Les choses à faire et à ne pas faire pour une conférence web efficace

La téléconférence est une solution largement acceptée pour la communication fréquente et efficace avec des appelants à distance. Afin de mener une réunion à distance efficace, il y a des règles de base pour les choses à faire et à ne pas faire pendant une réunion à distance. Respectez l'étiquette de la conférence web pour garantir la grande efficacité de ce précieux outil de collaboration. Suivez ce guide pour réaliser des réunions à distance efficaces et productives!

Les solution des conférences en ligne eulement voix ou avec vidéo – connectent des participants multiples au même moment, peu importe où ils se trouvent. Ces solutions sont déjà devenues standards dans l'environnement dynamique des entreprises. La téléconférence est une solution qui est largement adoptée pour la communication fréquente et efficace entre les entreprises et les utilisateurs à distance. Afin de mener une réunion à distance efficace, il y a des règles de base pour les choses à faire et à ne pas faire pendant une réunion à distance. Respectez l'étiquette de la conférence web pour garantir la grande efficacité de ce précieux outil de collaboration. Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques pour une conférence efficace et les erreurs les plus courantes qui transforment toute téléconférence en échec.

Planifiez la conférence en ligne 

La préparation pour la conférence audio ou vidéo doit être faite avant de commencer la réunion. Comme cela, vous assurez une communication réussie et significative avec les participants.

Choses à faire – Choisissez un endroit sans bruit de fond 

Un endroit calme est essentiel si vous participez dans une conférence. Le bruit de fond est un facteur clé pour distraire les participants pendant la réunion téléphonique. Des chiens qui aboient, un bébé qui pleure ou de la musique forte qui vient de l'extérieur, tous les bruits perturbateurs doivent être filtrés. De cette façon, la conférence web reste professionnelle. Il y a trois solutions principales pour ce problème :

• Trouvez un espace isolé du bruit, d'où vous vous connectez 
• Utilisez un système de conférence professionnel avec une technologie anti-bruit intégrée
• Maîtrisez l'utilisation du bouton muet et du push-to-talk 

L'insonorisation n'est pas toujours une option. C'est pourquoi la mise en sourdine et la réactivation des lignes est une fonction importante des dispositifs de conférence. Comme cela, tous les participants de la conférence peuvent n'entendre que la personne qui parle. Mais ceci limite d'une certaine façon le flux naturel du télétravail. Dans le cas où l'hôte utiliserait un système de téléphone de conférence insonorisé et riche en fonctionnalités, les intervenants peuvent être entendus parce que le bruit de fond non désiré est supprimé.

Choses à faire – Trouvez la date et l'heure la plus pratique 

Afin de trouver un moment pratique pour mener la conférence, vous avez besoin d'informations supplémentaires sur les horaires des invités. Si la réunion virtuelle inclut des personnes de différents fuseaux horaires, il faut également en tenir compte.  Quand il est possible, évitez de mener la conférence tôt le matin, tard dans la soirée ou pendant l'heure du déjeuner. Normalement, à ces moments de la journée, la capacité d'attention des participants est minimale.

Choses à faire – Préparez un horaire détaillé 

Il est fortement recommandé de préparer et de distribuer l'ordre du jour de la réunion avant le début de la téléconférence. Du coup, les participants seront bien préparés lorsqu'ils vous rejoindront. Avoir un plan détaillé vous aide à bien structurer la réunion et permet aux autres collaborateurs d'éviter plus facilement l'auto-distraction. Dans le cas que vous avez des fichiers supplémentaires en rapport avec la discussion, partagez-les à temps avec l'horaire.

Choses à éviter – N'oubliez pas d'informer et de rappeler les participants

L'envoi d'un courriel indiquant la date et l'heure précises de la réunion est une étape obligatoire de la planification d'une téléconférence. Une autre pièce d'information importante que vous devez inclure dans le courriel est un lien pour l'application de téléconférence ou le site web avec les données d'accès. Rappelez les participants de la conférence. La confirmation de la participation peut être demandée un jour avant la réunion.

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Avant de commencer la réunion

Choses à faire – Arriver à temps

C'est sans doute la règle d'or de toute réunion efficace. L'hôte de la téléconférence doit être là plus tôt que les autres participants pour tout préparer. Si des problèmes techniques inattendus concernant la conférence apparaissent, vous devez les résoudre à temps. Arriver plus tôt permet de garantir que l'organisation de la réunion se déroule correctement.  Les participants à la conférence en ligne devraient aussi être ponctuels. Joindre plus tard que les autres conduit à une interruption désagréable de la discussion en cours. De plus, cela distrait tout le monde puisque ce qui a été discuté précédemment doit être répété aux nouveaux arrivants.

Choses à faire – Familiarisez-vous avec la technologie

Cette règle s'applique à tous les participants des réunions à distance. Les utilisateurs devraient connaître tous les téléphones, les dispositifs, les connexions au réseau et les boutons qui sont importants pour la réunion. Les dispositifs d'appel et l'autre équipement comme des haut-parleurs et des microphones doivent être testés et ajustés avant la conférence afin de garantir une communication fluide et une discussion efficace en temps réel pendant la conférence web.

Choses à faire – Enregistrez l'appel ou demandez à quelqu'un de prendre des notes

Si possible, utilisez la fonction d'enregistrement du système de conférence téléphonique. Autrement, une personne dédiée doit prendre des notes détaillées de la discussion pendant la conférence. Les informations rassemblées peuvent être analysées plus tard pour souligner les points forts et les points faibles de la réunion à distance réalisée.

Choses à éviter – N'oubliez pas les détails d'accès de connexion

La plupart des outils de conférence en ligne nécessitent la composition d'un code pin ou d'un numéro de téléphone d'accès local. Ces numéros doivent être facilement accessibles directement avant le commencement de la téléconférence. En vous connectant à la ligne de conférence, vous entrez virtuellement dans la salle de réunion. Commencez une conférence virtuelle pour une réunion à distance à succès !

Pendant la réunion

Suivez l'étiquette de la conférence pour une communication professionnelle réussie.

Choses à faire – Introduisez-vous et encouragez les autres participants à se présenter également

La présentation de tous les participants est une méthode efficace pour commencer une réunion, même si les invités se connaissent déjà. Une introduction brève est nécessaire afin que chacun sache clairement à qui il s'adresse. De plus, il est fortement recommandé que les participants énoncent leur nom à chaque fois avant de parler. Cela permet d'éviter les malentendus, tout le monde se sent impliqué dans le discours et écoute activement.

Choses à éviter – Bavardages

Les bavardages ne sont pas recommandés pendant une conférence web. Devoir écouter les conversations privées entre les participants n'est pas d'expérience agréable. De plus, cela détourne l'attention des autres personnes. C'est pourquoi les bavardages doivent avoir lieu avant ou après la partie officielle de la conversation d'affaires.

Restez simple et concis

Choses à faire – Suivez strictement l'horaire

Avoir un horaire détaillé avec les buts de la conférence et une limite de temps pour la réunion ne suffit pas. Chacun des participants doit avoir le plan quand la réunion commence pour que la conversation puisse suivre le programme préétabli. Cette mesure garantit une communication fluide et une collaboration productive entre les membres de l'équipe. 

Choses à éviter – N'oubliez pas de réviser l'horaire

Après l'introduction des invités, la réunion audio ou vidéo normalement continue avec la révision de l'horaire. L'hôte de la conférence ne doit alors pas oublier de parcourir brièvement le plan au début. Autrement, la réunion peut se transformer dans un chat d'équipe spontané. Si les participants ignorent l'horaire, leur contribution sera comme un brainstorming aléatoire. Cela a non seulement un impact négatif sur le résultat de la réunion, mais cela donne un mauvais exemple pour les futures téléconférences. 

Soyez un excellent hôte de conférence 

Choses à faire – Parlez lentement et clairement et permettez à chacun de participer activement

Un hôte professionnel permet à chacun de donner leur avis et leur point de vue sur le thème de la conférence. Ainsi, le sujet principal de la discussion reste au centre de l'attention pendant la réunion et les participants participent activement. Parlez lentement et clairement afin que les participants comprennent le message délivré. Par ailleurs, vous leur montrez comment il faut parler pendant une réunion virtuelle.

Choses à éviter – Ne laissez pas un participant en interrompre un autre 

Personne des participants ne doit parler trop long sur un certain sujet de l'horaire. Après tout, la réunion est censée être une communication sous forme de dialogue plutôt que de monologue. Gardez alors un ton professionnel pendant la conférence, les appelants ne doivent pas s'interrompre ou parler en même temps.

Soyez attentif, engagez-vous et soyez actif

Choses à faire – Restez concentré pendant la conférence 

Être attentif pendant la conversation est vraiment important pour une téléconférence efficace. Ceci s'applique également à tous les participants impliqués. L'hôte de la réunion doit toujours rester concentré parce qu'il est responsable personnellement du respect de l'ordre du jour. Engagez activement les participants en leur posant des questions pertinentes pendant la discussion.

Choses à éviter – Le multitâche 

Évitez le multitâche pendant les réunions à distance afin de rester productif. Il est fortement recommandable de se concentrer complètement sur les problèmes liés à la session d'appel en cours. Pour que vous puissiez participer efficacement à la discussion, attendez la fin de la réunion pour répondre aux courriels, aux appels ou pour traiter les questions d'ordre personnel.

Gardez une atmosphère professionnelle

Choses à faire – Nettoyez votre bureau ou votre table 

La flexibilité des conférences téléphoniques permet aux participants de joindre une réunion virtuelle de n'importe où et depuis n'importe quel appareil. En utilisant cet avantage important des conférences audio, n'oubliez pas que c'est un outil de communication professionnelle. Cela veut dire, que votre bureau ou table de salon doivent être en excellent état. Nettoyez-le des papiers flottants, des ustensiles de cuisine et de tout autre objet personnel qui produit du son.

Choses à éviter – Manger pendant la téléconférence

Vous avez la possibilité de joindre la conférence de votre cuisine ou par exemple d'un café. Où que vous soyez, pendant l'appel, vous travaillez toujours. C'est pourquoi vous devez absolument éviter de manger un repas ou un goûter, c'est considéré comme l'un des faux pas principaux pendant une conférence. N'oubliez pas que les bruits de repas sont amplifiés par la ligne téléphonique, surtout si l'appelant est près du microphone et que le bouton de sourdine n'est pas activé.  

À la fin de la conférence téléphonique

Choses à faire – terminez la conversation professionnelle à temps

La durée de l'appel professionnel ne doit pas dépasser celle qui a déjà été annoncée. Respectez le temps précieux des autres participants de l'appel, c'est important pour la collaboration au futur. Terminer la réunion selon l'horaire montre que l'hôte a mené bien la conversation.

Choses à éviter – N'oubliez pas de faire le bilan des résultats obtenus et définir de nouveaux objectifs

Soulignez les points principaux de la discussion et des résultats de la réunion avant de la terminer. L'hôte de l'appel doit également faire ressortir les objectifs qui ont été atteints. De plus, vous pouvez assigner de nouvelles tâches aux participants pour la prochaine réunion à distance. Remerciez chacun pour avoir participé à l'audioconférence, c'est aussi important que de les inviter. Cela leur montre que vous appréciez leur présence.

Évaluez la réunion à distance

Choses à faire – Demandez des commentaires

Envoyez un courriel de suivi le jour même. Incluez un résumé de la conférence audio et les tâches futurs. Afin d'évaluer l'efficacité de la réunion, l'hôte de la conférence doit demander aux participants de lui communiquer leurs impressions. 

Choses à éviter – N'ignorez pas les commentaires

Lisez les commentaires des participants et considérez leur remarques. Effectuez les ajustements nécessaires afin d'améliorer l'expérience de réunion des participants pour leur faire savoir que leur opinion est importante. Par conséquent, la conférence téléphonique continuera à être privilégiée comme outil de communication et de collaboration.

Considérez conduire des conférences régulières

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Choses à éviter – ne manquez pas l'occasion d'aider votre entreprise à mieux communiquer.

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