3 Voxbi Anruffunktionen für besonders effiziente Teams

Today, support and sales teams prioritize tasks to maximize productivity, optimize operations, and better track performance. Discover the three calling features of your Voxbi phone system that can skyrocket your team’s efficiency. Learn how your company can benefit from them. 

To achieve these key targets, customer-facing teams should focus on bringing more value to prospects and clients when interacting with them. They should also simplify low-value daily workflows and prioritize the core activities that will positively impact the company’s bottom line.

Stellen Sie Ihren Teams die passenden Tools zur Verfügung, um ihnen dabei zu helfen, produktiver zu werden, die Einführung einer Cloud-Telefonielösung ist ein Schritt in die richtige Richtung. 

The benefits of the VoIP phone system are many and undeniable. So it is essential to know which of all calling functionalities can enhance your team’s velocity. Read on to discover which features of your business phone app contribute most to having highly-efficient teams.

Weiterleitungen

Rufumleitung (oder Weiterleitung) ist eine Funktion, mit der eingehende Anrufe an eine andere Rufnummer oder Durchwahl weitergeleitet werden. Der Anrufer wird mit einem passenden Mitarbeiter verbunden, selbst ohne dessen Rufnummer oder Namen zu kennen.

Warum ist diese Funktion wichtig für kundenorientierte Teams?

Long waiting times are often one of the most frustrating things for customers trying to contact support agents. Moreover, many clients stop buying the company’s products or services if they have an unpleasant customer experience. They often go online to share their disappointment. So offering excellent client service can make a difference for your company. 

Der Einsatz eines Telefonsystems kann eine große Hilfe für Ihren Support sein. Jede Interaktion mit Kunden ist eine Chance, sich zu profilieren und eine stärkere Verbindung zu Ihrem Zielpublikum aufzubauen. Das Voxbi Business-Telefonsystem ermöglicht Blinde und Begleitete Weiterleitungen für ein- sowie ausgehende Anrufe. Diese modernen Funktionen garantieren Ihnen problemlose Weiterleitungen von Anrufen an verfügbare Mitarbeiter mit den passenden Fähigkeiten.

Mit der blinden Weiterleitung werden Anrufe direkt an die gewünschte (verfügbare) Person weitergeleitet. Dadurch werden Wartezeiten verkürzt, da Ihre Anrufer schneller mit jemandem verbunden werden, der ihnen helfen kann.

Voxbi phone solution also offers an Attended transfer. That is another advanced feature that can skyrocket your team’s efficiency. With its help, the caller is put on hold (hearing music) while the call recipient contacts a colleague with relevant information about who is calling and why. The Attended transfer optimizes customer service as the initial caller should not repeat these details and can go straight to the point once connected to the right agent.

Bei der Anrufweiterleitung geht es darum, die Anrufer so schnell wie möglich mit einem passenden Mitarbeiter in Kontakt zu bringen. Dank moderner Funktionen der Voxbi Telefonielösung wissen Sie genau, wer aus welcher Abteilung in diesem Moment verfügbar ist. Sie können auch nach einer bestimmten Person suchen, um lediglich die Informationen zu deren Präsenz- und Telefoniestatus zu erhalten. 

Das Tool für Statuswechsel in Echtzeit is an essential feature integrated into your Voxbi phone app and plays a key role during call forwarding. When you transfer the call, you are always aware of the recipient’s availability. The phone, presence, and location status appear in the search results as soon as you start typing the extension number for the transfer. That ensures that your caller is always connected to a co-worker, ready to take the call, and with the right skills or knowledge to help.

Vorteile von Weiterleitungen für Sales- und Supportteams

• Verbesserter Kundenservice: Weiterleitungen ermöglichen es Ihren Sales- und Supportteams schnell und effizient eingehende Anrufe an die richtige Abteilung und/oder Teammitglied zu verweisen, damit den Kunden so schnell wie möglich geholfen wird.

• Höhere Produktivität: With call transfer, sales and support teams can avoid missed calls and ensure that every customer inquiry is addressed even if the intended call recipient is unavailable.

• Größere Flexibilität: Teammitglieder können dank Weiterleitungen von verschiedenen Orten aus arbeiten, da Anrufe problemlos an Mobilgeräte oder andere Rufnummern geleitet werden können.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Anrufweiterleitungen erlauben es Ihren Teammitgliedern Kundenanfragen einfach weiterzugeben und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten, wodurch allgemein die Leistung des Teams sowie die Zufriedenheit der Kunden gesteigert wird.

Machen Sie das Beste aus Ihrem Cloud phone system, Voxbi!

Anrufe verbinden und Konferenzanrufe beginnen

Wenn Sie über Ihr Cloud-Telefonsystem einen Konferenzanruf starten, können Sie mehrere Personen in einem einzigen Anruf zusammenbringen. Voxbi ermöglicht es Ihnen ebenfalls, zwei Anrufe mit nur einem Klick zusammenzuführen und so eine Konferenz zu erstellen und Remote-Meetings abzuhalten.

Anrufe miteinander zu verbinden ist die perfekte Lösung für Meetings mit Teilnehmern an unterschiedlichen Orten. Es ist aber nicht nur eine beliebte Lösung für reguläre Onlinemeetings, sondern kann auch genutzt werden für effektive Problemlösungen.

Ein Mitarbeiter, der einen Kunden am Telefon hat, kann ohne Probleme einen anderen Mitarbeiter beispielsweise für eine zusätzliche Meinung zu einem bestimmten Thema zum Gespräch hinzuziehen. Diese Möglichkeit beschleunigt die Abläufe des Kundendienstes, da Sie so viele Mitarbeiter zum ursprünglichen Anruf hinzuziehen können wie nötig.

Konferenzen sind eine moderne Anruffunktion, mit der Sie vertrauenswürdige und flexible Teams aufbauen können, die Kundenprobleme so schnell wie möglich lösen, indem Sie in Bezug auf Fähigkeiten und Verfügbarkeit relevante Personen zum Gespräch hinzuziehen.

Die Vorteile von Konferenzanrufen

• Verbesserte Teamarbeit: Konferenzanrufe erlauben es den Teammitgliedern in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Ideen zu teilen, ganz egal wo sie sich befinden. Dies hilft, die Kommunikation zwischen Teams zu verbessern und erleichtert die Entscheidungsfindung.

• Kosteneinsparungen: Konferenzanrufe sind eine kostengünstigere Lösung als persönliche Meetings, da auf Anreisen und andere damit verbundene Ausgaben verzichtet werden kann.

• Zeitersparnis: Conference calls can save participants time, as they can be scheduled quickly and easily, without extensive travel or preparation.

• Flexibilität: Conference calls can be organized anywhere with a reliable phone or internet connection. That can help to accommodate team members who are working remotely or located in different time zones.

Erfahren Sie mehr über die Funktionen Ihrer Voxbi Business-Telefonlösung!

Outbound calls have never been easier.

Sales and support teams have one of the most intensive phone-based jobs in the company. Spending so much time on the phone requires knowing some life hacks in the busy daily call flow that will save time and effort. Starting and ending a call with shortcut keys only offers excellent flexibility and high efficiency for your customer service and sales departments.

Wenn Sie die Voxbi-Desktopapp installiert haben, können Sie Anrufabläufe stark beschleunigen, indem Sie die Funktionen zum tätigen oder beenden eines Anrufs via Tastenkürzel nutzen. Nutzen Sie beispielsweise die Standardeinstellung, um über F9 einen Anruf zu tätigen oder legen Sie auf mit SHIFT+F9. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eigene Tastenkürzel nach Ihren Vorlieben einzurichten.

Mit Ihrer Telefonie-Desktopapp für Windows, calling a number from unlimited contacts lists, from the Voxbi interface, or straight from email signatures can be made simply by highlighting the number and pressing F9 (oder Ihren persönlich festgelegten Shortcut) drücken. So verschwenden Sie keine Zeit mit der Eingabe von Nummern, können sich nicht mehr verwählen und haben mehr Zeit, um sich auf Ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren.

Vorteile von Tastenkombinationen für Anrufe

• Verbesserte Effizienz: Mit Hilfe von Tastenkombinationen lässt sich der Prozess der Anrufeinleitung beschleunigen, sodass die Benutzer schneller und effizienter telefonieren können. Dies ist besonders hilfreich für Personen, die viele Anrufe in kurzer Zeit erledigen müssen.

•Höhere Genauigkeit: Mit diesen Tastenkombinationen verringern sich die Fehler, die oftmals bei der manuellen Eingabe von Rufnummern passieren. Dadurch werden Anrufe sofort an die richtige Person durchgestellt.

• Einfache Benutzung: Keyboard shortcuts are often simple and intuitive, making them a preferable tool for customer-facing teams trying to make the most of their desktop phone app. That can be especially helpful for onboarding new employees who may not be as familiar with the app’s user interface.

Kontaktieren Sie experts for more valuable tips on optimizing your call flow!

Opting for a cloud telephony solution as the company’s business phone system is a big step towards enhancing the efficiency of your customer-facing teams. There are multiple ways in which the phone system increases productivity by providing advanced features, integrated communication channels, analytics and reporting, and improved accessibility.

Knowing the specific call features of your system enables teams who are constantly on the phone to optimize their call flows by minimizing the time spent on technicalities and focusing solely on their core goal – serving customers better, helping callers with their queries, or selling more. By leveraging business phone app capabilities, teams can optimize workflows, improve customer service, and drive business growth.

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