Comment gérer la téléphonie, l'informatique et le matériel de votre entreprise lors d'un déménagement ?

Il y a de nombreuses raisons de déménager votre bureau : vous développez probablement votre entreprise... Vous êtes devenu trop grand pour vos locaux actuels. Vous avez besoin de plus d'espace de bureau. Vous pensez qu'il est temps de moderniser les technologies que vous utilisez et le déménagement est l'occasion idéale. Vous devez réduire vos coûts et vous avez trouvé un meilleur contrat de location. Quelle que soit votre raison, le déménagement de bureaux peut être un processus stressant s'il n'est pas bien organisé. 

La planification, l'organisation et la communication sont les clés d'un déménagement de bureau avec un minimum de perturbations. La relocalisation implique généralement le déplacement d'une équipe entière d'employés, de mobilier de bureau, d'équipements de valeur, de machines et d'appareils électroniques. Cela nécessite de planifier la logistique à l'avance et de gérer efficacement vos collègues. Et cela peut être une tâche difficile. Pour vous aider, nous avons rassemblé ci-dessous les étapes que vous pouvez suivre pour gérer votre déménagement de bureau en douceur et avec moins de frustration. L'accent est mis sur la gestion efficace de la téléphonie, de l'informatique et de la transition des installations pendant le déménagement. Suivez notre guide pour planifier et préparer le grand événement - le déménagement de votre bureau.

Étape 1 : Analysez vos besoins et créez une stratégie de déménagement

Chaque déménagement de bureau est motivé par des raisons différentes. Une fois que vous avez défini les vôtres, vous pouvez commencer à planifier le processus.

Entreprise en expansion – si c'est votre raison principale, vous devez prévoir plus de postes de travail dans le nouvel emplacement, équipés de tous les matériels/outils nécessaires.

Mais d'abord, il faut vérifier la connexion internet Vous pouvez contacter votre fournisseur d'accès à Internet et lui demander de faire une recherche rapide sur l'infrastructure Internet de l'immeuble de bureaux. Lorsqu'il sera prêt, il pourra vous indiquer si la capacité de la bande passante de cet endroit correspond à vos besoins croissants en matière de connexion Internet à haut débit. Pensez également à des espaces de collaboration plus ouverts et à une bonne accessibilité aux salles de réunion de l'entreprise. Tous ces éléments sont indispensables dans le nouveau bureau moderne de votre entreprise en pleine croissance.

Attirer des clients et des talents – Votre bureau peut avoir un impact considérable sur vos employés, vos partenaires et vos clients. Cherchez donc un endroit qui représente votre marque, votre mission et vos valeurs. Trouver le meilleur endroit peut prendre un certain temps, mais cela vaut la peine d'attendre si cela signifie pour vous de nouvelles opportunités d'affaires.
Si votre organisation est constamment à la recherche de nouveaux employés, le fait de déménager dans un bureau attrayant peut vous aider. Il n'est pas nécessaire qu'il soit situé en plein centre de la ville (ou parfois c'est le cas), mais les membres de votre équipe potentielle doivent pouvoir y accéder facilement. Votre nouveau bureau idéal doit donc être considéré comme une plaque tournante pour la main-d'œuvre talentueuse que vous souhaitez attirer.

Il doit être conçu pour les nouvelles méthodes de travail en offrant des solutions de communication modernes à votre équipe.

Si les capacités techniques de l'ancien site étaient limitées, assurez-vous que le nouveau bureau dispose de l'infrastructure nécessaire pour passer aux nouvelles technologies.

Améliorer la productivité de l'équipe - si vous décidez de changer de bureau parce que vous vous souciez du bien-être de votre personnel, vous avez pris la bonne décision. Et ce n'est pas seulement le fait que cela améliore la productivité de votre équipe, car les employés se sentent plus engagés. Compte tenu de leur santé et de leur bien-être, le choix d'un nouveau bureau moderne vous aide à créer un meilleur environnement de travail et à stimuler la connectivité entre les membres de l'équipe. Comment le bureau que vous choisissez peut-il favoriser l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée de vos employés :

• Si la technologie qui est disponible au bureau facilite le travail à distance. Un système téléphonique cloud par exemple vous permet de répondre aux appels professionnels directement depuis votre téléphone mobile et assure ainsi la flexibilité de votre équipe.
• Si le système d'entreprise est toujours accessible à ceux qui travaillent à domicile, grâce à la connexion internet fiable et sécurisée.
• Si votre bureau se trouve près d'un centre de fitness.
- si des espaces verts l'entourent et s'il y a suffisamment de lumière naturelle
• S'il y a de bons endroits pour déjeuner dans la région.

De petits détails font une grande différence.

Une fois que vous avez évalué vos besoins en matière de nouveaux bureaux, il est temps de passer à l'action. Commencez à chercher l'endroit idéal. Lorsque vous trouvez un nouveau bureau potentiel bien situé, la première chose à faire est de vérifier son infrastructure technique. Examinez la bande passante du réseau et toutes les contraintes techniques possibles, ainsi que les solutions qui vous permettront de mettre en place un meilleur système de télécommunications pour votre entreprise. Vous devrez contacter vos fournisseurs de services de télécommunications, d'Internet et d'informatique pour obtenir leur avis professionnel avant de prendre une décision sur le nouveau bureau.

Créez un calendrier détaillé pour le déménagement de votre bureau lorsque vous avez trouvé votre nouvel espace de travail.

La planification de votre déménagement devrait commencer six mois avant la révision de votre contrat de bail actuel. Constituez une équipe de planification responsable de la gestion et de l'exécution du déménagement. Demandez des devis à des entreprises de déménagement afin de trouver la meilleure offre correspondant à vos besoins. Fixez un budget afin d'éviter les dépenses excessives au cours du processus. Si vous possédez des équipements ou des machines coûteux, il est probablement plus sage de souscrire une assurance déménagement. Déléguez la tâche à votre équipe de planification afin qu'elle effectue des recherches et vous propose des options adaptées à votre budget.

Étape 2 : Contactez votre fournisseur de télécommunication et de services IT 

Une fois que vous avez trouvé un endroit potentiellement intéressant, il est temps de contacter vos fournisseurs de télécommunications, de technologies de l'information et d'Internet pour un audit complet du système. Cet audit a lieu deux à trois mois avant la date fixée. Analysez votre installation actuelle et fixez des délais pour que le nouveau système de télécommunications et de technologies de l'information soit prêt. Vérifiez l'infrastructure des technologies de l'information, les installations de télécommunications et les services publics sur votre nouveau site. Concevez votre espace de travail et réfléchissez à la manière dont vous organiserez vos postes de travail, votre installation informatique et vos équipements.

Coordonnez le déménagement de vos bureaux avec vos partenaires informatiques afin d'examiner les besoins en matière de systèmes et d'équipements TIC. Informez votre fournisseur d'accès internet à temps de votre déménagement et discutez de vos besoins en matière de connexion internet au nouvel endroit. Quand commander, installer et activer vos nouvelles lignes internet et quand fermer les lignes existantes. Planifiez soigneusement avec votre fournisseur d'accès téléphonique tout changement concernant vos numéros de téléphone professionnels, vos systèmes téléphoniques d'entreprise ou vos besoins en matière de câblage. Vous devez discuter avec lui de la migration de votre téléphonie d'entreprise : 

- si vous pouvez transférer vos numéros existants ou s'ils doivent en commander de nouveaux (et combien de temps cela prend pour les activer)
• De plus, s'ils vont vous fournir de nouveaux téléphones de bureau.
• Réfléchissez aux lignes téléphoniques dont vous aurez besoin au nouveau bureau et demandez à votre partenaire de téléphonie cloud de les configurer selon vos plans.
• Qu'est-ce qui est nécessaire exactement pour le transfert complet de votre système téléphonique d'entreprise ?

Le timing est essentiel dans cette situation puisque vous ne voulez pas être coupé du reste du monde pendant des heures ou des jours lorsque vous vous installez dans un nouveau lieu. Après avoir inspecté votre infrastructure de communication et déterminé l'emplacement des composants Internet, vous devez demander à votre fournisseur d'accès Internet d'y établir la connexion. Une fois que vous avez installé et testé tous les téléphones, les ordinateurs, internet/Wi-Fi, les systèmes d'IT et les connexions de câbles, vous savez que votre bureau est complètement connecté et votre équipe peut commencer à travailler ici.

Étape 3 : Communication et planification de la logistique

Un emploi du temps clair et précis pour le déménagement est essentiel pour le succès du processus. Cela s'applique aussi bien si vous changez de lieu de travail que si vous passez à un nouveaz système téléphonique d'entrepriseUne fois la date fixée, vous savez que votre plan bien organisé doit être prêt. Communiquez-le donc en interne et en externe pour que les employés, les partenaires et les clients le connaissent.

Communication interne et externe 

Créez une liste de contrôle pour votre déménagement et partagez-la avec l'équipe qui gère le processus. Elle doit inclure les actions nécessaires, les employés et les délais. Outre l'équipe de planification, le reste de l'entreprise doit également connaître le calendrier de votre déménagement et savoir comment il sera impliqué. 

Votre service juridique doit être chargé de modifier l'adresse de l'entreprise sur tous les contrats. L'équipe marketing doit passer en revue vos comptes de médias sociaux et vos supports de marque pour s'assurer que vos coordonnées sont à jour. Rappelez également aux employés de mettre à jour la signature de leurs courriels lorsqu'ils déménagent à la nouvelle adresse.

Informez votre propriétaire ou votre gestionnaire immobilier actuel en donnant un préavis officiel. Dressez une liste de toutes les parties concernées et communiquez-leur votre nouvelle adresse. Incluez les clients, les affiliés, les partenaires ou les parties prenantes. Dressez la liste de toutes les institutions ou sociétés de livraison qui doivent être informées - la poste, les banques ou les prestataires de services.

Contactez vos fournisseurs de télécommunication, d'IT et d'Internet pour leur annoncer le déménagement, c'est l'occasion rêvée de renégocier les conditions de vos contrats.

Comme nous l'avons déjà écrit, le changement de fournisseur est le moment idéal si les fournisseurs actuels ne peuvent pas répondre à vos besoins croissants en matière de communications et d'informatique. Mieux encore, vous pouvez essayer d'optimiser le nombre de vos fournisseurs et de trouver l'entreprise qui peut vous fournir la téléphonie d'entreprise, l'informatique et les services de gestion de l'information. solutions internet pour vos besoins d'entreprise spécifiques. 

Comparez ensuite la façon dont les différents fournisseurs gèrent la résiliation d'une ligne internet, l'ouverture d'une nouvelle ligne, le portage des numéros de téléphone et la gestion des pannes internet - qu'il s'agisse d'une procédure trop longue ou d'une procédure rapide et transparente. 

Lorsque vous planifiez le déménagement de vos bureaux, vous devez contacter tous vos fournisseurs pour clarifier les questions relatives à vos systèmes de télécommunications et informatiques. Il s'agit d'une période de communication très intensive avec de nombreuses parties qui peut être épuisante et chronophage. Vous réalisez alors qu'il serait plus efficace d'avoir un seul partenaire offrant des solutions pour votre business phone system, votre système informatique et vos lignes Internet. De cette façon, vous communiquerez avec une seule entreprise qui vous soutiendra dans toutes les différentes phases du déménagement - de l'audit/planification au déménagement/installation et à l'après-installation. 

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Planification de la logistique

Vérifiez votre mobilier de bureau actuel et déterminez si vous aurez besoin de plus de mobilier dans votre nouvel espace de travail. Pensez aux meubles spéciaux et aux équipements coûteux qui nécessitent un emballage et des boîtes de transport spécifiques. Pensez à l'avance si vous avez besoin de l'aide de vos fournisseurs de TI ou de télécommunications pour démonter du matériel ou des systèmes d'installation complexes.

Concevez votre nouveau bureau avec un plan de sol détaillé et définissez les zones de votre bureau, les zones communes et les salles de réunion. Identifiez les besoins de sécurité pour votre nouveau bureau. Créez également un plan détaillé du mobilier et de l'équipement et vérifiez si l'infrastructure technique correspond à vos besoins de communication. 

Réservez des services de nettoyage tant pour votre bureau actuel que pour les nouveaux locaux. Une fois que vous avez fixé la date pour le déménagement, il est temps de réserver une place de parking pour ce jour. Ainsi, vous garantissez que tous les camions de déménagement pourront se garer aussi longtemps que nécessaire pour charger et décharger.

Une fois que vous avez réglé toutes les formalités administratives concernant vos nouveaux locaux, il est temps de vous concentrer sur l'un des aspects les plus importants de tout déménagement de bureau : la préparation de l'ensemble de l'infrastructure de télécommunications et de TI pour répondre à vos besoins spécifiques en matière d'activités et de communications.

Étape 4 Équipement de bureau - planifier, préparer et optimiser votre matériel pendant le déménagement

Le déménagement de votre matériel de bureau est une tâche qui doit être gérée avec soin et dans les délais impartis :

- le matériel qui vous aide dans votre travail quotidien - comme les PC avec clavier, écran et souris, les ordinateurs portables, téléphones de bureau, casques
- machines pour l'infrastructure des télécommunications et des technologies de l'information, telles que les serveurs, les baies, les commutateurs, les routeurs, etc.
- d'autres outils de votre bureau - comme les systèmes de conférence, les téléviseurs, les imprimantes, les photocopieurs, les télécopieurs, les sonnettes IP, les systèmes de badgeage

Lorsque vous déménagez dans de nouveaux locaux, décidez du matériel qui vous accompagnera. Si vous disposez déjà d'un système téléphonique hébergé, il vous suffit de transférer vos téléphones de bureau, vos téléphones sans fil et vos téléphones de conférence, le cas échéant. Si vous disposez d'une solution de téléphonie professionnelle complète, vous devez peser le pour et le contre d'un déménagement de l'ensemble de l'installation ou d'une mise à niveau de cette dernière.

Si vous avez eu l'idée de passer aux communications cloud, c'est probablement le moment idéal.

Coordonnez ce processus avec votre fournisseur de services / téléphonie cloud. Il est préférable d'utiliser le temps d'arrêt pendant le déménagement pour configurer le nouveau système téléphonique cloud. Choses à considérer avant le déménagement :

• créez une liste de tous vos actifs informatiques et de télécommunications actuels qui doivent être transférés vers le nouveau site
• vérifiez si tout l'équipement fonctionne sans problème avec l'infrastructure actuelle dans les nouveaux locaux
• analysez votre stratégie d'entreprise et décidez si c'est le bon temps pour transférer vos communications vers le cloud
- si vous prévoyez d'acheter du nouveau matériel pour le bureau, commandez-le à temps pour qu'il soit présent lorsque vous déménagerez.

Transférez votre téléphonie d'entreprise dans le nuage et d'optimiser l'équipement que vous emmenez sur le nouveau site !

Étape 5 : Sécurisez vos données et gérez la sécurité de votre réseau

Si vous utilisez déjà une solution de téléphonie basée sur l'informatique en nuage ou si vous prévoyez de l'adopter dans votre nouveau lieu d'implantation, assurez-vous que votre connexion Internet fonctionne en permanence, car tous vos appels sortants et entrants passent par Internet. Vous pouvez maintenant profiter de votre système de communication avancé et rediriger vos appels vers votre smartphone ou d'autres appareils mobiles. Cela signifie que vos clients pourront toujours vous joindre et que vous ne manquerez pas d'appels importants.

Quelle que soit la solution de stockage choisie, assurez-vous de pouvoir accéder à vos données et de les rendre opérationnelles en toute transparence dans vos nouveaux locaux.

Considérez les choses suivantes quand vous gérez votre sécurité pendant le déménagement : 

• Listez tous les actifs qui contiennent des informations importantes et créez un plan sur la façon de le traiter pendant le déménagement.
• Créez une liste des employés avec les droits d'accès correspondants du réseau d'entreprise. De plus, vous pouvez l'utiliser pour leur attribuer des codes d'accès, des cartes ou des clés d'accès, et des cartes de stationnement. De cette façon, toutes les informations de sécurité sont stockées dans un seul fichier et vous serez en mesure de trouver rapidement tous les détails de dernière minute le jour de l'emménagement.
- Mettez à jour vos politiques de sécurité pour les adapter aux exigences de votre nouveau bureau.
- Informez votre fournisseur de services de télécommunications si vous avez besoin de solutions de sécurité supplémentaires pour créer un environnement de travail sûr et fiable dans les nouveaux locaux.

Le déménagement de votre bureau n'est pas une activité simple. C'est un processus qui nécessite une planification, une préparation et une gestion minutieuses. Et bien que vous ne puissiez pas éviter de déplacer votre mobilier de bureau ou votre équipe, vous pouvez améliorer vos communications pour faciliter le déménagement de votre bureau. Avoir un business phone system basé sur le cloud vous aide à réduire le stress de votre déménagement et garantit une interruption minimale de vos communications d'entreprise. 

L'organisation et la communication interne et externe sont les clés d'un déménagement réussi, qui peut s'avérer coûteux, mais qui reste un investissement significatif, car le déménagement vers un nouveau bureau augmente la productivité, les opportunités commerciales et l'engagement des employés.

Contactez Mixvoipet nous répondrons à toutes vos questions concernant la téléphonie, l'Internet et les services informatiques de votre entreprise pendant le déménagement !

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