Wie verwalten Sie Telefonie, IT und Hardware Ihres Unternehmens während eines Büroumzugs?

Es gibt viele Gründe für den Umzug Ihres Büros: Sie erweitern wahrscheinlich Ihr Unternehmen Sie sind aus Ihren derzeitigen Räumlichkeiten herausgewachsen und ziehen an einen neuen Standort. Sie haben ein neues Büro und benötigen mehr Platz. Sie haben das Gefühl, dass es an der Zeit ist, die von Ihnen verwendeten Technologien aufzurüsten, und der Umzug in ein neues Büro ist die perfekte Gelegenheit. Sie müssen Ihre Kosten senken und haben einen besseren Mietvertrag gefunden. Was auch immer Ihre Gründe sein mögen, ein Büroumzug kann ein stressiger Prozess sein, wenn er nicht gut organisiert ist. 

Planung, Organisation und Kommunikation sind der Schlüssel zu einem Büroumzug mit minimalen Unterbrechungen. Ein Umzug bedeutet in der Regel, dass ein ganzes Team von Mitarbeitern, Büromöbeln, wertvollen Geräten, Maschinen und Elektronik umzieht. Dies erfordert eine frühzeitige Planung der Logistik und ein effektives Management Ihrer Mitarbeiter. Und das kann eine schwierige Aufgabe sein. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir im Folgenden die Schritte zusammengestellt, die Sie unternehmen können, um Ihren Büroumzug reibungslos und mit weniger Frustration durchzuführen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem effektiven Management Ihrer Telefonie, IT und der Umstellung der Installation während des Umzugs. Folgen Sie unserem Leitfaden, um das große Ereignis zu planen und vorzubereiten - den Umzug Ihres Büros.

Schritt 1: Finden Sie heraus, was Sie für den Umzug benötigen und legen Sie sich eine Strategie zurecht

Für jeden Büroumzug gibt es unterschiedliche Gründe. Sobald Sie Ihren geklärt haben, können Sie mit der Planung des Umzugs beginnen.

Vergrößerung – wenn das Ihr Beweggrund für den Umzug ist, sollten Sie am neuen Standort mehr Arbeitsplätze einplanen, die mit allem nötigen ausgestattet sind.

Aber eins nach dem anderen – Sie sollten die Internetverbindung Wenden Sie sich an Ihren Internetanbieter und bitten Sie ihn, die Internet-Infrastruktur des Bürogebäudes zu prüfen. Er kann Ihnen dann sagen, ob die Bandbreitenkapazität des Gebäudes Ihrem wachsenden Bedarf an einer Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung entspricht. Berücksichtigen Sie auch offenere Räume für die Zusammenarbeit und eine gute Zugänglichkeit zu den Besprechungsräumen des Unternehmens. All dies ist ein Muss für das neue moderne Büro Ihres wachsenden Unternehmens.

Kunden und Talente anlocken – Ihr Büro kann einen großen Einfluss auf Ihre Mitarbeiter, Partner und Kunden haben. Suchen Sie also nach einem Ort, der Ihre Marke, Ihren Auftrag und Ihre Werte repräsentiert. Es kann eine Weile dauern, bis Sie den besten Ort gefunden haben, aber das Warten lohnt sich, wenn dies neue Geschäftsmöglichkeiten für Sie bedeutet.
Wenn Ihr Unternehmen ständig auf der Suche nach neuen Mitarbeitern ist, kann Ihnen der Umzug in ein attraktives Büro helfen. Es muss nicht unbedingt im Zentrum der Stadt liegen (oder manchmal auch nicht), aber Ihre potenziellen Teammitglieder müssen es leicht erreichen können. Ihr perfektes neues Büro sollte also als Drehscheibe für die talentierten Arbeitskräfte dienen, die Sie anziehen möchten.

Es sollte für die neuen Arbeitsweisen konzipiert sein und moderne Kommunikationslösungen für Ihr Team bieten.

Wenn die technischen Kapazitäten am alten Standort begrenzt waren, sollten Sie sicherstellen, dass das neue Büro über die richtige Infrastruktur für die Umstellung auf neue Technologien verfügt.

Die Teamproduktivität verbessern - Wenn Sie sich für ein neues Büro entscheiden, weil Ihnen das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter am Herzen liegt, haben Sie die richtige Entscheidung getroffen. Und es ist nicht nur die Tatsache, dass dies die Produktivität Ihres Teams steigert, da sich die Mitarbeiter engagierter fühlen. Wenn Sie an ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden denken, hilft Ihnen die Wahl eines neuen, modernen Büros, ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen und den Kontakt zwischen den Kollegen zu fördern. Wie kann das von Ihnen gewählte Büro die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter unterstützen?

• wenn Technologien im Büro die Telearbeit vereinfachen. Wie zum Beispiel durch ein Cloud-Telefonsystem, mit dem Sie Ihre geschäftlichen Anrufe direkt über Ihr Mobiltelefon entgegennehmen und so die Flexibilität Ihres Teams sicherstellen können;
• wenn das Bürosystem zu jeder Zeit dank einer verlässlichen und sicheren Internetverbindung für diejenigen im Homeoffice zugänglich ist;
• wenn sich das Büro in der Nähe eines Fitnessstudios befindet oder
- wenn es von Grünflächen umgeben ist und über ausreichend natürliches Licht verfügt
• wenn Ihre Angestellten in der Umgebung gute Orte für ihr Mittagessen finden.

Kleine Details machen einen großen Unterschied.

Sobald Sie Ihren Bedarf an einem neuen Büro ermittelt haben, ist es an der Zeit zu handeln. Beginnen Sie mit der Suche nach dem perfekten Ort. Wenn Sie ein potenzielles neues Büro mit einem guten Standort gefunden haben, sollten Sie als Erstes die technische Infrastruktur prüfen. Überprüfen Sie die Netzwerkbandbreite und mögliche technische Beschränkungen und Lösungen, die es Ihnen ermöglichen, ein besseres Telekommunikationssystem für Ihr Unternehmen aufzubauen. Sie müssen sich mit Ihren Telekommunikations-, Internet- und IT-Dienstleistern in Verbindung setzen, um deren professionelle Meinung einzuholen, bevor Sie sich für das neue Büro entscheiden.

Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für den Büroumzug, wenn Sie Ihren neuen Büroraum gefunden haben.

Die Planung Ihres Umzugs sollte sechs Monate vor der Überprüfung Ihres aktuellen Mietvertrags beginnen. Stellen Sie ein Planungsteam zusammen, das für die Verwaltung und Durchführung des Büroumzugs verantwortlich ist. Holen Sie Angebote von Umzugsunternehmen ein, um das beste Angebot zu finden, das Ihren Bedürfnissen entspricht. Legen Sie ein Budget fest, um zu vermeiden, dass Sie während des Umzugs zu viel Geld ausgeben. Wenn Sie teure Geräte oder Maschinen besitzen, ist es wahrscheinlich ratsam, eine Umzugsversicherung abzuschließen. Delegieren Sie die Aufgabe an Ihr Planungsteam, das für Sie recherchiert und Ihnen die Optionen vorschlägt, die Ihrem Budget entsprechen.

Schritt 2: Kontaktieren Sie Ihren Telekommunikations- und IT-Dienstleister 

Nachdem Sie einen potenziell guten Ort gefunden haben, ist es an der Zeit, sich mit Ihren Telekommunikations-, IT- und Internetanbietern in Verbindung zu setzen, um ein gründliches System-Audit durchzuführen. Dies geschieht zwei bis drei Monate vor dem geplanten Termin. Analysieren Sie Ihre derzeitige Installation und legen Sie Fristen fest, bis wann das neue Telekommunikations- und IT-System bereit sein sollte. Überprüfen Sie die IT-Infrastruktur, die Telekommunikationseinrichtungen und die Versorgungseinrichtungen an Ihrem neuen Standort. Planen Sie Ihren Büroraum und überlegen Sie, wie Sie Ihre Arbeitsplätze, die IT-Installation und die Einrichtungsgegenstände dort organisieren wollen.

Koordinieren Sie Ihren Büroumzug mit Ihren IT-Partnern, um den Bedarf an IKT-Systemen und -Geräten zu überprüfen. Informieren Sie Ihren Internetanbieter rechtzeitig über Ihren Büroumzug und besprechen Sie mit ihm, welche Internetverbindung Sie am neuen Standort benötigen. Wann müssen Sie Ihre neuen Internetleitungen bestellen, installieren und aktivieren und wann die bestehenden schließen? Planen Sie sorgfältig alle Änderungen an Ihren Geschäftstelefonnummern, Unternehmenstelefonsystemen oder Verkabelungsanforderungen mit Ihrem Telefonieanbieter. Sie müssen mit ihm die Migration Ihrer Geschäftstelefonie besprechen: 

- ob Sie Ihre bestehenden Nummern portieren können oder ob neue Nummern bestellt werden müssen (und wie lange es dauert, bis sie aktiviert sind)
• Werden neue Tischtelefone bereitgestellt?
• Denken Sie auch an die Telefonleitungen, die Sie im neuen Büro brauchen werden und bitten Sie Ihren Partner für Cloud-Telefonie diese nach Ihren Wünschen anzupassen.
• Was genau ist für den kompletten Umzug Ihres Business-Telefonsystems nötig?

Der Zeitplan ist in dieser Situation maßgebend, da Sie nicht stunden- oder tagelang vom Rest der Welt abgeschnitten sein wollen, wenn Sie umziehen. Sobald Sie Ihre Kommunikationsinfrastruktur überprüft und bestimmt haben, wo sich die Komponenten für das Internet befinden werden, sollten Sie Ihren Internetanbieter darum bitten, die Verbindung dort einzurichten. Wenn Sie alle Telefone, Computer, Internet/WLAN, IT-Systeme und Verbindungen eingerichtet und getestet haben, wissen Sie, dass Ihr Büro vollständig vernetzt ist und dass Ihr Team dort mit der Arbeit beginnen kann.

Schritt 3: Kommunikation und logistische Planung

Ein klarer und präziser Zeitplan für den Umzug Ihres Büros ist wesentlich für den Erfolg des ganzen Vorgangs. Dies gilt sowohl für den Umzug an einen neuen Standort als auch für den Wechsel zu einem neuen Business-TelefonsystemSobald Sie ein Datum festgelegt haben, wissen Sie, dass Ihr gut organisierter Plan fertig sein sollte. Kommunizieren Sie ihn also intern und extern, damit die Mitarbeiter, Partner und Kunden ihn kennen.

Interne und externe Kommunikation 

Erstellen Sie eine Checkliste für Ihren Büroumzug und geben Sie diese an das Team weiter, das den Prozess steuert. Sie sollte die notwendigen Maßnahmen, Mitarbeiter und Fristen enthalten. Neben dem Planungsteam sollte auch der Rest des Unternehmens den Zeitplan Ihres Büroumzugs kennen und wissen, wie sie eingebunden werden. 

Ihre Rechtsabteilung sollte für die Änderung der Unternehmensadresse auf allen Verträgen verantwortlich sein. Das Marketingteam muss Ihre Konten in den sozialen Medien und Ihre Markenmaterialien überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Kontaktdaten aktuell sind. Erinnern Sie die Mitarbeiter auch daran, ihre E-Mail-Signaturen zu aktualisieren, wenn sie an die neue Adresse umziehen.

Benachrichtigen Sie Ihren derzeitigen Vermieter oder Hausverwalter durch eine offizielle Kündigung. Erstellen Sie eine Liste mit allen Beteiligten und teilen Sie ihnen Ihre neue Adresse mit. Beziehen Sie Kunden, verbundene Unternehmen, Partner oder Interessengruppen mit ein. Listen Sie alle Institutionen oder Lieferfirmen auf, die informiert werden müssen - die Post, Banken oder Dienstleister.

Die Kontaktaufnahme mit Ihren Telekommunikations-, IT- und Internetanbietern zur Ankündigung Ihres geplanten Umzugs ist die beste Gelegenheit, die Bedingungen Ihrer Verträge neu zu verhandeln.

Wie wir bereits geschrieben haben, ist der Wechsel zu einem neuen Anbieter genau der richtige Zeitpunkt, wenn die bisherigen Anbieter Ihre wachsenden Kommunikations- und IT-Anforderungen nicht erfüllen können. Noch besser ist es, wenn Sie versuchen, die Anzahl Ihrer Anbieter zu optimieren und ein Unternehmen zu finden, das Geschäftstelefonie, IT und Internetlösungen für Ihre besonderen Ansprüche bietet. 

Überprüfen Sie Ihre bestehenden Verträge und setzen Sie sich mit einem neuen Anbieter in Verbindung. Vergleichen Sie dann, wie die verschiedenen Anbieter die Kündigung einer Internetleitung, die Eröffnung einer neuen Leitung, die Portierung von Telefonnummern und das Management von Internetausfällen handhaben - ob es zu lange dauert oder schnell und reibungslos abläuft. 

Wenn Sie Ihren Büroumzug planen, müssen Sie sich mit allen Anbietern in Verbindung setzen, um Fragen im Zusammenhang mit Ihren Telekommunikations- und IT-Systemen zu klären. Dies ist eine Phase intensiver Kommunikation mit vielen Parteien, die anstrengend und zeitaufwändig sein kann. Sie erkennen also, dass es effizienter wäre, einen Partner zu haben, der Lösungen für Ihr business phone system, Ihr IT-System und Ihre Internetleitungen anbietet. Auf diese Weise kommunizieren Sie mit einem Unternehmen, das Sie in allen Phasen des Umzugs unterstützt - von der Prüfung/Planung bis zum Umzug/zur Installation und nach der Installation. 

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Planung der Logistik

Prüfen Sie Ihre derzeitigen Büromöbel und stellen Sie fest, ob Sie in Ihren neuen Büroräumen weitere Möbel benötigen. Denken Sie an spezielle Möbel und teure Geräte, die besondere Verpackungen und Transportkisten erfordern. Überlegen Sie im Voraus, ob Ihre IT- oder Telekommunikationsanbieter Sie bei der Demontage komplexer Hardware oder Installationssysteme unterstützen müssen.

Entwerfen Sie Ihr neues Büro mit einem Grundriss, auf dem die Schreibtische, Gemeinschaftsbereiche und Konferenzräume eingezeichnet sind. Identifizieren Sie außerdem die Sicherheitsanforderungen Ihres neuen Büros. Erstellen Sie einen detaillierten Plan für die Ausstattung der neuen Örtlichkeiten und überprüfen Sie, ob die technische Infrastruktur zu Ihren Kommunikations- und IT-Bedürfnissen passt. 

Buchen Sie für ihr altes Büro und die neuen Örtlichkeiten einen Reinigungsdienst. Sobald das Datum für den Umzug festgelegt ist, sollten Sie für diesen Tag einen Parkplatz reservieren. So stellen Sie sicher, dass alle Umzugsfahrzeuge so lange parken können, wie für das be- und entladen nötig ist.

Sobald Sie alle Formalitäten in Bezug auf Ihre neuen Büroräume erledigt haben, ist es an der Zeit, sich auf einen der wichtigsten Aspekte eines jeden Büroumzugs zu konzentrieren - die Vorbereitung der gesamten Telekommunikations- und IT-Infrastruktur, um Ihren spezifischen Geschäfts- und Kommunikationsanforderungen gerecht zu werden.

Schritt 4 Büroausstattung - Planung, Vorbereitung und Optimierung Ihrer Hardware während des Umzugs

Der Umzug Ihrer Büroausstattung ist eine Aufgabe, die sorgfältig und pünktlich erledigt werden muss. Zur Büroausstattung gehören:

- Hardware, die Ihre tägliche Arbeit unterstützt - wie PC-Sets mit Tastatur, Monitor und Maus, Laptops, Tischtelefone, Headsets
- Maschinen für Telekommunikations- und IT-Infrastrukturen wie Server, Racks, Switches, Router
- andere Geräte aus Ihrem Büro - wie Konferenzsysteme, TV-Geräte, Drucker, Kopierer, Faxgeräte, IP-Türklingeln, Badging-Systeme

Beim Umzug in die neuen Büroräume sollten Sie entscheiden, welche Hardware Sie mitnehmen möchten. Wenn Sie bereits über ein gehostetes Telefonsystem verfügen, müssen Sie nur Ihre Tischtelefone, Schnurlostelefone und Konferenztelefone (sofern Sie welche verwenden) mitnehmen. Wenn Sie über eine vollständige Telefonielösung für Ihr Unternehmen verfügen, sollten Sie die Vor- und Nachteile eines Umzugs oder einer Aufrüstung der gesamten Installation abwägen.

Wenn Sie bereits mit dem Gedanken gespielt haben, zu Cloud-Kommunikation zu wechseln, ist jetzt der perfekte Moment dafür gekommen.

Sie müssen den Prozess mit Ihrem Cloud-Telefonie-Dienstleister koordinieren. Um das neue Cloud-Telefonsystem einzurichten nutzen Sie am besten die Ausfallzeit während des Umzugs. Dinge, die Sie vor dem Umzug beachten müssen:

• Erstellen Sie eine Liste aller Ihrer aktuellen IT- und Telekommunikationsanlagen, die an den neuen Standort mitgenommen werden sollen
• Überprüfen Sie, ob die ganze mitgebrachte Ausstattung problemlos mit der bestehenden technischen Infrastruktur im neuen Büro läuft
• Analysieren Sie Ihre Geschäftsstrategie und entscheiden Sie, ob jetzt der richtige Moment für einen Umzug Ihrer Kommunikation in die Cloud ist
- Wenn Sie planen, neues Hardware-Inventar für das Büro zu kaufen, bestellen Sie es rechtzeitig, damit es beim Umzug am neuen Standort vorhanden ist.

Verschieben Sie Ihre Business-Telefonie in die Cloud und optimieren Sie die Ausrüstung, die Sie an den neuen Standort mitnehmen!

Schritt 5: Sichern Sie Daten und verwalten Sie Ihre Netzwerksicherheit durch eine Verlegung

Wenn Sie bereits eine Cloud-basierte Telefonielösung nutzen oder an Ihrem neuen Standort darauf umsteigen wollen, stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung durchgehend funktioniert, da alle ausgehenden und eingehenden Anrufe über das Internet laufen. Jetzt können Sie von Ihrem fortschrittlichen Kommunikationssystem profitieren und Ihre Anrufe auf Ihr Smartphone oder andere mobile Geräte umleiten. Das bedeutet, dass Ihre Kunden Sie weiterhin erreichen und Sie keine wichtigen Anrufe verpassen.

Finden Sie die beste Lösung für die Sicherung von Sprachkommunikationsdaten während des Büroumzugs. Unabhängig davon, für welche Speicherlösung Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihre Daten zugreifen können und dass sie in Ihren neuen Räumlichkeiten nahtlos weiterlaufen.

Beachten Sie folgende Punkte bezüglich Ihrer Sicherheit während eines Umzugs: 

• Zählen Sie alle Anlagen auf, die wichtige Informationen enthalten und machen Sie einen Plan, wie damit während des Transports umgegangen werden soll.
• Erstellen Sie eine Liste der Angestellten mit den entsprechenden Zugriffsrechten auf das Firmennetzwerk. Sie können diese auch nutzen, um ihnen Zugangscodes, -karten oder -schlüssel und Parkausweise zuzuteilen. So werden alle Sicherheitsinformationen in einer Datei gespeichert und Sie können am Umzugstag in letzter Minute alle Details schnell finden.
- Aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsrichtlinien, um sie an die Anforderungen Ihres neuen Büros anzupassen.
- Informieren Sie Ihren Telekommunikationsdienstleister, wenn Sie zusätzliche Sicherheitslösungen benötigen, um eine sichere und zuverlässige Arbeitsumgebung in den neuen Räumlichkeiten zu schaffen.

Ein Büroumzug ist keine einfache Angelegenheit, sondern ein Prozess, der sorgfältige Planung, Vorbereitung und Verwaltung erfordert. Sie können zwar den Umzug Ihrer Büromöbel oder Ihres Teams nicht vermeiden, aber Sie können Ihre Kommunikation aufrüsten, um den Büroumzug zu erleichtern. Mit einem cloudbasierten business phone system können Sie den Stress Ihres Umzugs reduzieren und eine minimale Unterbrechung Ihrer Geschäftskommunikation sicherstellen. 

Organisation sowie interne und externe Kommunikation sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Büroumzug, der zwar kostspielig, aber dennoch eine sinnvolle Investition sein kann, da der Umzug in ein neues Büro die Produktivität steigert, mehr Geschäftschancen eröffnet und die Mitarbeiter engagierter macht.

Kontaktieren Sie Mixvoipund wir beantworten Ihnen alle Fragen zu Telefonie, Internet und IT-Diensten für Ihr Unternehmen während des Büroumzugs!

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