Die ultimative Checkliste für dem Büro-Umzug im Jahr 2021

Viele Unternehmen legen den Umzug ihres Büros auf die Sommermonate, da sie dort oft recht wenig zu tun haben. Ob Sie nun einen Umzug planen, weil Ihr Unternehmen wächst, sich global ausdehnt, Sie Ihre Kosten reduzieren wollen oder ob Sie einen Standort mit moderner technischer Infrastruktur suchen: ein Umzug sollte so glatt wie möglich ablaufen.

Um dieses Ziel zu erreichen, sollten Sie den Umzug rechtzeitig planen und ihn allen wichtigen Parteien mitteilen. Besonders nützlich ist dafür eine Liste mit allen notwendigen Maßnahmen, wichtigen Informationen und einem Zeitplan. Die Liste hilft Ihnen dabei, sich an alle Details zu erinnern, die sie sonst womöglich übersehen würden. Mit einer Checkliste können Sie sicher sein, dass der Umzug problemlos abläuft. 

Wenn Sie eine detaillierte Anleitung für den Umgang mit Ihrer Technologie und Ihren Systemen während des Umzugs brauchen, dann lesen Sie unseren Artikel  Telefonie, IT und Hardware während eines Umzugs verwalten – wie geht das?

Nachfolgend finden Sie eine praktische Checkliste mit allen Schritten, die Sie für einen reibungslosen und stressfreien Umzug einhalten müssen. Sowohl Ihren Partnern, als auch Ihrem Team wird der Ablauf positiv in Erinnerung bleiben.

6 Monate vor dem Umzug – erste Vorbereitungen

• Finden Sie heraus, was Sie für den Umzug benötigen und legen Sie sich eine Strategie zurecht
• Ernennen Sie einen Projektmanager und ein Team, das sich um den Umzug kümmert.
• Lesen Sie sich Ihren alten Mietvertrag durch und schätzen Sie die vertragliche Strafe ab, die bei vorzeitiger Beendigung Ihres Mietvertrags zu zahlen wäre.
• Erstellen Sie mit Ihrem Projektmanager eine Liste der Top-Prioritäten für das neue Büro.
• Wenn Sie Zeit haben, führen Sie bei den Mitarbeitern Umfragen durch, um ihre Wünsche bezüglich Verbesserungen des Arbeitsplatzes zu erfahren.
• Suchen Sie online und offline nach einem passenden Büro.
• Wie gut ist das Internet am neuen Standort? Das ist die wichtigste Frage, deren Antwort Sie auf jeden Fall vor einem Umzug kennen müssen.
• Bitten Sie Ihren Internetanbieter, sich die technische und kommunikative Infrastruktur des potentiellen Bürogebäudes anzusehen.
• Fragen Sie die am neuen Standort tätigen Internetanbieter nach Informationen über die Internetgeschwindigkeit.
• Kontaktieren Sie Ihren Telekommunikations- und IT-Dienstleister wegen möglicher technischer Einschränkungen und Lösungen, mit denen Sie am neuen Standort ein besseres Telekommunikationssystem aufbauen können.
• Wenn Sie das Büro Ihrer Träume gefunden haben, legen Sie einen Zeitplan fest, dem alle folgen sollten.
• Legen Sie auch ein Budget für den Umzug fest und versuchen Sie es einzuhalten.
• Fragen Sie Umzugsfirmen nach Angeboten. Vergleichen Sie die Angebote und wählen Sie das beste Preis-Leistungsverhältnis darunter aus.
• Finden Sie heraus, ob sie eine Umzugsversicherung für teure Hardware und Möbel benötigen.
• Erstellen Sie einen detaillierten Plan und legen Sie die Deadline fest (passend zu Ihrem zuvor aufgestellten Zeitplan).
• Teilen Sie den Plan dem Team mit, das für den Umzug verantwortlich ist.

3 Monate vor dem Umzug – Kontaktieren Sie Ihren Telekommunikations- und IT-Anbieter 

• Überprüfen Sie Ihre aktuelle Anlage und legen Sie fest, wann das neue Telekommunikations- und IT-System bereit sein muss.
• Konzipieren Sie Ihre neuen Räumlichkeiten und organisieren Sie alles für die Arbeitsplätze, IT-Anlagen und die Einrichtung.
• Bitten Sie Ihren IT-Dienstleister Ihren Bedarf an IKT-Systemen und -Ausrüstung zu überprüfen und Ihnen Optionen für die Vernetzung Ihrer neuen Büroräume anzubieten.
• Sprechen Sie mit dem Internetdienstleister vor Ort über Ihre spezifischen Anforderungen an die Internetverbindung.
• Koordinieren Sie zusammen die Zeitpunkte für die Bestellung, Einrichtung und Aktivierung Ihrer neuen Leitungen und wann die bestehenden Leitungen abgestellt werden sollen.
• Reden sie mit Ihrem Business-Telefonie-Anbieter über:

• Achten Sie auf das Timing Ihrer Anbieter für den Anschluss des neuen Büros – alles muss vor Ankunft der Büromöbel und selbstverständlich der Mitarbeiter fertig sein.

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2 Monate vor dem Umzug – Kommunikation und logistische Planung

• Legen Sie das Datum fest und teilen Sie es sowohl intern als auch extern mit.
• Solange nicht anders im Mietvertrag vereinbart, informieren Sie Ihren Hausverwalter über Ihre Entscheidung.
• Informieren Sie auch alle Angestellten über den kommenden Umzug und teilen Sie jedem detailliert mit, wie er helfen kann.
• Überprüfen und aktualisieren Sie die Listen mit Ihren Kunden, Partnern, Lieferanten und Tochterunternehmen.
• Erstellen Sie eine Hauptliste mit verschiedenen Unterteilungen für Kunden, Partner, Behörden und Institutionen, denen Sie den Umzug mitteilen müssen.
• Mögliche Unterteilungen:

• Benachrichtigen Sie alle über den Umzug.
• Überarbeiten Sie mit der Rechtsabteilung Ihre Kontaktinformationen auf allen rechtlichen Dokumenten.
• Weisen Sie das Marketingteam an, rechtzeitig Ihre Kontaktinformationen auf Marketingunterlagen und in den sozialen Medien zu ändern.
• Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, im Kalender einzutragen, dass sie am Tag des Umzugs ihre Mailsignaturen ändern müssen.
• Beginnen Sie die Planung mit Ihrer IT-Abteilung und fragen Sie, ob zusätzliche Hilfe für die Demontage komplexer Hardware oder Kommunikationssysteme benötigt wird. 
• Buchen Sie die gewünschte Umzugsfirma.
• Buchen Sie einen Reinigungsdienst für das aktuelle und das neue Büro.
• Buchen Sie für den Tag des Umzugs auch einen Parkplatz in der Nähe des Eingangs
• Erledigen Sie die nötigen Formalitäten sowohl für die alten als auch für die neuen Räumlichkeiten.

1 Monat vor dem Umzug – Die Ausstattung und Einrichtung auf den Umzug vorbereiten

• Sehen Sie sich ihre Büromöbel an und bestellen Sie neue, wenn Sie in größere Räumlichkeiten umziehen.
• Erstellen Sie einen detaillierten Raumplan mit Abmessungen und Einrichtung.
• Markieren Sie Arbeitsplätze, Konferenzräume und Gemeinschaftsräume auf dem Plan.
• Bitten Sie jeden Angestellten seine Geräte (Computer, Tastatur, Monitor, Maus, Laptop, Tischtelefon, Headsets, etc.) mit dem eigenen Namen zu markieren.
• Legen Sie Mitglieder des IT-Teams fest, die sich speziell um den Umzug von IKT-Anlagen (Server, Racks, Schalter, Router) kümmern.
Überlassen Sie ihnen au• ch die andere Hardware, wie Konferenzsysteme, Fernseher, Drucker, Kopierer, Faxgeräte, IP-Klingeln, Ausweissysteme.
• Erstellen Sie eine Liste mit allen Telekommunikationselementen, die Sie mit in das neue Büro nehmen.
• Überprüfen sie die Kompatibilität zwischen Ihrer Ausrüstung und der technischen Infrastruktur am neuen Standort.
• Bestellen Sie neue Hardware-Anlagen, damit sie rechtzeitig ankommen.
• Reden Sie mit Ihrem Telekommunikationsanbieter über die Optionen zur Verschiebung Ihrer Kommunikation in die Cloud.

2 Wochen vor dem Umzug – Daten- und Netzsicherheit beim Umzug

• Erstellen Sie ein Backup aller Sprach-Kommunikationsdaten.
• Listen Sie Ressourcen auf, die wichtige Informationen über das Unternehmen enthalten und legen Sie fest, wie damit während des Umzugs umgegangen werden soll.
• Weisen Sie Ihren Mitarbeitern die Rechte entsprechend ihrer Zugriffsebene im Unternehmensnetzwerk zu. Schicken Sie ihnen alle notwendigen Zugangscodes, -karten, -schlüssel und Parkausweise.
• Überarbeiten Sie Ihre Sicherheitsstrategien, damit sie zu den Bedürfnissen des neuen Arbeitsplatzes passen.
• Füllen Sie alle Unterlagen vollständig aus – neue Verträge, Lizenzen und den Mietvertrag.

Der Tag des Umzugs 

• Erstellen Sie für Ihr Team einen detaillierten Zeitplan für den Tag des Umzugs.
• Kontaktieren Sie alle IT-, Internet- und Telekommunikationsanbieter, um sicherzugehen, dass die Kommunikationssysteme einwandfrei laufen und Sie so wenig Zeit wie möglich verlieren.
• Wenn Sie ein Cloud-Telefonsystemhaben, dann leiten Sie alle Anrufe auf Mobiltelefone um, damit Ihre Kunden Sie zu jeder Zeit erreichen können.
• Sobald die Ausstattung angekommen ist, schließen Sie die Tischtelefone, den Router, IT-Systeme und den Rest der Technik an, um zu überprüfen, ob alles funktioniert. Starten Sie falls nötig eine Fehleranalyse, damit so schnell wie möglich wieder alles läuft.
• Werfen Sie einen letzten Blick auf das alte Büro und notieren Sie jegliche Schäden in den Räumlichkeiten.
• Wenn die Möbel ausgeladen sind und das Unternehmen wieder verbunden ist, bitten Sie Ihre Angestellten an ihren neuen Arbeitsplätzen ihre Sachen auszupacken, damit alles für die weitere Arbeit bereit ist.
• Sobald der Umzug abgeschlossen ist, können Sie für Ihre Angestellten eine kleine Einzugsparty veranstalten, damit sie sich nach diesem langen Tag etwas entspannen können.

Ein Umzug mit dem Büro ist kein einfacher Schritt für ein Unternehmen. Er erfordert eine gewissenhafte Planung und Organisation, außerdem gute Kommunikation und eine sorgfältige Ausführung. An viel Wichtiges muss gedacht werden, aber auch kleine Details dürfen nicht vergessen werden. Dies geht am besten mit einer Checkliste für die einzelnen Phasen des Umzugs. Mit dieser Hilfe wird der Umzug ein Erfolg und Sie gewährleisten die Kontinuität Ihres Unternehmens auch am Tag des Umzugs.

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