Les fonctions les plus utiles du système téléphonique cloud pour les PME
Aujourd'hui, mettre en œuvre un système téléphonique cloud est une solution évolutive pour les petites entreprises à gérer leur communication professionnelle avec des ressources limitées.
Les systèmes de téléphonie cloud améliorent la productivité des équipes avec leurs fonctionnalités accrues, ce qui permet aux entreprises de toute taille de fournir un service client à haute qualité. Tout gestionnaire ou propriétaire sait que les entreprises qui offrent une meilleure expérience client sont celles qui prospèrent et se développent plus rapidement. En d'autres termes, les caractéristiques de votre système téléphonique d'entreprise sont un facteur clé qui détermine le degré de fluidité et d'efficacité de l'interaction avec vos clients. Toutes ces fonctions intégrées peuvent vous donner un avantage compétitif et vous aident à créer une stratégie de vente fructueuse.
La diversité de vos fonctionnalités de téléphone d'entreprise garantit que chacun de vos besoins spécifiques en matière de communication sera satisfait de la meilleure façon possible. Dans l'article suivant vous allez découvrir 10 des fonctions les plus utiles pour les entreprises petites et moyennes.
10 fonctions de système téléphonique cloud que toute petite entreprise devrait utiliser
Un système téléphonique cloud n'est pas simplement un outil pour passer et recevoir des appels. Il a dépassé cette fonctionnalité de base et est devenu une plateforme avancée de communication et de collaboration. Pourtant, les appels téléphoniques entrants et sortants ont leur place principale parmi toutes les options d'appel disponibles via un système téléphonique VoIP puisqu'ils sont un des canaux de communication les plus importants pour les petites et moyennes entreprises. Ci-dessous, vous trouvez les fonctions d'appel les plus importantes qui permettent aux petites entreprises de gérer facilement leur flux d'appel.
Routage des appels
L'une des fonctions de téléphonie cloud les plus utiles pour des petites entreprises est le routage des appels. Cette fonction vous permet de transférer les appels de votre téléphone de bureau vers un autre numéro, par exemple celui de votre téléphone portable. Ainsi, vous ne manquez jamais un appel. Vous avez également la possibilité de définir des règles pour que seuls certains appels soient transférés ou pour que tous les appels sont transférés pendant des heures précises de la journée. Cette flexibilité signifie que vous pouvez toujours accéder à vos appels professionnels, peu importe où vous êtes. Le routage des appels est une fonction VoIP qui est particulièrement utile pour les entreprises en déplacement.
En déviant les appels entrants vers le bon agent, vous pouvez résoudre plus rapidement les problèmes des clients. Cette fonction est également utile pour les entreprises ne disposant que de quelques lignes téléphoniques ou d'un centre d'appels distinct. C'est une fonction que vous aide à améliorer l'expérience téléphonique de vos clients de multiples manières. Garantir que chaque lead, prospect ou client peut toujours vous joindre est très important pour toute entreprise. Finalement, le routage des appels vous permet de transférer chaque appel entrant à un numéro de téléphone local (mobile ou fixe). Comme cela, vous pouvez établir une présence locale et faire de votre entreprise un partenaire digne de confiance.
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Renvoi des appels
Le renvoi des appels est une fonction améliorée des systèmes téléphoniques virtuels qui est utilisée pour optimiser les appels entrants. Il met en ligne les appels entrants avant de les envoyer à un agent spécifique en fonction de règles de routage prédéfinies. L'appel est dirigé avant que quelqu'un ne le prenne.
Les critères préétablis varient selon les solutions différentes de téléphone d'entreprise. Ils se fondent sur le volume des appels, le département souhaité, la disponibilité des employés, les compétences et la préférence de langue. Le système fait une analyse de tous les atouts afin de décider vers quel numéro acheminer l'appel. Cela garantit que la bonne personne va s'occuper de la demande du client entrant. La possibilité de transmettre les appels à un représentant du service clientèle capable de les aider garantit une gestion productive et efficace du support client. C'est un avantage qu'aucune entreprise ne peut ignore puisqu'il améliore l'engagement et la fidélisation des clients.
Tout ce processus peut être automatisé grâce aux fonctionnalités VoIP de votre système téléphonique. Et il en résulte encore un autre avantage : la distribution automatique des appels.
Répondeur automatisé
Le répondeur automatisé est considéré l'une des meilleures fonctions des systèmes téléphoniques cloud. Il simplifie et accélère la gestion du flux des appels. De plus, il vous permet de laisser tomber le réceptionniste en direct, car le système achemine automatiquement l'appel entrant vers le bon agent en fonction des règles d'acheminement des appels prédéfinies. L'un des avantages principaux de ce soi-disant réceptionniste numérique pour les petites entreprises est qu'il accélère le flux d'appels.
Parmi les caractéristiques les plus populaires du répondeur automatique, on trouve la musique d'attente et des messages préenregistrés. C'est une solution pratique pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants qui ont besoin d'une aide automatisée qui les soutient avec leur volume d'appels faible à modéré.
Pour les entreprises qui connaissent un trafic d'appels élevé, le système téléphonique cloud leur fournit la fonction SVI – serveur vocal interactif. Là, il s'agit d'un répondeur automatique à plusieurs niveaux qui offre une personnalisation approfondie des messages d'accueil et du routage vers plusieurs numéros.
SVI
Un serveur vocal interactif vous permet de créer un menu de téléphone avec des instructions pour l'appelant comment il peut contacter un département spécifique, un groupe ou un membre de l'équipe de soutien via le self-service. C'est une fonction de système téléphonique automatisé avec laquelle vos appelants peuvent joindre le bon agent de service et accéder aux informations via un guide pas à pas de messages préenregistrés.
À l'aide d'un serveur interactif vocal à plusieurs niveaux, les petites et moyennes entreprises peuvent diriger leurs clients vers la bonne personne de contact ou le bon service sans problème. Cette fonction permet aux entreprises d'offrir un support client plus efficace et un service amélioré à leurs prospects et leurs clients. Le SVI est utilisé pour gérer les appels entrants. Outre l'amélioration de la gestion du support client, les avantages sont les suivants :
• meilleure conversion des leads
• un gain de temps pour les clients et les employés
• meilleure fidélisation des clients et des profits plus hauts
Analyse d'appels
Les systèmes téléphoniques cloud disposent de fonctions d'analyse d'appels qui permettent aux propriétaires de suivre le succès de leurs campagnes de vente et de marketing. Ces données sont présentées dans une interface graphique facile à comprendre, vous voyez alors sans problèmes quels efforts de marketing fonctionnent et où des améliorations peuvent être apportées. De plus, les systèmes téléphoniques cloud fournissent des informations sur la durée des appels ainsi que sur le nombre d'appels connectés et déconnectés.
Ces données aident les entreprises à comprendre le comportement des clients et à identifier les domaines qui pourraient être améliorés. Par exemple, si un grand pourcentage d'appels est déconnecté, alors il peut être utile d'examiner si le produit ou le service répond aux besoins des clients. Enfin, ces données peuvent aussi être utilisées pour générer des rapports à des fins de gestion ou de financement.
Intégration GRC
Beaucoup de systèmes téléphoniques cloud offrent une intégration GRC et permettent donc aux entreprises de gérer les informations de contact des clients au sein de leur système téléphonique. L'intégration facilite de suivre les interactions entre l'entreprise et les clients et vous garantit que toutes les données des clients sont correctes et à jour. L'outil GRC intégré permet aux entreprises de créer des scripts d'appel personnalisés ainsi que d'enregistrer et de stocker les appels pour une consultation future. D'ailleurs, les systèmes téléphoniques avec une intégration GRC peuvent automatiquement introduire les informations de contact dans le système GRC lorsqu'un client est appelé.
Le plus grand avantage de l'intégration du GRC dans le système téléphonique d'entreprise est que les employés peuvent accéder à toutes les données d'un seul endroit. Cela optimise la communication et la collaboration entre les équipes.
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Messagerie vocale à courriel
Avec cette fonction de système téléphonique cloud, vous pouvez envoyer des messages vocaux comme fichier audio directement à une adresse électronique de votre choix. Ainsi, vous restez organisé et vous gérez facilement vos messages vocaux. Vous pouvez aussi choisir de les faire transcrire en texte et de les envoyer par courriel. Cette fonction est très utile pour les petites entreprises parce qu'elles n'ont pas besoin de vérifier leur boîte vocale tous les jours. Vous pouvez facilement écouter aux messages vocaux en les lisant dans votre boîte aux lettres électronique.
Conférences vidéo
Le système téléphonique cloud dispose de capacités de vidéoconférence utiles avec lesquelles vous pouvez organiser des réunions en ligne avec des collègues et des clients. Utilisez cette fonction afin de fournir des démonstrations de produit, des présentations et des sessions d'entraînement. En utilisant des conférences vidéo, vous pouvez également réduire les frais de déplacement. De plus, elles vous aident à améliorer la communication d'équipe en fournissant aux membres d'équipe éloignés un moyen de communiquer efficacement.
Les entreprises qui utilisent des outils de vidéoconférence qui sont intégrés dans leur système téléphonique, déclarent souvent qu'il leur a permis de gagner du temps et de l'argent et qu'il a augmenté leur productivité. Ainsi, même les petites entreprises peuvent accéder à des possibilités plus flexibles, telles que l'organisation d'entretiens d'embauche à distance, des réunions d'équipe ou des négociations d'affaires.
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Portabilité de numéro
Les systèmes téléphoniques cloud ont la capacité de porter des numéros, ce qui permet aux entreprises de garder leur numéro de téléphone existant quand elles changent leur fournisseur de télécommunications. Cette fonction est très utile pour les entreprises avec un grand nombre de clients qui devraient être avertis d'un nouveau numéro. Garder les numéros de téléphone d'entreprise, même quand vous changez d'opérateur, assure la continuité de votre service, car vous ne manquez pas d'appels importants pendant la période de transition.
Les systèmes téléphoniques cloud qui offrent la possibilité de porter les numéros de téléphone rendent généralement le processus simple et facile à réaliser. Porter les numéros aussi aide à minimiser le risque de perturbation qui est causé par le passage à un nouveau système téléphonique. De plus, il peut aider les entreprises à maintenir leur image de marque et leur réputation.
Click-to-call
Par ailleurs, les systèmes téléphoniques cloud offrent des options click-to-call ou click-to-dial comme solution mobile ou basée sur le web. À l'aide d'une telle option, les employés peuvent passer des appels en cliquant sur un numéro affiché sur leur écran d'ordinateur. Cette fonction est utile pour les entreprises en croissance qui réalisent de nombreuses ventes en ligne. La fonction click-to-dial élimine la nécessité d'entrer les numéros manuellement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreur. En outre, la fonction vous fournit un moyen pratique de suivre les activités téléphoniques.
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Les systèmes téléphoniques cloud sont une bonne solution avec laquelle les petites entreprises restent productives et efficaces. Ils offrent une série de fonctions qui vous aident avec des tâches comme le routage des appels, le répondeur automatique, les analyses d'appel et la messagerie vocale. Ces fonctionnalités peuvent vous aider à améliorer la communication au sein de l'entreprise et à suivre les appels. En général, les systèmes téléphoniques cloud représentent un excellent investissement pour les petites entreprises. Grâce à leurs caractéristiques, les petites et moyennes entreprises obtiennent de l'accès à des fonctionnalités de niveau professionnel. Cela vous garantit un haut niveau de flexibilité pour les équipes et une continuité de service pour les clients dans n'importe quelle situation.
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