Telefonie, IT und Hardware während eines Umzugs verwalten – wie geht das?

Es gibt viele Gründe dafür, mit Ihrem Büro umzuziehen. Vermutlich vergrößern Sie Ihr Geschäft und ziehen an einen neuen Standort. Ihre aktuellen Räumlichkeiten sind zu klein geworden und Sie brauchen mehr Platz. Sie haben das Gefühl, dass es an der Zeit ist, die von Ihnen verwendeten Technologien zu modernisieren und ein Umzug ist die perfekte Gelegenheit dazu. Sie müssen Ihre Kosten reduzieren und haben einen besseren Mietvertrag gefunden. Was auch immer Ihr Grund sein mag, ein Umzug kann stressig sein, wenn er nicht gut organisiert ist. 

Inhaltsübersicht

Büroumzug

Planung, Organisation und Kommunikation sind der Schlüssel zu einem Umzug mit minimaler Beeinträchtigung des Arbeitsablaufs. Zusammen mit der Einrichtung, wertvoller Ausrüstung, Maschinen und Elektronik muss bei einem Umzug meistens ein ganzes Team an Angestellten verlegt werden. Die Logistik dafür muss lange im Voraus geplant werden und Sie müssen auch Ihre Mitarbeiter effektiv verwalten. Dies kann zu einer echten Herausforderung werden.

Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir nachfolgend Schritte aufgelistet, mit denen Sie und Ihr Büro reibungslos und ohne Frustration umziehen. Der Fokus liegt hier auf der Verwaltung eines effektiven Übergangs Ihrer Telefonie, IT und Anlagen während des Umzugs. Folgen Sie unserer Anleitung, um sich auf das große Ereignis vorzubereiten – den Umzug Ihres Büros.

Schritt 1: Finden Sie heraus, was Sie für den Umzug benötigen und legen Sie sich eine Strategie zurecht

Hinter jedem Umzug stecken andere Gründe. Sobald Sie Ihren Grund gefunden haben, ist es Zeit, mit der Planung zu beginnen.

Vergrößerung – wenn das Ihr Beweggrund für den Umzug ist, sollten Sie am neuen Standort mehr Arbeitsplätze einplanen, die mit allem nötigen ausgestattet sind.

Aber eins nach dem anderen – Sie sollten die Internetverbindung of the potential new office. You can contact your Internet service provider and ask them to do quick research for the Internet infrastructure of the office building. When they are ready, they can advise you if the bandwidth capacity of this place will match your expanding needs for high-speed Internet connection.

Ziehen Sie auch mehr offene Räume für die Zusammenarbeit in Betracht und denken Sie an gute Zugänglichkeit zu den Besprechungsräumen des Unternehmens. All dies ist ein Muss im neuen modernen Büro Ihres wachsenden Unternehmens.

Unternehmenserweiterung Umzug

Kunden und Talente anlocken – Ihr Büro hat großen Einfluss auf Ihre Angestellten, Partner und Kunden. Suchen Sie also nach einem Ort, der Ihre Marke, Mission und Werte auch wirklich repräsentiert. Es kann eine Weile dauern, den besten Platz zu finden, wenn dies jedoch neue Geschäftsmöglichkeiten mit sich bringt, ist es das Warten wert.
Wenn Ihr Unternehmen ständig nach neuen Angestellten sucht, kann ein attraktiver Standort bei der Suche helfen. Er muss nicht im Stadtzentrum liegen (kann es aber), ihre potentiellen Teammitglieder müssen ihn aber einfach erreichen können.

Ihr perfektes neues Büro sollte also als Drehscheibe für die talentierten Arbeitskräfte gesehen werden, die Sie anziehen möchten.

Es sollte mit modernen Kommunikationslösungen für Ihr Team für neue Arbeitsweisen gestaltet werden.

Falls es am alten Standort Einschränkungen bei den technischen Möglichkeiten gab, stellen Sie sicher, dass das neue Büro über die passende Infrastruktur verfügt, um zu neuen Technologien zu wechseln.

Die Teamproduktivität verbessern – sollten Sie sich für einen Standortwechsel entscheiden, weil Ihnen das Wohlergehen Ihrer Angestellten am Herzen liegt, dann haben Sie sich richtig entschieden. Nicht nur, weil dieser Schritt die Produktivität Ihres Teams erhöht, sondern auch weil Ihre Mitarbeiter sich motivierter fühlen werden. Die Wahl eines neuen modernen Büros, bei der Sie die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Angestellten im Sinn haben, hilft Ihnen dabei, ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen und die Verbundenheit zwischen Teammitgliedern zu stärken. So kann das Büro die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter unterstützen:

  • wenn Technologien im Büro die Telearbeit vereinfachen. Wie zum Beispiel durch ein Cloud-Telefonsystem, mit dem Sie Ihre geschäftlichen Anrufe direkt über Ihr Mobiltelefon entgegennehmen und so die Flexibilität Ihres Teams sicherstellen können;
  • wenn das Bürosystem zu jeder Zeit dank einer verlässlichen und sicheren Internetverbindung für diejenigen im Homeoffice zugänglich ist;
  • wenn sich das Büro in der Nähe eines Fitnessstudios befindet oder
  • von Grünanlagen umgeben ist und genug natürliches Licht hinein kommt;
  • wenn Ihre Angestellten in der Umgebung gute Orte für ihr Mittagessen finden. 

Kleine Details machen einen großen Unterschied.

Vorteile des Umzugs

Ein Büroumzug hat einen positiven Effekt auf 68% der Mitarbeiter*

Komfortablerer Arbeitsplatz – 67%
Unterstützt neue Arbeitsweisen – 65%
Mehr Platz, um Aufgaben zu erledigen – 61%
Visuell ansprechender – 50%
Verbessert die Produktivität – 48%
Besserer Standort – 48%
Mehr Freude daran, im Büro zu arbeiten – 48%

*clutch.co

Sobald Sie Ihre Anforderungen an ein neues Büro ermittelt haben wird es Zeit in Aktion zu treten. Suchen Sie nach dem perfekten Ort. Wenn sie ein potentielles neues Büro in guter Lage gefunden haben, müssen Sie zuerst die technische Infrastruktur überprüfen. Betrachten Sie dabei die Netzwerkbandbreite sowie mögliche technische Einschränkungen und Lösungen, die es Ihrem Unternhemen ermöglichen, ein besseres Kommunikationssystem aufzubauen. Kontaktieren Sie Ihren Telekommunikations-, Internet- und IT-Dienstleister, um seine professionelle Meinung einzuholen, bevor Sie sich für das neue Büro entscheiden.

Wenn Sie Ihr neues Büro gefunden haben, erstellen Sie einen genauen Plan für den Umzug.

Die Planung Ihres anstehenden Umzugs sollte mindestens sechs Monate früher mit der Überprüfung Ihres aktuellen Mietvertrags beginnen. Stellen Sie ein Team für die Planung zusammen, das für die Verwaltung und Umsetzung des gesamten Umzugs verantwortlich ist. Holen Sie Angebote von Umzugsfirmen ein, um das für Sie beste Angebot zu finden.

Legen Sie ein Budget fest, um zu hohe Ausgaben während des Umzugs zu vermeiden. Wenn Sie teure Ausstattung oder wertvolle Maschinen besitzen, ist das Abschließen einer Umzugsversicherung ratsam. Übergeben Sie diese Aufgabe am besten an Ihr Planungsteam und lassen Sie sich die Optionen zeigen, die in das Budget passen.

Schritt 2: Kontaktieren Sie Ihren Telekommunikations- und IT-Dienstleister 

Büro Telekommunikationshardware

Wenn Sie einen passenden Standort gefunden haben, ist es Zeit Ihre Anbieter für Telekommunikation, IT und Internet für eine Systemprüfung zu kontaktieren. Dies sollte 2 – 3 Monate vor dem Umzugsdatum passieren. Analysieren Sie Ihre aktuelle Infrastruktur und legen Sie Fristen fest, wann das neue Telekommunikations- und IT-System fertig sein soll. Überprüfen Sie an Ihrem neuen Standort die IT-Infrastruktur, Telekommunikationseinrichtungen und Versorgungsunternehmen. Gestalten Sie das Büro und überlegen Sie sich, wie Sie dort am besten die Arbeitsplätze, IT-Anlagen und die Ausstattung organisieren.

Koordinieren Sie Ihren Umzug mit Ihren IT-Partnern, um den Bedarf an IKT-Systemen und -Geräten zu überprüfen. Informieren Sie Ihren Internetanbieter rechtzeitig über den Umzug. Reden Sie über Ihren Internetbedarf am neuen Standort; darüber, wann Ihre neuen Leitungen bestellt, eingerichtet und aktiviert werden sollen und wann die alte Leitung abgestellt wird.

Planen Sie mit Ihrem Telefonie-Anbieter sorgfältig alle nötigen Änderungen an Ihren geschäftlichen Telefonnummern, Unternehmenstelefonsystemen oder Verkabelungen. Sie müssen mit ihm den Umzug Ihrer Business-Telefonie besprechen: 

  • Können Sie Ihre Nummern mitnehmen oder müssen neue bestellt werden (und wie lange dauert die Aktivierung)? 
  • Werden neue Tischtelefone bereitgestellt? 
  • Denken Sie auch an die Telefonleitungen, die Sie im neuen Büro brauchen werden und bitten Sie Ihren Partner für Cloud-Telefonie diese nach Ihren Wünschen anzupassen.
  • Was genau ist für den kompletten Umzug Ihres Business-Telefonsystems nötig?

Der Zeitplan ist in dieser Situation maßgebend, da Sie nicht stunden- oder tagelang vom Rest der Welt abgeschnitten sein wollen, wenn Sie umziehen.

Sobald Sie Ihre Kommunikationsinfrastruktur überprüft und bestimmt haben, wo sich die Komponenten für das Internet befinden werden, sollten Sie Ihren Internetanbieter darum bitten, die Verbindung dort einzurichten.

Wenn Sie alle Telefone, Computer, Internet/WLAN, IT-Systeme und Verbindungen eingerichtet und getestet haben, wissen Sie, dass Ihr Büro vollständig vernetzt ist und dass Ihr Team dort mit der Arbeit beginnen kann.

Schritt 3: Kommunikation und logistische Planung

Telekommunikationssystem

Ein klarer und präziser Zeitplan für den Umzug Ihres Büros ist wesentlich für den Erfolg des ganzen Vorgangs. Dies gilt sowohl für den Umzug an einen neuen Standort als auch für den Wechsel zu einem neuen Business-Telefonsystem

Wenn Sie ein Datum festgelegt haben, sollte auch Ihr gut strukturierter Plan fertig sein. Stellen Sie also sicher, dass Sie ihn intern und extern kommunizieren, damit die Mitarbeiter, Partner und Kunden ihn kennen.

Interne und externe Kommunikation 

Erstellen Sie eine Checkliste für den Umzug und teilen Sie ihn mit dem Team, das für die Durchführung zuständig ist. Die Liste sollte die nötigen Maßnahmen, beteiligten Angestellten und Deadlines enthalten. Neben dem Planungsteam sollte auch der Rest des Unternehmens den Zeitplan des Umzugs kennen und inwiefern sie davon betroffen sind. 

Ihre Rechtsabteilung ist dafür verantwortlich, die Adresse des Unternehmens auf allen Verträgen zu ändern. Das Marketingteam muss außerdem alle Social Media Accounts und Marketingmaterialien prüfen, damit Ihre Kontaktinformationen auf dem neuesten Stand sind. Erinnern Sie auch die Angestellten daran, ihre E-Mail-Signaturen nach dem Umzug zu aktualisieren.

Benachrichtigen Sie Ihren aktuellen Vermieter oder Immobilienverwalter im Voraus durch eine offizielle Mitteilung. Erstellen Sie eine Liste mit allen betroffenen Parteien und teilen Sie ihnen die neue Adresse mit. Nehmen Sie Kunden, Tochterunternehmen, Partner oder Interessenvertreter in diese Liste auf. Sie sollte auch alle Institutionen oder Lieferunternehmen beinhalten, die informiert werden müssen – die Post, Bank oder Dienstleister.

Die Kontaktaufnahme mit Ihren Telekommunikations-, IT- und Internetanbietern zur Ankündigung Ihres geplanten Umzugs ist die beste Gelegenheit, die Bedingungen Ihrer Verträge neu zu verhandeln.

Wie bereits gesagt, ist der Umzug der perfekte Moment für einen Wechsel zu neuen Anbietern, falls die aktuellen Ihren wachsenden Kommunikations- und IT-Anforderungen nicht mehr gerecht werden können. Sie können sogar versuchen, die Anzahl an Anbietern zu verringern und das eine passende Unternehmen zu finden, das Business-Telefonie, IT und Internetlösungen für Ihre besonderen Ansprüche bietet. 

Gehen Sie durch Ihre bestehenden Verträge und setzen Sie sich mit einem neuen Dienstleister in Verbindung. Vergleichen Sie dann, wie verschiedene Anbieter die Kündigung eines Internetanschlusses, die Einrichtung eines neuen Anschlusses, die Übernahme von Rufnummern und Internetausfällen handhaben - ob es zu lange dauert oder schnell und reibungslos abläuft. 

Wenn Sie den Umzug Ihres Büros planen, müssen Sie all Ihre Anbieter kontaktieren, um Probleme bezüglich Ihrer Telekommunikations- und IT-Systeme zu klären. Sie befinden sich in einer Phase, in der Sie sehr viel und mit vielen verschiedenen Parteien kommunizieren müssen, was sehr anstrengend und zeitintensiv sein kann. Dadurch erkennen Sie, dass es effektiver wäre, nur einen Partner zu haben, der Ihnen Lösungen für Ihr Business-Telefonsystem, IT-System und Internetleitungen bietet. Auf diese Art kommunizieren Sie mit lediglich einem Unternehmen, das Sie in allen verschiedenen Phasen des Umzugs unterstützt – von der Prüfung / Planung bis hin zum Umzug / Einrichtung und auch danach noch. 

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Planung der Logistik

Planung des Umzugs

Sehen Sie sich ihre aktuellen Büromöbel an und entscheiden Sie, ob Sie im neuen Büro mehr Möbel brauchen. Berücksichtigen Sie Möbel und teure Geräte, die eine spezielle Verpackung und Transportboxen benötigen. Denken Sie voraus, wenn Ihnen Ihre IT- oder Telekommunikationsanbieter bei dem Abbau komplexer Hardware oder Systeme helfen soll.

Entwerfen Sie Ihr neues Büro mit einem Grundriss, auf dem die Schreibtische, Gemeinschaftsbereiche und Konferenzräume eingezeichnet sind. Identifizieren Sie außerdem die Sicherheitsanforderungen Ihres neuen Büros. Erstellen Sie einen detaillierten Plan für die Ausstattung der neuen Örtlichkeiten und überprüfen Sie, ob die technische Infrastruktur zu Ihren Kommunikations- und IT-Bedürfnissen passt. 

Buchen Sie für ihr altes Büro und die neuen Örtlichkeiten einen Reinigungsdienst. Sobald das Datum für den Umzug festgelegt ist, sollten Sie für diesen Tag einen Parkplatz reservieren. So stellen Sie sicher, dass alle Umzugsfahrzeuge so lange parken können, wie für das be- und entladen nötig ist.

Wenn die ganzen Formalitäten zu den neuen Örtlichkeiten erledigt sind, müssen Sie sich auf die wichtigsten Aspekte des Umzugs konzentrieren: Die Vorbereitung der ganzen Telekommunikations- und IT-Infrastruktur, damit sie zu Ihren speziellen Unternehmens- und Kommunikationsbedürfnissen passt.

Schritt 4: Büroausstattung – Planung, Vorbereitung und Optimierung Ihrer Hardware während des Umzugs

prepare office equipment prepare unboxing

Der Umzug Ihrer Büroausstattung gehört zu den Aufgaben, die sorgfältig und pünktlich erledigt werden müssen. Zur Büroausstattung gehört:

  • Hardware, die Ihre tägliche Arbeit unterstützt - wie PC-Sets mit Tastatur, Monitor und Maus, Laptops, Tischtelefone, Headsets.
  • Geräte für Telekommunikation und IT-Infrastruktur wie Server, Rack, Schalter, Router
  • anderes aus Ihrem Büro – wie Konferenzsysteme, Fernseher, Drucker, Kopierer oder Faxgeräte, IP-Türklingeln, Ausweissysteme.

Entscheiden Sie sich beim Umzug in die neuen Örtlichkeiten, welche Hardware Sie begleitet. Wenn Sie bereits eine gehostete Telefonanlage besitzen, dann müssen Sie nur Ihre Tischtelefone, kabellosen Telefone und Konferenztelefone mitnehmen, falls Sie welche benutzen. Und wenn Sie über eine komplette Business-Telefonie-Lösung verfügen, sollten Sie das Pro und Kontra abwägen, ob Sie die ganze Anlage mitnehmen oder erneuern möchten.

Wenn Sie bereits mit dem Gedanken gespielt haben, zu Cloud-Kommunikation zu wechseln, ist jetzt der perfekte Moment dafür gekommen.

Sie müssen den Prozess mit Ihrem Cloud-Telefonie-Dienstleister koordinieren. Um das neue Cloud-Telefonsystem einzurichten nutzen Sie am besten die Ausfallzeit während des Umzugs. 

Dinge, die Sie vor dem Umzug beachten müssen:

  • Erstellen Sie eine Liste aller Ihrer aktuellen IT- und Telekommunikationsanlagen, die an den neuen Standort mitgenommen werden sollen
  • Überprüfen Sie, ob die ganze mitgebrachte Ausstattung problemlos mit der bestehenden technischen Infrastruktur im neuen Büro läuft
  • Analysieren Sie Ihre Geschäftsstrategie und entscheiden Sie, ob jetzt der richtige Moment für einen Umzug Ihrer Kommunikation in die Cloud ist
  • Wenn Sie neue Hardware für das Büro anschaffen möchten, bestellen Sie sie rechtzeitig, damit sie da ist, wenn Sie umziehen

Verschieben Sie Ihre Geschäftstelefonie in die Cloud und optimieren Sie die Ausstattung, die Sie mit an den neuen Standort nehmen!

Schritt 5: Sichern Sie Daten und verwalten Sie Ihre Netzwerksicherheit durch eine Verlegung

Datensicherheit

Wenn Sie bereits eine Cloud-basierte Telefonielösung nutzen oder an Ihrem neuen Standort zu einer wechseln möchten, dann vergewissern Sie sich auf jeden Fall, dass Ihre Internetverbindung durchgehend stabil ist, da die ein- und ausgehenden Anrufe über das Internet geleitet werden.

Sie können jetzt von Ihrem fortschrittlichen Kommunikationssystem profitieren und Ihre Anrufe auf Ihr Smartphone oder andere Mobilgeräte umleiten.

Dies bedeutet, dass Ihre Kunden Sie weiterhin erreichen können und Sie keine wichtigen Anrufe verpassen.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und fragen Sie ihren Telekommunikationsanbieter, ob er Ihnen eine 4G-Internetlösunganbieten kann, damit Ihre Verbindung während des Umzugs nicht unterbrochen wird und Sie immer erreichbar sind.

Finden Sie die beste Lösung, mit der Sie während des Umzugs ein Backup für alle Sprachkommunikationsdaten erstellen können. Welche Speicherlösung Sie auch immer wählen, sorgen Sie dafür, dass Sie Zugriff auf die Daten haben und sie in Ihren neuen Räumlichkeiten sofort verwenden können.

Beachten Sie folgende Punkte bezüglich Ihrer Sicherheit während eines Umzugs: 

  • Zählen Sie alle Anlagen auf, die wichtige Informationen enthalten und machen Sie einen Plan, wie damit während des Transports umgegangen werden soll.
  • Erstellen Sie eine Liste der Angestellten mit den entsprechenden Zugriffsrechten auf das Firmennetzwerk. Sie können diese auch nutzen, um ihnen Zugangscodes, -karten oder -schlüssel und Parkausweise zuzuteilen. So werden alle Sicherheitsinformationen in einer Datei gespeichert und Sie können am Umzugstag in letzter Minute alle Details schnell finden.
  • Aktualisieren Sie die Sicherheitsrichtlinien und passen sie an Ihr neues Büro an.
  • Lassen Sie es Ihren Telekommunikationsanbieter wissen, wenn Sie zusätzliche Sicherheitslösungen benötigen, um in den neuen Örtlichkeiten ein sicheres und verlässliches Arbeitsumfeld zu schaffen.

Der Umzug eines Büros ist sicher nicht einfach. Es ist ein Prozess, der eine sorgfältige Planung, Vorbereitung und Durchführung benötigt. Und während Sie den Umzug Ihrer Möbel oder Ihres Teams nicht vermeiden können, können Sie Ihre Kommunikation verbessern, um den Umzug zu erleichtern. Ein Cloud-basiertes Telefonsystem hilft Ihnen dabei, den Umzugsstress zu reduzieren und stellt sicher, dass Unterbrechungen in der Unternehmenskommunikation minimal ausfallen. 

Sowohl interne als auch externe Organisation und Kommunikation sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Umzug. Es kann eine kostspielige Angelegenheit sein, aber dennoch eine sinnvolle Investition, da der Umzug in ein neues Büro zu einer höheren Produktivität, mehr Geschäftsmöglichkeiten und engagierteren Mitarbeitern führt.

Kontaktieren Sie Mixvoip und wir werden all Ihre Fragen beantworten zum Thema Business-Telefonie, Internet und IT-Dienste während eines Umzugs!

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