Die ultimative Checkliste für Büroumzüge

Viele Unternehmen legen den Umzug ihres Büros auf die Sommermonate, da sie dort oft recht wenig zu tun haben. Ob Sie nun einen Umzug planen, weil Ihr Unternehmen wächst, sich global ausdehnt, Sie Ihre Kosten reduzieren wollen oder ob Sie einen Standort mit moderner technischer Infrastruktur suchen: ein Umzug sollte so glatt wie möglich ablaufen.

Um dies zu erreichen, sollten Sie den Umzug im Voraus planen, verwalten und kommunizieren. Ein nützliches Hilfsmittel ist eine Checkliste mit allen notwendigen Maßnahmen und wichtigen Informationen, die zu berücksichtigen sind, und dem Zeitplan, der zu befolgen ist. Sie hilft Ihnen, keine Details zu vergessen, die Sie übersehen können, wenn Sie versuchen, das große Ganze zu sehen; am Ende ist es zu spät, sie einzubeziehen. Mit einer Checkliste im Voraus können Sie sicherstellen, dass der Büroumzug kohärent abläuft. 

Wenn Sie einen detaillierten Leitfaden für den Umgang mit Ihrer Technologie und Ihren Systemen während Ihres Büroumzugs benötigen, lesen Sie unseren Artikel  Telefonie, IT und Hardware während eines Umzugs verwalten – wie geht das?

Nachfolgend finden Sie eine praktische Checkliste mit allen Schritten, die Sie beachten sollten, damit Ihr Büroumzug reibungslos und stressfrei verläuft und Ihre Partner und das Team die positive Veränderung des großen Umzugs sehen.

6 Monate vor dem Umzug – erste Vorbereitungen

• Finden Sie heraus, was Sie für den Umzug benötigen und legen Sie sich eine Strategie zurecht
- Ernennung eines Projektleiters und eines Teams, das für den Büroumzug zuständig ist.
• Lesen Sie sich Ihren alten Mietvertrag durch und schätzen Sie die vertragliche Strafe ab, die bei vorzeitiger Beendigung Ihres Mietvertrags zu zahlen wäre.
• Erstellen Sie mit Ihrem Projektmanager eine Liste der Top-Prioritäten für das neue Büro.
• Wenn Sie Zeit haben, führen Sie bei den Mitarbeitern Umfragen durch, um ihre Wünsche bezüglich Verbesserungen des Arbeitsplatzes zu erfahren.
• Suchen Sie online und offline nach einem passenden Büro.
• Wie gut ist das Internet am neuen Standort? Das ist die wichtigste Frage, deren Antwort Sie auf jeden Fall vor einem Umzug kennen müssen.
• Bitten Sie Ihren Internetanbieter, sich die technische und kommunikative Infrastruktur des potentiellen Bürogebäudes anzusehen.
- Wenn Sie umziehen, bitten Sie die am neuen Standort tätigen Internetunternehmen, Ihnen Informationen über ihre Internet-Bandbreitenkapazität zukommen zu lassen.
- Wenden Sie sich an Ihren Telekommunikations- und IT-Dienstleister, um die möglichen technischen Beschränkungen und Lösungen zu erfahren, die es Ihnen ermöglichen, ein besseres Telekommunikationssystem in den neuen Büroräumen aufzubauen.
• Wenn Sie das Büro Ihrer Träume gefunden haben, legen Sie einen Zeitplan fest, dem alle folgen sollten.
• Legen Sie auch ein Budget für den Umzug fest und versuchen Sie es einzuhalten.
• Fragen Sie Umzugsfirmen nach Angeboten. Vergleichen Sie die Angebote und wählen Sie das beste Preis-Leistungsverhältnis darunter aus.
• Finden Sie heraus, ob sie eine Umzugsversicherung für teure Hardware und Möbel benötigen.
• Erstellen Sie einen detaillierten Plan und legen Sie die Deadline fest (passend zu Ihrem zuvor aufgestellten Zeitplan).
• Teilen Sie den Plan dem Team mit, das für den Umzug verantwortlich ist.

3 Monate vor dem Umzug – Kontaktieren Sie Ihren Telekommunikations- und IT-Anbieter 

• Überprüfen Sie Ihre aktuelle Anlage und legen Sie fest, wann das neue Telekommunikations- und IT-System bereit sein muss.
• Konzipieren Sie Ihre neuen Räumlichkeiten und organisieren Sie alles für die Arbeitsplätze, IT-Anlagen und die Einrichtung.
- Bitten Sie Ihren IT-Dienstleister, Ihren Bedarf an IKT-Systemen und -Geräten zu prüfen und Ihnen Optionen für die Anbindung Ihrer neuen Büroräume zu nennen.
• Sprechen Sie mit dem Internetdienstleister vor Ort über Ihre spezifischen Anforderungen an die Internetverbindung.
• Koordinieren Sie zusammen die Zeitpunkte für die Bestellung, Einrichtung und Aktivierung Ihrer neuen Leitungen und wann die bestehenden Leitungen abgestellt werden sollen.
• Reden sie mit Ihrem Business-Telefonie-Anbieter über:

• Achten Sie auf das Timing Ihrer Anbieter für den Anschluss des neuen Büros – alles muss vor Ankunft der Büromöbel und selbstverständlich der Mitarbeiter fertig sein.

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2 Monate vor dem Umzug – Kommunikation und logistische Planung

• Legen Sie das Datum fest und teilen Sie es sowohl intern als auch extern mit.
• Solange nicht anders im Mietvertrag vereinbart, informieren Sie Ihren Hausverwalter über Ihre Entscheidung.
• Informieren Sie auch alle Angestellten über den kommenden Umzug und teilen Sie jedem detailliert mit, wie er helfen kann.
- Überprüfen und aktualisieren Sie die Listen mit Ihren Kunden, Partnern, Lieferanten und angeschlossenen Unternehmen.
• Erstellen Sie eine Hauptliste mit verschiedenen Unterteilungen für Kunden, Partner, Behörden und Institutionen, denen Sie den Umzug mitteilen müssen.
• Mögliche Unterteilungen:

• Benachrichtigen Sie alle über den Umzug.
• Überarbeiten Sie mit der Rechtsabteilung Ihre Kontaktinformationen auf allen rechtlichen Dokumenten.
• Weisen Sie das Marketingteam an, rechtzeitig Ihre Kontaktinformationen auf Marketingunterlagen und in den sozialen Medien zu ändern.
- Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, einen Termin im Kalender festzulegen, an dem sie ihre E-Mail-Signaturen ändern, wenn der Umzug stattfindet.
• Beginnen Sie die Planung mit Ihrer IT-Abteilung und fragen Sie, ob zusätzliche Hilfe für die Demontage komplexer Hardware oder Kommunikationssysteme benötigt wird. 
• Buchen Sie die gewünschte Umzugsfirma.
• Buchen Sie einen Reinigungsdienst für das aktuelle und das neue Büro.
• Buchen Sie für den Tag des Umzugs auch einen Parkplatz in der Nähe des Eingangs
• Erledigen Sie die nötigen Formalitäten sowohl für die alten als auch für die neuen Räumlichkeiten.

1 Monat vor dem Umzug – Die Ausstattung und Einrichtung auf den Umzug vorbereiten

- Prüfen Sie Ihre Büromöbel und bestellen Sie neue Möbel, wenn Sie in einen größeren Arbeitsbereich umziehen.
• Erstellen Sie einen detaillierten Raumplan mit Abmessungen und Einrichtung.
- Skizzieren Sie Arbeitsstationen, Besprechungsräume und Gemeinschaftsräume.
- Bitten Sie jeden Mitarbeiter, seine Bürogeräte wie PC-Sets mit Tastatur, Monitor und Maus, Laptops, Tischtelefone und Headsets zu kennzeichnen.
- Ernennen Sie Mitglieder des IT-Teams, die den Transfer Ihrer IKT-Maschinen wie Server, Racks, Switches und Router organisieren sollen.
- Überlassen Sie ihnen die Verwaltung anderer Bürogeräte - Konferenzsysteme, Fernseher, Drucker, Kopierer, Faxgeräte, IP-Türklingeln und Badging-Systeme.
- Erstellen Sie eine Liste aller IT- und Telekommunikationsgeräte, die Sie in das neue Büro mitnehmen.
• Überprüfen sie die Kompatibilität zwischen Ihrer Ausrüstung und der technischen Infrastruktur am neuen Standort.
• Bestellen Sie neue Hardware-Anlagen, damit sie rechtzeitig ankommen.
• Reden Sie mit Ihrem Telekommunikationsanbieter über die Optionen zur Verschiebung Ihrer Kommunikation in die Cloud.

2 Wochen vor dem Umzug – Daten- und Netzsicherheit beim Umzug

• Erstellen Sie ein Backup aller Sprach-Kommunikationsdaten.
• Listen Sie Ressourcen auf, die wichtige Informationen über das Unternehmen enthalten und legen Sie fest, wie damit während des Umzugs umgegangen werden soll.
• Weisen Sie Ihren Mitarbeitern die Rechte entsprechend ihrer Zugriffsebene im Unternehmensnetzwerk zu. Schicken Sie ihnen alle notwendigen Zugangscodes, -karten, -schlüssel und Parkausweise.
- Aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsrichtlinien, um sie an die Anforderungen Ihres neuen Arbeitsbereichs anzupassen.
• Füllen Sie alle Unterlagen vollständig aus – neue Verträge, Lizenzen und den Mietvertrag.

Der Tag des Umzugs 

• Erstellen Sie für Ihr Team einen detaillierten Zeitplan für den Tag des Umzugs.
- Setzen Sie sich mit IT-, Internet- und Telekommunikationsanbietern in Verbindung, um sicherzustellen, dass alle Kommunikationssysteme betriebsbereit sind und die Ausfallzeiten so gering wie möglich gehalten werden.
• Wenn Sie ein Cloud-TelefonsystemLeiten Sie Ihre Büroanrufe auf Ihre Mobiltelefone um, damit die Kunden Sie immer erreichen können.
- Sobald die Geräte eingetroffen sind, schließen Sie Ihre Tischtelefone, das Internet, die IT-Systeme und die übrige Technik an, um zu testen, ob sie ordnungsgemäß funktionieren. Führen Sie eine Fehlerbehebung durch, damit Ihr Unternehmen so schnell wie möglich wieder online ist.
• Werfen Sie einen letzten Blick auf das alte Büro und notieren Sie jegliche Schäden in den Räumlichkeiten.
- Wenn die Büromöbel ausgeladen und die Firma angeschlossen ist, bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihr Inventar auszupacken, es an den zugewiesenen Platz zu stellen und ihre neuen Arbeitsplätze einzurichten.
• Sobald der Umzug abgeschlossen ist, können Sie für Ihre Angestellten eine kleine Einzugsparty veranstalten, damit sie sich nach diesem langen Tag etwas entspannen können.

Ein Büroumzug ist kein einfacher Schritt in der Unternehmensentwicklung. Er erfordert eine gute Planung und Organisation, eine klare Kommunikation und eine sorgfältige Ausführung. Es gibt viele wichtige Dinge zu beachten und kleine Details, die beachtet werden müssen. Am besten ist es, wenn Sie eine praktische Checkliste für jede Phase des Prozesses haben. Mit ihrer Hilfe können Sie den Büroumzug erfolgreich bewältigen und die Kontinuität Ihrer Dienstleistungen auch am Tag des Umzugs sicherstellen.

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