Wie optimieren Sie Ihre Business-Kommunikation?

Der Arbeitsplatz von heute ist online, deshalb können Angestellte von überall aus arbeiten. Dank Online-Meetings interagieren sie mit Teams aus allen möglichen Zeitzonen. Außerdem arbeiten sie unabhängig von ihrem Standort zusammen an Projekten mit der Hilfe von Videoanrufen oder Messaging-Apps. Dafür benötigen sie viele Business-Kommunikationstools, manchmal zu viele.

Kommunikationstools

Business-Kommunikationstools ermöglichen es Unternehmen aller Größen effizienter zu arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz hat die Art, auf die wir arbeiten, revolutioniert. Die Tage, an denen wir uns persönlich mit Kollegen und Partnern treffen oder Mails hin und herschicken mussten, sind vorbei.

Durch die sich verändernde Landschaft des Arbeitsplatzes suchen immer mehr Unternehmen nach modernen Kommunikations- und Kollaborationslösungen. Die neuen abwechslungsreichen Arbeitsformen, bestehend aus Büro-, Hybrid- und Remote-Teams, erfordern von den Unternehmen die Schaffung digital vernetzter Umgebungen. Deshalb wenden Sie sich einem ausgelagerten IT-Management, benutzerfreundlichen Kommunikationslösungen und Tools für ein besseres Engagement der Mitarbeiter zu.

Je mehr Kommunikationstools für Unternehmen, desto besser: davon sind viele überzeugt. Wenn Sie die Hilfsmittel aufzählen, die Sie täglich nutzen, findet sich in der Liste mit großer Wahrscheinlichkeit eine PBX, Videoapps, Sofortnachrichten, Telefone, mobile Apps, soziale Medien und mehr noch. All diese Lösungen zu balancieren kann jedoch frustrierend sein und die Effizienz eines Teams untergraben.

Was ist also die richtige Anzahl an Kommunikationstools, die Sie nutzen sollten und warum ist ihre Zusammenlegung und Verringerung förderlich für die Produktivität? Lesen Sie den nachfolgenden Artikel und entdecken Sie, wie sich die passenden Kommunikationslösungen auf die Erfolgsgeschichte Ihres Unternehmens auswirken.

Was sind Kommunikationstools?

Optimierung Kommunikationstools

Als Kommunikationstool gilt jede Software oder Hardware, die es zwei oder mehr Personen ermöglicht, miteinander zu interagieren. Es sind digitale Lösungen, mit denen Teams effizienter zusammenarbeiten können, sei es durch Sprache, Text oder Video.

Unternehmen nutzen Kommunikationstools, damit ihre Angestellten effizienter arbeiten können. Indem sie die genutzten Tools zusammenlegen, vereinfachen sie ihr IT-Management und verbessern das Engagement der Mitarbeiter. Zusätzlich helfen die richtigen Werkzeuge Unternehmen dabei ihre Ziele zu erreichen.

Videokonferenzen helfen zum Beispiel Remote-Teams dabei, sich bei der Arbeit verbundener und motivierter zu fühlen. Gleichzeitig vereinfachen Chat-Apps die Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen Teammitgliedern. Wenn Sie das passende Tool für Ihr Unternehmen aussuchen möchten, sollten Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Angestellten sowie auf Ihre Unternehmensziele achten.

Tools für interne Business-Kommunikation

interne Business-Kommunikation

Tools für interne Verbindung und Zusammenarbeit wie E-Mail und Chat-Services sind ein Must-have für Unternehmen jeder Größe, die eine reibungslose interne Kommunikation unterstützen möchten.

Für die interne Kommunikation sind Chatnachrichten ein effizienteres Hilfsmittel als E-Mails. Ein Teammitglied kann die anderen schnell und einfach kontaktieren und Dateien oder Bilder senden, ohne Tage oder sogar Wochen auf eine Antwort warten zu müssen.

Das Cloud-Telefonsystem ist großartig für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Mit einer VoIP-Lösung tätigen und empfangen Sie Anrufe über eine All-in-One Plattform. So verbinden sich Angestellte problemlos miteinander, unabhängig von ihrem Standort.

Ein weiteres praktisches Tool für die interne Kommunikation sind Sofortnachrichten-Apps. Solche Apps ermöglichen es Unternehmen, alle Nachrichten in Echtzeit an Teammitglieder zu verschicken. So bleiben Remote-Teams spielend einfach in Verbindung und arbeiten wie gewohnt zusammen an Projekten.

Tools für externe Business-Kommunikation

externe Kommunikation

Für die Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten benötigen Unternehmen verschiedene strategische Tools.
Eines der wichtigsten Tools für externe Kommunikation ist das Telefonsystem. Mit einer Cloud-PBX tätigen und erhalten Unternehmen Anrufe über eine All-in-One Plattform, wodurch sie sich schnell und einfach mit Kunden und Lieferanten verbinden können.

Ein weiteres nützliches Werkzeug für die externe Kommunikation sind Videokonferenzlösungen. Dank Videokonferenzen können Sie Meetings mit Kunden und Partnern von Angesicht zu Angesicht abhalten, egal wo sich die Teilnehmer befinden. Dies ist eine gute Möglichkeit, um Beziehungen aufzubauen und um Geschäfte abzuschließen.

Viele Unternehmen sind heutzutage in verschiedenen Sprachen in den sozialen Medien aktiv, um auf die Bedürfnisse ihrer globalen Community einzugehen. Eine weitere Möglichkeit, um sich effizient mit Kunden und Partnern zu verbinden, ist das Einrichten von Rufnummern für verschiedene Abteilungen, wenn Sie ein mittleres oder großes Unternehmen leiten.

Integrationen zwischen Tools und Cloud-basierten Kommunikationslösungen

integrierte Lösungen

Um mit Kunden und Angestellten zu interagieren, nutzen die meisten Unternehmen eine Vielzahl an Hilfsmitteln. In manchen Fällen mag diese Vorgehensweise effektiv sein, meistens jedoch ist es frustrierend und womöglich auch etwas überwältigend. Was können Sie also unternehmen, um die Anzahl der genutzten Mittel zu reduzieren und dadurch produktiver zu werden? Denken Sie über folgende Optionen nach:

  • Mangelt es Ihnen an einem Werkzeug, um eine komplette Kommunikationslösung aufzubauen?
  • Haben Sie Tools, die überflüssig sind, weil sich ihre Funktionen überschneiden?
  • Können Sie manche der Tools über eine All-in-One Kommunikationsplattform verbinden?

Einfach immer mehr Tools zu implementieren ist keine Lösung. Viele Unternehmen zögern, dem Team ein weiteres neues Instrument vorzustellen, denn Angestellte denken oft, dass es zusätzliche Arbeit mit sich bringt, anstatt ihren Alltag zu erleichtern.

Der Stand von SaaS im Jahr 2021

Das durchschnittliche Unternehmen hat 254 SaaS-Apps;
Die durchschnittliche App-Nutzung über 60 Tage hinaus lag nur bei ca. 45%; 
Ungefähr 55% aller SaaS-Apps werden nicht vom Team genutzt.*
*productive.com

Eine Option, um die Anzahl Ihrer Kommunikationsmittel zu reduzieren, ist sie in Lösungen zu integrieren, die Sie bereits täglich nutzen. Dazu gehören Google-Anwendungen und Ihre CRM-Lösung (wie Salesforde, Zendesk, Odoo oder Microsoft Teams).

Sie können beispielsweise ein Business-Telefonsystem wählen, in das sich Apps und Programme von Drittanbietern integrieren lassen. Dabei kann es sich um eine VoIP-Lösung handeln, die verschiedene Kommunikationskanäle unterstützt und mit der Sie dazu in der Lage sind, verschiedene Systeme miteinander zu verbinden, um einen reibungslosen täglichen Arbeitsablauf zu erhalten.

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Professionelle und persönliche Kommunikation trennen

Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz Softphone Cloud PBX

Manchmal ist es schwierig, die professionelle und persönliche Kommunikation voneinander zu trennen. Es ist jedoch wichtig, eine klare Grenze zwischen beiden zu ziehen, um die Produktivität aufrecht zu erhalten.

Die persönliche und professionelle Kommunikation gut zu organisieren ist wichtig für die Effizienz des Teams, da es auch das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit unterstützt.

In dem Chat-Dienst, den Sie für die interne Kommunikation nutzen, können Sie spezifische Chaträume einrichten – für geschäftliche Diskussionen, aber auch für persönliche Themen, die nicht mit der Arbeit zusammenhängen.

Viele Angestellte aus allen Abteilungen nutzen das selbe Gerät für die professionelle Kommunikation wie für private Unterhaltungen. Dies kann zu Stress führen und die Aufrechterhaltung einer ausgewogenen Work-Life-Balance erschweren.

Dank moderner Technologien wie Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz (FMK), verpassen Sie keine wichtigen Anrufe und Sie müssen auch nicht rund um die Uhr im Büro für geschäftliche Anrufe verfügbar sein. Sie verknüpfen einfach Ihre Durchwahl mit Ihrem Smartphone und Ihre Büro-Rufnummer folgt Ihnen überall hin. Legen Sie zusätzliche Regeln fest, um zu bestimmen, wann auf dieser Nummer eingehende Anrufe direkt auf die Mailbox umgeleitet werden sollen (wenn Sie nicht verfügbar sind).

Wenn Sie sich für ein Cloud-Telefonsystem entscheiden, erhalten Sie eine Lösung für effektive Business-Kommunikation. Mit der Hilfe fortschrittlicher Funktionen wie FMK – Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz – reduzieren Sie die Anzahl der Geräte, die Ihre Mitarbeiter für die geschäftliche Kommunikation nutzen, ohne an Produktivität zu verlieren.

Eine All-in-One Plattform für die Kommunikationstools Ihres Unternehmens

All-in-One Kommunikationsplattform

Die verschiedenen Optionen können überwältigend sein, wenn Sie die passende Kommunikationslösung für Ihr Unternehmen finden möchten. Es gibt so viele verschiedene Software und Dienste, dass es schwer sein kann zu wissen, wo man anfangen soll.

Eine besonders nützliche Option sind All-in-One Plattformen, die eine große Zahl an Kommunikationstools an einem Ort vereinen. Diese Art von Plattform kann VoIP-Lösungen, Cloud-Telefonsysteme und Messaging-Apps enthalten – alles in einem Paket. So finden Unternehmen leichter das richtige Tool für ihre Anforderungen, ohne bei verschiedenen Anbietern danach suchen zu müssen.

Einen Ort zu haben, von dem aus Sie Ihre ganzen Kommunikationskanäle lenken können, macht Ihre Kommunikation effizienter. Sie sparen Zeit und Mühe, da Sie nicht ständig zwischen verschiedenen Geräten und Plattformen wechseln müssen. Sie verwalten einfach alles von einem Ort aus.

Ein modernes Cloud-Telefonsystem kann eine All-in-One Plattform sein, die für Ihr Unternehmen Kommunikationssysteme verschiedener Art miteinander verbindet, von Sofortnachrichten bis hin zu Videokonferenztools.

Das Rundum-Telefonsystem ist die zukunftssichere Lösung, die Ihnen hilft, die Anzahl Ihrer Kommunikationsmittel zu reduzieren
zukunftssicheres Cloud-Telefonsystem

Ein Cloud-Telefonsystem hat viele Vorteile: Sie können Ihre alten Telefone behalten und trotzdem zu einem 100% webbasierten Ökosystem wechseln. Dabei handelt es sich oft um eine Option für mehrere Marken, die mit mehreren IP-Telefonmarken kompatibel ist.

Dank Zero-Touch-Provisioning ist die Plug-and-Play-Fähigkeit ein praktisches Merkmal Ihres Telefonsystems. Sie können sowohl Ihre neuen als auch Ihre alten VoIP-Geräte damit problemlos verwalten.

All-in-One Plattformen sind auch eine kostengünstige Lösung. Anstatt für mehrere Services von verschiedenen Anbietern zu zahlen, erhalten Unternehmen oftmals alle Tools, die sie benötigen, günstig in einem Paket.

Wenn Sie ein Cloud-Telefonsystem aussuchen, sollten Sie sicherstellen, dass es über alle Funktionen verfügt, die Sie für Ihr Unternehmen brauchen. Berücksichtigen Sie z. B. die Anzahl der benötigten Anschlüsse, die Art der Tarife und die Verfügbarkeit von Funktionen wie Voicemail zu E-Mail und Telefonkonferenzen.

Eine All-in-One Plattform für Ihre Unternehmenskommunikation erleichtert die Arbeit und sorgt für mehr Effizienz. Mit all Ihren Tools an einem Ort können Sie sich auf die Unternehmensleitung konzentrieren, anstatt Ihre Zeit mit der Suche nach Anbietern zu verschwenden, damit Ihre Kommunikationsanforderungen vollständig abgedeckt sind.

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Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Unternehmenskommunikation verbessern wollen

Faktoren verbesserte Kommunikation

Falls Sie Ihre Produktivität steigern möchten, indem Sie die Anzahl der genutzten Geräte und Programme reduzieren, dann achten Sie auf folgende Punkte:

  1. Suchen Sie nach einer All-in-One Lösung
  2. Entscheiden Sie sich für ein Tool, mit dem das ganze Team problemlos zusammenarbeiten kann
  • Nutzen Sie Projektmanagementtools und
  • interne Business-Kommunikation
  1. Wählen Sie eine sichere Lösung mit einer Datenschutzpolitik
  2. Sie sollte funktionsreich sein und über mehrere Funktionen verfügen
  3. Entscheiden Sie sich für eine kostengünstige und anpassbare Option

Heutzutage verlassen sich Unternehmen auf diverse Kommunikationsmittel, während sie von der Flexibilität profitieren, die Telekommunikationsanbieter ihnen ermöglichen. Softphones, IP-Telefonie und VoIP-Lösungen haben die Festnetztelefonie als primäre und obligatorische Kommunikationsquelle ersetzt.

Unternehmen können sich mit Kunden über viele verschiedene Kanäle verbinden, wie zum Beispiel ihre Webseite, die sozialen Medien, per Telefon oder Chat. Dennoch steigen die Anforderungen der Kunden und ihre bevorzugte Kontaktform ändert sich mit der Zeit. Um die Erwartungen zu erfüllen, benötigen Sie die passenden Kommunikationsmittel für Ihr Büro.

Die Cloud ist perfekt für die Kommunikation. Nutzen Sie sie für Anrufe, Nachrichten und Videokonferenzen mit Personen auf der ganzen Welt. Aber was, wenn Sie die Cloud für Ihre Business-Kommunikation nutzen möchten? Können Sie private und geschäftliche Kommunikation dort vermischen, oder benötigen Sie separate Systeme?

Die meisten Menschen ziehen es vor, ihre private und geschäftliche Kommunikation getrennt zu halten. Immerhin möchten Sie nicht, dass Ihr Chef Ihre Urlaubsfotos sieht! Mit Cloud-basierten Kommunikationstools ist es jedoch ganz einfach, beides zu trennen. Viele Anbieter verfügen über Integrationen zwischen Ihren Tools und beliebten Cloud-basierten Anwendungen wie den Google Apps oder Microsoft Office 365. So verbinden Sie sich problemlos mit Mitarbeitern, um an Projekten zu arbeiten und bleiben in jeder Situation produktiv.