Les fonctions les plus utiles du système téléphonique cloud pour les PME

casque VoIP

Aujourd'hui, la mise en œuvre d'un système téléphonique en nuage est une solution d'avenir qui permet aux petites entreprises de gérer leurs communications avec des ressources limitées.

Les systèmes de téléphonie en nuage améliorent la productivité des équipes grâce à des fonctionnalités améliorées, permettant aux entreprises de toute taille de fournir un service client de haute qualité. Tout directeur ou propriétaire d'entreprise sait que les entreprises qui offrent une meilleure expérience client sont celles qui prospèrent et se développent plus rapidement. Vos fonctionnalités business phone system sont un facteur clé qui définit/détermine la fluidité et l'efficacité de l'interaction avec vos clients. Toutes ces fonctionnalités intégrées/incorporées peuvent vous donner un avantage concurrentiel et vous aider à créer une stratégie de vente fructueuse.

La diversité des fonctionnalités de votre téléphone professionnel garantit que vos besoins spécifiques en matière de communication seront satisfaits de la meilleure façon possible. Dans l'article ci-dessous, vous découvrirez 10 des fonctionnalités les plus utiles pour votre petite ou moyenne organisation.

10 fonctions de système téléphonique cloud que toute petite entreprise devrait utiliser

Un système téléphonique cloud n'est pas qu'un simple outil permettant de passer et de recevoir des appels. Il a dépassé cette fonctionnalité de base et est devenu une plateforme de communication et de collaboration avancée. Les appels téléphoniques entrants et sortants ont toujours leur place parmi toutes les options d'appel disponibles via un système téléphonique VoIP, car ils constituent l'un des canaux de communication les plus importants pour les petites et moyennes entreprises. Les fonctions d'appel les plus importantes qui permettent aux petites entreprises de faciliter la gestion du flux d'appels sont énumérées ci-dessous.

Routage des appels

routage des appels

Le renvoi d'appel est l'une des fonctions de téléphonie en nuage les plus utiles pour les petites entreprises. Il vous permet de renvoyer les appels de votre téléphone de bureau vers un autre numéro, par exemple votre téléphone portable, afin de ne jamais manquer un appel. En outre, vous pouvez définir des règles afin que seuls certains appels soient renvoyés, ou que tous les appels soient renvoyés à certaines heures de la journée. Cette flexibilité signifie que vous pouvez toujours accéder à vos appels professionnels, où que vous soyez. Le renvoi d'appel est une fonction VoIP particulièrement utile pour les entreprises qui se déplacent.

Le renvoi des appels entrants vers le bon agent vous permet de résoudre plus rapidement les problèmes des clients. Cette fonction est également utile pour les entreprises qui ne disposent que de quelques lignes téléphoniques ou d'un centre d'appels séparé. C'est une fonction qui vous aide à améliorer l'expérience téléphonique de vos clients de multiples façons. S'assurer que tout prospect ou client peut toujours vous joindre est de la plus haute importance pour toute entreprise. Enfin, le renvoi d'appels vous permet d'acheminer tout appel entrant vers des numéros de téléphone locaux - mobiles et fixes - pour établir une présence locale et faire de votre entreprise un partenaire digne de confiance.

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Renvoi des appels

Renvoi des appels

Le routage d'appels est une fonction améliorée des systèmes téléphoniques virtuels qui optimise les appels entrants. Il aligne les appels entrants avant de les envoyer à un agent spécifique sur la base de règles de routage prédéfinies. L'appel est dirigé avant que quelqu'un ne le prenne.

Les critères prédéterminés varient d'une solution de téléphonie professionnelle à l'autre. Ils sont basés sur le volume d'appels, le service demandé, la disponibilité de l'agent, ses compétences et sa préférence linguistique. Le système analyse tous ces attributs pour décider quel numéro acheminer l'appel. Cela garantit que la bonne personne traitera la demande du client entrant. La possibilité d'acheminer les appels vers un représentant du client qui peut aider garantit une gestion productive et efficace du support client. C'est un avantage qu'aucune entreprise ne peut ignorer, car il renforce l'engagement et la fidélité des clients.

Tout ce processus peut être automatisé grâce aux fonctionnalités VoIP de votre système téléphonique. Et il en résulte encore un autre avantage : la distribution automatique des appels.

Répondeur automatisé

robot avec intélligence artificielle et casque

La réception automatique est considérée comme l'une des principales fonctionnalités des systèmes téléphoniques en nuage, car elle simplifie et accélère la gestion du flux d'appels. Elle vous permet d'éviter d'avoir recours à un réceptionniste en direct, car le système achemine automatiquement l'appel entrant vers l'agent approprié en fonction des règles d'acheminement des appels prédéfinies. L'un des principaux avantages de cette réception numérique pour les petites entreprises est qu'elle vous permet d'avancer plus rapidement dans le flux d'appels. 

Il s'agit d'une solution pratique pour les petites entreprises et les indépendants qui ont besoin d'une aide automatisée pour gérer efficacement leur petit ou moyen volume d'appels.

Pour les entreprises qui connaissent un trafic d'appels élevé, le système téléphonique cloud leur fournit la fonction SVI – serveur vocal interactif. Là, il s'agit d'un répondeur automatique à plusieurs niveaux qui offre une personnalisation approfondie des messages d'accueil et du routage vers plusieurs numéros. 

SVI

serveur vocal interactif

Un serveur vocal interactif vous permet de créer un menu de téléphone avec des instructions pour l'appelant comment il peut contacter un département spécifique, un groupe ou un membre de l'équipe de soutien via le self-service. C'est une fonction de système téléphonique qui permet à vos appelants d'entrer en contact avec le bon agent de service et d'accéder à des informations par le biais d'un guide étape par étape de messages préenregistrés.

À l'aide d'un serveur interactif vocal à plusieurs niveaux, les petites et moyennes entreprises peuvent diriger leurs clients vers la bonne personne de contact ou le bon service sans problème. Cette fonction permet aux entreprises d'offrir un support client plus efficace et un service amélioré à leurs prospects et leurs clients. Le SVI est utilisé pour gérer les appels entrants. Outre l'amélioration de la gestion du support client, les avantages sont les suivants :

• meilleure conversion des leads
• un gain de temps pour les clients et les employés
- un engagement plus fort de la part des clients et des bénéfices plus élevés

Analyse d'appels

Analyse d'appels

Les systèmes téléphoniques en nuage sont dotés de fonctions d'analyse des appels qui permettent aux propriétaires d'entreprise de suivre le succès de leurs campagnes de vente et de marketing. Ces données sont présentées dans une interface graphique facile à comprendre, ce qui permet de voir facilement quels efforts de marketing fonctionnent et où des améliorations peuvent être apportées. En outre, les systèmes téléphoniques en nuage fournissent des informations sur la durée de chaque appel et sur le nombre d'appels connectés et déconnectés.

Ces données peuvent aider les entreprises à comprendre le comportement des clients et à identifier les domaines susceptibles d'être améliorés. Par exemple, si un pourcentage élevé d'appels sont déconnectés, il peut être utile d'examiner si le produit ou le service répond aux besoins des clients. Enfin, ces données peuvent également être utilisées pour générer des rapports à des fins de gestion ou de financement.

Intégration GRC

Solutions GRC

De nombreux systèmes téléphoniques en nuage offrent une intégration CRM, ce qui permet aux entreprises de gérer les informations de contact des clients dans leur système téléphonique. L'intégration facilite le suivi des interactions avec les clients et permet également de s'assurer que toutes les données relatives aux clients sont exactes et à jour. Le CRM intégré permet aux entreprises de créer des scripts d'appel personnalisés, ainsi que d'enregistrer et de stocker les appels pour référence ultérieure. En outre, les systèmes téléphoniques en nuage avec intégration CRM peuvent automatiquement remplir les informations de contact lorsqu'un client est appelé dans le système CRM.

Le principal avantage de l'intégration du CRM et du business phone system est que les employés peuvent accéder à toutes les données à partir d'un seul endroit, ce qui simplifie la communication et la collaboration au sein des équipes.

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Messagerie vocale à courriel

Cette fonction du système téléphonique en nuage permet d'envoyer les messages vocaux sous forme de fichier audio en pièce jointe directement à l'adresse électronique de votre choix, ce qui facilite l'organisation et la gestion de vos messages vocaux. Vous pouvez également les faire transcrire en texte et les envoyer par courriel. Il s'agit d'une fonction très utile pour les petites entreprises, car elle leur permet de ne pas avoir à vérifier leur messagerie vocale tous les jours. Les messages vocaux peuvent être facilement écoutés et gérés en les lisant dans votre boîte de réception électronique.

Conférences vidéo

Appel vidéo

Le système téléphonique cloud dispose de capacités de vidéoconférence utiles avec lesquelles vous pouvez organiser des réunions en ligne avec des collègues et des clients. Utilisez cette fonction afin de fournir des démonstrations de produit, des présentations et des sessions d'entraînement. En utilisant des conférences vidéo, vous pouvez également réduire les frais de déplacement. De plus, elles vous aident à améliorer la communication d'équipe en fournissant aux membres d'équipe éloignés un moyen de communiquer efficacement. 

Les entreprises qui utilisent des outils de vidéoconférence intégrés au système téléphonique déclarent souvent que cela leur a permis d'économiser du temps et de l'argent et d'accroître leur productivité. Cela permet même aux petites entreprises d'accéder à des possibilités plus souples, telles que des entretiens d'embauche à distance, des réunions d'équipe ou des négociations commerciales.

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Portabilité de numéro

Les systèmes téléphoniques en nuage peuvent porter les numéros, ce qui permet aux entreprises de conserver leur numéro de téléphone existant lorsqu'elles passent à un nouveau fournisseur de télécommunications. Cette fonction est utile pour les organisations ayant de nombreux clients qui ont l'habitude d'appeler un numéro spécifique. Le fait de conserver les numéros de téléphone de votre entreprise même si vous changez de fournisseur de télécommunications garantit la continuité du service, car vous ne manquerez pas d'appels importants pendant la période de transition.

Les systèmes de téléphonie en nuage qui proposent le portage des numéros rendent le processus simple et facile à réaliser. Le portage des numéros permet également de minimiser les perturbations causées par le passage à un nouveau système téléphonique. En outre, il peut aider les entreprises à maintenir leur image de marque et leur réputation.  

Click-to-call

Click-to-call

Les systèmes téléphoniques en nuage offrent des options de click-to-call ou click-to-dial en tant que solution web ou mobile. Grâce à ces options, les agents de clientèle peuvent passer des appels en cliquant sur un numéro sur l'écran de leur ordinateur. Cette fonction est utile pour les entreprises en croissance qui effectuent de nombreuses ventes en ligne. La fonction click-to-call élimine la nécessité de saisir les numéros manuellement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreur. En outre, elle constitue un moyen pratique pour les entreprises de suivre l'activité de leurs appels. 

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Les systèmes téléphoniques en nuage sont la solution idéale pour que les petites entreprises restent productives et efficaces. Ils offrent une gamme de fonctionnalités qui peuvent aider à accomplir des tâches telles que le transfert d'appel, l'analyse des appels, la réception automatique et la messagerie vocale. Ces fonctionnalités peuvent aider à améliorer la communication au sein de l'entreprise et à suivre la façon dont les appels sont passés. Dans l'ensemble, les systèmes téléphoniques en nuage sont un excellent investissement pour toute petite entreprise. Grâce à leurs caractéristiques, les petites et moyennes entreprises accèdent à des fonctionnalités de niveau entreprise, ce qui garantit une grande flexibilité pour les équipes et la continuité du service à la clientèle en toute circonstance.

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