Die wichtigsten Faktoren, die es beim Aufbau einer hybriden Personalstruktur zu berücksichtigen gilt

Die Angestellten sind die wertvollste Ressource eines Unternehmens. Sie bringen Fähigkeiten, Wissen und Erfahrung mit, die Sie für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens nutzen können. Es wird jedoch immer schwieriger, Bewerber zu finden, die all die nötigen Qualifikationen für eine bestimmte Stelle haben.

Die hybride Arbeit beruht sowohl auf internen als auch auf externen Mitarbeitern. Durch die Flexibilität von hybrider Arbeit können Unternehmen Personen mit bestimmten Fähigkeiten einstellen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Mit Flexibilität, Technologie und Kommunikation als Hauptbestandteile dieser neuen Arbeitsweise ist es wichtig zu wissen, auf welche Faktoren Sie achten müssen, wenn Sie sich für ein hybrides Arbeitsmodell entscheiden. Zu diesen Faktoren gehören flexible Zeitpläne und abgelegene Standorte sowie die Benutzung von modernen Technologien wie Sofortnachrichten, Cloudtelefonie oder Apps für Video-Chat, mit denen Sie spielend leicht mit Ihren Remote-Mitarbeitern kommunizieren können.

Während sich die Geschäftswelt verändert, entstehen neue Arbeitsmodelle. Unternehmen, die diese erfolgreich einführen, bleiben Ihren Konkurrenten gegenüber wettbewerbsfähig. Lesen Sie weiter, um die Hauptfaktoren zu erfahren, auf die Sie bei der Umsetzung hybrider Arbeit achten sollten.

Die Notwendigkeit einer hybriden Personalstruktur

Die Gesellschaft entwickelt sich und die Arbeitsregelungen zwischen Unternehmen und Arbeitnehmern entwickeln sich gleichermaßen. Neue Arbeitsmodelle erscheinen und manche davon werden dauerhaft bleiben.

Eine hybride Arbeitsweise hat viele Vorteile, da sie Ihnen Zugang zu mehr potenziellen Arbeitnehmern verschafft. Da Technologie die Remote-Arbeit vereinfacht und die Unternehmen immer besser mit verteilten Teams zurechtkommen, ist der Bedarf an Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung wichtiger denn je. Angestellte haben verschiedene Bedürfnisse, manche bevorzugen die Arbeit im Büro, während andere zu Hause produktiver sind. Unternehmen erkennen also nach und nach die Notwendigkeit, neue Optionen für die Arbeit zu schaffen, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Die Flexibilität von hybrider Arbeit ermöglicht es Unternehmen, professionelle Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten zu finden, ganz unabhängig von ihrem Aufenthaltsort.

Die fortschrittlichen Technologien von heute ermöglichen es Unternehmen, hybride Arbeitsweisen schneller anzunehmen. Da die Remote-Arbeit immer beliebter wird, definiert eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen an unterschiedlichen Standorten Ihre Produktivität. Dies wird durch verschiedene Technologien möglich – von Sofortnachrichten und Cloud-Telefonie bis hin zu Apps für Video-Chat. Diese Tools machen eine schnelle Kommunikation zwischen Teammitgliedern möglich, die sich nicht denselben Arbeitsplatz teilen.

Was ist "hybride" Arbeit und wie funktioniert sie?

Die Flexibilität am Arbeitsplatz, technologische Fortschritte und die kommunikativen Bedürfnisse eines globalisierten Marktes haben alle zusammen diese neue hybride Form der Arbeit geschaffen. Obwohl das Modell der hybriden Arbeit schon seit einigen Jahren existiert, wurde die Nutzung dieser Arbeitsweise erst mit der weltweiten Pandemie Anfang 2020 allgegenwärtig.

Mit einem hybriden Arbeitsmodell können Angestellte von verschiedenen Standorten aus oder mit flexiblen Zeitplänen arbeiten. In diesem Modell ist Flexibilität sehr wichtig, da Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von anderen Standorten aus tätig sind – dies ist besonders häufig bei Mitarbeitern der Fall, die aufgrund Ihrer besonderen Fähigkeiten eingestellt wurden.

Viele Unternehmen wie Google, Microsoft, Apple, Twitter, LinkedIn oder Spotify haben die hybride Arbeit offiziell zum Bestandteil der Vorteile für ihre Mitarbeiter gemacht. Die Wahl der richtigen technischen Lösungen ist essenziell für den Erfolg von hybrider Arbeit. Mit vielen aus der Ferne arbeitenden Angestellten ist die Fähigkeit, schnell und einfach mit anderen Mitarbeitern kommunizieren zu können, von zentraler Bedeutung. Die richtigen Tools, wie zum Beispiel Sofortnachrichten, Cloud-Telefonie, oder Apps für Video-Chat machen hier einen großen Unterschied.

Die Vorteile von hybrider Arbeit

Flexibilität

Der Hauptvorteil einer hybriden Arbeitsweise ist die Flexibilität. Flexible Arbeit impliziert, dass Angestellte persönliche und berufliche Verpflichtungen miteinander in Einklang bringen und gleichzeitig zu den Zielen des Unternehmens beitragen können. Das bedeutet wiederum, dass sie sich im Homeoffice auch um manche persönliche Aufgaben kümmern können, da sie nicht die ganze Zeit an den Schreibtisch im Büro gebunden sind. Die Flexibilität von Remote-Arbeit ist wichtig für die Angestellten und das Unternehmen. Außerhalb des Büros arbeiten zu können macht das Leben derjenigen einfacher, die eine Familie haben oder weit vom Standort des Unternehmens entfernt wohnen. So sparen sie Zeit und Fahrtkosten.

Für Unternehmen bedeutet Flexibilität bei der Arbeit Zugang zu mehr potenziellen Talenten, ganz egal, wo diese sich aufhalten. Unternehmen mit Bürostandorten auf der ganzen Welt können von Remote-Mitarbeitern profitieren, da sie mit ihnen bessere Geschäftsergebnisse erzielen, ohne dabei die Produktivität oder die Qualität der Arbeit zu beeinflussen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie mit Ihren Teamkollegen, direkten Untergebenen und Mitarbeitern Vertrauen aufbauen, bevor Sie einen hybriden Arbeitsplatz einrichten, um ihnen Flexibilität zu bieten und gleichzeitig Ihre Unternehmensziele zu erreichen – die Basis von Flexibilität am Arbeitsplatz ist Vertrauen.

Teamleiter müssen sich Lösungen überlegen, mit denen sie ihr Remote-Team besser motivieren können. Manager sollten eine funktionierende Strategie haben, wie sie ihre hybriden Arbeitskräfte organisieren können. Zudem sollten alle Remote-Teams die Möglichkeit haben, mit ihren Kollegen im Büro zu kommunizieren und mit ihnen zusammenzuarbeiten, ohne an Produktivität zu verlieren.

Erstellen Sie flexible Zeitpläne für Ihre hybriden Arbeitskräfte

Zeitpläne zu erstellen ist eine der schwierigsten Herausforderungen, wenn ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt wird. Eine Umfrage von PWC weist darauf hin, dass Arbeitgeber der Meinung sind, ihre Angestellten sollten zumindest zwei Tage die Woche vom Büro aus arbeiten. Andererseits haben die Mitarbeiter auch darauf bestanden, zumindest an drei Tagen in der Woche von zu Hause (oder einem anderen Standort) aus arbeiten zu dürfen. Wie können die Erwartungen beider Seiten erfüllt werden?

Angestellte möchten die Flexibilität der Heimarbeit, sie sollten aber auch für wichtige persönliche Meetings verfügbar sein. Manager müssen also einen Weg finden, um beides zu vereinen, ohne die Produktivität oder die Qualität der Arbeit negativ zu beeinflussen. Wenn Sie in einem hybriden Arbeitsumfeld arbeiten oder eine hybride Belegschaft leiten, ist die Kommunikation ein wesentlicher Faktor bei der Entscheidung, wie Sie Ihr Team einteilen.

Sie benötigen einen Kommunikationsplan, der mit den Zeitplänen von allen vereinbar ist.

Beginnen Sie eine offene Diskussion mit Ihrem Team und gehen Sie auf ihre Bedürfnisse ein, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu organisieren. Anwendungen wie Google Calendar, Trello und Asana sind sehr hilfreich bei der Erstellung eines Zeitplans für hybrid arbeitende Angestellte. Versuchen Sie, auf jedes Teammitglied individuell zuzugehen, damit Sie bestmöglich auf persönliche Bedürfnisse eingehen können. Eine Balance zwischen den Anforderungen eines Unternehmens und den Erwartungen der Mitarbeiter zu finden ist keine leichte Aufgabe. Vergessen Sie trotzdem nicht, dass Flexibilität einer der großen Vorteile von hybrider Arbeit ist. Sie gilt für Zeitpläne in vollem Umfang – wenn Sie die Regeln einmal festgelegt haben, können sie im Laufe der Zeit geändert werden, wenn die Situation es erfordert.

Helfen Sie Ihren hybriden Arbeitskräften dabei produktiv zu bleiben

Das hybride Arbeitsmodell bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich. Der Einfluss auf die Produktivität ist eine davon. Es stimmt zwar, dass die Arbeit von zu Hause aus einige Ablenkungen mit sich bringen kann, aber wenn Sie Ihre Erwartungen von Anfang an klar formulieren und einige grundlegende Regeln aufstellen, sind Ihre Remote-Mitarbeiter ebenso produktiv (oder sogar noch produktiver) wie die Mitarbeiter im Büro. Eine kürzlich veröffentlichte Studie des National Buro of Research zeigt, dass das Modell des hybriden Arbeitsplatzes die Produktivität eines Unternehmens um 5% steigern kann. Zusätzlich hat es einen starken ökonomischen Einfluss, da manche der Festkosten in Bezug auf die Arbeit im Büro reduziert werden.

Wenn Ihr Team nicht genügend Ergebnisse liefert, sollten Sie eine offene Diskussion führen, um festzustellen, wo genau das Problem liegt. Oftmals haben die Mitarbeiter einfach nicht die für sie passenden Programme für eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation aus der Ferne. Wenn Sie zum Beispiel eine ältere Software verwenden, die nicht für mobile Geräte optimiert ist oder nicht in Ihre Kollaborationstools wie Slack/Jira integriert werden kann, wird es schwieriger, die Arbeit aus der Ferne zu erledigen. Und es gibt nichts Frustrierenderes!

Stellen Sie sicher, dass den Remote-Mitarbeitern alle notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Sollten immer noch Probleme bei der Effizienz des Teams bestehen, können diese durch die zwischenmenschlichen Beziehungen Ihrer Mitarbeiter verursacht werden.

Helfen Sie Ihren Angestellten dabei, sich besser einzubringen

Teammitglieder, die nicht vor Ort arbeiten, fühlen sich eventuell trotz der Vorteile von Remote-Arbeit von ihren Mitarbeitern abgeschnitten. An dieser Stelle müssen Manager kreativ werden und Wege finden, um die Mitrbeiter zu motivieren. Eine Möglichkeit besteht darin, Lösungen für Videokonferenzen zu nutzen, wie Zoom beispielsweise, mit denen sich die Teammitglieder sehen können und miteinander agieren, als würden sie sich im selben Raum befinden. Sie können Ihre Mitarbeiter auch dazu ermutigen, persönliche Neuigkeiten zu teilen oder vor Beginn des Videomeetings ein zwangloses Gespräch zu führen.

Wenn Sie einen Unternehmenschat nutzen, der in mehrere Bereiche unterteilt ist, können Sie auch einen "Spaß"-Kanal einrichten, in dem Ihre Mitarbeiter Informationen posten können, die nicht unbedingt mit der Arbeit zusammenhängen. Überlegen Sie sich Gruppenbildungsmaßnahmen, die das gegenseitige Vertrauen und den Respekt fördern.

Gruppenbildung ist für hybride Arbeitskräfte sogar noch wichtiger

Ein eingespieltes Team ist für die Hybrid-Arbeit sehr wichtig. Wenn sich Mitarbeiter an verschiedenen Orten aufhalten, ist es unter Umständen schwieriger, Vertrauen und eine Verbindung aufzubauen. Die Mitarbeiter haben womöglich das Gefühl, dass sie alleine arbeiten und nicht als Teil eines Teams. Dies führt zu einer nachlassenden Produktivität und einer geringeren Zufriedenheit. Es ist eine herausfordernde Aufgabe, einen Weg zu finden, um die Loyalität und Motivation Ihrer Remote-Arbeitskräfte sowie der Kollegen im Büro zu stärken.

Die Teilnahme an Gruppenprojekten, zu denen Brainstorming, Zusammenarbeit und eine regelmäßige gemeinsame Kommunikation gehören, hilft Teams dabei, eine stärkere und tiefere Beziehung aufzubauen. Sie können Unternehmen auch dabei helfen, ihre Unternehmenskultur zu bewahren, selbst wenn sie keinen Zugang zu einem physischen, gemeinsam genutzten Arbeitsbereich haben.

Die Teambuilding-Aktivitäten von heute sollten einen größeren Nutzen bieten. Erfolgreiche Strategien (sowohl virtuell als auch vor Ort) konzentrieren sich auf experimentelles Lernen und die Fähigkeit, das Verhalten der Mitarbeiter zu ändern und zu modifizieren, um langfristige Effekte zu erzielen. Die Modernisierung der Gruppenbildungsmaßnahmen ist nicht leicht, jedoch sind sie eine der besten Maßnahmen, um erfolgreiche und effiziente hybride Arbeitsformen zu etablieren.

Hybride Arbeitskräfte verwalten – wie geht das richtig?

Es geht nicht nur darum, wie Sie die Remote-Arbeitskräfte aufbauen, die für den Erfolg notwendig sind. Wie Sie die Arbeit im Voraus planen und den Arbeitsfluss navigieren, beeinflusst ebenfalls die Effektivität. Hier sind einige nützliche Tipps, die es Ihnen erleichtern sollen, Ihre Remote- und In-Office-Mitarbeiter erfolgreich zu verwalten.

Wählen Sie die richtige Technologie

Da sich unsere Gesellschaft und unser Arbeitsumfeld verändern, integrieren wir die Technologie immer stärker in unser Leben. Zudem werden die richtigen Lösungen wesentlich für den Erfolg von Unternehmen sein, da die Akzeptanz von hybriden Arbeitsmodellen weiter steigt. Zusätzlich zu Videokonferenzlösungen und Apps wie Google Docs, die oft für die Organisation hybrider Arbeit genutzt werden, sollten Sie auch in Software für die Leistungsevaluierung und die Mitarbeiterüberwachung investieren.

Die Effizienz Ihrer hybriden Mitarbeiter hängt stark von der benutzten Technologie ab.

Ihr Team sollte miteinander kommunizieren können, indem es alle verfügbaren Tools nutzt. Wenn Sie ihren Angestellten nur Zugang zu veralteten Tools gewähren, schmälert dies voraussichtlich ihre Produktivität. Darüber hinaus werden Ihre Teams außerhalb und im Büro frustriert sein und die allgemeine Zufriedenheit sinkt unter Umständen beträchtlich.

Nutzen Sie Kommunikations- und Kollaborationsprogramme, die sich einfach integrieren lassen?

Kommunikation ist ein Hauptaspekt, den Sie beim Aufbau einer hybriden Arbeitsweise nicht außer Acht lassen dürfen. Technische Lösungen, die vor wenigen Jahren noch als Extra galten sind heute unumgänglich. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die hybride Arbeit unterstützen oder die Remote-Teams haben. Die Effizienz von hybriden Mitarbeitern wird oft von diesen Lösungen bestimmt. Sie müssen sicherstellen, dass all Ihre Angestellten den gleichen Ausgangspunkt haben und einfach miteinander kommunizieren können, ganz unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Der Ausbruch der Pandemie Anfang 2020 beschleunigte die digitale Transformation von Kommunikationsstrategien. UCC-Plattformen (Unified communication & collaboration), die Stimme, Video, Chat, Bildschirmübertragung und andere Funktionen vereinen, waren plötzlich stark gefragt. Tools wie Slack, Asana, Trello und Zoom wurden nicht ohne Grund beliebt – sie sind einfach zu benutzen, schnell, zuverlässig und sicher. Sie machen es Remote-Teammitgliedern leicht, sich zu verbinden.

Die Entscheidungsträger vieler KMUs geben an, dass die Einführung von hybrider Arbeit ihrem Unternehmen den nötigen Antrieb gegeben hat, um es in die richtige Richtung zu lenken. Sie begannen, Budgets für die digitale Transformation bereitzustellen, um ihre Mitarbeiter mobiler, flexibler und effizienter zu machen. Interne Systeme zu implementieren, die es Mitarbeitern ermöglicht, zu interagieren und problemlos zusammenzuarbeiten, ist ein wichtiger Vorteil, wenn Sie sich für einen hybriden Arbeitsplatz entscheiden.

Die richtigen Tech-Systeme für die Zukunft der Arbeit

Laut verschiedenen Umfragen, haben viele Unternehmen im vergangenen Jahr 2021 mind. eine neue Technologie eingeführt, um ihre Remote-Teams zu unterstützen. Dabei kann es sich um ein Softwareprogramm oder um eine App handeln, um die digitale Transformation der Kommunikationsstrategie oder um neue Geräte.

Das Problem ist, dass es nicht jedes Unternehmen schafft, die neuen Technologien richtig zu nutzen, was zu Frustration bei den Angestellten führen kann, zu Verwirrung bezüglich ihrer Rolle im Unternehmen und sogar zu Konflikten zwischen Mitarbeitern im Büro und im Homeoffice. Für Sie als Manager ist es wichtig zu verstehen, welche Technologien für Ihr Unternehmen am besten funktionieren. Wie finden Sie also die passenden Lösungen, die Sie während der digitalen Transformation unterstützen?

Erstellen Sie Ihre digitale Transformationsstrategie

Neue Herausforderungen kommen zum Vorschein mit dem hybriden Arbeitsmodell. Diese erfolgreich zu meistern bedeutet ganz andere Probleme zu lösen als diejenigen, denen Sie früher in Ihrem Unternehmen begegnet sind.

Eine erfolgreiche digitale Transformation besteht nicht nur aus der Implementierung der neuesten Technologien und Trends. Auf dem Weg dorthin müssen außerdem einige unvorhergesehene Hindernisse überwunden werden, wie z.B. die Verwaltung der Arbeitskräfte, die VPN-Konnektivität und Sicherheitsbedenken im Hinblick auf den Datenschutz der Mitarbeiter oder die Anforderungen an die Geschäftskontinuität. All diese Aufgaben zusammen können eine IT-Abteilung mit beschränkten Ressourcen (sowohl personell als auch insbesondere finanziell) schnell überfordern. Das macht die Planung dieses Prozesses sehr wichtig, wenn wir Unternehmen haben möchten (klein oder groß), die auf dem globalen Markt wettbewerbsfähig bleiben.

Experten berichten über eine gestiegene Zahl von Cyberattacken im vergangenen Jahr, Unternehmen sollten daher in anspruchsvollere Technologien investieren, um ihre Risiken zu verringern. Moderne technische Lösungen zu benutzen, hilft Ihnen bei der Verwaltung der digitalen Transformation Ihres Unternehmens und minimiert dabei Risiken.

Sie sollten den Prozess sorgfältig planen, da manche Technologien eine zusätzliche Lizenz oder den Aufbau einer zusätzlichen Infrastruktur benötigen. Das kann den Übergang zu einer hybriden Arbeitsweise verlängern. Eine digitale Transformation verlangt von den Managern, dass sie mehr Wert auf die Qualität ihrer Technologien als auf deren Quantität legen. Sie müssen die Lösungen finden, die am besten für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter funktionieren.

Eine aktuelle Studie von Microsoft Office 360 digitale Arbeitsplatzlösungen deutet an, dass fast die Hälfte der Angestellten (41%) sich von der Anzahl der Tools, die sie täglich benutzen müssen, überwältigt und gestresst fühlen. Diese Tatsache zeigt, dass Unternehmen, die sich für hybride Arbeit interessieren, in digitale Lösungen investieren sollten, die miteinander kompatibel und umfassend sind. Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre Angestellten ein angemessenes Training für die Benutzung der Programme erhalten, damit sich das Gefühl der Überwältigung nicht noch verstärkt.

Finden Sie einen vertrauensvollen Partner, der ihre hybriden Mitarbeiter unterstützt

Sobald Sie eine eigene Strategie für den Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell gefunden haben, suchen Sie vermutlich nach einem Telekommunikationsanbieter, der die digitale Transformation erleichtert.

Ihre Suche ist beendet! Bei Mixvoip, Ihrem Experten für Businesskommunikation und IT, helfen wir Unternehmen dabei, ihre digitale Transformation effektiv umzusetzen und stellen sicher, dass Sie für ein hybrides Arbeitsmodell bereit sind. Wir bieten intern entwickelte kompatible Cloud-Lösungen an, die all Ihre Kollaborationsanforderungen abdecken. Wenn Sie sich für unser Allround-Business-Telefonsystem Voxbi entscheiden, erhalten Sie Zugang zu verschiedenen fortschrittlichen Funktionen, wie zum Beispiel:

• Intelligente Anrufweiterleitung, die auf Ihrem Echtzeit- und Präsenzstatus beruht, damit jeder Anruf von der qualifiziertesten verfügbaren Person beantwortet wird
• Integrationen für Ihre bevorzugten Kundenmanagement-Anwendungen oder Tools für die Zusammenarbeit (einschließlich Microsoft Teams), um Ihre Teamarbeit zu beschleunigen und Ihren Kundendienst zu verbessern
• Die Option, internationale Nummern aus über 100 Ländern zu nutzen, womit Sie hohe Telefonrechnungen umgehen, wenn sich Ihre Kunden in verschiedenen Regionen aufhalten
• Mobile Apps wie ein Softphone stellen sicher, dass Sie auf Ihrem mobilen Gerät Zugang zu allen Business-Telefon-Funktionen erhalten

Mit solchen Lösungen ist Ihr Unternehmen dazu in der Lage, Strategien zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden abgestimmt sind.

Die hybride Arbeit ist auf dem Vormarsch

Da sich mehr und mehr Unternehmen von den traditionellen Arbeitsstrukturen entfernen, gewinnen die hybriden Mitarbeiter an Beliebtheit. Wenn Sie Ihr Unternehmen auf die Zukunft ausrichten und eine hybride Arbeitsweise einführen möchten, sollten Sie diese Faktoren im Hinterkopf behalten. Mit Flexibilität, Technologie und Kommunikation meinen wir, dass Unternehmen einen gewissen Grad an Flexibilität zulassen müssen in Bezug darauf, wie, wann und wo die Angestellten arbeiten. Sie sollten den Mitarbeitern zudem die angemessenen Tools zur Verfügung stellen, damit diese ihre Arbeit effektiv erledigen können. Die Technologie, die Sie wählen, sollte dafür sorgen, dass die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern im Büro und im Außendienst reibungslos verläuft.

Mit so vielen Optionen für Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell einführen möchten, kann es eine Herausforderung sein, zu wissen, wo Sie anfangen müssen! Wenn Ihnen jedoch die richtigen technischen Lösungen zur Verfügung stehen, zusammen mit effektiven Kommunikationsstrategien, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Unternehmen von der hybriden Arbeit profitiert.

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