Konferenzausstattung für Ihren smarten Konferenzraum
Für erfolgreiche Meetings benötigen Sie ein gut vorbereitetes Arbeitsumfeld. Der Konferenzraum ist ein wichtiger Bestandteil dieses Umfelds. Er sollte gut ausgestattet sein, damit Ihre Meetings reibungslos ablaufen.
Sie haben die Wahl zwischen vielen verschiedenen Ausstattungsmöglichkeiten für Konferenzräume. Von intelligenten AV-Kontrollsystemen über Audio- und Video-Konferenztools, die in Ihr professionelles Telefonsystem integriert sind, bis hin zu funktionsreichen Konferenztelefonen, mit denen Sie Ihre Meetings auf die nächste Stufe heben.
Jedes dieser Produkte kann Ihnen dabei helfen, Ihre Produktivität während Meetings zu verbessern. Hat Ihr Unternehmen sowohl Mitarbeiter vor Ort als auch außerhalb? Arbeiten Sie weltweit mit Unternehmen zusammen? Wenn die Antwort 'ja' lautet, dann benötigen Sie zuverlässige und sichere Geräte für Ihren Konferenzraum. Solange Sie ein Meeting mit den richtigen Kommunikations- und Kollaborationstools abhalten, werden sich die Teilnehmer engagieren und bleiben gleichzeitig konzentriert.
Lesen Sie weiter und lernen Sie die Must-Have Technikprodukte für Ihrem intelligenten Konferenzraum kennen. Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Meetings problemfrei zu organisieren und durchzuführen.
Must-Have Technikprodukte für Konferenzräume
Ein funktionierendes AV-Kontrollsystem
Ein AV-Kontrollsystem ist ein Must-Have für jeden Konferenzraum. Damit können Sie Ihre komplette Audio- und Videoausstattung von einem zentralen Punkt aus steuern. Mit einem AV-Kontrollsystem wechseln Sie ganz leicht zwischen verschiedenen Inputquellen, passen die Lautstärke an und ändern die Einstellungen Ihrer Geräte.
Ein passendes AV-Kontrollsystem in Ihren Konferenzraum zu integrieren ist wichtig, um einen gesunden und produktiven Arbeitsplatz zu erhalten. Das AV-Kontrollsystem ist das Gerät, mit dem Sie alle anderen Geräte in Ihrem Meetingraum verbinden und kontrollieren. Es koordiniert die Hardware und Software während Meetings, damit die Teilnehmer effizienter arbeiten können.
Analysieren Sie Ihre spezifischen Anforderungen und die Ausstattung, um zu bestimmen, welche Art von AV-Kontrollsystem für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Viele verschiedene AV-Systeme sind auf dem Markt erhältlich, zu ihren Hauptfunktionen gehören:
• die Verwaltung von Bildschirmen und Audiosystemen
• Beleuchtung ein- und ausschalten
• die Kamera und Lautsprecher ein- und ausschalten
• den Projektor ein- und ausschalten + die Leinwand runter- und hochfahren
• externe Geräte an die Konferenzhardware anschließen
Einer der größten Vorteile eines modernen AV-Systems ist die Kompatibilität mit einer Vielzahl von Geräten. Ihr Team nutzt vielleicht verschiedene Geräte, um sich während eines Meetings von verschiedenen Orten aus zu verbinden – Laptops, Tablets oder Smartphones. Sie nutzen womöglich auch verschiedene Teamwork-Lösungen wie Audiokonferenzen, Videoanrufe oder Sofortnachrichten. Um also ein erfolgreiches Meeting abzuhalten, sollte Ihr audiovisuelles System über ein einfaches Interface verfügen, über das Sie alle Geräte verwalten und gleichzeitig Personen verbinden können, die aus der Ferne teilnehmen.
Interaktives Whiteboard
Das Whiteboard ist eine großartige Möglichkeit, um Ihr Meeting optimal zu beginnen. Es hilft Ihnen dabei, ein motivierendes und produktives Umfeld zu schaffen, in dem jeder die Chance zur aktiven Mitarbeit erhält. Ein interaktives Whiteboard ist ein Must-Have für jeden Konferenzraum. Mit einem solchen Tool teilen Sie problemlos Ideen und arbeiten während des Meetings spielend leicht mit Ihrem Team zusammen. Das Whiteboard mit seinem Stift ist ein (weithin anerkanntes) Symbol für den betrieblichen Konferenzraum.
Es ist ein Must-Have Produkt, das den Vortragenden hilft, ein Thema ausführlicher zu erklären - mit Notizen oder Bildmaterial.
Dank der fortschrittlichen Technologien von heute können Sie sich für ein interaktives Whiteboard für Ihren Meetingraum entscheiden. Ein solches Board ist sehr nützliche, wenn Sie sowohl offline als auch online Meetings mit Remote-Angestellten oder mit globalen Kunden abhalten möchten. Dieses smarte Gadget umfasst in der Regel eine Tafel, eine Projektionsfläche und einen Computer.
Während des Meetings haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiter von überall einzuladen. Dadurch ermöglichen Sie es ihnen, aktiv an Diskussionen im Konferenzraum in Echtzeit teilzunehmen. Sie können:
• Notizen machen
• Projekte nachverfolgen
• Brainstorming durchführen
• Apps von Dritten integrieren, um die Teamarbeit zu optimieren
• Dokumente teilen
Die Teilnehmer sind dazu in der Lage, ihre Teamarbeit zu verbessern, indem sie verschiedene Modi ihrer Hightech-Ausrüstung verwenden:
• Präsentation
• Videokonferenz
• Bildschirmübertragung
Das intelligente Whiteboard im Konferenzraum hilft Ihnen dabei, Ihre Mitarbeiter bei Meetings zu motivieren und diese effizienter zu gestalten.
Lautsprecher, Mikrofone und Konferenztelefone
Die Audioqualität in Ihrem Konferenzraum ist wesentlich, wenn Sie ein produktives Meeting abhalten möchten. Die passenden Lautsprecher und Mikrofone machen einen großen Unterschied, vor allem wenn Nutzer von verschiedenen Standorten aus versuchen zusammenzuarbeiten.
Eine schlechte Audioqualität führt zu Frustration, die Teilnehmer verlieren dadurch ihre Konzentration und können der Diskussion nicht mehr folgen.
Mit einer schlechten Audioqualität wird Ihre Konferenz zum Desaster und zu einer Verschwendung von Zeit und Geld. Sie sollten also Ihren Konferenzraum mit der richtigen Mischung aus Lautsprechern und Mikrofonen ausstatten, damit Sie einen kristallklaren Klang erhalten.
Um ein Audio-Set zusammenzustellen, das optimal ausgerichtet ist, sollten Sie sich zuerst Ihren Konferenzraum genau ansehen, seine Größe sowie die durchschnittliche Anzahl an Konferenzteilnehmern. Wenn einige der Mitarbeiter nicht vor Ort sind und aus der Ferne teilnehmen, dann sollte Ihre Audioausstattung Hintergrundgeräusche und das Echo reduzieren. Finden Sie die besten Lautsprecher und Mikrofone für Ihren Raum, zum Beispiel:
• in die Decke integriert
• auf dem Konferenztisch
• in einer Soundbox unter dem Bildschirm
Falls Sie größere virtuelle Meetings abhalten, sollten Sie besonders auf die Audioqualität achten. Es gibt viele verschiedene Arten von Audiotelefonen und von Mikrofonen auf dem Markt, die Ihre Konferenzanforderungen erfüllen können.
Die beste Möglichkeit, um eine gute Klangqualität in Ihrem Konferenzraum zu erhalten, ist eine Kombination aus Lautsprechern und Mikrofonen zu nutzen. Dadurch ermöglichen Sie es jedem im Raum zuzuhören und an dem Meeting teilzunehmen. Denken Sie auch über ein hochwertiges Konferenztelefon nach. Ein Konferenztelefon bietet Ihnen eine hervorragende Art, sich mit Teilnehmern an anderen Standorten zu verbinden. Manchmal können oder wollen entfernte Kollegen oder Interessenten nicht per Videokonferenz teilnehmen. In diesem Fall ist eine Telefonkonferenz die optimale Lösung.
Sie sollten ein Telefon wählen, mit dem die Sprecher gut von allen Konferenzteilnehmern verstanden werden.
Moderne Konferenztelefone wurden entworfen, um mit ihren integrierten Mikrofonen eine exzellente Sprachqualität zu gewährleisten. So fühlt es sich an, als würde sich der Sprecher tatsächlich im Konferenzraum befinden, auch wenn er nur virtuell anwesend ist. Es ist üblich für Unternehmen, sowohl Audio- als auch Videokonferenzsysteme in ihrem Konferenzraum installiert zu haben. Dies ist heutzutage eine notwendige Lösung, da immer mehr Angestellte und Partner von außerhalb an Besprechungen teilnehmen.
Entdecken Sie nützliche Tipps zur Durchführung effizienter Online-Meetings in unserem Artikel Wie wird ein Online-Meeting effektiv?
Ausstattung für Videokonferenzen
Geräte für Videokonferenzen sind wichtige Komponenten für jeden Konferenzraum. Mit Videokonferenzen können Sie 'persönliche' Meetings mit Kollegen und Kunden auf der ganzen Welt abhalten. So verbessern Sie die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern.
Die beste Art, um das meiste aus einer Videokonferenz herauszuholen, ist den Konferenzraum mit der neuesten Technologie auszustatten. Damit garantieren Sie einen reibungslosen Ablauf und den Erfolg Ihres Meetings. Ein hochwertiger Bildschirm oder eine Projektionsfläche lässt Sie die Teilnehmer klar und deutlich erkennen – fast so, als würden sie mit Ihnen im selben Raum sitzen. Sie haben die Wahl zwischen einem einzelnen oder zwei dualen Bildschirmen, je nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Sie können auch frei über die Größe und das Design des Konferenzraums entscheiden. Achten Sie auch auf folgende Funktionen:
• Videos und Audio teilen
• Internetverbindung / -zugang
• Übertragung des Bildschirms, von Dokumenten, Präsentationen
• Integration von Videoplattformen Dritter
Die Wahl eines modernen Bildschirms erleichtert die Kommunikation zusätzlich und bietet Ihnen und Ihren Teilnehmern eine interaktivere Konferenzerfahrung. Ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Konferenzraums, der für Videoanrufe ausgelegt ist, ist die Kamera.
Die Produktpalette reicht von kleinen, einfachen Kameras bis hin zu technisch fortgeschrittenen Geräten mit erweiterten Funktionen und Fähigkeiten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen täglich Meetings mit entfernten Mitarbeitern und Kunden abhalten müssen, sollten Sie an der Qualität der Kamera nicht sparen. Achten Sie beim Kauf auf Folgendes:
Aufnahmequalität
Qualität des Mikrofons
Sichtfeld
Zoomqualität
Aufnahme vs. Live-Übertragung
Zu den neuesten Videokonferenzgeräten gehören:
• 4K-Monitore – 4K-Monitore werden immer häufiger in Konferenzräumen eingesetzt. Mit einem 4K-Monitor erhalten Sie vier Mal mehr Details als mit einem Standard-HD-Monitor. Damit ist das Bild bei Ihren Meetings viel klarer und deutlicher.
• Ultra-HD-Codecs – Ultra-HD-Codecs gewinnen ebenfalls immer mehr an Beliebtheit. Sie ermöglichen eine Videoqualität mit höherer Auflösung. Mit einem Ultra-HD-Codec erhalten Sie eine realistische und scharfe Videoqualität.
• 360-Grad-Kameras – Mit einer 360-Grad-Kamera fangen Sie alles ein, was im Konferenzraum passiert. Sie ist sehr hilfreich, wenn Sie das Meeting später nochmals durchgehen oder es mit anderen teilen möchten.
Mit diesen Tools können Sie ein immersives Erlebnis für alle Konferenzteilnehmer schaffen. Sie werden sich fühlen, als wären sie alle im selben Raum.
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Kabelverwaltungsbox
Ein Kabelverwaltungssystem in einer Box lässt jeden Konferenzraum gleich viel professioneller wirken. Ohne eine spezielle Anschlussbox für den Konferenztisch können Ihre Besprechungen chaotisch werden. Sie werden ständig nach Kabeln für verschiedene Geräte suchen. Mit einer solchen Box ist Ihr Arbeitsplatz perfekt organisiert und sieht sofort viel aufgeräumter aus.
Verschiedene Lösungen helfen Ihnen dabei, etwas Ordnung in all die Kabel in Ihrem Konferenzraum zu bringen. Ein Teil Ihrer bestehenden Ausstattung, wie zum Beispiel Fernseher, Monitore oder Lautsprecher sind womöglich dazu in der Lage, sich über Bluetooth mit kabellosen Geräten oder Apps zu verbinden. Damit minimieren sie die Zahl der benötigten Kabel. Wenn Sie allerdings traditionell Kabel zur Verbindung der Geräte nutzen, können Sie diese in speziell entworfenen Kabelkanälen und Wandplatten verstecken.
Wie der Name vermuten lässt, können Sie Wandplatten an der Wand anbringen, bestenfalls in der Nähe des Gastgebers, damit dieser ohne Probleme seinen Laptop an das audiovisuelle System im Raum anschließen kann – so vermeiden Sie auch herunterhängende Kabel. Sie können zwischen verschiedenen Anschlüssen für Ihre Eingabefelder wählen, je nach den Erfordernissen Ihrer Ausrüstung:
• USB, HDMI, VGA, AUX
Wahlweise können Sie auch einen Tisch für Konferenzräume mit vorinstallierten Steckdosen oder Verbindungsboxen nutzen. Dadurch erhalten die Teilnehmer direkt am Tisch schnell und einfach Zugang zu Stromkabeln und anderen wichtigen Verbindungen, ohne dass Kabel auf dem Tisch oder Boden liegen. Sie entscheiden selbst, wo die Kabelverwaltungsbox platziert wird: unter dem Tisch oder vielleicht am Tischbein angebracht?
Manche hochmoderne Sets zur Kabelverwaltung verfügen zudem über einen All-in-One Netzanschluss mit angeschlossenem Standardkabel und ein AV-Bedienfeld. So können Sie alles direkt vom Tisch Ihres intelligenten Konferenzraums aus bedienen.
Die Technologie entwickelt sich weiter und mit ihr auch der Konferenzraum. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für intelligente Konferenzräume, um die Produktivität und Effizienz ihrer Meetings zu verbessern. Durch Investitionen in wichtige Konferenztechnik können Unternehmen einen Ort schaffen, der eine fruchtbare Zusammenarbeit ermöglicht.
Heutzutage ist der Konferenzraum ein Arbeitsplatz, an dem sich Menschen von vielen verschiedenen Orten treffen, kommunizieren und in Echtzeit zusammenarbeiten können, ohne tatsächlich anwesend sein zu müssen. Deshalb ist eine zuverlässige und sichere Ausstattung essenziell für den Erfolg dieser Meetings. Die Wahl der passenden technischen Produkte verändert komplett das Konferenzerlebnis der Teilnehmer. Damit leiten Sie problemlos Meetings mit zuversichtlichen, konzentrierten und produktiven Teams.
Die Konferenzräume der Zukunft werden wohl noch über viel mehr Technik verfügen, mit noch fortschrittlicherer Konferenztechnik für die Nutzer. Da Unternehmen bestrebt sind, der Zeit immer einen Schritt voraus zu sein, wird sich auch der Konferenzraum mit ihnen weiterentwickeln.
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