Telearbeit – kommunikative Herausforderungen und Lösungen

Was sind die größten Bedenken der Unternehmen bezüglich Telearbeit und wie kann man sie überwinden? Um Personen an verschiedenen Orten oder sogar in verschiedenen Zeitzonen zu managen, benötigen Sie eine neue Strategie. Die Integration der richtigen Tools verbessert die Teamarbeit und schafft ein effektives System für Zusammenarbeit. Entdecken Sie die wesentlichen Probleme der flexiblen Arbeitsgestaltung und einige mögliche Lösungen.

Laut dem Dudenist Telearbeit "Heimarbeit, bei der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer über Kommunikationstechnik mit dem jeweiligen Arbeitgeber verbunden sind".

Die Vorteile von Telearbeit sind ganz klar. Erfahren Sie mehr darüber hier in unserem Artikel. Was sind die Vorteile der Telearbeit? Warum ist Cloud-Telefonie wesentlich für Tele-Mitarbeiter? Diese neue Art der Arbeit wird von einer Reihe Herausforderungen für Unternehmen und ihre Teams begleitet.

Um Personen an verschiedenen Orten oder sogar in verschiedenen Zeitzonen zu managen, benötigen Sie eine neue Strategie. Die Integration der richtigen Tools verbessert die Teamarbeit und schafft ein effektives System für Zusammenarbeit.

Nachfolgend haben wir die Hauptprobleme von flexibler Arbeitsgestaltung und einige Lösungen dazu aufgelistet:

Kommunikationsprobleme

Im Büro ist es sehr einfach mit Kollegen zu interagieren, mit Kollegen außerhalb zu kommunizieren kann hingegen eine Herausforderung sein. Die Kommunikation hängt stark von Technologie ab und wenn diese nicht reibungslos läuft, muss das gesamte Team mit einer geringeren Produktivität rechnen.

Main challenges that affect remote employees’ collaboration*

  • schlechte Kommunikation mit Mitarbeitern und Vorgesetzten
  • fehlende Informationen
  • Informationen nicht rechtzeitig erhalten

*buffer.com

Efficient communication is essential for any business. Though, it can be more challenging, when the workers connect via chat, email, phone, audio, or video calls.

Ein weiteres Problem für das virtuelle Team ist es, wenn der Vorgesetzte wichtige Informationen nicht rechtzeitig übermittelt. Dadurch entstehen Missverständnisse und Fehlkommunikation zwischen den außerhalb arbeitenden Angestellten und den Mitarbeitern im Büro.

Oft ist es für Vorgesetzte schwierig, mit den unterschiedlichen Kommunikationsstilen von extern tätigen Mitarbeitern zurechtzukommen. Das Team muss sich besonders anstrengen, um als Einheit zu funktionieren, ohne sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen.

Mögliche Lösungen

Um einen reibungslosen Informations- und Kommunikationsfluss im gesamten Unternehmen zu gewährleisten, sollten sich Manager auf folgendes konzentrieren:

  • Einen effektiven Kommunikationsstil anregen
  • Die richtigen Tools zur Verfügung stellen
  • Die passenden Personen einstellen
Einen effektiven Kommunikations- und Kollaborationsstil anregen

Planen Sie reguläre Meetings ein, um mit Ihrem virtuellen Team Projektfortschritte und andere arbeitsbezogene Themen zu besprechen. Die Geschäftsleitung muss Richtlinien für die Interaktion zwischen den Teammitgliedern bereitstellen.

Sie sollten auch die Teammitglieder zur aktiven Kommunikation ermutigen, damit sie sich einbezogen und motiviert fühlen. Mitarbeiter, die außerhalb arbeiten, sollten ebenfalls über wichtige Ereignisse im Unternehmen informiert werden.

Wenn sich Kollegen in verschiedenen Zeitzonen befinden, stellen Sie sicher, dass es einen sich überschneidenden Zeitraum in ihren flexiblen Zeitplänen gibt. Virtuelle Meetings, die das komplette Team betreffen, sollten während dieses Zeitraums strattfinden.

Wenn möglich, planen Sie bestimmte Aktivitäten, die ein Treffen von Angesicht zu Angesicht mit Ihren auswärtigen Mitarbeitern erfordern. Dadurch fühlen sie sich stärker als Teil der Unternehmensgemeinschaft und die Treffen regen auch einen besseren Kommunikationsprozess an.

Die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellen

Effektive Kommunikationstools sind fundamental für den Erfolg der Fernarbeit. Mit ihrer Hilfe sind Tele-Mitarbeiter immer mit dem Unternehmen verbunden. Zusätzlich haben sie konstanten Zugang zu Büroressourcen und Informationen.

Je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens können Sie aus verschiedenen Tools wählen für die Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens.

E-Mail

E-Mail ist vermutlich das am häufigsten genutzte schriftliche Kommunikationstool. Ziehen Sie eine Mail immer in Betracht wegen ihrer hohen Zugänglichkeit und der Möglichkeit, wenn nötig lange und informative Nachrichten zu schreiben.

  • Der durchschnittliche Büromitarbeiter verschickt und erhält bis zu 121 E-Mails pro Tag.
  • Mitarbeiter verbringen täglich geschätzt 3,2 Stunden mit dem Abrufen von Arbeits-E-Mails.
  • 60% der beruflichen Mailaccounts werden ein- oder mehrmals pro Tag auf Nachrichten überprüft.*

*Lifewire.com

Chat (Programme für Sofortnachrichten)

Durch Sofortnachrichtenprogramme können Mitarbeiter textbasierte Unterhaltungen in Echtzeit führen. Dabei ist es möglich, die virtuellen Chaträume so zu organisieren, dass sie auch zur Unternehmensstruktur passen. Die Teammitglieder diskutieren dort arbeitsbezogene Themen in Echtzeit, wie bei einem persönlichen Treffen.

Die Mitarbeiter können auch Nachrichten hinterlassen, wenn jemand in diesem Moment gerade nicht verfügbar ist. Die Teamleitung sollte jedoch ein Auge darauf haben, dass das beständige Schreiben von Nachrichten für die Mitarbeiter nicht zur Ablenkung wird.

Vorteile von Sofortnachrichten für die Unternehmenskommunikation:

  • sie ermöglichen Multitasking
  • sie sind weniger invasiv als ein Anruf
  • sie sind unmittelbarer als E-Mails
  • sehr geringe zusätzliche Kosten*

*researchgate.com

Cloud PBX

Das Cloud-Telefonsystem ist ein Meilenstein der flexiblen Arbeitsgestaltung. Es ermöglicht ganz einfach Anrufe, Nachrichten, Videomeetings, Audiokonferenzen und die Verwaltung von Aufgaben. Mit diesen Funktionen schaffen Sie ein effektives Kommunikationssystem zwischen Mitarbeitern an externen Standorten und im Büro.

Cloud PBX ensures that the distributed teams benefit from the same functionalities of the business phone system as the office staff. It allows remote co-workers to connect, using their office extensions of direct numbers. They can initiate or receive calls via any device convenient for them:

  • ein Business-Tischtelefon
  • ein Festnetzanschluss zu Hause
  • a phone app, installed on a PC or laptop
  • ein Tablet oder Mobiltelefon

Mittels VoIP-Lösungen können Mobilgeräte gänzlich in das Business-Telefonsystem integriert werden. Die Nutzung einer Mobilanwendung ermöglicht es, geschäftliche Anrufe auf Mobiltelefonen zu empfangen. Auf diese Weise sind mobile Angestellte über ihre Bürotelefonnummer immer erreichbar und mit dem Unternehmen verbunden.

Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz

Die Festnetz-Mobil-Konvergenz (FMK) ist eine Kommunikationstechnologie, die es möglich macht, dass Ihr Mobiltelefon die gleichen Funktionen wie Ihr Festnetztelefon im Büro hat. Über eine App auf Ihrem Smartphone nehmen Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer überall hin mit – nach Hause, in ein Café oder mit auf Reisen.

Using such a tool ensures your remote colleagues will never miss an important call again. They can benefit from features like simultaneous or sequential ringing. The outgoing calls made via the FMC mobile app appear as calls made from the business phone number to the recipient. This ensures a professional image for your company, regardless of the employee’s location.

The biggest advantage for teleworkers using FMC-based apps like MIXcall is that they can use their smartphones from anywhere as an extension to the company’s phone system. This ensures your business continuity as the remote team members are always reachable on a single business number.

Erfahren Sie mehr über die the MIXcall Anwendung und wie sie Ihnen dabei hilft, Ihr Business-Telefonie-Erlebnis zu vereinfachen.

Phone application

Another valuable solution for companies with remote workers is the cloud phone app or softphone. It can be used either as a web-based service directly in the web browser with no installations or via an application for a mobile device. With its help, employees can turn their computer or mobile device into a feature-rich telephone. All they need is an Internet connection and they can take office anywhere with them – at home, in the co-working space, or at the airport.

Konferenzlösungen

Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen sind ein wertvolles Feature für außer Haus arbeitende Teams, das in das Cloud-Telefonsystem integriert, aber auch für jedermann frei zugänglich ist. Sie stellen eine sehr nützliche Lösung für produktive Audiomeetings mit Kollegen an unterschiedlichen Orten dar.

With the help of conference calls employees can have live discussions even if they are not in the same office. Organizing and conducting an audio conference can be handled quickly and easily. Joining a remote meeting with Mixvoips Konferenzlösung beizutreten geht sofort, von überall und von jedem Gerät aus. Sie benötigen dazu kein zusätzliches Abonnement und können es komplett ohne zeitliche Begrenzung nutzen.

Lernen Sie effektive Web-Konferenzen durchzuführen, um die Kommunikation Ihres Teams zu optimieren.

Video chat, video conferencing, and video messaging  

Ein Videochat ist hilfreich, wenn ein Vorgesetzter etwas persönlich besprechen muss und ein persönliches Treffen keine Option ist.

Videokonferenzen sind eine Lösung zur Verbesserung der Kommunikationsqualität und der Zusammenarbeit zwischen externen und internen Mitarbeitern. Sie stärken auch die Beziehungen, verbessern das Maß an Engagement und fördern ebenfalls die Zusammenarbeit und das Einfühlungsvermögen. Mit Videomeetings nehmen alle Teilnehmer die Idee eines gemeinsamen Ziels leichter an, obwohl sie sich nicht die gleichen Örtlichkeiten teilen.

Wenn der Manager eine Nachricht für das ganze Team hat und der Inhalt nicht sofort diskutiert werden sollte, dann ist die Videobotschaft das richtige Werkzeug.

Beginnen Sie Ihr produktives Videomeeting jetzt gleich mit dem kostenlosen MIXvoip video conferencing tool! No need for an extra subscription and no time limits for the video call.

Projekt-Management-Tools   

Zentralisierte Projektmanagement-Tools helfen Vorgesetzten, die Aufgaben innerhalb eines Teams zu verteilen, zu organisieren und zu überwachen. Eine solche Lösung unterstützt die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Remote-Angestellten, denn sie erhalten schnell Zugang zu arbeitsbezogenen Ressourcen und Daten.

It is a transparent way to assign tasks, outline project development or add comments. Utilized properly, the project management system can be the information hub for remote employees.

Sichere Telearbeit über VPN

A major challenge for organizations that support teleworking is security. The company should help remote team members establish a secure online connection to its network from anywhere. This can be achieved with the help of a VPN service. Its main role is to secure communication between the user and the business computer network.

VPN ermöglicht es Ihren Remote-Mitarbeitern außerdem, sich mit ihren Computern im Büro zu verbinden. Selbst wenn Sie außerhalb arbeiten, können Sie Ihre Dateien direkt im Netzwerk und auf den Servern des Unternehmens speichern. Der Zugang zur Unternehmenssoftware, die im lokalen Netzwerk Ihres Unternehmens gehostet wird, ist von überall aus sicher. Somit können Sie mit Ihrer Arbeit fortfahren, als wären Sie direkt im Büro.

Wenn Ihr Unternehmen eine gesicherte Verbindung zu Ihrer externen Belegschaft benötigt, dann schauen Sie sich die von uns entwickelte VPN Lösung an: FirstVPN. Einfach, leicht zu implementieren und dank des Einmalkennworts (OTP), das über ein Soft-Token auf dem Mobiltelefon empfangen wird, sicher in der Anwendung.

Contact our experts sie helfen Ihnen dabei, die richtigen Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit zu finden, wenn Sie remote arbeiten.

Stellen Sie für die Telearbeit die richtigen Personen ein

Der Rekrutierungsprozess ist eine exzellente Möglichkeit herauszufinden, ob der Bewerber gut kommunizieren kann oder nicht. Um zudem herauszufinden, ob die Person in ein virtuelles Team passt, ist es ratsam, die Gespräche über verschiedene Medien zu führen.

Da Fernarbeit bestimmte Fähigkeiten im Bereich der schriftlichen und telefonischen Kommunikation benötigt, sollten Sie die Kandidaten in diesen zwei Bereichen testen. Das ideale Teammitglied für Fernarbeit überzeugt den Vorgesetzten sowohl mit seiner Kommunikations- als auch mit seiner Zeitmanagementfähigkeit.

Produktivitätsprobleme

Viele Arbeitgeber befürchten, dass ihr Team weniger produktiv ist (69% laut Owl Labs), wenn die Mitglieder nicht im Büro arbeiten.

Es stimmt, dass manche Angestellten Schwierigkeiten damit haben, Deadlines einzuhalten, wenn sie remote arbeiten und niemand sie täglich beaufsichtigt. Andere jedoch arbeiten sogar zu viel und riskieren ein Burn-out, was sie ebenfalls unproduktiv werden lässt.

The productivity of your remote team can be a real issue if there is a lack of a well-established structure or poor communication among team members. Other factors that affect employees’ performance can be slow response time or too many distractions during the working process.

Mögliche Lösungen

  • Build a well-functioning structure

Flexibilität ist ein Hauptvorteil von Fernarbeit, doch das Fehlen einer definierten Struktur innerhalb Ihres Teams mit Fern-Mitarbeitern kann dessen Produktivität verringern. Ein Manager sollte regelmäßig die Richtlinien und Vorgehensweisen zur flexiblen Arbeitsgestaltung kontrollieren. Diese müssen verständlich, einfach und effizient sein. Alle Änderungen der Unternehmenspolitik und Geschäftspraktiken sollten rechtzeitig mitgeteilt werden.

Einige fortgeschrittene Tools für die Zusammenarbeit verfügen auch über sogenannte "Präsenzfunktionen". Diese zeigen die Verfügbarkeit von Teammitgliedern direkt über den Echtzeitstatus. Dieser zeigt den Angestellten im Büro den aktuellen Status ihrer Kollegen in Fernarbeit und jeder im Team weiß, ob die Person tatsächlich arbeitet und gerade zur Zusammenarbeit bereit ist oder nicht.

Mit dieser Information können Remote-Teams ihren Anrufablauf, die Kommunikation und die Zusammenarbeit optimieren. Vorgesetzte sollten die Zusammenarbeit der externen Teams verfolgen und sie, falls nötig, anpassen.

  • Setzen Sie verbindliche Ziele

Klare und verbindliche Ziele für die Leistung festzulegen ist eine effektive Art die Produktivität anzuregen. Ein Manager sollte ganz offen kommunizieren, was von den Teammitgliedern erwartet wird. Regelmäßige Treffen können online abgehalten werden, um den Fortschritt zu verfolgen.

Es ist normal, dass nicht jeder in der selben Geschwindigkeit arbeitet. Trotzdem sollte ein Vorgesetzter wissen, ob die Teammitglieder es schaffen, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Es empfiehlt sich, eine gemeinsame Deadline für die Fertigstellung des gesamten Projekts festzulegen, die für alle Beteiligten gilt.

Gleichzeitig sollte es Mitarbeitern jedoch gestattet sein, die Ausführung von Mikro-Aufgaben selbst zu regeln – sie sollten sogar dazu ermutigt werden. Dies ist nützlich für die Verbesserung der Zusammenarbeit und der Effizienz des Teams.

  • Verfolgen und verwalten Sie die Leistung Ihres Teams

Die Überwachung der Leistung der Teams zeigt, ob sie ihre Arbeit erfolgreich beenden oder nicht.

Legen Sie transparente KPIs fest, die für jedes Mitglied des virtuellen Teams überprüft werden. Stellen Sie extern arbeitenden Angestellten eine Anwendung zur Verfügung, die aufzeichnet, wie viele Stunden sie für ein Projekt aufwenden.

Es existieren verschiedene Tools zur Leistungsüberwachung von flexibel arbeitenden Teams. Die meisten davon beinhalten eine quantitative Methode, um den persönlichen Beitrag jedes Teammitglieds zu bewerten. Die Manager sollten die Ergebnisse analysieren und überprüfen, ob das Remote-Team die Unternehmensziele erfüllt.

  • Halten Sie regelmäßige Meetings ab

Das Durchführen von Meetings with remote co-workers is the next step to improving the team’s productivity. Giving feedback based on performance data is valuable for the employees. It engages them and increases their efficiency. It also encourages transparency and creates a feeling of connectivity among team members.

Selbst wenn sich Kollegen an verschiedenen Orten befinden gibt es immer eine Möglichkeit, ein Meeting anzusetzen. Die verbesserten Kommunikationsmittel ermöglichen Unterhaltungen zwischen Mitarbeitern in einem über mehrere Standorte verteilten Team. Die Möglichkeit, regelmäßig mit Remote-Mitarbeitern zu sprechen, zeigt die Unterstützung der Vorgesetzten und steigert die Effizienz der Teams.

Vertrauensvolle Beziehungen zu den Mitarbeitern aufbauen

Vertrauen ist essentiell für jedes Team. Während durch tägliche persönliche Treffen einfacher eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Kollegen aufgebaut wird, sind der Bindung an Mitarbeiter in der Fernarbeit Grenzen gesetzt. Besondere Anstrengungen sollten in "teambildende" Aktivitäten für flexibel arbeitende Mitarbeiter investiert werden.

Die Vorgesetzten sollten darauf vertrauen, dass Fernarbeiter eigenständig arbeiten. Wenn sie versuchen, den Arbeitsablauf für jeden Schritt zu verwalten, könnten sich die Teammitglieder frustriert und weniger motiviert fühlen.

Mögliche Lösungen

  • Bestimmen Sie eine gemeinsame Vision und Mission des Unternehmens

Definieren Sie die grundlegenden Werte des Unternehmens und teilen Sie diese den außerhalb arbeitenden Angestellten mit. Wenn sie eine gemeinsame Vision haben, fühlen sie sich stärker eingebunden. Es fördert das Gemeinschaftsgefühl und stärkt die Beziehungen innerhalb des virtuellen Teams.

  • Helfen Sie virtuellen Mitarbeitern dabei, sich dem Team verbunden fühlen

Supervisors should acknowledge the contribution of the remote teams to achieving the company’s goals. It is important to provide personal feedback not only for work-related issues. Discussing personal challenges that affect co-workers’ relations is as important.

Vergessen Sie nicht, Remote-Mitarbeiter über die täglichen Ereignisse und Projekte des Unternehmens zu informieren. Dadurch fühlen sie sich wie ein untrennbarer Teil des Unternehmens.

  • Organisieren Sie Teambuildingmaßnahmen und regen Sie eine effektive Zusammenarbeit an

It is recommended for remote colleagues to meet in person. They can have regular face-to-face meetings every couple of months. In case the team is spread across the globe this can happen once or twice per year.

Teambuildingaktivitäten werden normalerweise von Remote-Angestellten gern gesehen, da sie sich manchmal isoliert fühlen. Persönliche Treffen ermöglichen es ihnen, ihre Kollegen auch außerhalb der beruflichen Beziehungen kennenzulernen.

  • Stellen Sie Tools für die Zusammenarbeit und Transparenz zur Verfügung

A special chat channel for more informal communication can be organized. Colleagues can send birthday greetings, share funny pictures or ask for recommendations. The company shows that way that it cares for a positive work environment.

Denken Sie auch über die Möglichkeit nach, die unternehmenseigenen Tools zur persönlichen Interaktion zur Verfügung zu stellen. Videoanrufe sind eine großartige Lösung für bessere zwischenmenschliche Beziehungen zwischen den Mitarbeitern.

Trustful relations rely on the idea that everyone follows the established rules. Supervisors should use transparent time-tracking and task-management tools. It is important that they are accessible to everyone. This reduces the suspicion that some employees work more than others. And everyone benefits from improved collaboration.

Zusammenfassung

Teleworking displays a lot of advantages for the business and for the people as the modern work environment is becoming more flexible, mobile, and agile. Yet, both sides face also challenges while establishing the new guidelines for successful remote collaboration.

Dank fortschrittlicher Technologien wie der Cloud-Telefonie haben Arbeitgeber die nötigen Werkzeuge, um an verschiedenen Orten arbeitende Teams zu managen und die Angestellten können von überall aus arbeiten. Um die Herausforderungen, die damit einhergehen, zu meistern, sollten Sie auf den speziellen Kommunikationsstil Ihres Teams und zugleich auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens achten. Die beste Lösung zu finden benötigt normalerweise eine kreative Herangehensweise an die Problemlösung, außerdem müssen auch die richtigen Personen die passenden Tools erhalten.