La liste de contrôle ultime pour les déménagements de bureaux

De nombreuses entreprises déménagent avec leur bureau pendant l'été parce que ce n'est généralement pas une période d'activité intense pour eux. Que vous envisagiez une relocalisation parce que votre entreprise est en pleine croissance, qu'elle se développe à l'échelle mondiale, que vous recherchez un espace de travail avec une infrastructure technique moderne ou que vous essayez d'optimiser vos coûts fixes, le déménagement doit se dérouler le plus harmonieusement possible.

Pour ce faire, vous devez planifier, gérer et communiquer le déménagement à l'avance. Un outil utile est une liste de contrôle contenant toutes les actions nécessaires et les informations importantes à prendre en compte, ainsi que le calendrier à suivre. Elle vous aidera à ne pas oublier des détails que vous pouvez manquer en essayant d'avoir une vue d'ensemble ; à la fin, il est trop tard pour les inclure. Avec une liste de contrôle en tête, vous pouvez vous assurer que le processus de déménagement des bureaux se déroulera de manière cohérente. 

Si vous avez besoin d'un guide détaillé sur la gestion de votre technologie et de vos systèmes pendant le déménagement de vos bureaux, lisez notre article  Comment gérer votre téléphonie d'entreprise, votre IT et matériel pendant le déménagement du bureau ?

Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle pratique reprenant toutes les étapes à suivre pour que le déménagement de vos bureaux se fasse en douceur, avec moins de stress, et que vos partenaires et l'équipe constatent les changements positifs apportés par le grand déménagement.

6 mois avant le déménagement du bureau – premières préparations

• Analysez vos besoins et créez une stratégie de déménagement
- Désigner un chef de projet et une équipe en charge du déménagement des bureaux.
• Examinez votre contrat de location immobilière et estimez les dommages-intérêts liquidés que vous devez payer en cas de résiliation anticipée de votre contrat de location.
• Créez avec votre gestionnaire de projet une liste avec les priorités principales pour le nouveau bureau.
• Si vous avez assez de temps, menez des enquêtes auprès des employés afin de connaître leurs préférences concernant l'amélioration de l'espace de travail.
• Commencez la recherche en et hors ligne d'espaces de bureaux appropriés.
• Vérifiez la connexion internet. L'internet, est-il bon sur place ? C'est la question ultime à laquelle vous devez connaître la réponse avant de déménager.
• Demandez à votre fournisseur de services internet de faire des recherches sur l'infrastructure technique et de communication de votre immeuble de bureaux potentiel.
- Si vous déménagez, demandez aux sociétés Internet présentes sur votre nouveau lieu de travail de vous envoyer des informations sur la capacité de leur bande passante Internet.
- Contactez vos fournisseurs de services de télécommunications et d'informatique pour connaître les contraintes techniques éventuelles et les solutions qui vous permettront de mettre en place un meilleur système de télécommunications dans le nouvel espace de bureau.
• Dès que vous avez trouvé le bureau de vos rêves, fixez un programme que tout le monde doit suivre.
• Fixez un budget de déménagement et essayez de ne pas le dépasser.
• Demandez aux entreprises de déménagement de la région de vous envoyer leurs offres. Comparez-les et choisissez le meilleur service et rapport qualité-prix.
• Vérifiez si vous avez besoin d'une assurance déménagement pour le matériel et les meubles coûteux.
• Créez un emploi de temps détaillé et établissez une date limite.
• Partagez l'emploi de temps avec l'équipe responsable du déménagement.

3 mois avant le déménagement du bureau – contactez votre fournisseur de télécommunication et des services IT 

• Examinez votre installation actuelle et fixez des dates limites pour la mise en place du nouveau système de télécommunications et d'informatique.
• Concevez votre nouvel espace de travail et planifiez l'organisation des espaces de travail, des installations IT et des équipements.
- Demandez à votre fournisseur de services informatiques de vérifier vos besoins en matière de systèmes et d'équipements TIC et de vous proposer des options pour connecter votre nouvel espace de travail.
• Discutez vos besoins spécifiques en tant que connexion internet avec le fournisseur de services internet local.
• Coordonnez avec eux le moment de la commande, de la mise en place et de l'activation de vos nouvelles lignes et celui de la fermeture des lignes existantes.
• Adressez-vous à votre fournisseur de téléphonie d'entreprise pour :

• Faites attention au délai que vos fournisseurs vous donnent pour connecter le bureau. Le raccordement doit être fini à temps, avant que le mobilier arrive et que les employés soient impliqués.

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2 mois avant le déménagement du bureau – Communication et planification de la logistique

• Fixez la date et communiquez-la en interne et en externe.
• Sauf indication contraire dans le contrat de location, il est temps de contacter votre gestionnaire immobilier et de lui informer de votre décision.
• Informez tous vos employés du déménagement et donnez à chacun un plan détaillé sur la manière dont ils doivent participe.
- Révisez et mettez à jour les listes avec vos clients, partenaires, fournisseurs et affiliés.
• Créez une liste principale, divisée dans plusieurs sections pour les clients, les partenaires, les autorités et les institutions auxquels vous devez communiquer le déménagement de votre bureau.
• Sections possibles :

• Informez tout le monde du déménagement.
• Collaborez avec l'équipe juridique afin de mettre à jour vos détails de contact sur les documents juridiques.
• Instruisez l'équipe marketing à changer à temps vos détails de contact sur tous les documents marketing, y compris vos comptes de médias sociaux.
- Rappelez à vos employés de fixer une date dans le calendrier afin de modifier leur signature de courrier électronique lorsque le déménagement aura lieu.
• Commencez à coordonner le déménagement avec votre département informatique et demandez-les s'ils ont besoin d'aide supplémentaire pour désassembler tout matériel ou système de communication complexe. 
• Réservez la compagnie de déménagement que vous avez choisie.
• Réservez des services de nettoyage pour votre bureau actuel et futur.
• Réservez une place de parking pour les dates de déménagement, aussi près que possible de l'entrée du bureau.
• Complétez toute paperasse nécessaire à propos de votre ancien et de votre nouvel espace de travail.

1 mois avant le déménagement – préparation du matériel et du mobilier de bureau

- Faites le point sur votre mobilier de bureau et commandez de nouvelles pièces si vous déménagez dans un espace de travail plus grand.
• Concevez un plan du bureau détaillé avec toutes les dimensions.
- Indiquer les postes de travail, les salles de réunion et les espaces communs.
- Demandez à chaque employé d'étiqueter son équipement de bureau, comme les PC avec clavier, écran et souris, les ordinateurs portables, les téléphones de bureau et les casques.
- Désignez des membres de l'équipe informatique chargés d'organiser le transfert de vos équipements TIC tels que les serveurs, les baies, les commutateurs et les routeurs.
- Laissez-les s'occuper des autres équipements de bureau - systèmes de conférence, téléviseurs, imprimantes, photocopieuses, télécopieurs, sonnettes IP et systèmes de badgeage.
- Dressez une liste de tous les équipements informatiques et de télécommunications que vous emportez dans le nouveau bureau.
• Vérifiez la compatibilité entre votre équipement et l'infrastructure technique existante du nouvel espace de travail.
• Commandez maintenant les nouveaux matériels pour qu'ils arrivent à temps.
• Discutez avec votre fournisseur de téléphonie les options pour déplacer votre communication dans le cloud.

2 semaines avant le déménagement – sécurité des données et des réseaux

• Créez une sauvegarde de toutes les données de communication vocale pendant le déménagement.
• Dressez une liste des ressources qui contiennent des informations importantes de l'entreprise et décidez de la manière de la gérer pendant le déménagement.
• Attribuez les droits à vos employés en fonction de leur niveau d'accès au réseau de l'entreprise. Envoyez-les tous les codes d'accès, les cartes/clés d'accès et les permis de stationnement nécessaires.
- Mettez à jour vos politiques de sécurité en fonction des besoins de votre nouvel espace de travail.
• Finalisez toute la paperasse – nouveaux contrats, licences, contrat de location.

Le jour du déménagement 

• Créez un emploi de temps détaillé pour le jour du déménagement.
- Contacter les fournisseurs de services informatiques, Internet et de télécommunications pour s'assurer que tous les systèmes de communication sont opérationnels et que les temps d'arrêt seront réduits au minimum.
• Lorsque vous avez un système téléphonique cloudLes appels de votre bureau sont redirigés vers vos téléphones portables afin que les clients puissent toujours vous joindre.
- Une fois l'équipement arrivé, branchez les téléphones de bureau, Internet, les systèmes informatiques et le reste de la technologie pour vérifier qu'ils fonctionnent correctement. Dépannez pour vous assurer que votre entreprise est de nouveau en ligne le plus rapidement possible.
• Jetez un dernier coup d'œil à l'espace vidé pour enregistrer les éventuels dommages.
- Lorsque le mobilier de bureau est déchargé et que l'entreprise est connectée, demandez à vos employés de déballer leur inventaire, de le placer aux endroits qui leur ont été attribués et d'aménager leurs nouveaux postes de travail.
• Une fois que vous avez terminé le processus de relocalisation, vous pouvez organiser une petite fête de bienvenue pour vos employés pour les faire se détendre après cette longue journée.

Le déménagement de bureaux n'est pas une étape facile dans le développement d'une entreprise. Il nécessite une bonne planification et organisation, une communication claire et une exécution soignée. Il y a beaucoup de choses importantes à prendre en compte et de petits détails qui doivent être reconnus. La meilleure façon de le faire est d'avoir une liste de contrôle pratique pour chaque étape du processus. Avec son aide, vous pouvez gérer le déménagement de bureaux avec succès et assurer la continuité de vos services, même le jour du déménagement.

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