Conseils et 10 scripts pour des messages professionnels sur la boîte vocale

Découvrez les meilleures pratiques et des exemples prêts à l'emploi pour l'enregistrement d'un message d'accueil téléphonique professionnel par un artiste vocal professionnel. Souvent, votre message vocal est le premier point de contact avec des clients potentiels, Il devrait donc valoir la peine d'être écouté.

Un message professionnel de boîte vocale fait partie de votre image de marque comme un partenaire commercial de confiance. Cela renforce votre crédibilité et encourage des clients potentiels à vous contacter même s'ils n'ont pas pu vous joindre du premier coup. Aujourd'hui, la boîte vocale est considérée comme fonction standard du système téléphonique d'entrepriseC'est la raison pour laquelle il convient de réfléchir à l'enregistrement d'une voix off. Comment voulez-vous que votre entreprise soit perçue ? Quelle est l'information la plus importante pour vos clients potentiels qui essaient de vous contacter ?

Comment pouvez-vous rendre le message de boîte vocale efficace pour qu'on vous rappelle ?

Voici quelques règles importantes à respecter en ce qui concerne l'enregistrement de la voix off de votre entreprise.

Soyez bref, soyez concis

Il s'agit probablement d'une règle d'or en matière de messages d'accueil vocaux efficaces. Essayez de faire en sorte que votre message soit à la fois bref et complet. Réfléchissez aux informations utiles aux appelants pour qu'ils rappellent ou laissent un message avec leurs coordonnées. L'objectif principal de la messagerie vocale est de répondre à chaque appel, même si personne n'est disponible. Considérez donc votre message comme un outil visant à persuader les appelants de vous recontacter (par téléphone, chat ou courrier électronique) ou de laisser un numéro pour que vous puissiez les contacter. Rassemblez les informations essentielles en quelques mots et donnez une impression de professionnalisme à votre message.

Commencez votre message par le nom de votre entreprise 

Cette information est cruciale pour tout appelant. Si elle manque, vous donnez l'impression d'une organisation chaotique et non professionnelle. Même si votre prospect ou futur partenaire n'a pas réussi à vous contacter du premier coup, il doit au moins savoir que le numéro est correct. S'il s'agit d'une grande entreprise, il est recommandé d'inclure également le nom du département ou même le nom d'une personne (celle qui répond habituellement à ce numéro de téléphone).

Expliquez pourquoi vous n'êtes pas joignable en ce moment

Indiquez brièvement la raison pour laquelle les appelants sont tombés sur un service de messagerie vocale mais pas sur la personne qu'ils recherchent :

• l'appel est en dehors de vos heures d'ouverture
• quelqu'un a essayé de vous joindre pendant la fin de semaine
• tous les agents d'appels sont occupés en ce moment
• c'est la période des vacances pour toute l'entreprise, etc.

Plus important, mentionnez quand vous êtes de nouveau joignable

C'est probablement l'information la plus importante pour les appelants (après le nom de l'entreprise). Vous devez indiquer très clairement aux auditeurs quand ils peuvent vous contacter. Tout le monde n'est pas à l'aise à l'idée de laisser un message vocal sur le service de messagerie vocale d'une entreprise. C'est pourquoi vous devez indiquer exactement à quelles heures et à quels jours votre entreprise/département/employé peut être contacté à ce numéro de téléphone.

S'il existe une ligne d'urgence ou une personne à contacter, indiquez-en les coordonnées.

Selon votre secteur d'activité, il se peut que vous ayez une personne chargée des questions d'assistance en cas d'urgence - assurez-vous que ses coordonnées sont bien communiquées dans l'enregistrement de la voix off. Si vous êtes absent pendant une longue période, il est utile de nommer un collègue avec ses coordonnées, qui pourra aider l'appelant.

Demandez à l'appelant de vous laisser un message et dites-lui quand il peut s'attendre à une réponse

Montrer à vos clients ou partenaires potentiels que leur appel compte pour vous en vaut toujours la peine. Leur demander de laisser un message pour que vous puissiez les rappeler peut atténuer leur déception initiale. Vous leur donnez la possibilité de continuer à vous contacter à vos frais, ce qui montre que chaque appel manqué a de la valeur pour vous. N'oubliez pas d'indiquer dans le message en voix off le créneau dans lequel ils devraient recevoir un rappel de votre entreprise. Vous fixez ainsi des attentes réalistes pour les personnes qui souhaitent être contactées par vous. 

Utiliser ou éviter des salutations formelles

Si vous avez l'habitude d'interagir de manière plus informelle avec vos clients et partenaires, un simple Bonjour ou Merci peut être la bonne façon de commencer ou de terminer votre message.

En revanche, si vous êtes une institution ancienne avec de nombreux niveaux hiérarchiques et que vous suivez un mode de communication strictement formel, des expressions telles que Bonjour, Salut, Au revoir, Bonne journée, etc. ne seront pas appropriées.

Choisissez un bon artiste à voix-off

Choisissez un artiste de voix off qui l'enregistrera dans un studio professionnel pour que le message d'accueil de votre boîte vocale soit solide et axé sur les affaires. Vous pouvez rechercher des artistes de voix off expérimentés qui peuvent ajouter de la valeur à la façon dont vos appelants perçoivent votre message, votre marque et votre entreprise. Si vous optez pour l'enregistrement par vous-même, choisissez un espace insonorisé et un microphone décent, et faites répéter le script plusieurs fois jusqu'à ce que le message semble fluide, naturel et digne de confiance.

Adaptez le langage et la tonalité pour cibler votre public spécifique

N'oubliez pas que votre message vocal est le premier contact personnel de nombreux clients et partenaires potentiels avec votre entreprise/marque. Il est donc préférable que le ton du message d'accueil de la voix off reflète l'identité de votre marque et de votre entreprise. Pensez également à votre public cible et adaptez votre style de communication à ses attentes. 

Le message peut être sérieux et avec un ton autoritaire ou plus amicale et informel. Le rythme de lecture du script peut être plus lent, moyen ou plutôt énergique (si vous ciblez un public plus jeune). L'énergie du message peut être plus excitante ou plutôt calme. Le ton, le contenu et le vocabulaire de l'enregistrement devraient représenter votre entreprise de manière à ce que les appelants rappellent ou laissent leur numéro de téléphone en attendant votre retour.

Donnez des instructions spécifiques

Restez professionnel même si vous n'êtes pas disponible pour le moment. Pour que votre message d'accueil soit le plus efficace possible, il doit être clair et facile à comprendre. Veillez aux détails suivants :

• comment épeler phonétiquement des mots/noms difficiles
• clarifiez, si le "www" doit être prononcé lorsque vous mentionnez un URL dans le message
• concernant les numéros de téléphone, expliquez EXACTEMENT la façon dont les nombres doivent être prononcés (333 peut être trois-trois-trois ou trois-trente-trois, etc.)
• essayez d'éviter des mots à sens multiples

10 scripts possibles pour vous aider à choisir le meilleur message pour votre entreprise

Quand le client vous appelle en dehors de vos heures d'ouverture ou quand tous les agents sont occupés

► Nous vous remercions d'avoir appelé [le nom de votre entreprise]. Nous ne pouvons pas répondre à votre appel pour le moment, car vous nous avez joints en dehors de nos heures d'ouverture. Veuillez nous laisser votre nom, vos coordonnées et la raison de votre appel. Nous vous contacterons dans les prochaines 24 heures. Vous pouvez également nous contacter du lundi au vendredi de [9 h à 18 h].

► Bonjour, vous avez joint le [nom du service spécifique ] de [nom de votre entreprise]. Tous nos collègues sont indisponibles pour le moment. Votre appel est important pour nous, alors laissez-nous votre nom, votre numéro et la raison de votre appel, et nous vous rappellerons dès que possible. Passez une bonne journée.

► Vous avez joint le bureau de [nom d'entreprise]. Nous sommes fermés au moment en raison de nos vacances d'été. Nous rouvrirons le [date] avec un horaire standard du lundi au vendredi de [heure] à [heure]. Nous nous réjouissons d'avoir de vos nouvelles après le [date].

► Bienvenue chez [nom de votre entreprise]. Nous sommes joignables par téléphone du lundi au vendredi, de [ 9 h à 18 h], [fuseau horaire]. Vous pouvez visiter notre site web - www.exаmple.com pour laisser un message sur notre forum de discussion en direct ou via notre formulaire de contact. Si vous souhaitez être contacté par nous, veuillez laisser un message après le signal.

► Merci d'avoir appelé [nom du service] au [ nom de votre entreprise]. Tous nos représentants sont occupés à aider nos clients et ne peuvent pas répondre à votre appel pour le moment. Vous pouvez visiter notre site web [www.example.com] et nous écrire un courriel à [example@example.com] ou appuyer sur [numéro] pour nous laisser un message vocal avec vos coordonnées. Nous vous rappellerons avant la fin de la journée ouvrable.

Lorsque vous dirigez l'appelant vers votre ligne d'urgence 

► Bonjour et bienvenue à [nom de votre entreprise]. Nos bureaux sont fermés du [date] au [date] en raison de [jours fériés]. Pour les questions urgentes, veuillez appeler [numéro de téléphone] ou nous envoyer un courriel à [adresse électronique]. Nous vous contacterons immédiatement. Notre entreprise rouvrira le [date], et nous serons disponibles par téléphone de [9 heures à 18 heures]. Dans l'attente de vous lire, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

► Vous avez joint [le nom de votre entreprise]. Nous sommes à nouveau disponibles après [13 heures]. Vous pouvez nous contacter à tout moment par e-mail à [adresse e-mail] ou laisser un message vocal avec vos coordonnées lorsque vous appuyez sur [numéro]. Dans les prochaines 24 heures, un membre de l'équipe de [le nom de votre entreprise] prendra contact avec vous.

Quand un prospect essaye de joindre une personne ou un département spécifique

► Merci d'avoir appelé [votre nom] à [nom de votre entreprise]. Je suis absent du bureau du [date] au [date]. Mon collègue [nom] peut répondre à votre demande. Vous pouvez le joindre au [numéro de téléphone]. Si vous laissez un message avec vos coordonnées et la raison de votre appel, je serai en mesure de vous rappeler après le [date].

► C'est le [nom du siège ou du département] de [nom d'entreprise]. Nous sommes à votre disposition du lundi au vendredi de [heure] à [heure]. Nous apprécions votre appel et nous serions ravis de prendre contact avec vous. S'il vous plaît, appuyez [numéro] pour laisser un message avec votre nom, votre numéro de téléphone et la raison de votre appel. Dans les 24 heures qui suivent, un représentant de notre société vous contactera. Cordialement, l'équipe de [nom de l'entreprise].

► Merci d'avoir contacté [le nom de votre entreprise]. Tous les membres de [le nom du service] sont occupés en ce moment, mais nous aimerions vous rappeler dès que possible. Vous pouvez consulter notre site web à l'adresse [www.website.com] pour trouver des informations pertinentes. Vous pouvez également laisser un message après le signal en indiquant vos coordonnées pour que notre équipe vous rappelle.

Un système de messagerie vocale donne à l'entreprise un outil précieux pour se démarquer.

Avec son aide, vous pouvez donner un caractère personnel à une information objective, ce qui aidera votre entreprise à fournir un excellent service à la clientèle, en établissant un lien avec vos interlocuteurs, même si vous ne pouvez pas leur parler directement.

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