Télétravail – défis de communication et solutions
Quelles sont les principales préoccupations des entreprises concernant le télétravail ? et comment les surmonter ? Il serait préférable d'avoir une nouvelle stratégie pour gérer les personnes qui se trouvent dans des lieux différents ou même dans des fuseaux horaires différents. L'intégration des bons outils de communication améliore le travail d'équipe et crée un système de coopération efficace.. Découvrez les principaux défis d'une politique de travail flexible et quelques solutions possibles.
Selon le dictionnaire Larousse, le télétravail est : « [Une] Activité professionnelle exercée à distance de l'employeur grâce à l'utilisation de la télématique ».
Les avantages du télétravail sont clairs. Vous en apprenez plus dans notre article Quels sont les avantages du télétravail ? Pourquoi la téléphonie cloud est-elle essentielle pour les employés à distance ? Cependant, ce nouveau style de travail s'accompagne de nouveaux défis pour les entreprises et leurs équipes. Il serait préférable d'avoir une nouvelle stratégie pour gérer les personnes se trouvant dans des lieux différents ou même dans des fuseaux horaires différents. L'intégration des bons outils de communication améliore le travail d'équipe et crée un système de coopération efficace. Nous avons énuméré ci-dessous les principaux problèmes liés à la politique de travail flexible et quelques solutions possibles :
Problèmes de communication
S'il est plus facile d'interagir avec des collègues au bureau, la communication avec vos employés à distance peut s'avérer plus difficile. Elle s'appuie fortement sur la technologie et l'ensemble de l'équipe risque de voir sa productivité diminuer si elle ne se déroule pas sans heurts.
Les défis principaux qui affectent la collaboration des employés à distance :
- une mauvaise communication avec les collègues et les superviseurs
• manque d'informations
• ne pas recevoir les informations à temps
Une communication efficace est essentielle pour toute entreprise. Cela peut s'avérer plus difficile lorsque les travailleurs se connectent par chat, courrier électronique, téléphone, appels audio ou vidéo. Un autre problème pour l'équipe virtuelle est lorsque le manager ne fournit pas d'informations importantes à temps. Cela entraîne des malentendus et une mauvaise communication entre l'employé à distance et ses collègues au bureau. Souvent, les superviseurs ont du mal à s'y retrouver dans les différents styles de communication des employés à distance. Des efforts supplémentaires sont nécessaires pour que l'ensemble de l'équipe fonctionne comme une unité sans se rencontrer en personne.
Solutions possibles
Pour assurer une circulation fluide de l'information et de la communication dans l'ensemble de l'entreprise, les dirigeants doivent se concentrer sur les points suivants :
• Stimuler une culture de communication efficace
• Fournir les bons outils
• Embaucher les bonnes personnes
Stimuler une culture de communication efficace
Organisez des réunions régulières avec votre équipe virtuelle pour discuter de l'avancement des projets et d'autres questions liées au travail. Un manager doit fournir des lignes directrices sur la manière dont les membres de l'équipe doivent interagir les uns avec les autres. Il serait également préférable d'encourager une communication active entre les membres de l'équipe. De cette manière, ils se sentiront engagés et motivés. Les employés à distance doivent également être informés des événements importants de l'entreprise.
Si les collègues éloignés se trouvent dans des fuseaux horaires différents, prévoyez une période de chevauchement dans leurs horaires flexibles. Les réunions virtuelles qui concernent l'ensemble de l'équipe doivent être organisées pendant cette période. Planifiez certaines activités nécessitant des réunions en face à face avec vos collègues éloignés, si possible. Cela les aidera à se sentir membres de la communauté de l'entreprise et stimulera un meilleur processus de communication.
Fournir les bons outils
Des outils de communication efficaces sont essentiels à la réussite du télétravail. Grâce à eux, les employés à distance sont toujours connectés à l'entreprise et ont un accès permanent aux ressources et aux informations du bureau. En fonction des besoins de l'entreprise, vous pouvez choisir parmi différents outils pour soutenir la communication et la collaboration au sein de votre entreprise.
Email professionnel
Email professionnel est probablement l'outil de communication écrite le plus utilisé. Il est toujours envisagé en raison de son accessibilité et de la possibilité de rédiger de longs messages informatifs lorsque cela s'avère nécessaire.
- Un employé de bureau moyen envoie et reçoit jusqu'à 121 messages électroniques par jour.
• Les employés passent environ 3,2 heures par jour à consulter leurs courriels professionnels.
- 60% des comptes de messagerie professionnelle sont consultés une ou plusieurs fois par jour.*
Chat (programmes de messagerie instantanée)
Les programmes de messagerie instantanée permettent aux employés d'avoir des conversations textuelles en temps réel. Les salons de discussion virtuels peuvent être organisés de manière à correspondre à la structure de l'entreprise. Les membres de l'équipe discutent de questions liées au travail en temps réel, comme lors d'une réunion en face à face. Les collègues peuvent également laisser un message si quelqu'un n'est pas disponible à ce moment-là. Un chef d'équipe doit toutefois veiller à ce que la messagerie continue ne devienne pas une source de distraction trop importante pour les employés.
Les avantages de la messagerie instantanée pour la communication d'entreprise :
• permet le multi-tâche
• moins invasif quie le téléphone
• plus immédiat que le courriel
• très peu de coûts supplémentaires*
PBX Cloud
Le système téléphonique cloud Le PBX en nuage est l'un des jalons de l'organisation flexible du travail. Il permet de téléphoner, d'envoyer des messages, de tenir des réunions vidéo, des audioconférences et de gérer des tâches. Ces fonctions permettent de mettre en place un système de communication efficace entre les employés à distance et les employés au bureau. Le PBX en nuage garantit que les équipes distribuées bénéficient des mêmes fonctionnalités du business phone system que le personnel au bureau. Il permet aux collègues à distance de se connecter en utilisant leurs extensions de bureau ou leurs numéros directs. Ils peuvent initier ou recevoir des appels à partir de n'importe quel appareil qui leur convient :
• un téléphone de bureau professionnel
• une ligne fixe à domicile
- une application téléphonique installée sur un PC ou un ordinateur portable
• une tablette ou un téléphone mobile
À l'aide des solutions VoIP, les outils mobiles peuvent être entièrement intégrés dans le système téléphonique d'entreprise. L'utilisation d'une application mobile permet aux appels professionnels de sonner sur les téléphones mobiles. Ainsi, les employés mobiles sont toujours joignables et connectés à l'entreprise grâce à leur numéro de téléphone professionnel.
Convergence fixe-mobile
La convergence fixe-mobile (FMC) est une technologie de communication qui permet à votre téléphone mobile d'avoir les mêmes caractéristiques et fonctionnalités que votre téléphone fixe de bureau. Avec l'aide d'une application mobile, vous pouvez apporter votre numéro de bureau partout où votre smartphone va - à la maison, dans un café ou en voyage. Un tel outil garantit que vos collègues à distance ne manqueront plus jamais un appel important. Ils peuvent bénéficier de fonctionnalités telles que la sonnerie simultanée ou séquentielle. Les appels sortants effectués via l'application mobile FMC apparaissent comme des appels du numéro de téléphone professionnel au destinataire. Cela garantit une image professionnelle de votre entreprise, quel que soit l'endroit où se trouve l'employé.
Le plus grand avantage pour les télétravailleurs utilisant des applications basées sur FMC comme Mixcall est qu'ils peuvent utiliser leurs smartphones depuis n'importe où comme une extension du système téléphonique de l'entreprise. Cela garantit la continuité de l'activité car les membres de l'équipe à distance sont toujours joignables sur un numéro professionnel unique. En savoir plus sur les applications de Mixcall. Mixcall et comment l'application vous aide à simplifier votre expérience de téléphonie d'entreprise.
Application mobile
Une autre solution intéressante pour les entreprises qui emploient des travailleurs à distance est l'application de téléphone en nuage ou softphone. Elle peut être utilisée soit en tant que service web directement dans le navigateur web sans aucune installation, soit via une application pour appareil mobile. Avec son aide, les employés peuvent transformer leur ordinateur ou leur appareil mobile en un téléphone riche en fonctionnalités. Tout ce dont ils ont besoin, c'est d'une connexion internet, et ils peuvent emporter le bureau partout avec eux - à la maison, dans un espace de travail partagé ou à l'aéroport.
Solutions de conférence
Conférences téléphoniques
La conférence téléphonique est une autre fonction précieuse pour les équipes à distance, intégrée dans les systèmes téléphoniques en nuage et librement accessible à tous. C'est une solution utile pour des réunions audio productives avec des collègues de différents endroits. Avec l'aide de la conférence téléphonique, les employés peuvent avoir des discussions en direct même s'ils ne sont pas dans le même bureau. L'organisation et la conduite d'une conférence audio peuvent être gérées rapidement et facilement. Rejoindre une réunion à distance avec la solution de conférence de Mixvoip se fait instantanément n'importe où et à partir de n'importe quel appareil. Cela ne nécessite pas d'abonnement supplémentaire, et vous pouvez l'utiliser sans limite de temps.
Apprenez comment vous pouvez conduire des conférences en ligne efficaces pour rationaliser la communication au sein de votre équipe.
Chat vidéo, conférences vidéo et messages vidéo
Le chat vidéo est utile lorsqu'un superviseur doit discuter de quelque chose en personne et que les réunions en face à face ne sont pas envisageables. La vidéoconférence est une solution qui permet d'améliorer la qualité de la communication et de la collaboration entre les travailleurs à distance et au bureau. Elle renforce également les relations, améliore l'engagement et favorise une empathie et une coopération plus profondes. Avec les réunions vidéo, tous les participants adhèrent plus facilement à l'idée d'un objectif commun, même s'ils ne se trouvent pas au même endroit. Le message vidéo est l'outil approprié si le manager a un message à transmettre à toute l'équipe et que son contenu ne doit pas être discuté dans l'immédiat.
Lancez votre réunion vidéo productive maintenant avec l'outil de conférence vidéo de Mixvoip gratuit ! Vous n'avez pas besoin d'un abonnement supplémentaire et l'appel n'est pas limité temporellement.
Outils de gestion des projets
Les outils de gestion de projet centralisés aident les responsables à distribuer, organiser et contrôler les tâches au sein d'une équipe. Une telle solution favorise une communication et une collaboration efficaces entre les employés à distance. Ils ont un accès rapide à toutes les ressources et données liées au travail. C'est une manière transparente d'attribuer des tâches, de décrire le développement du projet ou d'ajouter des commentaires. Le système de gestion de projet peut être le centre d'information pour les employés à distance.
Télétravail sécurisé via VPN
La sécurité constitue un défi majeur pour les organisations qui soutiennent le télétravail. L'entreprise doit aider les membres de l'équipe à distance à établir une connexion en ligne sécurisée à son réseau, où qu'ils se trouvent. Cela peut être réalisé avec l'aide d'un service VPN, dont le rôle principal est de sécuriser la communication entre l'utilisateur et le réseau informatique de l'entreprise. Le VPN permet également à vos collègues à distance de se connecter à leurs ordinateurs au travail. Ainsi, même si vous travaillez en dehors du bureau, vous pouvez toujours enregistrer vos fichiers directement sur le réseau et les serveurs de l'entreprise. Vous pouvez accéder en toute sécurité à tous les logiciels professionnels hébergés sur le réseau local de votre entreprise, où qu'ils se trouvent. Cela vous permet de poursuivre votre travail comme si vous vous connectiez directement depuis le bureau.
Si votre entreprise a besoin d'une connexion sécurisé avec votre personnel à distance, regardez notre solution VPN développée en interne : FirstVPNIl est simple, facile à déployer et sécurisé, grâce au mot de passe à usage unique (OTP) reçu sur le téléphone portable par l'intermédiaire d'un jeton souple. Contactez nos experts, ils vont vous aider à trouver les bonnes solutions pour mieux collaborer et travailler à distance.
Embaucher les bonnes personnes pour le télétravail
Le processus de recrutement est un excellent moyen de déterminer si le candidat est un bon communicateur. Il est conseillé de mener les entretiens par différents moyens afin de déterminer si la personne s'intègre dans une équipe virtuelle. Le travail à distance exigeant des compétences spécifiques en matière de communication écrite et téléphonique, testez les candidats dans ces deux domaines. Le membre idéal de l'équipe à distance sera celui qui aura convaincu le superviseur de ses compétences en matière de communication et de gestion du temps.
Problèmes de productivité
De nombreux employeurs craignent que leur équipe soit moins productive (69%, selon Owl Labs) si ses membres ne travaillent pas au bureau. Certains employés à distance éprouvent des difficultés à respecter les délais lorsque personne ne les supervise quotidiennement. D'autres, en revanche, sont surmenés et risquent l'épuisement professionnel, ce qui les rend improductifs et inefficaces. La productivité de votre équipe à distance peut être un véritable problème en l'absence d'une structure bien établie ou d'une mauvaise communication entre les membres de l'équipe. D'autres facteurs qui affectent les performances des employés peuvent être un temps de réponse lent ou trop de distractions au cours du processus de travail.
Solutions possibles
1) Créez une structure bien établie
La flexibilité est l'un des principaux avantages du travail à distance. Toutefois, l'absence de structure définie au sein de votre équipe de travailleurs à distance peut nuire à la productivité. Un responsable doit régulièrement revoir les lignes directrices et les procédures qui régissent les modalités de travail flexibles. Elles doivent être claires, simples et efficaces. Toute modification de la politique de l'entreprise et des pratiques commerciales doit être communiquée en temps utile.
Quelques outils de collaboration avancés disposent d'une fonction "présence". Elle vous montre la disponibilité des membres d'équipe via leur statut en temps-réelAinsi, tous les membres de l'équipe savent si la personne est effectivement au travail et prête à coopérer. Ces informations permettent aux équipes à distance d'optimiser leurs processus d'appel, de communication et de collaboration. Les superviseurs doivent suivre la collaboration entre les équipes à distance et, si nécessaire, procéder à des ajustements.
2) Fixez des objectifs raisonnables
La fixation d'objectifs de performance clairs et responsables est un moyen efficace de stimuler la productivité. Un manager doit communiquer ouvertement ce qu'il attend des membres de l'équipe. Des réunions régulières peuvent être organisées en ligne pour suivre leurs progrès. En général, tout le monde ne travaille pas au même rythme. Pourtant, un superviseur doit savoir si les membres de l'équipe parviennent à terminer leurs tâches à temps. Il est recommandé de fixer une date limite commune pour terminer l'ensemble du projet qui s'applique à toutes les personnes impliquées. En même temps, les collègues doivent être autorisés et même encouragés à organiser l'exécution de micro-tâches par eux-mêmes. Cela est utile pour améliorer la collaboration et l'efficacité au sein de l'équipe.
3) Surveillez et gérez la performance de l'équipe
Le suivi des performances des employés permet de savoir s'ils accomplissent leur travail avec succès ou non. Définissez des indicateurs de performance clés transparents qui seront examinés pour chaque membre de l'équipe virtuelle. Mettez à la disposition des employés à distance une application enregistrant le nombre d'heures qu'ils consacrent à un projet. Il existe différents outils de suivi des performances des équipes de travail flexibles. La plupart d'entre eux fournissent une méthode quantitative pour évaluer la contribution personnelle de chaque membre de l'équipe. Les responsables doivent analyser les résultats et vérifier si l'équipe à distance atteint les objectifs de l'entreprise.
4) Organisez des réunions régulières
Organiser des réunions avec les collègues éloignés est la prochaine étape pour améliorer la productivité de l'équipe. Donner un retour d'information basé sur les données de performance est précieux pour les employés. Cela les engage et augmente leur efficacité. Cela encourage également la transparence et crée un sentiment de connectivité entre les membres de l'équipe. Même si les collègues se trouvent dans des endroits différents, il y a toujours un moyen de planifier une réunion. Les outils de communication améliorés permettent des conversations entre les collègues d'une équipe distribuée. Parler régulièrement aux employés éloignés montre le soutien du manager et stimule l'efficacité de l'équipe.
Établir des relations de confiance avec les employés
La confiance est essentielle pour toute équipe. Alors que les réunions personnelles quotidiennes facilitent les relations de confiance entre collègues, le travail à distance présente des limites en ce qui concerne la création de liens avec les collègues. Des efforts supplémentaires doivent être déployés pour les activités de "consolidation d'équipe" destinées aux employés flexibles. Les managers doivent faire confiance aux télétravailleurs pour travailler de manière indépendante. S'ils essaient de gérer le processus de travail à chaque étape, les membres de l'équipe risquent de se sentir frustrés et moins motivés. Heureusement, il existe plusieurs solutions possibles pour remédier à ce problème :
1) Déterminez une vision et mission d'entreprise partagée
Définissez les valeurs fondamentales de l'entreprise et communiquez-les aux employés à distance. Partager une vision commune les aide à se sentir plus motivé. Cela stimule l'esprit communautaire et renforce les relations au sein de l'équipe virtuelle.
2) Aider les travailleurs virtuels à se sentir impliqués dans l'équipe
Les superviseurs doivent reconnaître la contribution des équipes à distance à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Il est important de fournir un retour d'information personnel, non seulement sur les questions liées au travail, mais aussi sur les défis personnels qui affectent les relations entre collègues. N'oubliez pas d'informer les employés à distance des événements et des projets quotidiens de l'entreprise. Cela leur permet de se sentir comme une partie inséparable de l'entreprise.
3) Organiser la constitution d'équipes et stimuler une collaboration efficace
Il est recommandé aux collègues éloignés de se rencontrer en personne. Ils peuvent organiser des réunions régulières en face à face tous les deux mois. Cela peut se faire une ou deux fois par an si l'équipe est répartie dans le monde entier. Les activités de renforcement de l'esprit d'équipe sont généralement bien accueillies par les employés éloignés, qui se sentent parfois isolés. Les réunions personnelles leur permettent de connaître leurs collègues en dehors des relations professionnelles. Cela renforce la confiance au sein de l'équipe et aide les collègues à mieux s'unir.
4) Fournissez les outils qui supportent la collaboration et la transparence
Il est possible d'organiser un canal de discussion spécial pour une communication plus informelle. Les collègues peuvent envoyer des vœux d'anniversaire, partager des photos amusantes ou demander des recommandations. L'entreprise montre ainsi qu'elle se soucie d'un environnement de travail positif. Les responsables peuvent autoriser l'utilisation des outils de l'entreprise pour des interactions personnelles également. La vidéo est une excellente solution pour améliorer les relations interpersonnelles entre collègues. Les relations de confiance reposent sur l'idée que chacun respecte les règles établies. Les responsables devraient utiliser des outils transparents de suivi du temps et de gestion des tâches. Ils doivent être accessibles à tous. Cela réduit la suspicion que certains employés travaillent plus que d'autres. Et tout le monde bénéficie d'une meilleure collaboration.
En conclusion
Le télétravail présente de nombreux avantages pour les entreprises et les personnes, car l'environnement de travail moderne devient de plus en plus flexible, mobile et souple. Cependant, les deux parties sont confrontées à des défis lorsqu'elles établissent les nouvelles lignes directrices pour une collaboration à distance réussie. Les technologies avancées telles que la téléphonie en nuage permettent aux employeurs de gérer des équipes distribuées et aux employés de travailler de n'importe où. Pour surmonter les défis, vous devez prendre en compte le style de communication spécifique de votre équipe à distance et les besoins de votre entreprise. Trouver les meilleures solutions nécessite généralement une approche créative de résolution des problèmes et de donner les bons outils aux bonnes personnes.
Ne manquez plus une nouveauté ou un article !