DOs und DON'Ts für effektive Webkonferenzen

Fernkonferenzen sind eine weithin akzeptierte Lösung für regelmäßige und effektive geschäftliche Kommunikation mit weit entfernten Anrufern. Um ein effektives Remote-Meeting abzuhalten, müssen ein paar goldene Regeln befolgt werden. Diese Regeln geben vor, was man während eines Remote-Meetings machen und vermeiden sollte. Den Etiketteregeln einer Webkonferenz zu folgen, stellt die hohe Effizienz dieses wertvollen Kollaborationstools sicher. Folgen Sie dieser Anleitung für effiziente und produktive Remote-Meetings!

Online-Konferenzlösungen – nur mit Sprache oder aber auch mit Video – verbinden mehrere Teilnehmer zur gleichen Zeit, ganz unabhängig von ihrem Aufenthaltsort. In der heutigen dynamischen Geschäftswelt sind sie schon seit einiger Zeit ein fester Bestandteil. Fernkonferenzen sind eine weitverbreitete Lösung für eine regelmäßige und effektive geschäftliche Kommunikation mit weit entfernten Nutzern. Für ein effektives Remote-Meeting gibt es goldene Regeln, die festlegen, was während einer solchen Konferenz in Ordnung ist und was besser vermieden werden sollte. Die Einhaltung der Etiketteregeln gewährleistet die hohe Effizienz von diesem wertvollen Kollaborationstool. Nachfolgend sind die besten Vorgehensweisen für eine effektive Konferenz sowie die häufigsten Fehler aufgezählt, die über den Erfolg oder Misserfolg einer Fernkonferenz entscheiden.

Die Online-Konferenz planen 

Die Vorbereitungen für die Audio- oder Videokonferenz sollten auf jeden Fall vor Beginn des Meetings stattfinden. Dadurch garantieren Sie den Erfolg des Meetings und eine reibungslose Kommunikation mit den anderen Teilnehmern.

Do – wählen Sie einen Ort ohne Hintergrundgeräusche 

Eine ruhige Umgebung ist wichtig, wenn Sie eine Konferenz hosten oder an einer teilnehmen. Hintergrundgeräusche lenken die anderen Teilnehmer während der Konferenz ab. Bellende Hunde, ein weinendes Baby oder laute Musik von draußen, jeglicher störende Lärm sollte herausgefiltert werden. So bleibt die Webkonferenz professionell. Hier sind drei mögliche Lösungen für dieses Problem:

• ein von Geräuschen isolierter Platz, von dem aus Sie sich verbinden 
• ein professionelles Konferenzsystem mit eingebauter Lärmschutztechnik
• schalten Sie sich stumm und nutzen die Push-to-talk-Technik 

Schallisolierung ist nicht immer oder überall eine Option. Aus diesem Grund ist das Stummschalten eine wichtige Funktion für Konferenzgeräte. Auf diese Art hören alle Konferenzteilnehmer lediglich die Person, die gerade spricht. Das grenzt jedoch bis zu einem gewissen Grad den natürlichen Fluss der Telearbeit ein. Falls der Host ein funktionsreiches schallisoliertes Konferenztelefonsystem nutzt, wird der jeweilige Sprecher verstanden, da unerwünschte Hintergrundgeräusche unterdrückt werden.

Do – finden Sie ein passendes Datum und eine passende Uhrzeit 

Um den besten Zeitpunkt für eine Konferenz zu finden, benötigen Sie Informationen über die Zeitpläne der Teilnehmer. Wenn Personen aus verschiedenen Zeitzonen an dem virtuellen Meeting teilnehmen, sollte dies ebenfalls beachtet werden. Vermeiden Sie es wenn möglich das Meeting früh am Morgen, spät abends oder während der Mittagspause anzusetzen. Für gewöhnlich ist die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu diesen Zeiten eher gering.

Do – bereiten Sie einen detaillierten Plan vor 

Es ist sehr zu empfehlen, einen Plan aufzustellen und ihn vor der Fernkonferenz an die Teilnehmer auszuteilen. So werden sie auf das Meeting gut vorbereitet sein. Ein detaillierter Plan hilft dabei, das Meeting zu strukturieren und hält die Teammitglieder davon ab, sich selbst abzulenken. Wenn noch zusätzliche Dateien für die Diskussion wichtig sind, sollten sie diese rechtzeitig mit dem Zeitplan teilen.

Don’t – Vergessen Sie nicht, die Teilnehmer zu informieren und zu erinnern

Das Verschicken einer E-Mail mit dem genauen Datum und der Uhrzeit des Meetings ist ein obligatorischer Schritt der Planung einer Fernkonferenz. Eine weitere wichtige Information, die ebenfalls in der Mail sein sollte, ist ein Link zur Konferenzapp oder Webseite mit den nötigen Zugangsdaten. Erinnern Sie die Teilnehmer zusätzlich noch an die Konferenz. Die Bestätigung für die Teilnahme kann für den Tag vor dem Meeting erbittet werden.

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Bevor das Meeting anfängt

Do – pünktlich da sein

Das ist ohne Zweifel die goldene Regel für jedes effektive Meeting. Der Gastgeber der Fernkonferenz muss sogar noch früher da sein, um alles Nötige vorzubereiten. Sollten unerwartete technische Probleme bezüglich der Konferenz auftreten, dann müssen sie rechtzeitig gelöst werden. Früher da zu sein ermöglicht eine saubere Organisation des Meetings. Die Teilnehmer der Online-Konferenz sollten jedoch ebenfalls pünktlich sein. Dem Meeting später beizutreten verursacht eine unangenehme Störung der laufenden Diskussion. Es lenkt zudem jeden ab, wenn die bisher diskutierten Punkte nochmals für den Neuankömmling wiederholt werden müssen.

Do – Lernen Sie vor Beginn die Technik kennen

Diese Regel gilt für alle Teilnehmer des Remote-Meetings. Die Nutzer sollten mit allen Telefonen, Geräten, Netzwerkverbindungen und Knöpfen vertraut sein, die sie für das Meeting benötigen. Für den Anruf benötigte Geräte und alle anderen Ausrüstungsgegenstände wie Lautsprecher und Mikrofone sollten zuvor getestet und eingestellt werden. Dies garantiert während der Webkonferenz eine reibungslose Kommunikation und effektive Diskussion in Echtzeit.

Do – Nehmen Sie den Anruf auf oder lassen Sie jemanden Notizen machen

Nutzen Sie wenn möglich die Aufnahmefunktion des Konferenztelefonsystems. Wenn das nicht möglich sein sollte, lassen Sie eine ausgewählte Person detailliert Notizen der Diskussion machen. Die gesammelten Informationen können später analysiert werden, um die Stärken und Schwächen des abgehaltenen Remote-Meetings zu erkennen.

Don’t – Vergessen Sie nicht die Zugangsdaten für den Login

Die meisten Tools für Online-Konferenzen erfordern die Eingabe eines PIN-Codes oder einer lokalen Einwahlnummer. Diese sollten direkt vor Beginn der Fernkonferenz leicht zugänglich sein. Wenn Sie sich in der Konferenzleitung einloggen, betreten Sie virtuell den Konferenzraum. Beginnen Sie direkt eine virtuelle Konferenz für ein erfolgreiches Remote-Meeting!

Während des Meetings

Folgen Sie den Konferenzregeln für eine erfolgreiche Kommunikation.

Do – Stellen Sie sich vor und ermutigen Sie die Teilnehmer sich ebenfalls vorzustellen

Mit dem sogenannten "Namensaufruf" zu beginnen, ist ein effizienter Ansatz, selbst wenn die Eingeladenen sich bereits kennen. Eine kurze Vorstellung der Teilnehmer ist immer notwendig, damit jeder weiß, mit wem er spricht. Es ist auch sehr ratsam, dass die Teilnehmer jedes Mal ihren Namen nennen, bevor sie etwas sagen. Dies hilft dabei, Fehlkommunikation vorzubeugen, jeder fühlt sich motiviert und hört den anderen aktiv zu.

Don’t – vermeiden Sie Smalltalk

Smalltalk ist während einer Webkonferenz definitiv nicht zu empfehlen. Es ist keine angenehme Erfahrung den privaten Unterhaltungen anderer Teilnehmer zuhören zu müssen. Außerdem lenkt es die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Thema ab. Daher sollte Smalltalk nur vor oder nach dem offiziellen Teil der geschäftlichen Unterhaltung stattfinden.

Halten Sie es einfach und präzise

Do – Folgen Sie strikt dem Plan

Ein detaillierter Plan mit den Zielen der Konferenz und einem festgelegten Zeitlimit für das Meeting reicht nicht aus. Jeder Teilnehmer sollte den Plan vor sich haben, wenn das Meeting beginnt. Sobald es anfängt, muss die Unterhaltung dem vorgegebenen Zeitplan folgen. Dadurch wird eine reibungslose Kommunikation und eine produktive Zusammenarbeit des Teams garantiert. 

Don’t – Vergessen Sie nicht, den Plan zu überprüfen

Nach der anfänglichen Vorstellungsrunde der Teilnehmer geht das Videomeeting normalerweise mit der Besprechung der Tagesordnung weiter. Der Gastgeber der Konferenz sollte nicht vergessen, den Plan zu Beginn kurz durchzugehen. Ansonsten könnte das Meeting zu einem spontanen Gruppenchat werden. Wenn die Teilnehmer den Plan ignorieren, wird ihr sich ihr Input wie ein beliebiges Brainstorming anfühlen. Das hat nicht nur einen negativen Einfluss auf das Ergebnis des Meetings, sondern ist auch ein schlechtes Beispiel für künftige Fernkonferenzen. 

Seien Sie ein exzellenter Konferenz-Gastgeber 

Do – Reden Sie langsam und verständlich, ermöglichen Sie jedem aktiv teilzunehmen

Ein professioneller Gastgeber gibt jedem die Chance, Kommentare und Ansichten zum Thema der Konferenz einzubringen. Das Thema der Diskussion bleibt so im Fokus der Diskussion und die Teilnehmer engagieren sich aktiv. Langsam und deutlich zu sprechen stellt sicher, dass die Teilnehmer die übermittelte Nachricht auch verstehen. Es zeigt ihnen auch, wie sie selbst während eines virtuellen Meetings sprechen sollten.

Don’t – Lassen Sie die Teilnehmer nicht zu lange reden 

Niemand sollte zu lange über einen bestimmten Punkt der Agenda reden. Immerhin soll Kommunikation des Meetings in dialogischer Form ablaufen und kein Monolog sein. Ein professioneller Umgangston in der Konferenz bedeutet ebenfalls, dass die Anrufer sich nicht gegenseitig unterbrechen oder gar nichts sagen sollten.

Aufpassen, engagieren und aktiv sein

Do – Bleiben Sie während der Konferenz konzentriert 

Der Unterhaltung aufmerksam zu folgen ist wesentlich für eine erfolgreiche und effektive Fernkonferenz. Dies gilt für alle Teilnehmer gleichermaßen. Der Host der Meetings sollte immer konzentriert bleiben und sich nicht ablenken lassen, da er persönlich für das Befolgen der Agenda verantwortlich ist. Die Teilnehmer sollten sich aktiv einbringen, indem sie zum richtigen Zeitpunkt der Diskussion relevante Fragen stellen.

Don’t – Versuchen Sie es nicht mit Multitasking 

Um ein Remote-Meeting produktiv zu gestalten, sollten Sie währenddessen auf Multitasking verzichten. Konzentrieren Sie sich stattdessen voll und ganz auf die Probleme und das Thema der aktuellen Sitzung, ansonsten können Sie nicht effektiv an der Diskussion teilnehmen. Das Beantworten von E-Mails oder Anrufen oder die Beschäftigung mit persönlichen Angelegenheiten muss bis nach dem Meeting warten.

Schaffen Sie eine professionelle Atmosphäre

Do – Halten Sie Ihr Arbeitsumfeld aufgeräumt 

Die Flexibilität eines Konferenzanrufs erlaubt es den Teilnehmern dem virtuellen Meeting von überall und über jedes Gerät beizutreten. Bei der Nutzung dieses wichtigen Vorteils von Audiokonferenzen sollten Sie nicht vergessen, dass es sich um ein Tool für geschäftliche Kommunikation handelt. Dies bedeutet, dass sich Ihr Tisch in einem exzellenten Zustand befinden sollte. Entfernen Sie vor dem Meeting herumliegende Papiere, Kochutensilien und andere persönliche, geräuschverursachende Gegenstände.

Don’t – Während einer Fernkonferenz bitte nichts essen

Sie können sich direkt von Ihrer Küche oder von einem Café in der Nähe in den Konferenzraum einwählen. Aber ganz unabhängig von ihrem Aufenthaltsort ist der Anruf Teil Ihrer Arbeit. Aus diesem Grund sollten Sie darauf verzichten, eine Mahlzeit oder auch nur einen Snack zu sich zu nehmen. Während eines Konferenzanrufs zu essen ist ein großer Fauxpas. Denken Sie daran, dass die Essgeräusche von der Telefonleitung verstärkt werden, vor allem wenn Sie sich nicht stummgeschaltet haben und in der Nähe des Mikrofons essen.  

Am Ende des Konferenzanrufs

Do – Beenden Sie die Unterhaltung rechtzeitig

Überschreiten Sie nicht die zeitliche Länge, die für die Konferenz angesetzt war. Die wertvolle Zeit von jedem Teilnehmer zu respektieren ist sehr wichtig für die künftige Zusammenarbeit mit den Gesprächspartnern des Konferenzanrufs. Wenn Sie sich an den vorgegebenen Zeitplan halten zeigt dies, dass Sie das Meeting erfolgreich geplant und durchgeführt haben.

Don’t – Vergessen Sie nicht, die Ergebnisse zusammenzufassen und neue Ziele zu setzen

Die diskutierten Hauptpunkte und Ergebnisse des Meetings zusammenzufassen sollte vor dem Ende desselben geschehen. Der Gastgeber des Anrufs hat die Aufgabe, die erreichten Ziele nochmals zu hervorzuheben. Er kann den Teilnehmern auch für das nächste Fernmeeting noch neue Aufgaben zuweisen. Allen für die Teilnahme an der Audiokonferenz zu danken ist übrigens genauso wichtig, wie sie dazu einzuladen. Es zeigt den Teilnehmern, dass ihre Anwesenheit wichtig ist und geschätzt wird.

Evaluieren Sie das Remote-Meeting

Do – Fragen Sie nach Feedback

Schicken Sie im Anschluss an die Konferenz noch am selben Tag eine E-Mail. Sie sollte eine Zusammenfassung der Audiokonferenz und der zukünftigen Aufgaben enthalten. Um die Effizienz des Meetings erfassen zu können, sollte der Host die Teilnehmer außerdem um Feedback bitten. 

Don’t – Ignorieren Sie keine Kommentare oder Kritik

Lesen Sie das Feedback der Teilnehmer und berücksichtigen Sie für kommende Fernmeetings die Anmerkungen. Nehmen Sie notwendige Änderungen vor, um das Meeting für alle teilnehmenden Parteien angenehmer zu gestalten. Damit senden Sie ein klares Signal an alle Mitarbeiter, dass ihre Meinung im Unternehmen wichtig ist. Infolgedessen wird die Telefonkonferenz auch weiterhin als Kommunikations- und Kollaborationsinstrument bevorzugt werden.

Ziehen Sie regelmäßige Meetings in Betracht

Do – nutzen Sie kostenlose Konferenztools, um die Unternehmenskosten zu reduzieren, die Effizienz des Teams zu erhöhen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Don’t – verpassen Sie nicht die Gelegenheit, Ihrem Unternehmen zu einer besseren Kommunikation zu verhelfen.

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