Télétravail – défis de communication et solutions
Quels sont les soucis principaux des entreprises concernant le télétravail et comment les surmonter ? Vous avez besoin d'une nouvelle stratégie pour gérer des personnes situées dans des lieux différents, voire dans des fuseaux horaires différents. L'intégration des bons outils de communication améliore le travail d'équipe et crée un système de coopération efficace. Découvrez les principaux défis d'une politique de travail flexible et quelques solutions possibles.
Selon le dictionnaire Larousse, le télétravail est : « [Une] Activité professionnelle exercée à distance de l'employeur grâce à l'utilisation de la télématique ».
Les avantages du télétravail sont clairs. Vous en apprenez plus dans notre article Quels sont les avantages du télétravail ? Pourquoi la téléphonie cloud est-elle essentielle pour les employés à distance ? Cependant, ce nouveau mode de travail s'accompagne d'une nouvelle série de défis pour les entreprises et leurs équipes. Vous avez besoin d'une nouvelle stratégie pour gérer des personnes situées dans des lieux différents, voire dans des fuseaux horaires différents. L'intégration des bons outils de communication améliore le travail d'équipe et crée un système de coopération efficace.
Problèmes de communication
Il est plus facile d'interagir avec des collègues au bureau, que de communiquer avec vos employés à distance. La communication dépend fortement de la technologie et si elle ne fonctionne pas correctement, toute l'équipe est confrontée à une baisse de productivité.
Les défis principaux qui affectent la collaboration des employés à distance :
• mauvaise communication avec les collègues et les supérieurs
• manque d'informations
• ne pas recevoir les informations à temps
La communication efficace est importante pour toute entreprise, mais il peut être plus difficile, lorsque les travailleurs se connectent par chat, courriel, téléphone, appels audio ou vidéo. Un autre problème qui se pose à l'équipe virtuelle est quand le gestionnaire ne fournit pas les informations à temps. Cela entraînera des malentendus et des problèmes de communication entre les employés à distance et leurs collègues de bureau. Souvent, il est difficile pour les supérieurs ont des difficultés à s'adapter aux différents styles de communication des employés à distance. L'équipe entière doit faire des efforts supplémentaires pour fonctionner comme une unité sans se rencontrer en personne.
Solutions possibles
Pour garantir une circulation fluide de l'information et de la communication dans toute l'entreprise, les gestionnaires doivent se concentrer sur :
• Stimuler une culture de communication efficace
• Fournir les bons outils
• Embaucher les bonnes personnes
Stimuler une culture de communication efficace
Organisez des réunions régulières avec votre équipe virtuelle afin de discuter le progrès des projets et d'autres questions liées au travail. Un directeur doit fournir des lignes directrices sur la manière dont les membres de l'équipe doivent interagir les uns avec les autres. Vous devez également encourager une communication plus active entre les membres d'équipe et ainsi, ils se sentent plus motivés. Et n'oubliez pas d'informer les employés à distance des événements importants dans l'entreprise.
Quand les collègues à distance se trouvent dans des fuseaux horaires différents, veillez qu'il y a une période de chevauchement dans leurs horaires flexibles. Les réunions virtuelles qui concernent l'équipe entière devraient être arrangées pendant cette période. Si possible, planifiez certaines activités avec vos collègues qui nécessitent des réunions de face-à-face. Cela les aidera à sentir qu'ils font partie de la communauté de l'entreprise et stimulera également un meilleur processus de communication.
Fournir les bons outils
Des outils de communication sont essentiels pour le succès du télétravail. À leur aide, les employés à distance sont toujours connectés à l'entreprise. De plus, ils peuvent à tout moment accéder aux ressources et aux informations du bureau. En fonction des besoins de l'entreprise, vous pouvez choisir parmi un ensemble d'outils différents pour renforcer la communication et la collaboration dans votre entreprise.
Email professionnel est probablement l'outil de communication écrite le plus utilisé. Vous devriez toujours l'envisager en raison de sa grande accessibilité et de l'option d'écrire des messages informatifs longs si besoin est.
• Un employé de bureau moyen envoie et reçoit pas moins de 121 messages électroniques par jour.
• Les employés passent environ 3,2 heures par jour à consulter leurs courriels professionnels.
• 60% des comptes courriel sont vérifiés une ou plusieurs fois par jour à la recherche de nouveaux e-mails.*
Chat (programmes de messagerie instantanée)
Les programmes de messagerie instantanée permettent aux employés de mener des conversations textuelles en temps réel. Les salles de chat virtuel peuvent être organisées pour correspondre à la structure de l'entreprise. Les membres d'équipes y discutent des problèmes liés au travail comme dans une réunion de face-à-face. Les collègues peuvent aussi laisser un message si quelqu'un n'est pas disponible à ce moment. Un chef d'équipe doit toutefois vérifier que les messages permanents ne deviennent pas trop distrayants pour les employés.
Les avantages de la messagerie instantanée pour la communication d'entreprise :
• permet le multi-tâche
• moins invasif quie le téléphone
• plus immédiat que le courriel
• très peu de coûts supplémentaires*
PBX Cloud
Le système téléphonique cloud est l'un des jalons des arrangements de travail flexibles. Il fournit un moyen facile d'appeler, d'envoyer des messages, d'organiser des réunions vidéo, des audioconférences et de gérer des tâches. Ces fonctions créent un système de communication efficace. Cloud PBX garantit que les équipes à distance profitent des mêmes fonctionnalités du système téléphonique d'entreprise que les équipes qui se trouvent au bureau. Il leur permet à se connecter au réseau via leur numéro d'extension. Ils peuvent passer ou recevoir des appels à partir un outil qui leur convient :
• un téléphone de bureau professionnel
• une ligne fixe à domicile
• une application mobile, installé sur un ordinateur ou un ordinateur portable
• une tablette ou un téléphone mobile
À l'aide des solutions VoIP, les outils mobiles peuvent être entièrement intégrés dans le système téléphonique d'entreprise. L'utilisation d'une application mobile permet aux appels professionnels de sonner sur les téléphones mobiles. Ainsi, les employés mobiles sont toujours joignables et connectés à l'entreprise avec leur numéro de téléphone d'entreprise.
Convergence fixe-mobile
La convergence fixe-mobile (CFM) est une technologie de communication avec laquelle votre téléphone mobile peut avoir les mêmes fonctions que votre téléphone de bureau fixe. À l'aide d'une application mobile, vous pouvez emmener votre numéro de bureau partout où va votre smartphone – à la maison, dans un café ou en déplacement. Utiliser un tel outil garantit que vos collègues à distance ne manqueront jamais un appel important. Ils profitent des fonctions telles que la sonnerie simultanée ou séquentielle. Les appels sortants effectués via l'application mobile CFM apparaissent comme des appels effectués depuis le numéro de téléphone professionnel du destinataire. Cela assure une image professionnelle à votre entreprise, quel que soit le lieu où se trouve l'employé.
Le plus grand avantage pour les télétravailleurs utilisant des applications CFM comme MIXcall est qu'ils peuvent utiliser leurs smartphones où qu'ils se trouvent comme extension du système téléphonique d'entreprise. Cela garantit la continuité de vos activités, car les membres de l'équipe à distance sont toujours joignables sur un seul numéro professionnel. En savoir plus sur Mixcall et comment l'application vous aide à simplifier votre expérience de téléphonie d'entreprise.
Application mobile
Une autre solution utile pour les entreprises avec des télétravailleurs est le softphone cloud. Il peut être utilisé directement dans le navigateur comme service en ligne sans installation ou via une application pour un outil mobile. À l'aide du softphone cloud, les employés transforment leur ordinateur ou leur outil mobile dans un téléphone riche en fonctions. Tout dont ils ont besoin est une connexion internet et ils peuvent emmener le bureau partout avec eux – à la maison, dans l'espace de co-working, ou à l'aéroport. Découvrez comment vos travailleurs à distance peuvent facilement transformer leurs appareils en un téléphone de bureau intégré tout-en-un avec le
Solutions de conférence
Conférences téléphoniques
La conférence téléphonique est une autre fonction importante pour les équipes éloignées, qui est intégrée dans le système téléphonique cloud ainsi que librement accessible à tous. Il s'agit d'une solution utile pour des réunions audio productives avec des collègues de différents endroits. Avec cette solution, les employés peuvent mener des discussions en temps réel, même s'ils ne se trouvent pas au même bureau. L'organisation d'une conférence audio est facile et rapidement fait. Joignez une réunion à distance avec la solution de conférence de Mixvoip de n'importe où et depuis n'importe quel appareil. Vous n'avez pas besoin d'un abonnement supplémentaire et vous pouvez l'utiliser sans limites temporelles.
Apprenez comment vous pouvez conduire des conférences en ligne efficaces qui optimisent la communication de votre équipe.
Chat vidéo, conférences vidéo et messages vidéo
Le chat vidéo est très utile lorsqu'un supérieur veut discuter quelque chose en personne et une réunion de face-à-face n'est pas possible. La conférence vidéo est une solution qui vous aide à améliorer la qualité de la communication et la collaboration entre les employés à distance et ceux au bureau. De plus, il renforce les relations, améliore l'engagement et il favorise une empathie et une coopération plus profondes. Avec des réunions vidéo, tous les participants adhèrent plus facilement à l'idée d'un objectif commun, même s'ils ne partagent pas le même emplacement. Si un directeur a un message pour toute l'équipe et que le contenu ne doit pas être discuté immédiatement, le message vidéo est le bon outil.
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Outils de gestion des projets
Les outils de gestion des projets centralisés aident les gestionnaires à distribuer, organiser et à surveiller les tâches d'une équipe. Une telle solution supporte la communication et la collaboration efficace parmi les employés à distance. Ils peuvent accéder rapidement à toutes les ressources et aux données liés au travail. C'est un moyen transparent d'assigner des tâches, de décrire le développement du projet ou d'ajouter des commentaires. Utilisé correctement, le système de gestion de projet peut être la plaque tournante de l'information pour les employés à distance.
Télétravail sécurisé via VPN
La sécurité constitue un défi majeur pour les entreprises qui favorisent le télétravail. L'entreprise doit aider les membres de l'équipe à distance à établir une connexion en ligne sécurisée à son réseau, où qu'ils se trouvent. Cela peut être réalisé à l'aide d'un service VPN. Son rôle principal est de sécuriser la communication entre l'utilisateur et le réseau informatique de l'entreprise.ou les employés distants. De plus, VPN permet à vos collèges qui travaillent à distance de connecter leurs ordinateurs au bureau. Même s'ils travaillent en dehors du bureau, ils peuvent enregistrer leurs fichiers directement sur le réseau et les serveurs de l'entreprise. Ils accèdent sans problème de n'importe où tous les logiciels de l'entreprise hébergés dans le réseau local de votre entreprise. Cela leur permet de continuer avec leurs tâches comme s'ils se connectaient directement depuis le bureau.
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Embaucher les bonnes personnes pour le télétravail
Le processus de recrutement est un moyen excellent pour savoir si le candidat est un bon communicateur ou non. Pour savoir si la personne a sa place dans une équipe virtuelle, il est conseillé de mener les entretiens via différents canaux. Puisque le télétravail requiert des compétences spécifiques en matière de communication écrite et téléphonique, il faut tester les candidats dans ces deux domaines. Le membre d'équipe éloignée idéal a convaincu le supérieur avec ces compétences en matière de communication et de gestion du temps.
Problèmes de productivité
Beaucoup d'employeurs craignent que leur équipe soit moins productive (69% selon Owl Labs) si les membres ne travaillent pas au bureau. Il est vrai que quelques télétravailleurs ont de difficultés à respecter les délais lorsque personne ne les supervise quotidiennement. Mais d'autres travaillent trop et ils risquent donc l'épuisement ce qui leur rend moins productif et inefficace. La productivité de votre équipe à distance peut être un véritable problème s'il y a un manque de structure bien établie ou une mauvaise communication entre les membres de l'équipe. D'autres facteurs qui affectent les performances des employés peuvent être un temps de réponse lent ou trop de distractions pendant le travail.
Solutions possibles
1) Créez une structure bien établie
La flexibilité est un avantage clé du télétravail. Pourtant, le manque d'une structure définie parmi votre équipe éloigné peut diminuer la productivité. Un gestionnaire doit revoir régulièrement les lignes directrices et les procédures qui régissent les modalités de travail flexibles. Elles doivent être claires, simples et efficaces. Mais n'oubliez pas de communiquer à temps tous les changements de la politique et des pratiques d'entreprise.
Quelques outils de collaboration avancés disposent d'une fonction "présence". Elle vous montre la disponibilité des membres d'équipe via leur statut en temps-réel. Comme ça, les employés au bureau peuvent voir le statut actuel des collègues à distance et tous les membres de l'équipe sont informés si la personne est effectivement au travail et prête à coopérer ou non. Avec cette information, les équipes à distance peuvent optimiser leur flux d'appel et leur processus de communication et de collaboration. Les supérieurs doivent néanmoins surveiller la collaboration entre les équipes et, si besoin est, faire des ajustements.
2) Fixez des objectifs raisonnables
Avoir des objectifs de performance clairs et raisonnables est un moyen efficace de stimuler la productivité. Un gestionnaire doit communiquer ouvertement ce que l'on attend des membres de l'équipe. Vous pouvez aussi tenir des réunions régulières en ligne pour suivre leur progrès. En général, tout le monde ne travaille pas au même rythme. Mais un supérieur doit savoir si les membres d'équipe arrivent à compléter leurs tâches à temps. Il est recommandé de fixer un délai commun pour finir un projet qui s'applique à toutes les personnes concernées. Au même temps, les collègues devraient être autorisés, et même encouragés à organiser eux-mêmes l'exécution de micro-tâches. C'est utile pour améliorer la collaboration et l'efficacité de l'équipe.
3) Surveillez et gérez la performance de l'équipe
Surveiller la performance des employés vous montre s'ils terminent leur travail avec succès ou non. Fixez des ICPs clairs qui seront examinés pour chaque membre de l'équipe virtuelle. Fournissez aux employés à distance une application qui enregistre le nombre d'heures qu'ils consacrent à un projet. Il existe un grand nombre d'outils pour surveiller la performance des équipes travaillant de manière flexible. La plupart de ces outils fournissent un moyen quantitatif pour évaluer la contribution personnelle de chaque membre d'équipe. Les supérieurs doivent analyser les résultats et vérifier si l'équipe à distance atteint les objectifs de l'entreprise.
4) Organisez des réunions régulières
Organiser des réunions avec des collègues distants est l'étape suivante pour améliorer la productivité de l'équipe. Le fait de donner un feedback basé sur les données de performance est précieux pour les employés. Cela les motive et augmente leur efficacité. Il encourage également la transparence et crée un sentiment de connectivité entre les membres de l'équipe. Même si les collègues se trouvent dans des différents endroits, il y a toujours un moyen de planifier une réunion. Les outils de communication améliorés permettent les conversations entre les collaborateurs d'une équipe distribuée. Être capable de parler régulièrement aux télétravailleurs montre le support du supérieur et augmente l'efficacité de l'équipe.
Établir des relations de confiance avec les employés
La confiance est importante pour toute équipe. Avec des réunions de face-à-face quotidiennes vous pouvez facilement établir des relations de confiance avec vos collègues, mais le télétravail est limité dans ses possibilités de créer des liens avec les collègues de travail. Des efforts supplémentaires doivent être déployés pour les activités de "consolidation d'équipe" destinées aux employés travaillant de manière flexible. Les supérieurs doivent faire confiance aux télétravailleurs pour travailler de manière indépendante. Si vous essayez de gérer toutes les étapes du processus de travail, les membres d'équipe peuvent se sentir frustrés et moins motivés.
1) Déterminez une vision et mission d'entreprise partagée
Définissez les valeurs fondamentales de l'entreprise et communiquez-les aux employés à distance. Partager une vision commune les aide à se sentir plus motivé. Cela stimule l'esprit communautaire et renforce les relations au sein de l'équipe virtuelle.
2) Aidez les collègues virtuels à se sentir engagés dans l'équipe
Les supérieurs devraient reconnaître les contributions des équipes éloignées à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Il est important de fournir un feedback personnel, et pas seulement pour les questions liées au travail. Il est tout aussi important de discuter des défis personnels qui affectent les relations entre collègues de travail. N'oubliez pas d'informer les télétravailleurs des événements projets quotidiens. Cela leur aide à se sentir comme une partie inséparable de l'entreprise.
3) Organisez des réunions d'équipe et stimulez une collaboration efficace
Il est recommandé aux collègues distants de se rencontrer en personne. Ils peuvent avoir des réunions régulières en face à face tous les deux mois. Si l'équipe est répartie dans le monde entier, cela peut se faire une ou deux fois par an. Normalement, les employés à distance apprécient les activités de renforcement de l'esprit d'équipe, car ils se sentent parfois isolés. Les réunions personnelles leur permettent de faire la connaissance de leurs collègues en dehors de leur travail. Cela est utile pour instaurer la confiance au sein des équipes.
4) Fournissez les outils qui supportent la collaboration et la transparence
Un canal de chat spécial pour une communication plus informelle peut être organisé. Les collègues peuvent envoyer des vœux d'anniversaire, partager des photos amusantes ou demander des recommandations. L'entreprise montre ainsi qu'elle se soucie d'un environnement de travail positif. De plus, les supérieurs peuvent permettre l'utilisation des outils d'entreprise pour les interactions personnelles. La vidéo est une solution excellente pour de meilleures relations interpersonnelles entre collègues. Les relations de confiance reposent sur l'idée que chacun suit les règles établies. Les superviseurs doivent utiliser des outils transparents de suivi du temps et de gestion des tâches. Il est important qu'ils soient accessibles à tous. Cela réduit la suspicion selon laquelle certains employés travaillent plus que d'autres. Et tout le monde bénéficie d'une meilleure collaboration.
En conclusion
Le télétravail présente de nombreux avantages pour l'entreprise et pour les employés, car l'environnement de travail moderne devient de plus en plus flexible, mobile et agile. Pourtant, ils rencontrent également des difficultés lorsqu'ils établissent les nouvelles lignes directrices d'une collaboration à distance réussie. Grâce aux technologies avancées comme la téléphonie cloud les employeurs disposent d'outils pour gérer les équipes éloignées et les employés peuvent donc travailler de n'importe où. Afin de surmonter les défis qui se présentent, vous devez prendre en compte le style de communication spécifique de votre équipe à distance ainsi que les besoins commerciaux de votre entreprise. Trouver la meilleure solution nécessite généralement une approche créative de la résolution des problèmes ainsi que la mise à disposition des bons outils aux bonnes personnes.
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