3 Voxbi Anruffunktionen für besonders effiziente Teams
Heutzutage ist es für Support und Sales-Teams wesentlich ihre Produktivität zu maximieren und Abläufe zu optimieren während ihre Leistung gleichzeitig nachverfolgbar sein muss. Entdecken Sie die drei Anruffunktionen des Voxbi-Telefonsystems, mit deren Hilfe die Effizienz Ihrer Teams deutlich gesteigert werden kann. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen davon profitiert.
Um ihre Ziele zu erreichen, sollten sich kundenorientierte Teams darauf konzentrieren, den (potenziellen) Kunden einen Mehrwert zu liefern, wenn sie mit ihnen interagieren. Hierfür ist es wichtig, alltägliche Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die wesentlichen Aufgaben zu priorisieren, die sich positiv auf das Endergebnis des Unternehmens auswirken.
Stellen Sie Ihren Teams die passenden Tools zur Verfügung, um ihnen dabei zu helfen, produktiver zu werden, Die Einführung einer Cloud-Telefonielösung ist ein Schritt in die richtige Richtung.
VoIP-Telefonsysteme haben ohne Zweifel viele Vorteile. Es ist wichtig zu wissen, mit welchen der Anruffunktionen Sie Ihre Teams am besten unterstützen können. Lesen Sie weiter und entdecken Sie, welche Funktionen Ihrer Business-Telefonie-App am meisten zur Effektivität der Mitarbeiter beitragen.
Weiterleitungen
Rufumleitung (oder Weiterleitung) ist eine Funktion, mit der eingehende Anrufe an eine andere Rufnummer oder Durchwahl weitergeleitet werden. Der Anrufer wird mit einem passenden Mitarbeiter verbunden, selbst ohne dessen Rufnummer oder Namen zu kennen.
Warum ist diese Funktion wichtig für kundenorientierte Teams?
Lange Wartezeiten sind oft sehr frustrierend für Kunden, die einen Supportmitarbeiter erreichen möchten. Viele Kunden hören sogar auf, die Produkte und Services eines Unternehmens zu kaufen, wenn sie eine unangenehme Erfahrung mit dem Kundendienst gemacht haben. Darüber hinaus teilen sie ihre Enttäuschung auch in den meisten Fällen online anderen Kunden mit. Ein hervorragender Kundenservice macht dementsprechend einen großen Unterschied.
Der Einsatz eines Telefonsystems kann eine große Hilfe für Ihren Support sein. Jede Interaktion mit Kunden ist eine Chance sich zu profilieren und eine stärkere Verbindung zu Ihrem Zielpublikum aufzubauen. Das Voxbi Business-Telefonsystem ermöglicht Blinde und Begleitete Weiterleitungen für ein- sowie ausgehende Anrufe. Diese modernen Funktionen garantieren Ihnen problemlose Weiterleitungen von Anrufen an verfügbare Mitarbeiter mit den passenden Fähigkeiten.
Mit der blinden Weiterleitung werden Anrufe direkt an die gewünschte (verfügbare) Person weitergeleitet. Dadurch werden Wartezeiten verkürzt, da Ihre Anrufer schneller mit jemandem verbunden werden, der ihnen helfen kann.
Die Voxbi-Telefonielösung bietet auch eine Begleitete Weiterleitung, eine weitere moderne Funktion mit der Sie die Effizienz Ihrer Teams steigern. Mit der begleiteten Weiterleitung setzen Sie Ihren Gesprächspartner auf Hold (mit Wartemusik), während Sie einen Kollegen über das Gespräch informieren, bevor Sie den Anrufer zu ihm weiterleiten. Durch diese Funktion, muss der Anrufer nicht selbst alle Informationen wiederholen und kann direkt mit der neuen Kontaktperson in das Gespräch einsteigen.
Bei der Anrufweiterleitung geht es darum, die Anrufer so schnell wie möglich mit einem passenden Mitarbeiter in Kontakt zu bringen. Dank moderner Funktionen der Voxbi Telefonielösung wissen Sie genau, wer aus welcher Abteilung in diesem Moment verfügbar ist. Sie können auch nach einer bestimmten Person suchen, um lediglich die Informationen zu deren Präsenz- und Telefoniestatus zu erhalten.
Das Tool für Statuswechsel in Echtzeit ist ein wesentliches Feature, das in Ihre Voxbi-App integriert ist und eine wichtige Rolle für die Anrufweiterleitung spielt. Wenn sie einen Anruf an einen anderen Mitarbeiter übergeben wollen, wissen Sie damit immer bereits im Voraus, ob derjenige verfügbar ist. Der Telefon-, Anwesenheits- und Standortstatus wird in den Suchergebnissen angezeigt, sobald sie anfangen, die Durchwahl oder den Namen der gewünschten Person einzugeben. So stellen Sie sicher, dass der Anrufer immer mit einem passenden Angestellten verbunden wird.
Vorteile von Weiterleitungen für Sales- und Supportteams
• Verbesserter Kundenservice: Weiterleitungen ermöglichen es Ihren Sales- und Supportteams schnell und effizient eingehende Anrufe an die richtige Abteilung und/oder Teammitglied zu verweisen, damit den Kunden so schnell wie möglich geholfen wird.
• Höhere Produktivität: Mit automatischen Weiterleitungen stellen Sie sicher, dass jede Kundenanfrage bearbeitet wird, auch wenn der gewünschte Mitarbeiter nicht direkt erreichbar ist.
• Größere Flexibilität: Teammitglieder können dank Weiterleitungen von verschiedenen Orten aus arbeiten, da Anrufe problemlos an Mobilgeräte oder andere Rufnummern geleitet werden können.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Anrufweiterleitungen erlauben es Ihren Teammitgliedern Kundenanfragen einfach weiterzugeben und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten, wodurch allgemein die Leistung des Teams sowie die Zufriedenheit der Kunden gesteigert wird.
Machen Sie das Beste aus Ihrem Cloud-Telefonsystem Voxbi!
Anrufe verbinden und Konferenzanrufe beginnen
Creating a conference call via your cloud phone system allows multiple people to participate in a single call, regardless of their location. Voxbi telephony tool enables you to merge calls with a single click, thus instantly creating conference calls and remote meetings.
Merging incoming and outgoing calls into one conversation is the perfect solution for telemeetings with participants from multiple locations. While it is a popular solution for regularly planned online meetings, call merging can be used for effectively solving urgent issues.
An agent on the phone with a caller can hassle-free add another co-worker to the conversation to provide additional insights on the discussed topic. This option speeds up customer service workflows allowing you to add as many employees to the initial call as needed to serve your callers better.
Call conference is an enhanced feature that helps you build trustworthy and agile teams who solve customers’ issues by inviting the most relevant (by skills and availability) teammates from any location to the discussion.
Die Vorteile von Konferenzanrufen
• Verbesserte Teamarbeit: Conference calls allow team members to collaborate and share ideas in real-time, regardless of their physical location. That can help to improve collaboration and facilitate faster decision-making.
• Kosteneinsparungen: Conference calls can be more cost-effective than in-person meetings, as they eliminate the need for travel and other associated expenses.
• Zeitersparnis: Conference calls can save participants time, as they can be scheduled quickly and easily, without the need for extensive travel or preparation.
• Flexibilität: Conference calls can be organized from any place with a reliable phone or internet connection. That can help to accommodate team members who are working remotely or located in different time zones.
Erfahren Sie mehr über die Funktionen Ihrer Voxbi Business-Telefonlösung!
Ausgehende Anrufe waren nie einfacher
Sales and support teams have one of the most intensive phone-based jobs in the company. Spending so much time on the phone requires knowing some life hacks in the busy daily callflow that will save time and effort. Starting and ending a call with shortcut keys only offers great flexibility and high efficiency for your customer service and sales departments.
If you have installed the Voxbi desktop app, you can speed up the calling process immensely by using its feature for making or terminating a call via keyboard hotkeys. You can apply the default settings for initiating a call with F9 and ending an ongoing call with SHIFT+F9. Additionally, you can set your shortcut combination based on personal preferences.
Mit Ihrer Telefonie-Desktopapp für Windows, calling a number from endless contacts lists, from the Voxbi interface, or straight from email signatures can be made simply by highlighting the number and pressing F9 (or any other hotkey you choose personally). Thus you do not waste time entering numbers, avoid misdialing, and can focus on your primary task – to serve or to sell better.
Vorteile von Tastenkombinationen für Anrufe
• Verbesserte Effizienz: Keyboard shortcuts can help to speed up the call initiation process, allowing users to make calls more quickly and efficiently. That can be especially helpful for individuals who need to make multiple calls in a short amount of time.
•Höhere Genauigkeit: By using a keyboard shortcut to initiate a call, users can reduce the risk of making mistakes when dialing phone numbers manually. That ensures that calls are directed to the correct recipient and lowers the likelihood of misdialing or entering incorrect numbers.
• Einfache Benutzung Keyboard shortcuts are often simple and intuitive to use, making them a preferable tool for customer-facing teams trying to make the most of their desktop phone app. That can be especially helpful for onboarding new employees who may not be as familiar with the app’s user interface.
Kontaktieren Sie unsere Experten für weitere nützliche Tipps zur Optimierung Ihrer Anrufabläufe!
Opting for a cloud telephony solution as the company’s business phone system is a big step towards enhancing the efficiency of your customer-facing teams. There are multiple ways in which the phone system increases productivity by providing advanced features, integrated communication channels, analytics and reporting, and improved accessibility.
Knowing the specific call features of your system enables teams who are constantly on the phone to optimize their call flows by minimizing the time spent on technicalities and focusing solely on their core goal – serving customers better, helping callers with their queries, or selling more. By leveraging business phone app capabilities, teams can optimize their workflows, improve their customer service, and ultimately drive business growth.
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