Konferenzausstattung für Ihren smarten Konferenzraum
Für erfolgreiche Meetings benötigen Sie ein gut vorbereitetes Arbeitsumfeld. Der Konferenzraum ist ein wichtiger Bestandteil dieses Umfelds. Er sollte gut ausgestattet sein, damit Ihre Meetings reibungslos ablaufen.
Heute haben Sie die Wahl zwischen zahlreichen Lösungen für die Ausstattung von Konferenzräumen: von intelligenten AV-Steuerungssystemen über Audio- und Videokonferenz-Tools, die in Ihre business phone systems integriert sind, bis hin zu funktionsreichen Konferenztelefonen, die Ihr Meeting auf die nächste Stufe heben.
Jedes dieser Produkte kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität während des Meetings zu verbessern. Hat Ihr Unternehmen sowohl Mitarbeiter im Büro als auch Mitarbeiter an anderen Standorten? Arbeiten Sie mit Geschäftspartnern auf der ganzen Welt zusammen? Wenn ja, dann ist eine zuverlässige und sichere Ausstattung des Meetingraums unerlässlich. Solange Sie einen Meetingraum mit den richtigen Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen einrichten, werden sich die Teilnehmer engagiert und konzentriert fühlen.
Lesen Sie weiter und lernen Sie die Must-Have Technikprodukte für Ihrem intelligenten Konferenzraum kennen. Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Meetings problemfrei zu organisieren und durchzuführen.
Must-Have Technikprodukte für Konferenzräume
Ein funktionierendes AV-Kontrollsystem
Ein AV-Steuerungssystem ist ein Muss für jeden Konferenzraum. Es ermöglicht Ihnen, Audio- und Videogeräte von einer zentralen Stelle aus zu verwalten. Mit einem AV-Steuerungssystem können Sie problemlos zwischen verschiedenen Eingangsquellen umschalten, die Lautstärke anpassen und die Einstellungen Ihrer Audio- und Videogeräte ändern.
Das AV-Steuerungssystem ist das Gerät, das alle Geräte in Ihrem Besprechungsraum verbindet und steuert. Es koordiniert die Hard- und Software während der Besprechung, damit die Teilnehmer effektiver arbeiten können. Das richtige AV-Steuerungssystem, das in Ihren Besprechungsraum integriert ist, ist wichtig für einen gesunden und produktiven Arbeitsplatz.
Analysieren Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen und die Ausstattung, um das für Ihr Unternehmen am besten geeignete AV-Steuerungssystem zu ermitteln. Auf dem Markt für professionelle AV-Steuerungssysteme gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Zu ihren wichtigsten Merkmalen gehören:
• die Verwaltung von Bildschirmen und Audiosystemen
• Beleuchtung ein- und ausschalten
• die Kamera und Lautsprecher ein- und ausschalten
• den Projektor ein- und ausschalten + die Leinwand runter- und hochfahren
• externe Geräte an die Konferenzhardware anschließen
Einer der Hauptvorteile eines modernen AV-Managementsystems ist seine Kompatibilität mit verschiedenen Geräten. Ihr Team kann verschiedene Tools verwenden, um sich von verschiedenen Standorten aus zu verbinden - Laptops, Tablets oder Smartphones während eines Meetings. Sie können auch verschiedene Lösungen für die Teamarbeit verwenden - Audiokonferenzen, Videoanrufe und Sofortnachrichten. Um ein erfolgreiches Meeting durchzuführen, sollte Ihr audiovisuelles System also eine einfache Schnittstelle haben, von der aus Sie die gesamte Ausrüstung verwalten und Personen verbinden können, die aus der Ferne teilnehmen.
Interaktives Whiteboard
Das Whiteboard ist eine großartige Möglichkeit, eine Besprechung auf dem richtigen Fuß zu beginnen. Es trägt dazu bei, eine ansprechendere und produktivere Umgebung zu schaffen, indem es allen die Möglichkeit gibt, sich zu beteiligen. Ein interaktives Whiteboard ist ein Muss für jeden Konferenzraum. Mit einem interaktiven Whiteboard können Sie während der Besprechung ganz einfach Ideen austauschen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Das Whiteboard mit einem Stift ist eines der (bekanntesten) Symbole für den Besprechungsraum eines Unternehmens.
Es ist ein Must-Have Produkt, das den Vortragenden hilft, ein Thema ausführlicher zu erklären - mit Notizen oder Bildmaterial.
Dank der verbesserten Technologien können Sie sich für ein interaktives Whiteboard für Ihren Besprechungsraum entscheiden. Es ist sehr nützlich, wenn Sie planen, sowohl Offline- als auch Online-Besprechungen mit entfernten Mitarbeitern oder Kunden auf der ganzen Welt durchzuführen. Dieses intelligente Gerät umfasst in der Regel ein All-in-One-Board, eine Projektionsfläche und einen Computer.
Während der Besprechung können Sie Mitarbeiter von überall her in Ihr Gremium einladen. So können sie aktiv und in Echtzeit an den Diskussionen im Konferenzraum teilnehmen. Sie können:
• Notizen machen
• Projekte nachverfolgen
• Brainstorming durchführen
• Apps von Dritten integrieren, um die Teamarbeit zu optimieren
• Dokumente teilen
Die Teilnehmer sind dazu in der Lage, ihre Teamarbeit zu verbessern, indem sie verschiedene Modi ihrer Hightech-Ausrüstung verwenden:
• Präsentation
• Videokonferenz
• Bildschirmübertragung
Das intelligente Whiteboard im Konferenzraum hilft Ihnen dabei, Ihre Mitarbeiter bei Meetings zu motivieren und diese effizienter zu gestalten.
Lautsprecher, Mikrofone und Konferenztelefone
Die Audioqualität in Ihrem Konferenzraum Die richtigen Lautsprecher und Mikrofone können den entscheidenden Unterschied ausmachen, vor allem, wenn Nutzer von verschiedenen Orten aus versuchen, dort zusammenzuarbeiten.
Eine schlechte Audioqualität führt zu Frustration, die Teilnehmer verlieren dadurch ihre Konzentration und können der Diskussion nicht mehr folgen.
Das Ergebnis ist eine Katastrophe und eine Verschwendung von Zeit und Geld für Ihr Unternehmen. Deshalb sollten Sie Ihren Konferenzraum mit der richtigen Mischung aus Lautsprechern und Mikrofonen ausstatten, die einen kristallklaren Klang liefern.
Bei der Auswahl des geeigneten Audio-Sets sollten Sie die Gestaltung Ihres Konferenzraums, seine Größe und das Format Ihrer Besprechungen berücksichtigen. Wenn einige Teilnehmer eine Fernverbindung herstellen, sollte Ihre Audio-Ausrüstung Echo, Hintergrundgeräusche und andere Umgebungsgeräusche reduzieren. Finden Sie den besten Platz für Lautsprecher und Mikrofone in Ihrem Raum - das kann sein:
- in der Decke liegend
- auf dem Konferenztisch
- in der Soundbox unter dem Display
Wenn Sie größere virtuelle Meetings veranstalten, sollten Sie besonders auf die Tonqualität achten. Auf dem Markt sind verschiedene Arten von Konferenztelefonen und Mikrofonen erhältlich, die Ihre Konferenzanforderungen erfüllen können.
Der beste Weg, um eine gute Tonqualität in Ihrem Konferenzraum zu erreichen, ist eine Kombination aus Lautsprechern und Mikrofonen, die es allen Anwesenden ermöglicht, die Besprechung zu hören und an ihr teilzunehmen. Sie können auch ein hochwertiges Konferenztelefon für Ihren Konferenzraum in Erwägung ziehen. Ein Konferenztelefon bietet eine großartige Möglichkeit, mit entfernten Teilnehmern während Ihrer Besprechung in Verbindung zu treten. Manchmal können oder wollen entfernte Kollegen oder Interessenten nicht über eine Videokonferenz teilnehmen. Dann ist ein Audioanruf die ultimative Lösung.
Sie sollten ein Telefon wählen, mit dem die Sprecher gut von allen Konferenzteilnehmern verstanden werden.
Moderne Konferenztelefone sind so konzipiert, dass sie mit ihren eingebauten 360-Mikrofonen eine hervorragende Sprachqualität liefern. Auf diese Weise haben Sie das Gefühl, dass der entfernte Sprecher tatsächlich im Konferenzraum anwesend ist. Es ist üblich, dass Unternehmen in ihrem Konferenzraum sowohl Audio- als auch Videokonferenzsysteme einsetzen. Dies ist heutzutage eine notwendige Lösung, da immer mehr Mitarbeiter und Partner aus der Ferne teilnehmen.
Entdecken Sie nützliche Tipps zur Durchführung effizienter Online-Meetings in unserem Artikel Wie wird ein Online-Meeting effektiv?
Ausstattung für Videokonferenzen
Geräte für Videokonferenzen sind wichtige Komponenten für jeden Konferenzraum. Mit Videokonferenzen können Sie 'persönliche' Meetings mit Kollegen und Kunden auf der ganzen Welt abhalten. So verbessern Sie die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern.
Die beste Art, um das meiste aus einer Videokonferenz herauszuholen, ist den Konferenzraum mit der neuesten Technologie auszustatten. Damit garantieren Sie einen reibungslosen Ablauf und den Erfolg Ihres Meetings. Ein hochwertiger Bildschirm oder eine Projektionsfläche lässt Sie die Teilnehmer klar und deutlich erkennen – fast so, als würden sie mit Ihnen im selben Raum sitzen. Sie haben die Wahl zwischen einem einzelnen oder zwei dualen Bildschirmen, je nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Sie können auch frei über die Größe und das Design des Konferenzraums entscheiden. Achten Sie auch auf folgende Funktionen:
• Videos und Audio teilen
• Internetverbindung / -zugang
• Übertragung des Bildschirms, von Dokumenten, Präsentationen
• Integration von Videoplattformen Dritter
Die Wahl eines modernen Bildschirms erleichtert die Kommunikation zusätzlich und bietet Ihnen und Ihren Teilnehmern eine interaktivere Konferenzerfahrung. Ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Konferenzraums, der für Videoanrufe ausgelegt ist, ist die Kamera.
Die Produktpalette reicht von kleinen, einfachen Kameras bis hin zu technisch fortgeschrittenen Geräten mit erweiterten Funktionen und Fähigkeiten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen täglich Meetings mit entfernten Mitarbeitern und Kunden abhalten müssen, sollten Sie an der Qualität der Kamera nicht sparen. Achten Sie beim Kauf auf Folgendes:
Aufnahmequalität
Qualität des Mikrofons
Sichtfeld
Zoomqualität
Aufnahme vs. Live-Übertragung
Zu den neuesten Videokonferenzgeräten gehören:
• 4K-Monitore – 4K-Monitore werden immer häufiger in Konferenzräumen eingesetzt. Mit einem 4K-Monitor erhalten Sie vier Mal mehr Details als mit einem Standard-HD-Monitor. Damit ist das Bild bei Ihren Meetings viel klarer und deutlicher.
• Ultra-HD-Codecs – Ultra-HD-Codecs gewinnen ebenfalls immer mehr an Beliebtheit. Sie ermöglichen eine Videoqualität mit höherer Auflösung. Mit einem Ultra-HD-Codec erhalten Sie eine realistische und scharfe Videoqualität.
• 360-Grad-Kameras – Mit einer 360-Grad-Kamera fangen Sie alles ein, was im Konferenzraum passiert. Sie ist sehr hilfreich, wenn Sie das Meeting später nochmals durchgehen oder es mit anderen teilen möchten.
Mit diesen Tools können Sie ein immersives Erlebnis für alle Konferenzteilnehmer schaffen. Sie werden sich fühlen, als wären sie alle im selben Raum.
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Kabelverwaltungsbox
Ein Kabelverwaltungssystem in einer Box lässt jeden Konferenzraum gleich viel professioneller wirken. Ohne eine spezielle Anschlussbox für den Konferenztisch können Ihre Besprechungen chaotisch werden. Sie werden ständig nach Kabeln für verschiedene Geräte suchen. Mit einer solchen Box ist Ihr Arbeitsplatz perfekt organisiert und sieht sofort viel aufgeräumter aus.
Verschiedene Lösungen helfen Ihnen, Ordnung in die Kabel im Besprechungsraum zu bringen. Einige Ihrer vorhandenen Geräte wie Fernseher, Bildschirme oder Lautsprecher können mit kabellosen Streaming-Geräten, Apps oder Bluetooth verbunden werden. So minimieren Sie die Verwendung von Kabeln. Wenn Sie jedoch traditionell Kabel für die Verbindung von Geräten verwenden, können Sie diese in speziell entworfenen Wandplatten verstecken.
Wie der Name schon sagt, können Sie diese an der Wand anbringen, in der Nähe des Sitzplatzes des Gastgebers, so dass er/sie seinen/ihren Laptop einfach mit dem audiovisuellen System im Raum verbinden kann. Das ist eine clevere Art und Weise, um überall hängende Kabel und Schnüre zu vermeiden. Sie können zwischen verschiedenen Anschlüssen für Ihre Eingangspaneele wählen, je nach den Bedürfnissen Ihrer Ausrüstung:
• USB, HDMI, VGA, AUX
Wahlweise können Sie auch einen Tisch für Konferenzräume mit vorinstallierten Steckdosen oder Verbindungsboxen nutzen. Dadurch erhalten die Teilnehmer direkt am Tisch schnell und einfach Zugang zu Stromkabeln und anderen wichtigen Verbindungen, ohne dass Kabel auf dem Tisch oder Boden liegen. Sie entscheiden selbst, wo die Kabelverwaltungsbox platziert wird: unter dem Tisch oder vielleicht am Tischbein angebracht?
Manche hochmoderne Sets zur Kabelverwaltung verfügen zudem über einen All-in-One Netzanschluss mit angeschlossenem Standardkabel und ein AV-Bedienfeld. So können Sie alles direkt vom Tisch Ihres intelligenten Konferenzraums aus bedienen.
Die Technologie entwickelt sich weiter und mit ihr auch der Konferenzraum. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für intelligente Konferenzräume, um die Produktivität und Effizienz ihrer Meetings zu verbessern. Durch Investitionen in wichtige Konferenztechnik können Unternehmen einen Ort schaffen, der eine fruchtbare Zusammenarbeit ermöglicht.
Heutzutage ist der Konferenzraum ein Arbeitsraum, in dem sich Menschen von verschiedenen Orten aus treffen, kommunizieren und in Echtzeit zusammenarbeiten. Deshalb ist eine zuverlässige und sichere Ausstattung für den Erfolg dieser Meetings unerlässlich. Die Wahl der richtigen technischen Produkte verändert das Meeting-Erlebnis der Teilnehmer. Sie ermöglicht es Ihnen, reibungslose Meetings mit selbstbewussten, konzentrierten und produktiven Teams durchzuführen.
Die Konferenzräume der Zukunft werden wohl noch über viel mehr Technik verfügen, mit noch fortschrittlicherer Konferenztechnik für die Nutzer. Da Unternehmen bestrebt sind, der Zeit immer einen Schritt voraus zu sein, wird sich auch der Konferenzraum mit ihnen weiterentwickeln.
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