternehmen, direkt über den Browser einen Konferenzanruf zu starten und ein Meeting abzuhalten. Sie benötigen eine High-Speed-Internetverbindung und hochqualitatives Audio und Video, um über ein Softphone eine geschäftliche Diskussion zu führen. 

Uneingeschränkt Unter-Konferenzräume erstellen

Manche Dienstleister bieten auch die Option an, mehrere Unteraccounts zu erstellen. Damit können Unternehmen den Kommunikationsfluss zu einem bestimmten Projekt besser strukturieren. 

Durch diese Unteraccounts können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig über den Hauptaccount Konferenzanrufe beginnen. Diese Funktion ist besonders nützlich für diejenigen, die eine Diskussion in kleineren Gruppensitzungen führen möchten.

Sofortige Konferenzräume und Videomeetings

Im Falle eines dringenden Anliegens, das schnell besprochen werden muss, ist die sofortige Organisation eines Remote-Meetings unbezahlbar. Innerhalb kürzester Zeit wird problemlos ein Raum für eine Audiokonferenz erstellt. Auch ein Videomeeting ist hier eine hervorragende Lösung. Schnell und einfach – alles, was Sie dafür brauchen, ist ein Gerät mit einem Bildschirm und einer guten Internetverbindung. 

Analyse der Fernkonferenz 

Enthaltene Analysefunktionen bieten dem Unternehmen fundierte Einblicke in den geschäftseigenen Kommunikationsfluss. Die enthaltenen Kennzahlen geben jedem Unternehmen wertvolle Informationen über die Nutzung der Konferenzmöglichkeiten durch einzelne oder ganze Abteilungen. 

Anwählen, um Anrufer hinzuzufügen

Dial-Out-Funktionen machen es dem Host möglich, verschiedene Nutzer gleichzeitig und über dasselbe Gerät anzurufen. Sobald die Angerufenen antworten, werden sie verbunden und sind Teil des Meetings. Abhängig von den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens bezüglich Kommunikation entscheiden sich einige für diese Option anstelle von Dial-In-Telefonkonferenzen.

Funktionen Fernkonferenz

Eine Fernkonferenz einrichten

Für Audiokonferenzen

Um einen Konferenzanruf einzurichten und zu verwalten, sind nur wenige Schritte nötig:

  • Dienstleister können Ihnen kostenlos Zugang zu einer Konferenzfunktion anbieten oder Sie benötigen ein Konto dafür im System des Anbieters

Auf diese Art erstellt der Gastgeber einfach einen Konferenzraum, ohne sich zuvor mit einem Nutzernamen und einem Kennwort einloggen zu müssen. Für die andere Option muss er in den Unternehmensaccount eingeloggt sein, um einen Konferenzanruf starten zu können.

  • Die für den Konferenzanruf notwendige Ausrüstung muss zur Verfügung stehen 

Je nach dem für die Audiokonferenz genutzten Gerät kann die benötigte Hardware variieren. Ein Softphone mit einem Headset, ein Mobiltelefon oder z. B. ein Tablet mit einem eingebauten Mikrofon eignen sich dafür. Viele kleine und mittlere Unternehmen bevorzugen ein speziell dafür geeignetes Telefonkonferenzsystem. Dieses verfügt über viele erweiterte Funktionen.

  • Die Teilnehmer einladen

Einladungen sollten per Mail oder Sofortnachricht verschickt werden und genaue Angaben zum Datum und der Uhrzeit enthalten, falls nötig auch die entsprechende Zeitzone. Es muss ein Zugangscode für das Meeting generiert werden und zusammen mit der Nummernliste für alle zur Verfügung gestellt werden. 

  • Der Host und die Teilnehmer treten dem Konferenzraum bei

Für Audiokonferenzen müssen sich Anrufer mit einer speziellen Zugangsnummer und einem Zugangscode (PIN) einwählen. Durch die zusätzliche Eingabe einer PIN wird der geschäftliche Konferenzanruf stärker geschützt.

  • Die Zusammenarbeit beginnt

Für Videokonferenzen

Bei einem Web-basierten Dienst müssen Sie nichts installieren und sich auch nicht einloggen. Ihr Host sendet Ihnen einfach eine Einladung per Link mit einer für Sie generierten PIN. Dann müssen Sie für die Teilnahme nur noch auf den Link und anschließend auf den Zugangsbutton klicken und befinden sich schon im virtuellen Meeting.

Frau Headset Onlinepräsentation

Fernkonferenzen – ein Hauptfaktor für unternehmerischen Erfolg 

Webkonferenzen sind ein wesentlicher und wichtiger Bestandteil der geschäftlichen Kommunikationsstrategie von jedem Unternehmen mit Büros, Kunden und Partnern, die sich nicht in unmittelbarer Nähe befinden.

Die Konferenzen werden für eine Vielzahl an Aktivitäten genutzt:

  • Um Angestellte mit potenziellen oder existierenden Kunden zu verbinden 
  • Um mit Personen aus verschiedenen Abteilungen die Unternehmensstrategie zu besprechen
  • Um schnell wichtige Probleme zu lösen, die unerwartet aufgetreten sind
  • Um Dateien zu teilen und verbale Kommentare und Feedback dazu einzuholen
  • Um Remote-Bewerbungsgespräche zu führen
  • Um den Angestellten oder Partnern internes Training zur Verfügung zu stellen
  • Um Meetings mit den Interessenvertretern abzuhalten

Für alle Unternehmen, ganz gleich ob klein, mittel oder groß, sind die Vorteile von Fernkonferenzen wirklich beeindruckend. 

Die Gesprächskosten des Unternehmens minimieren

Kosteneinsparungen sind natürlich immer der größte Vorteil für jedes profitorientierte Unternehmen. Der Wechsel zu kostenpflichtigen Konferenzdiensten ist eine Option, die definitiv jedes Unternehmen in Betracht ziehen sollte. Manche Anbieter für Cloud-Telefonie bieten Lösungen für Video- und Audiokonferenzen als kostenlosen Dienst an.

Die Reisekosten des Unternehmens reduzieren

Fernkonferenzen sind auch hinsichtlich der Reisekosten sehr vorteilhaft. Anders als bei persönlichen Meetings müssen Sie für eine Remote-Konferenz nicht physisch anwesend sein. Die Reduzierung von Kosten für Geschäftsreisen hat einen großen positiven Einfluss auf das monatliche Budget.  

Unterkunftskosten verringern

Bei Fernkonferenzen können sich die Teilnehmer von überall aus verbinden: dem Büro, von zu Hause aus, aus einem Co-Working-Space, einem Café oder jedem anderen passenden Ort. Durch die starke Reduzierung von Unterbringungskosten können die eingesparten finanziellen Mittel vom Unternehmen an anderer Stelle genutzt werden.

Die in Meetings verbrachte Zeit optimieren

Neben den offensichtlichen finanziellen Vorteilen sind Fernkonferenzen auch ein perfektes Mittel, um Geld zu sparen. Tools für Webkonferenzen ermöglichen eine effiziente Nutzung Ihrer wertvollen Zeit für die Meetings selbst, anstatt sie zusätzlich für die Hin- und Rückfahrt zu verschwenden. So kann das Unternehmen bei der Planung regelmäßiger Businessmeetings einen nachhaltigeren Ansatz verfolgen.

Außerdem kann jeder mit der Arbeit an aktuellen Projekten fortfahren, während darauf gewartet wird, dass sich die letzten Teilnehmer zur Konferenz einwählen. Es entsteht somit keine Frustration durch Warten und verschwendete Zeit.

Die Produktivität von Meetings erhöhen 

Teams oder auch Kunden, die sich an unterschiedlichen Orten aufhalten, können ganz problemlos von überall aus an geschäftlichen Treffen teilnehmen. Die Möglichkeiten von Fernkonferenzen wirksam einzusetzen, hilft Teilnehmern dabei, ihre Zeit während Meetings qualitativ zu nutzen. Solange alle Teilnehmer sich an die festgelegten Anruf-Etiketteregeln halten, erhöht sich die Effizienz des Teammeetings.

Die Zusammenarbeit des Teams verbessern

Online-Konferenzen ermöglichen es allen an einem bestimmten Projekt beteiligten Teams aktiv zusammenzuarbeiten. Das einfache Hosten und die leichte Teilnahme an einem Remote-Meeting sowie die hohe Zugänglichkeit helfen Mitarbeitern dabei, sich besser einzubringen. Die Möglichkeit, sich kurzfristig zu treffen, um ein wichtiges Thema zu besprechen, macht aus dem Konferenzraum einen machtvollen Ort für die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Kein Bedarf an teurer Ausrüstung 

Fernkonferenzen werden von den meisten Geräten von Business-Telefonsystemen unterstützt. Ihre nahtlose Integration in die bestehende telekommunikative Infrastruktur erspart dem Unternehmen zusätzliche Ausgaben für teure Ausrüstung. 

Dank der fortschrittlichen Technologie im Bereich Cloud-Telefonie brauchen viele Unternehmen keine speziell darauf ausgerichtete Telefonleitung mehr. Mobiltelefone, Tablets und Laptops eignen sich für Fernkonferenzen.

Kosten von Fernkonferenzen

Virtuelle Konferenzkosten können variieren, je nachdem für welche Art von Diensten sich ein Unternehmen entscheidet. Die Wahl hängt vom Geschäftsmodell und der Größe des Unternehmens ab sowie von dessen kommunikativen Anforderungen.

Mehrere Aspekte sollten betrachtet werden, bevor Sie letztendlich eine Entscheidung bezüglich eines Dienstes für Fernkonferenzen treffen: 

  • Die erwartete Häufigkeit von Konferenzen
  • Die durchschnittliche Anzahl an Teilnehmern der Remote-Meetings
  • Die typische Länge der Meetings
  • Die Implementierung von VoIP-Diensten in das Geschäftstelefonsystem
  • Ob der Cloud-Dienstleister Konferenzen als Feature anbietet 

Dienstleister bieten verschiedene Arten von Audio- und Videokonferenzdiensten an, die sich bei den Kosten und Funktionen unterscheiden.

Standard-Fernkonferenzdienste

Große Unternehmen, bei denen viele Audio- und Videoanrufe getätigt werden, wählen oftmals einen Anbieter aus, der sich auf Konferenzdienstleistungen spezialisiert hat. Sie erwarten eine Premiumqualität bei der Stimm- und Videoübertragung während Remote-Meetings und der Anbieter bietet ihnen eine sofortige Aktivierung ohne Einrichtungsgebühren oder eine langfristige Bindung. 

Für gewöhnlich werden die mit einem solchen Dienst verbundenen monatlichen Kosten werden anhand der Anzahl der Meetingteilnehmer berechnet. Zusätzlich können pro Anruf Ferngesprächsgebühren anfallen, auch wenn die Anrufzeit unbegrenzt ist.

Kostenlose Software für Konferenzanrufe

Diese Art des Fernkonferenzdienstes ist einfach zu verwalten und zu benutzen. Sie müssen nur Zugang zu einem Gerät mit einer funktionierenden Internetverbindung haben, wie z. B. einem Computer oder Laptop. Wenn es sich um einen webbasierten Dienst handelt, müssen Sie nicht einmal ein Konto im Konferenzsystem registrieren. Die Einrichtung ist komplett kostenlos. 

Gebührenfreie Fernkonferenzdienste

Anbieter von gebührenfreien Diensten stellen den Teilnehmern der Telefonkonferenz eine spezielle gebührenfreie Konferenznummer zur Verfügung.

Fernkonferenz-Team

Die Teilnehmer der Fernkonferenz geben diese Nummer über ein Festnetz-, Mobil- oder Cloud-basiertes VoIP-System ein. 

Die für Anrufe erhobenen Gebühren werden pro Anrufer und pro Minute berechnet. Zusätzliche Kosten können je nach Anrufpaket bei Anrufen über Mobiltelefone entstehen.

Dienst für Cloud-Konferenzanrufe

Provider für VoIP-Telefonie bieten ihren Kunden für gewöhnlich Cloud-Telefonsysteme mit integrierten erweiterten Funktionen wie Anrufkonferenzen an. Anrufe werden bei VoIP-Telefonkonferenzen über eine Konferenzbrücke miteinander verbunden. Somit können sich die Teilnehmer über spezielle lokale Nummern gleichzeitig zu einem Konferenzanruf einwählen. 

Für Kunden, die einen Festnetzanschluss nutzen, sind Konferenzanrufe unabhängig des Standorts komplett kostenlos. Wenn das bevorzugte Tool für Konferenzen ein Mobilgerät ist, können die Gebühren für Anrufe je nach dem jeweiligen Mobilfunktarif für Unternehmen variieren. 

Anbieter für Cloud-Telefoniedienste bieten Ihnen eine uneingeschränkte Anrufdauer, mehrere simultane Audiokonferenzen und Zugang über alle Geräte. Eine Reservierung für Konferenzanrufe ist nicht nötig. 

Wenn Fernkonferenzen nicht im monatlichen Tarif des VoIP-Anbieters enthalten sind, zahlt das Unternehmen pro Minute. 

Fernkonferenz vs. traditionelles persönliches Meeting

Konferenztechnologie hat die Art und Weise auf die Unternehmen kommunizieren bemerkenswert vereinfacht. Das ganze System der Geschäftstreffen wurde durch Fernkonferenzen verändert.

Es gibt jedoch noch immer Fälle, in denen persönliche Treffen nicht komplett ersetzt werden können.

Warum entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Internetkonferenzen?

  • Sie reduzieren stark geschäftliche Reisekosten, da die Teilnehmer dem virtuellen Meeting von jedem Ort aus beitreten können. 

Mit einer Fernkonferenz können mehr als zwei Teilnehmer zur selben Zeit über Audio oder Video an einem Businesstreffen teilnehmen.

Bei einem persönlichen Treffen müssen sich alle Teilnehmer zur selben Zeit im selben Raum befinden.

  • Es ist ganz einfach, alle für das Meeting wichtigen Nutzer zusammenzubringen, ganz egal wo sie sich aufhalten.
  • Teilnehmer können sich von überall aus verbinden, wodurch die Reise- und Unterkunftskosten gesenkt werden. 
  • Die vorzeitige Planung des Meetings ist einfacher, da das Unternehmen die Anreise und Unterkunft der Teilnehmer außer Acht lassen kann.
  • Wenn ein Unternehmen kein Geld für einen Besprechungsraum, spezifische Ausrüstung oder sogar ein Geschäftsessen ausgibt, wird das Budget optimiert und kann anderweitig eingesetzt werden.
  • Die Teilnehmer fühlen sich wohler und sind konzentrierter. Sie sind nicht wegen Flugverspätungen, Verkehrschaos oder Hotelreservierungen gestresst.
  • Fernkonferenzen verbessern die Produktivität des Unternehmens und erhöhen die Effizienz der Teams da Meetings wenn nötig auch täglich abgehalten werden können.
  • Es ist einfach, ein dringendes Thema über eine Online-Konferenz zu lösen. Die verantwortliche Person kann sich problemlos kurzfristig einwählen.
  • Wenn das Konferenztool über eine Aufnahmefunktion verfügt, kann das Meeting analysiert und für die Zukunft verbessert werden.
  • Fernkonferenzen als Standard in die Kommunikationsstrategie des Unternehmens aufzunehmen zeigt, dass das Unternehmen umweltbewusst ist.

Wann sollten eventuell persönliche Treffen stattfinden?

  • Persönliche Treffen sind dann von Vorteil, wenn sich alle Teilnehmer am selben Ort befinden und das Meeting kurz ist. Dann bedarf es nur eines kurzen Gesprächs, um es zu koordinieren und durchzuführen.
  • Wenn das Meeting den ganzen Tag dauern soll und zu viele Teilnehmer involviert sind.
  • Manchmal kann non-verbale Kommunikation und Körpersprache einen Hinweis auf die wahre Meinung des Teilnehmers geben. Ein sehr sensibles Thema zu diskutieren, das viele Teilnehmer betrifft, ist von Angesicht zu Angesicht effektiver.
Teamarbeit
  • Bewerbungsgespräche über das Internet zu führen ist heutzutage ganz üblich für die Rekrutierung. Im späteren Verlauf kann auf persönliche Treffen bestanden werden, um zu prüfen, ob der Kandidat sich gut einfügt.
  • Es ist immer zu empfehlen, vor einem Geschäftsabschluss mehrere Web-Konferenzen mit einem möglichen Kunden durchzuführen. Für den eigentlichen Abschluss sollten Sie sich jedoch persönlich treffen, da für gewöhnlich von beiden Vertragspartnern viele Dokumente unterschrieben werden müssen.
  • Sofortiges Feedback zu erhalten, während das persönliche Treffen noch läuft, kann für die Entwicklung eines bestimmten Projekts entscheidend sein.

Etikette für effektive Fernkonferenzen  

Web-Konferenzen sind ein produktives und effizientes Kommunikationsmittel, um geschäftliche Meetings zu organisieren und durchzuführen. Um ihren Nutzen zu maximieren, sollten bestimmte Regeln für die Durchführung des Remote-Meetings gelten.

Eine Fernkonferenz organisieren

Eine gute Planung und rechtzeitige Vorbereitung sind essenziell für den Erfolg einer virtuellen Konferenz. Für alle Teilnehmer ist es sehr wichtig, eine passende Uhrzeit für das Meeting auszuwählen. Die frühen Morgenstunden, spät abends oder während des Mittagessens sollte es also nicht stattfinden.

Auch die Zeitzonen, in denen sich Remote-Teilnehmer befinden, sollten in Betracht gezogen werden. Wenn das Meeting nicht dringend ist, kann eine Umfrage erstellt werden, um die beste Zeit für alle zu finden.

Das Meeting mit schriftlichen Einladungen festlegen

Kalender-Einladungen, Sofortnachrichten oder eine einfache E-Mail, es gibt viele Wege, um eine Teilnahmebestätigung für die Konferenz zu erbitten.

Teilnehmer sollten über das genaue Datum und die Uhrzeit des Meetings informiert werden. Die Benachrichtigung sollte auch einen Link zur Konferenzapp oder -webseite einschließlich Zugangsdaten enthalten. Verschicken Sie einen Tag vor dem Meeting noch eine Erinnerung.

Die Tagesordnung der Fernkonferenz vorbereiten und verschicken

Eine gut durchdachte Tagesordnung ist der Kern einer produktiven und effektiven Fernkonferenz. Das rechtzeitige Versenden des Plans ermöglicht es den Teilnehmern vor dem Meeting Fragen zu stellen. Er sollte detailliert sein, da er den Nutzern dabei hilft, der Unterhaltung problemlos zu folgen.

Falls Dateien an alle Parteien übermittelt werden müssen, sollten sie bereits vor dem Meeting verschickt werden, damit jeder gut vorbereitet ist.

Die Konferenz sollte pünktlich beginnen

Der Gastgeber des Meetings sollte für letzte Vorbereitungen etwas früher anwesend sein. Das Mikrofon und der Sound sollten auf jeden Fall getestet werden. Falls Sie dabei Hilfe benötigen, können Sie immer Kontakt aufnehmen mit dem Support des Dienstleisters.

Einen ruhigen Ort aussuchen 

Hintergrundgeräusche können die Teilnehmer ablenken und das Meeting zu einer ineffektiven Versammlung degradieren. 

pünktliche Fernkonferenz

Nicht nur für den Host, sondern für alle Parteien ist das Stummschalten aller Arten von störenden Geräuschen ein Muss. 

Strikte Richtlinien müssen zu Beginn mitgeteilt werden

Mit einer kurzen Vorstellungsrunde zu beginnen hilft allen Anwesenden dabei, sich vertraut zu machen. Die Mitglieder sollten sich namentlich vorstellen und den Grund ihrer Teilnahme nennen. Eine wichtige Regel ist, dass jeder nochmals seinen Namen nennt, bevor er spricht. Dies beugt Missverständnissen vor und macht jedem klar, wer gerade das Wort hat.

Der Host muss kurz den Plan durchgehen und zeitliche Grenzen für das virtuelle Meeting festlegen.

Konzentriert, verbunden und motiviert bleiben

Der Gastgeber muss außerdem dafür sorgen, dass die Teilnehmer motiviert bleiben und sich in die Unterhaltung einbringen, denn sie lassen sich leicht ablenken, wenn sie während eines Audio- oder Videoanrufs mit mehreren Aufgaben beschäftigt sind. 

Weiterhin sollte der Gastgeber mehr Fragen stellen und sie gleichmäßig verteilt an die Anwesende richten. Während der Diskussion sollte es zudem genügend Intervalle für Fragen, Kommentare und Feedback geben. 

Die wichtigsten Punkte des Meetings zusammenfassen 

Fassen Sie vor dem Ende der Konferenz kurz die Ergebnisse zusammen. Verteilen Sie zusätzlich neue Aufgaben und legen Sie Deadlines dafür fest. Es wird erwartet, dass der Host sich bei den Anwesenden für die aktive Beteiligung bedankt. So erhalten sie die Bestätigung, dass das Remote-Meeting nützlich und erfolgreich war.  

Eine Mail im Anschluss an das Meeting für mehr Effektivität 

Das Schicken einer E-Mail an alle Teilnehmer im Anschluss an ein Meeting ermöglicht es, sie für eine zukünftige Zusammenarbeit zu gewinnen und auch zu motivieren. Die Ergebnisse des letzten Meetings zusammen mit künftigen Zielen aufzuschreiben ist eine professionelle Art, eine Konferenz zu beenden. Persönliches positives Feedback des Gastgebers in der Mail steigert in der Regel die Zufriedenheit der Teilnehmer mit der Sitzung.