Comment gérer votre téléphonie d'entreprise, votre IT et matériel pendant le déménagement du bureau ?

Il existe un grand nombre de raisons pour lesquelles vous déménagez avec votre bureau. Vous vous trouvez probablement en expansion et vous allez vous installer dans un nouveau lieu. Votre bureau actuel est devenu trop petit et vous avez besoin de plus d'espace. Vous pensez qu'il est temps de mettre à niveau les technologies que vous utilisez, et le déménagement dans un nouveau bureau est l'occasion idéale. Il faut que vous réduisiez vos coûts et vous avez trouvé un meilleur contrat de location. Quelles que soient vos raisons, le déménagement du bureau peut être un processus stressant quand il n'est pas bien organisé. 

La planification, l'organisation et surtout la communication sont essentielles pour le déménagement du bureau avec un minimum de perturbations. En règle générale, le déménagement du bureau comprend les employés, le mobilier, des équipements de valeur, des machines et des appareils électroniques. Cela requiert de planifier la logistique à l'avance et de gérer vos collègues de manière efficace. Et cela peut être une tâche difficile. Pour vous aider, nous avons rassemblé ci-dessous les étapes à suivre pour réaliser un déménagement sans problèmes ou frustration. L'accent est mis sur la gestion efficace de la transition de la téléphonie, de l'IT et de l'installation pendant le déménagement. Suivez notre guide pour planifier et préparer le grand événement : le déménagement de votre bureau.

Étape 1 : Analysez vos besoins et créez une stratégie de déménagement

Il y a différentes raisons derrière chaque déménagement de bureau. Une fois que vous aurez défini les vôtres, vous pourrez commencer à planifier le processus.

Entreprise en expansion – si c'est votre raison principale, vous devez prévoir plus de postes de travail dans le nouvel emplacement, équipés de tous les matériels/outils nécessaires.

Mais d'abord, il faut vérifier la connexion internet Mais d'abord, il faut vérifier la connexion internet du nouveau bureau potentiel. Contactez votre fournisseur de services internet et demandez-le de rechercher l'infrastructure du nouvel immeuble. Il peut vous indiquer si la capacité de la bande passante de cet endroit correspondra à vos besoins croissants en matière de connexion internet à haut débit. Envisagez également des espaces de collaboration plus ouverts et une bonne accessibilité aux salles de réunion de l'entreprise. Ce sont des points importants pour un bureau moderne et une entreprise en croissance.

Attirer des clients et des talents – votre nouveau bureau peut fortement affecter vos employés, partenaires et vos clients. Recherchez un endroit, qui représente votre marque, votre mission et vos valeurs. Trouver le meilleur endroit peut prendre un certain temps, mais si cela signifie de nouvelles opportunités commerciales pour vous, cela vaut la peine d'attendre.
Quand votre entreprise se trouve en constante recherche de nouveaux employés, un bureau attrayant peut vous aider. Le bureau ne doit pas nécessairement se trouver au centre-ville, mais vos employés potentiels doivent y accéder facilement. Votre nouveau bureau idéal doit donc être considéré comme une plaque tournante pour la main-d'œuvre talentueuse que vous souhaitez attirer.

Le bureau devrait être conçu pour les nouveaux modes de travail en offrant des solutions de communication modernes.

S'il y avait des limitations en termes de capacité technique à l'ancien emplacement, veillez que le nouveau bureau dispose de l'infrastructure nécessaire pour les nouvelles technologies.

Améliorer la productivité de l'équipe – si vous souhaitez déménager parce que vous vous souciez du bien-être de votre personnel, vous avez pris la bonne décision. Cette mesure améliore la productivité de votre équipe, car les employés se sentent plus engagés. Choisir un nouveau bureau moderne en considérant leur santé et leur bien-être vous aide à créer un meilleur environnement de travail et en plus, il favorise la connectivité entre coéquipiers. Voici, comment le bureau peut supporter l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée de vos employés :

• Si la technologie qui est disponible au bureau facilite le travail à distance. Un système téléphonique cloud par exemple vous permet de répondre aux appels professionnels directement depuis votre téléphone mobile et assure ainsi la flexibilité de votre équipe.
• Si le système d'entreprise est toujours accessible à ceux qui travaillent à domicile, grâce à la connexion internet fiable et sécurisée.
• Si votre bureau se trouve près d'un centre de fitness.
• Si l'immeuble est entouré d'espaces verts et bénéficie d'une lumière naturelle suffisante.
• S'il y a de bons endroits pour déjeuner dans la région.

Les petits détails qui font une grande différence.

Une fois que vous avez évalué vos besoins pour un nouveau bureau, il est temps de passer à l'action. Commencez la recherche pour l'emplacement parfait. Quand vous avez trouvé un bureau potentiel, il faut d'abord vérifier son infrastructure technique. Examinez la largeur de bande du réseau et les éventuelles contraintes techniques et solutions qui vous permettront de construire un meilleur système de télécommunications pour votre entreprise. Cela signifie que vous devrez contacter vos fournisseurs de télécommunication, d'internet et de services IT pour obtenir leur opinion professionnelle avant de vous décider pour le nouveau bureau.

Quand vous avez trouvé votre nouveau bureau, créez un emploi du temps détaillé pour le déménagement.

Commencez à planifier le déménagement au moins six mois auparavant et examinez votre contrat de bail actuel. Assemblez une équipe de planification qui sera chargée de gérer et d'exécuter le déménagement des bureaux. Demandez des devis à des entreprises de déménagement pour trouver la meilleure offre correspondant à vos besoins. Fixez un budget pour éviter de dépenser trop pendant le processus. Si vous possédez des équipements ou des machines coûteux, il est probablement plus sage de souscrire une assurance déménagement. Déléguez cette tâche à votre équipe de planification pour qu'elle fasse des recherches et vous propose des options adaptées à votre budget.

Étape 2 : Contactez votre fournisseur de télécommunication et de services IT 

Après avoir trouvé un endroit potentiellement intéressant, il est temps de contacter vos fournisseurs de télécommunications, d'IT et d'internet pour un audit complet du système. Cette étape prend place 2 – 3 mois avant la date du déménagement. Analysez votre installation actuelle et fixes des délais pour que le nouveau système de télécommunications et d'IT soit prêt. Sur votre nouveau site, vérifiez l'infrastructure informatique, les installations de télécommunication et les services publics. Concevez votre espace de bureau et réfléchissez à la manière dont vous allez y organiser vos postes de travail, votre installation informatique et vos équipements.

Coordonnez votre déménagement du bureau avec vos partenaires d'IT afin d'examiner les besoins en systèmes et équipements TIC. Informez votre fournisseur de services internet à temps de votre déménagement et discutez vos besoins en matière de connexion internet au nouveau lieu. Déterminez quand il faut commander, installer et activer vos nouvelles lignes Internet et quand il faut fermer la ligne existante. Planifiez soigneusement toute modification nécessaire de vos numéros de téléphone professionnels, de vos systèmes téléphoniques d'entreprise ou de vos besoins en matière de câblage avec votre fournisseur de téléphonie. Vous devez discuter avec eux de la migration de votre téléphonie d'entreprise : 

• Si vous pouvez transférer vos numéros de téléphone existants ou s'ils vont commander de nouveaux numéros (et pour savoir combien de temps il faut pour les activer).
• De plus, s'ils vont vous fournir de nouveaux téléphones de bureau.
• Réfléchissez aux lignes téléphoniques dont vous aurez besoin au nouveau bureau et demandez à votre partenaire de téléphonie cloud de les configurer selon vos plans.
• Qu'est-ce qui est nécessaire exactement pour le transfert complet de votre système téléphonique d'entreprise ?

Le timing est essentiel dans cette situation puisque vous ne voulez pas être coupé du reste du monde pendant des heures ou des jours lorsque vous vous installez dans un nouveau lieu. Après avoir inspecté votre infrastructure de communication et déterminé l'emplacement des composants Internet, vous devez demander à votre fournisseur d'accès Internet d'y établir la connexion. Une fois que vous avez installé et testé tous les téléphones, les ordinateurs, internet/Wi-Fi, les systèmes d'IT et les connexions de câbles, vous savez que votre bureau est complètement connecté et votre équipe peut commencer à travailler ici.

Étape 3 : Communication et planification de la logistique

Un emploi du temps clair et précis pour le déménagement est essentiel pour le succès du processus. Cela s'applique aussi bien si vous changez de lieu de travail que si vous passez à un nouveaz système téléphonique d'entreprise. Une fois que vous avez fixé une date, votre plan bien organisé doit être prêt. Veillez donc à le communiquer en interne et en externe afin que les employés, les partenaires et les clients en aient connaissance.

Communication interne et externe 

Créez une liste de déménagement et partagez-la avec l'équipe responsable de la gestion de ce processus. Elle doit inclure les actions nécessaires, les employés concernés ainsi que les délais. Outre l'équipe de planification, le reste de l'entreprise doit également connaître le calendrier de votre déménagement de bureaux. Et comment ils seront impliqués. 

Votre département juridique est responsable de changer l'adresse de l'entreprise sur tous les contrats et l'équipe marketing doit passer en revue vos comptes de médias sociaux et vos documents de marque pour vous assurer que vos coordonnées sont à jour. De plus, rappelez aux employés de mettre à jour leur signature électronique lorsque vous déménagerez à la nouvelle adresse.

Informez votre propriétaire actuel ou votre gestionnaire immobilier en leur donnant un préavis officiel. Créez une liste avec toutes les parties concernées et veillez que vous partagez votre nouvelle adresse avec eux. Incluez les clients, les partenaires, les filiales ou les parties prenantes. Faites une liste de toutes les institutions ou des sociétés de livraison qui doivent être informées – la poste, les banques ou les fournisseurs de service.

Contactez vos fournisseurs de télécommunication, d'IT et d'Internet pour leur annoncer le déménagement, c'est l'occasion rêvée de renégocier les conditions de vos contrats.

Comme nous l'avons déjà mentionné, un déménagement est le moment parfait pour changer de fournisseur dans le cas que le fournisseur actuel ne peut pas répondre à vos besoins croissants en matière de communications et d'IT. Vous pouvez aussi essayer d'optimiser le nombre de fournisseurs et de trouver une entreprise que peut vous fournir de la téléphonie d'entreprise, de l'IT et des solutions internet pour vos besoins d'entreprise spécifiques. 

Examinez vos contrats existants et prenez contact avec un prestataire de services. Puis, il faut comparer la façon dont les différents fournisseurs gèrent l'annulation d'une ligne internet, l'ouverture d'une nouvelle ligne, la portabilité des numéros de téléphone et la gestion des pannes internet – que cela prenne trop de temps ou que cela se passe rapidement et sans problème. 

Quand vous planifiez le déménagement de bureau, vous devez contacter tous vos fournisseurs afin de clarifier des problèmes liés à vos systèmes de télécommunications et d'IT. C'est une période qui nécessite une communication très intense avec un grand nombre de parties et cela peut être fatiguant et coûteux en temps. Vous allez réaliser alors qu'il serait plus efficace d'avoir qu'un seul partenaire qui vous offre des solutions pour votre système téléphonique d'entreprise, le système d'IT et les lignes d'internet. Comme ça, vous communiquez avec une entreprise qui vous supporte pendant toutes les étapes différentes du déménagement – de l'audit/planification au déménagement/installation et après l'installation. 

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Planification de la logistique

Contrôlez votre mobilier de bureau actuel et déterminez si, dans votre nouvel espace de travail, vous avez besoin de plus de meubles. Pensez surtout aux meubles et aux équipements coûteux qui nécessitent un emballage spécifique. De plus, pensez à l'avance si vous avez besoin que vos fournisseurs de services informatiques ou de télécommunications vous aident à démonter tout matériel ou système d'installation complexe.

Concevez votre nouveau bureau avec un plan de sol détaillé et définissez les zones de votre bureau, les zones communes et les salles de réunion. Identifiez les besoins de sécurité pour votre nouveau bureau. Créez également un plan détaillé du mobilier et de l'équipement et vérifiez si l'infrastructure technique correspond à vos besoins de communication. 

Réservez des services de nettoyage tant pour votre bureau actuel que pour les nouveaux locaux. Une fois que vous avez fixé la date pour le déménagement, il est temps de réserver une place de parking pour ce jour. Ainsi, vous garantissez que tous les camions de déménagement pourront se garer aussi longtemps que nécessaire pour charger et décharger.

Lorsque vous aurez terminé toutes les formalités administratives concernant vos nouveaux locaux, il est enfin temps de se concentrer sur l'un des aspects les plus importants de tout déménagement de bureau. Préparez l'infrastructure d'IT et de télécommunication pour qu'elle corresponde à vos besoins d'entreprise spécifiques.

Étape 4 : Équipement de bureau – planifiez, préparez et optimisez votre matériel pendant le déménagement

Le déménagement de vos équipements de bureau est l'une des tâches qui doivent être gérées avec soin et dans les délais. L'équipement de bureau comprend :

• le matériel qui supporte votre travail quotidien, comme les ordinateurs, claviers, moniteurs, souris, ordinateurs portables, téléphones de bureau, casques
• les machines de télécommunication et l'infrastructure d'IT comme les serveurs, racks, commutateur, routeur.
• d'autres outils de votre bureau, comme les systèmes de conférence, les téléviseurs, les imprimantes, les télécopieurs ou les machines fax, les sonneries IP, les systèmes de badgeage.

Quand vous déménagez avec le bureau, décidez du matériel qui vous accompagnera. Si vous disposez déjà d'un système téléphonique hébergé, il faut seulement transférer vos téléphones de bureau, vos téléphones sans fil et les téléphones de conférence si vous en utilisez. Et si vous avez une solution de téléphonie d'entreprise complète, vous devriez compter les avantages et les inconvénients de déplacer l'ensemble de l'installation ou de la mettre à niveau.

Si vous avez eu l'idée de passer aux communications cloud, c'est probablement le moment idéal.

Coordonnez ce processus avec votre fournisseur de services / téléphonie cloud. Il est préférable d'utiliser le temps d'arrêt pendant le déménagement pour configurer le nouveau système téléphonique cloud. Choses à considérer avant le déménagement :

• créez une liste de tous vos actifs informatiques et de télécommunications actuels qui doivent être transférés vers le nouveau site
• vérifiez si tout l'équipement fonctionne sans problème avec l'infrastructure actuelle dans les nouveaux locaux
• analysez votre stratégie d'entreprise et décidez si c'est le bon temps pour transférer vos communications vers le cloud
• si vous prévoyez d'acheter du nouveau matériel informatique pour le bureau, commandez-le à temps pour qu'il soit présent lors du déménagement dans les nouveaux locaux

Transférez votre téléphonie d'entreprise vers le cloud et optimisez l'équipement que vous emmenez avec vous au nouvel emplacement !

Étape 5 : Sécurisez vos données et gérez la sécurité de votre réseau

Si vous utilisez déjà une solution de téléphonie en nuage ou si vous prévoyez de l'adopter dans votre nouvel emplacement, assurez-vous que votre connexion internet fonctionne en permanence, car tous vos appels sortants et entrants passent par l'internet. Maintenant, vous pouvez profiter de votre système de communication avancé et rediriger vos appels vers votre smartphone ou d'autres appareils mobiles. Cela veut dire que vos clients peuvent vous joigner et que vous ne manquerez pas d'appels.

Trouvez la meilleure solution pour créer une sauvegarde de toutes les données de communication vocale pendant le déménagement de votre bureau. Quelle que soit la solution de stockage que vous choisissez, assurez-vous que vous pouvez accéder à vos données et les faire fonctionner sans problème dans vos nouveaux locaux.

Considérez les choses suivantes quand vous gérez votre sécurité pendant le déménagement : 

• Listez tous les actifs qui contiennent des informations importantes et créez un plan sur la façon de le traiter pendant le déménagement.
• Créez une liste des employés avec les droits d'accès correspondants du réseau d'entreprise. De plus, vous pouvez l'utiliser pour leur attribuer des codes d'accès, des cartes ou des clés d'accès, et des cartes de stationnement. De cette façon, toutes les informations de sécurité sont stockées dans un seul fichier et vous serez en mesure de trouver rapidement tous les détails de dernière minute le jour de l'emménagement.
• Mettez à jour votre politique de sécurité pour qu'elle corresponde aux besoins de votre nouvel espace de travail.
• Informez votre fournisseur de services de télécommunication au cas que vous avez besoin de solutions de sécurité supplémentaires afin de créer un environnement de travail sécurisé et fiable dans les nouveaux locaux.

Le déménagement du bureau n'est pas facile. C'est un processus qui nécessite une planification, préparation et une gestion soigneuse. Et si vous ne pouvez pas éviter de déplacer votre mobilier ou votre équipe, vous pouvez améliorer vos communications pour faciliter le déménagement du bureau. Un système téléphonique d'entreprise basé sur le cloud vous aide à réduire le stress de votre déménagement et vous garantit que l'interruption de votre communication professionnelle sera minimale. 

L'organisation et la communication interne et externe sont essentielles pour un déménagement de bureau réussi. Il peut s'agir d'une opération coûteuse, mais qui reste un investissement utile, car le déménagement dans de nouveaux bureaux se traduit par une productivité accrue, de nouvelles opportunités commerciales et des employés plus engagés.

Contactez Mixvoip et nous allons répondre à toutes vos questions ur votre téléphonie d'entreprise, l'internet et les services d'IT pendant le déménagement !

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