3 Voxbi Anruffunktionen für besonders effiziente Teams

Support- und Vertriebsteams priorisieren heute Aufgaben, um die Produktivität zu maximieren, Abläufe zu optimieren und die Leistung besser zu verfolgen. Entdecken Sie die drei Anruffunktionen Ihres Voxbi-Telefonsystems, die die Effizienz Ihres Teams in die Höhe treiben können. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann. 

Um diese Hauptziele zu erreichen, sollten sich die Teams mit Kundenkontakt darauf konzentrieren, den Wert der Interaktion mit Interessenten und Kunden zu steigern, die täglichen Arbeitsabläufe mit geringem Wert zu vereinfachen und die Kernaktivitäten zu priorisieren, die sich positiv auf das Endergebnis des Unternehmens auswirken.

Stellen Sie Ihren Teams die passenden Tools zur Verfügung, um ihnen dabei zu helfen, produktiver zu werden, die Einführung einer Cloud-Telefonielösung ist ein Schritt in die richtige Richtung. 

Die Vorteile eines VoIP-Telefonsystems sind zahlreich und unbestreitbar. Daher ist es wichtig zu wissen, welche der Anruffunktionen die Geschwindigkeit Ihres Teams erhöhen können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Funktionen Ihrer Business-Telefon-App am meisten dazu beitragen, hocheffiziente Teams zu haben.

Weiterleitungen

Rufumleitung (oder Weiterleitung) ist eine Funktion, mit der eingehende Anrufe an eine andere Rufnummer oder Durchwahl weitergeleitet werden. Der Anrufer wird mit einem passenden Mitarbeiter verbunden, selbst ohne dessen Rufnummer oder Namen zu kennen.

Warum ist diese Funktion wichtig für kundenorientierte Teams?

Lange Wartezeiten gehören oft zu den frustrierendsten Dingen für Kunden, die versuchen, den Kundendienst zu kontaktieren. Darüber hinaus hören viele Kunden auf, die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens zu kaufen, wenn sie eine unangenehme Kundenerfahrung gemacht haben. Sie gehen oft ins Internet, um ihre Enttäuschung mitzuteilen. Ein hervorragender Kundendienst kann also den Unterschied für Ihr Unternehmen ausmachen. 

Der Einsatz eines Telefonsystems kann eine große Hilfe für Ihren Support sein. Jede Interaktion mit Kunden ist eine Chance, sich zu profilieren und eine stärkere Verbindung zu Ihrem Zielpublikum aufzubauen. Das Voxbi Business-Telefonsystem ermöglicht Blinde und Begleitete Weiterleitungen für ein- sowie ausgehende Anrufe. Diese modernen Funktionen garantieren Ihnen problemlose Weiterleitungen von Anrufen an verfügbare Mitarbeiter mit den passenden Fähigkeiten.

Mit der blinden Weiterleitung werden Anrufe direkt an die gewünschte (verfügbare) Person weitergeleitet. Dadurch werden Wartezeiten verkürzt, da Ihre Anrufer schneller mit jemandem verbunden werden, der ihnen helfen kann.

Die Voxbi-Telefonlösung bietet auch einen "Attended Transfer", eine weitere fortschrittliche Funktion, die die Effizienz Ihres Teams steigern kann. Mit ihrer Hilfe wird der Anrufer in die Warteschleife gelegt (er hört Musik), während der Empfänger des Anrufs einen Kollegen kontaktiert, der ihm relevante Informationen darüber gibt, wer anruft und warum. Der "Attended Transfer" optimiert den Kundenservice, da der ursprüngliche Anrufer diese Details nicht wiederholen muss und direkt zur Sache kommen kann, sobald er mit dem richtigen Mitarbeiter verbunden ist.

Bei der Anrufweiterleitung geht es darum, die Anrufer so schnell wie möglich mit einem passenden Mitarbeiter in Kontakt zu bringen. Dank moderner Funktionen der Voxbi Telefonielösung wissen Sie genau, wer aus welcher Abteilung in diesem Moment verfügbar ist. Sie können auch nach einer bestimmten Person suchen, um lediglich die Informationen zu deren Präsenz- und Telefoniestatus zu erhalten. 

Das Tool für Statuswechsel in Echtzeit ist eine wesentliche Funktion, die in Ihre Voxbi-Telefon-App integriert ist und eine Schlüsselrolle bei der Weiterleitung von Anrufen spielt. Wenn Sie den Anruf weiterleiten, sind Sie immer über die Erreichbarkeit des Empfängers informiert. Der Telefon-, Anwesenheits- und Standortstatus wird in den Suchergebnissen angezeigt, sobald Sie die Durchwahlnummer für die Weiterleitung eingeben. So wird sichergestellt, dass Ihr Anrufer immer mit einem Mitarbeiter verbunden ist, der bereit ist, den Anruf entgegenzunehmen, und der über die richtigen Fähigkeiten oder Kenntnisse verfügt, um zu helfen.

Vorteile von Weiterleitungen für Sales- und Supportteams

• Verbesserter Kundenservice: Weiterleitungen ermöglichen es Ihren Sales- und Supportteams schnell und effizient eingehende Anrufe an die richtige Abteilung und/oder Teammitglied zu verweisen, damit den Kunden so schnell wie möglich geholfen wird.

• Höhere ProduktivitätMit der Anrufweiterleitung können Vertriebs- und Supportteams verpasste Anrufe vermeiden und sicherstellen, dass jede Kundenanfrage bearbeitet wird, auch wenn der gewünschte Gesprächspartner nicht erreichbar ist.

• Größere Flexibilität: Teammitglieder können dank Weiterleitungen von verschiedenen Orten aus arbeiten, da Anrufe problemlos an Mobilgeräte oder andere Rufnummern geleitet werden können.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Anrufweiterleitungen erlauben es Ihren Teammitgliedern Kundenanfragen einfach weiterzugeben und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten, wodurch allgemein die Leistung des Teams sowie die Zufriedenheit der Kunden gesteigert wird.

Machen Sie das Beste aus Ihrem Cloud-Telefonanlage, Voxbi!

Anrufe verbinden und Konferenzanrufe beginnen

Wenn Sie über Ihr Cloud-Telefonsystem einen Konferenzanruf starten, können Sie mehrere Personen in einem einzigen Anruf zusammenbringen. Voxbi ermöglicht es Ihnen ebenfalls, zwei Anrufe mit nur einem Klick zusammenzuführen und so eine Konferenz zu erstellen und Remote-Meetings abzuhalten.

Anrufe miteinander zu verbinden ist die perfekte Lösung für Meetings mit Teilnehmern an unterschiedlichen Orten. Es ist aber nicht nur eine beliebte Lösung für reguläre Onlinemeetings, sondern kann auch genutzt werden für effektive Problemlösungen.

Ein Mitarbeiter, der einen Kunden am Telefon hat, kann ohne Probleme einen anderen Mitarbeiter beispielsweise für eine zusätzliche Meinung zu einem bestimmten Thema zum Gespräch hinzuziehen. Diese Möglichkeit beschleunigt die Abläufe des Kundendienstes, da Sie so viele Mitarbeiter zum ursprünglichen Anruf hinzuziehen können wie nötig.

Konferenzen sind eine moderne Anruffunktion, mit der Sie vertrauenswürdige und flexible Teams aufbauen können, die Kundenprobleme so schnell wie möglich lösen, indem Sie in Bezug auf Fähigkeiten und Verfügbarkeit relevante Personen zum Gespräch hinzuziehen.

Die Vorteile von Konferenzanrufen

• Verbesserte Teamarbeit: Konferenzanrufe erlauben es den Teammitgliedern in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Ideen zu teilen, ganz egal wo sie sich befinden. Dies hilft, die Kommunikation zwischen Teams zu verbessern und erleichtert die Entscheidungsfindung.

• Kosteneinsparungen: Konferenzanrufe sind eine kostengünstigere Lösung als persönliche Meetings, da auf Anreisen und andere damit verbundene Ausgaben verzichtet werden kann.

• Zeitersparnis: Telefonkonferenzen können den Teilnehmern Zeit sparen, da sie schnell und einfach geplant werden können, ohne lange Reisen oder Vorbereitungen.

• Flexibilität: Telefonkonferenzen können an jedem Ort mit einer zuverlässigen Telefon- oder Internetverbindung abgehalten werden, so dass auch Teammitglieder, die an verschiedenen Orten oder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, teilnehmen können.

Erfahren Sie mehr über die Funktionen Ihrer Voxbi Business-Telefonlösung!

Ausgehende Anrufe waren noch nie so einfach.

Vertriebs- und Supportteams haben einen der intensivsten Telefonjobs im Unternehmen. Wer so viel Zeit am Telefon verbringt, muss einige Life-Hacks kennen, die im hektischen Telefonalltag Zeit und Mühe sparen. Das Starten und Beenden eines Anrufs mit Tastenkombinationen bietet eine hervorragende Flexibilität und hohe Effizienz für Ihre Kundendienst- und Vertriebsabteilungen.

Wenn Sie die Voxbi-Desktopapp installiert haben, können Sie Anrufabläufe stark beschleunigen, indem Sie die Funktionen zum tätigen oder beenden eines Anrufs via Tastenkürzel nutzen. Nutzen Sie beispielsweise die Standardeinstellung, um über F9 einen Anruf zu tätigen oder legen Sie auf mit SHIFT+F9. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eigene Tastenkürzel nach Ihren Vorlieben einzurichten.

Mit Ihrer Telefon-Desktop-App für Windows können Sie eine Nummer aus unbegrenzten Kontaktlisten, aus der Voxbi-Schnittstelle oder direkt aus E-Mail-Signaturen anrufen, indem Sie die Nummer markieren und auf F9 (oder Ihren persönlich festgelegten Shortcut) drücken. So verschwenden Sie keine Zeit mit der Eingabe von Nummern, können sich nicht mehr verwählen und haben mehr Zeit, um sich auf Ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren.

Vorteile von Tastenkombinationen für Anrufe

• Verbesserte Effizienz: Mit Hilfe von Tastenkombinationen lässt sich der Prozess der Anrufeinleitung beschleunigen, sodass die Benutzer schneller und effizienter telefonieren können. Dies ist besonders hilfreich für Personen, die viele Anrufe in kurzer Zeit erledigen müssen.

•Höhere Genauigkeit: Mit diesen Tastenkombinationen verringern sich die Fehler, die oftmals bei der manuellen Eingabe von Rufnummern passieren. Dadurch werden Anrufe sofort an die richtige Person durchgestellt.

• Einfache Benutzung: Tastenkombinationen sind oft einfach und intuitiv, was sie zu einem bevorzugten Werkzeug für Teams mit Kundenkontakt macht, die versuchen, das Beste aus ihrer Desktop-Telefon-App herauszuholen. Das kann besonders hilfreich sein, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten, die mit der Benutzeroberfläche der App vielleicht noch nicht so vertraut sind.

Kontaktieren Sie Experten für weitere wertvolle Tipps zur Optimierung Ihres Anrufflusses!

Die Entscheidung für eine Cloud-Telefonielösung wie die business phone system des Unternehmens ist ein großer Schritt zur Steigerung der Effizienz Ihrer Teams mit Kundenkontakt. Das Telefonsystem steigert die Produktivität auf vielfältige Weise, indem es fortschrittliche Funktionen, integrierte Kommunikationskanäle, Analysen und Berichte sowie eine verbesserte Erreichbarkeit bietet.

Die Kenntnis der spezifischen Anruffunktionen Ihres Systems ermöglicht es Teams, die ständig am Telefon sind, ihre Anrufabläufe zu optimieren, indem sie die Zeit, die sie für technische Details aufwenden, minimieren und sich ausschließlich auf ihr eigentliches Ziel konzentrieren - Kunden besser zu bedienen, Anrufern bei ihren Fragen zu helfen oder mehr zu verkaufen.

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