Télétravail – défis de communication et solutions

Quels sont les soucis principaux des entreprises concernant le télétravail et comment les surmonter ? Vous avez besoin d'une nouvelle stratégie pour gérer des personnes situées dans des lieux différents, voire dans des fuseaux horaires différents. L'intégration des bons outils de communication améliore le travail d'équipe et crée un système de coopération efficace. Découvrez les principaux défis d'une politique de travail flexible et quelques solutions possibles.

Selon le dictionnaire Larousse, le télétravail est : « [Une] Activité professionnelle exercée à distance de l'employeur grâce à l'utilisation de la télématique ».

Les avantages du télétravail sont clairs. Vous en apprenez plus dans notre article Quels sont les avantages du télétravail ? Pourquoi la téléphonie cloud est-elle essentielle pour les employés à distance ? Cependant, ce nouveau mode de travail s'accompagne d'une nouvelle série de défis pour les entreprises et leurs équipes.

Vous avez besoin d'une nouvelle stratégie pour gérer des personnes situées dans des lieux différents, voire dans des fuseaux horaires différents. L'intégration des bons outils de communication améliore le travail d'équipe et crée un système de coopération efficace.

Ci-dessous, nous avons listé les principaux défis d'une politique de travail flexible et quelques solutions possibles :

Problèmes de communication

Il est plus facile d'interagir avec des collègues au bureau, que de communiquer avec vos employés à distance. La communication dépend fortement de la technologie et si elle ne fonctionne pas correctement, toute l'équipe est confrontée à une baisse de productivité.

Main challenges that affect remote employees’ collaboration*

  • mauvaise communication avec les collègues et les supérieurs
  • manque d'informations
  • ne pas recevoir les informations à temps

*buffer.com

Efficient communication is essential for any business. Though, it can be more challenging, when the workers connect via chat, email, phone, audio, or video calls.

Un autre problème qui se pose à l'équipe virtuelle est quand le gestionnaire ne fournit pas les informations à temps. Cela entraînera des malentendus et des problèmes de communication entre les employés à distance et leurs collègues de bureau.

Souvent, il est difficile pour les supérieurs ont des difficultés à s'adapter aux différents styles de communication des employés à distance. L'équipe entière doit faire des efforts supplémentaires pour fonctionner comme une unité sans se rencontrer en personne.

Solutions possibles

Pour garantir une circulation fluide de l'information et de la communication dans toute l'entreprise, les gestionnaires doivent se concentrer sur :

  • Stimuler une culture de communication efficace
  • Fournir les bons outils
  • Embaucher les bonnes personnes
Stimuler une culture de communication efficace

Organisez des réunions régulières avec votre équipe virtuelle afin de discuter le progrès des projets et d'autres questions liées au travail. Un directeur doit fournir des lignes directrices sur la manière dont les membres de l'équipe doivent interagir les uns avec les autres.

Vous devez également encourager une communication plus active entre les membres d'équipe et ainsi, ils se sentent plus motivés. Et n'oubliez pas d'informer les employés à distance des événements importants dans l'entreprise.

Quand les collègues à distance se trouvent dans des fuseaux horaires différents, veillez qu'il y a une période de chevauchement dans leurs horaires flexibles. Les réunions virtuelles qui concernent l'équipe entière devraient être arrangées pendant cette période.

Si possible, planifiez certaines activités avec vos collègues qui nécessitent des réunions de face-à-face. Cela les aidera à sentir qu'ils font partie de la communauté de l'entreprise et stimulera également un meilleur processus de communication.

Fournir les bons outils

Des outils de communication sont essentiels pour le succès du télétravail. À leur aide, les employés à distance sont toujours connectés à l'entreprise. De plus, ils peuvent à tout moment accéder aux ressources et aux informations du bureau.

En fonction des besoins de l'entreprise, vous pouvez choisir parmi un ensemble d'outils différents pour renforcer la communication et la collaboration dans votre entreprise.

E-mail

Email professionnel est probablement l'outil de communication écrite le plus utilisé. Vous devriez toujours l'envisager en raison de sa grande accessibilité et de l'option d'écrire des messages informatifs longs si besoin est.

  • Un employé de bureau moyen envoie et reçoit pas moins de 121 messages électroniques par jour.
  • Les employés passent environ 3,2 heures par jour à consulter leurs courriels professionnels.
  • 60% des comptes courriel sont vérifiés une ou plusieurs fois par jour à la recherche de nouveaux e-mails.*

*Lifewire.com

Chat (programmes de messagerie instantanée)

Les programmes de messagerie instantanée permettent aux employés de mener des conversations textuelles en temps réel. Les salles de chat virtuel peuvent être organisées pour correspondre à la structure de l'entreprise. Les membres d'équipes y discutent des problèmes liés au travail comme dans une réunion de face-à-face.

Les collègues peuvent aussi laisser un message si quelqu'un n'est pas disponible à ce moment. Un chef d'équipe doit toutefois vérifier que les messages permanents ne deviennent pas trop distrayants pour les employés.

Les avantages de la messagerie instantanée pour la communication d'entreprise :

  • permet le multi-tâche
  • moins invasif quie le téléphone
  • plus immédiat que le courriel
  • très peu de coûts supplémentaires*

*researchgate.com

PBX Cloud

Le système téléphonique cloud est l'un des jalons des arrangements de travail flexibles. Il fournit un moyen facile d'appeler, d'envoyer des messages, d'organiser des réunions vidéo, des audioconférences et de gérer des tâches. Ces fonctions créent un système de communication efficace.

Cloud PBX ensures that the distributed teams benefit from the same functionalities of the business phone system as the office staff. It allows remote co-workers to connect, using their office extensions of direct numbers. They can initiate or receive calls via any device convenient for them:

  • un téléphone de bureau professionnel
  • une ligne fixe à domicile
  • a phone app, installed on a PC or laptop
  • une tablette ou un téléphone mobile

À l'aide des solutions VoIP, les outils mobiles peuvent être entièrement intégrés dans le système téléphonique d'entreprise. L'utilisation d'une application mobile permet aux appels professionnels de sonner sur les téléphones mobiles. Ainsi, les employés mobiles sont toujours joignables et connectés à l'entreprise avec leur numéro de téléphone d'entreprise.

Convergence fixe-mobile

La convergence fixe-mobile (CFM) est une technologie de communication avec laquelle votre téléphone mobile peut avoir les mêmes fonctions que votre téléphone de bureau fixe. À l'aide d'une application mobile, vous pouvez emmener votre numéro de bureau partout où va votre smartphone – à la maison, dans un café ou en déplacement.

Using such a tool ensures your remote colleagues will never miss an important call again. They can benefit from features like simultaneous or sequential ringing. The outgoing calls made via the FMC mobile app appear as calls made from the business phone number to the recipient. This ensures a professional image for your company, regardless of the employee’s location.

The biggest advantage for teleworkers using FMC-based apps like MIXcall is that they can use their smartphones from anywhere as an extension to the company’s phone system. This ensures your business continuity as the remote team members are always reachable on a single business number.

En savoir plus sur the MIXcall et comment l'application vous aide à simplifier votre expérience de téléphonie d'entreprise.

Phone application

Another valuable solution for companies with remote workers is the cloud phone app or softphone. It can be used either as a web-based service directly in the web browser with no installations or via an application for a mobile device. With its help, employees can turn their computer or mobile device into a feature-rich telephone. All they need is an Internet connection and they can take office anywhere with them – at home, in the co-working space, or at the airport.

Solutions de conférence

Conférences téléphoniques

La conférence téléphonique est une autre fonction importante pour les équipes éloignées, qui est intégrée dans le système téléphonique cloud ainsi que librement accessible à tous. Il s'agit d'une solution utile pour des réunions audio productives avec des collègues de différents endroits.

With the help of conference calls employees can have live discussions even if they are not in the same office. Organizing and conducting an audio conference can be handled quickly and easily. Joining a remote meeting with solution de conférence de Mixvoip de n'importe où et depuis n'importe quel appareil. Vous n'avez pas besoin d'un abonnement supplémentaire et vous pouvez l'utiliser sans limites temporelles.

Apprenez comment vous pouvez conduire des conférences en ligne efficaces qui optimisent la communication de votre équipe.

Video chat, video conferencing, and video messaging  

Le chat vidéo est très utile lorsqu'un supérieur veut discuter quelque chose en personne et une réunion de face-à-face n'est pas possible.

La conférence vidéo est une solution qui vous aide à améliorer la qualité de la communication et la collaboration entre les employés à distance et ceux au bureau. De plus, il renforce les relations, améliore l'engagement et il favorise une empathie et une coopération plus profondes. Avec des réunions vidéo, tous les participants adhèrent plus facilement à l'idée d'un objectif commun, même s'ils ne partagent pas le même emplacement.

Si un directeur a un message pour toute l'équipe et que le contenu ne doit pas être discuté immédiatement, le message vidéo est le bon outil.

Lancez votre réunion vidéo productive maintenant avec l'outil de conférence MIXvoip video conferencing tool! No need for an extra subscription and no time limits for the video call.

Outils de gestion des projets   

Les outils de gestion des projets centralisés aident les gestionnaires à distribuer, organiser et à surveiller les tâches d'une équipe. Une telle solution supporte la communication et la collaboration efficace parmi les employés à distance. Ils peuvent accéder rapidement à toutes les ressources et aux données liés au travail.

It is a transparent way to assign tasks, outline project development or add comments. Utilized properly, the project management system can be the information hub for remote employees.

Télétravail sécurisé via VPN

A major challenge for organizations that support teleworking is security. The company should help remote team members establish a secure online connection to its network from anywhere. This can be achieved with the help of a VPN service. Its main role is to secure communication between the user and the business computer network.

De plus, VPN permet à vos collèges qui travaillent à distance de connecter leurs ordinateurs au bureau. Même s'ils travaillent en dehors du bureau, ils peuvent enregistrer leurs fichiers directement sur le réseau et les serveurs de l'entreprise. Ils accèdent sans problème de n'importe où tous les logiciels de l'entreprise hébergés dans le réseau local de votre entreprise. Cela leur permet de continuer avec leurs tâches comme s'ils se connectaient directement depuis le bureau.

Si votre entreprise a besoin d'une connexion sécurisé avec votre personnel à distance, regardez notre solution VPN développée en interne : FirstVPN. Elle est sûre à utiliser, simple et facile à déployer grâce au mot de passe à usage unique que vous recevez sur votre téléphone mobile via un jeton logiciel.

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Embaucher les bonnes personnes pour le télétravail

Le processus de recrutement est un moyen excellent pour savoir si le candidat est un bon communicateur ou non. Pour savoir si la personne a sa place dans une équipe virtuelle, il est conseillé de mener les entretiens via différents canaux.

Puisque le télétravail requiert des compétences spécifiques en matière de communication écrite et téléphonique, il faut tester les candidats dans ces deux domaines. Le membre d'équipe éloignée idéal a convaincu le supérieur avec ces compétences en matière de communication et de gestion du temps.

Problèmes de productivité

Beaucoup d'employeurs craignent que leur équipe soit moins productive (69% selon Owl Labs) si les membres ne travaillent pas au bureau.

Il est vrai que quelques télétravailleurs ont de difficultés à respecter les délais lorsque personne ne les supervise quotidiennement. Mais d'autres travaillent trop et ils risquent donc l'épuisement ce qui leur rend moins productif et inefficace.

The productivity of your remote team can be a real issue if there is a lack of a well-established structure or poor communication among team members. Other factors that affect employees’ performance can be slow response time or too many distractions during the working process.

Solutions possibles

  • Build a well-functioning structure

La flexibilité est un avantage clé du télétravail. Pourtant, le manque d'une structure définie parmi votre équipe éloigné peut diminuer la productivité. Un gestionnaire doit revoir régulièrement les lignes directrices et les procédures qui régissent les modalités de travail flexibles. Elles doivent être claires, simples et efficaces. Mais n'oubliez pas de communiquer à temps tous les changements de la politique et des pratiques d'entreprise.

Quelques outils de collaboration avancés disposent d'une fonction "présence". Elle vous montre la disponibilité des membres d'équipe via leur statut en temps-réel. Comme ça, les employés au bureau peuvent voir le statut actuel des collègues à distance et tous les membres de l'équipe sont informés si la personne est effectivement au travail et prête à coopérer ou non.

Avec cette information, les équipes à distance peuvent optimiser leur flux d'appel et leur processus de communication et de collaboration. Les supérieurs doivent néanmoins surveiller la collaboration entre les équipes et, si besoin est, faire des ajustements.

  • Fixez des objectifs raisonnables

Avoir des objectifs de performance clairs et raisonnables est un moyen efficace de stimuler la productivité. Un gestionnaire doit communiquer ouvertement ce que l'on attend des membres de l'équipe. Vous pouvez aussi tenir des réunions régulières en ligne pour suivre leur progrès.

En général, tout le monde ne travaille pas au même rythme. Mais un supérieur doit savoir si les membres d'équipe arrivent à compléter leurs tâches à temps. Il est recommandé de fixer un délai commun pour finir un projet qui s'applique à toutes les personnes concernées.

Au même temps, les collègues devraient être autorisés, et même encouragés à organiser eux-mêmes l'exécution de micro-tâches. C'est utile pour améliorer la collaboration et l'efficacité de l'équipe.

  • Surveillez et gérez la performance de l'équipe

Surveiller la performance des employés vous montre s'ils terminent leur travail avec succès ou non.

Fixez des ICPs clairs qui seront examinés pour chaque membre de l'équipe virtuelle. Fournissez aux employés à distance une application qui enregistre le nombre d'heures qu'ils consacrent à un projet.

Il existe un grand nombre d'outils pour surveiller la performance des équipes travaillant de manière flexible. La plupart de ces outils fournissent un moyen quantitatif pour évaluer la contribution personnelle de chaque membre d'équipe. Les supérieurs doivent analyser les résultats et vérifier si l'équipe à distance atteint les objectifs de l'entreprise.

  • Organisez des réunions régulières

Organiser des réunions with remote co-workers is the next step to improving the team’s productivity. Giving feedback based on performance data is valuable for the employees. It engages them and increases their efficiency. It also encourages transparency and creates a feeling of connectivity among team members.

Même si les collègues se trouvent dans des différents endroits, il y a toujours un moyen de planifier une réunion. Les outils de communication améliorés permettent les conversations entre les collaborateurs d'une équipe distribuée. Être capable de parler régulièrement aux télétravailleurs montre le support du supérieur et augmente l'efficacité de l'équipe.

Établir des relations de confiance avec les employés

La confiance est importante pour toute équipe. Avec des réunions de face-à-face quotidiennes vous pouvez facilement établir des relations de confiance avec vos collègues, mais le télétravail est limité dans ses possibilités de créer des liens avec les collègues de travail. Des efforts supplémentaires doivent être déployés pour les activités de "consolidation d'équipe" destinées aux employés travaillant de manière flexible.

Les supérieurs doivent faire confiance aux télétravailleurs pour travailler de manière indépendante. Si vous essayez de gérer toutes les étapes du processus de travail, les membres d'équipe peuvent se sentir frustrés et moins motivés.

Solutions possibles

  • Déterminez une vision et mission d'entreprise partagée

Définissez les valeurs fondamentales de l'entreprise et communiquez-les aux employés à distance. Partager une vision commune les aide à se sentir plus motivé. Cela stimule l'esprit communautaire et renforce les relations au sein de l'équipe virtuelle.

  • Aidez les collègues virtuels à se sentir engagés dans l'équipe

Supervisors should acknowledge the contribution of the remote teams to achieving the company’s goals. It is important to provide personal feedback not only for work-related issues. Discussing personal challenges that affect co-workers’ relations is as important.

N'oubliez pas d'informer les télétravailleurs des événements projets quotidiens. Cela leur aide à se sentir comme une partie inséparable de l'entreprise.

  • Organisez des réunions d'équipe et stimulez une collaboration efficace

It is recommended for remote colleagues to meet in person. They can have regular face-to-face meetings every couple of months. In case the team is spread across the globe this can happen once or twice per year.

Normalement, les employés à distance apprécient les activités de renforcement de l'esprit d'équipe, car ils se sentent parfois isolés. Les réunions personnelles leur permettent de faire la connaissance de leurs collègues en dehors de leur travail. Cela est utile pour instaurer la confiance au sein des équipes.

  • Fournissez les outils qui supportent la collaboration et la transparence

A special chat channel for more informal communication can be organized. Colleagues can send birthday greetings, share funny pictures or ask for recommendations. The company shows that way that it cares for a positive work environment.

De plus, les supérieurs peuvent permettre l'utilisation des outils d'entreprise pour les interactions personnelles. La vidéo est une solution excellente pour de meilleures relations interpersonnelles entre collègues.

Trustful relations rely on the idea that everyone follows the established rules. Supervisors should use transparent time-tracking and task-management tools. It is important that they are accessible to everyone. This reduces the suspicion that some employees work more than others. And everyone benefits from improved collaboration.

En conclusion

Teleworking displays a lot of advantages for the business and for the people as the modern work environment is becoming more flexible, mobile, and agile. Yet, both sides face also challenges while establishing the new guidelines for successful remote collaboration.

Grâce aux technologies avancées comme la téléphonie cloud les employeurs disposent d'outils pour gérer les équipes éloignées et les employés peuvent donc travailler de n'importe où. Afin de surmonter les défis qui se présentent, vous devez prendre en compte le style de communication spécifique de votre équipe à distance ainsi que les besoins commerciaux de votre entreprise. Trouver la meilleure solution nécessite généralement une approche créative de la résolution des problèmes ainsi que la mise à disposition des bons outils aux bonnes personnes.