Wie wird ein Online-Meeting effektiv?

Online-Meetings, Teams an verschiedenen Orten, Homeoffice und Remote-Zusammenarbeit – die neue Normalität für viele auf der ganzen Welt. Unternehmen aller Größen benötigen Kommunikationslösungen mit denen sie sich an die neue Realität in der Geschäftswelt anpassen können.

Mit der zunehmenden Fernarbeit ermöglichen Besprechungen per Audiokonferenz oder Videoanruf den Mitarbeitern, von überall aus zusammenzuarbeiten. Lesen Sie weiter, um einige strategische Tipps zu erfahren, mit denen Sie virtuelle Meetings mit Ihrem Remote-Team effektiv und produktiv gestalten können.

Seien Sie aktiv und motivieren Sie Ihr Team

Online-Meetings sind für moderne Unternehmen unentbehrlich und auch alltäglich geworden. Und dennoch kann es für das Remote-Team schwierig sein, während des Meetings konzentriert zu bleiben. Viele Ablenkungen stehlen die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und manche verlieren das Interesse an der laufenden Unterhaltung. Während einem Konferenzanruf oder einem Videomeeting, kann jedes Teammitglied persönliche Mails lesen, in verschiedenen sozialen Medien unterwegs sein oder sogar mit Freunden chatten. Wie können also in einer virtuellen Umgebung produktive und motivierende Meetings abgehalten werden?

Erstellen Sie einen Plan für Meetings und teilen Sie ihn rechtzeitig aus

Für ein effektives Meeting sollten sie bereits vor dessen Beginn anfangen, nämlich mit einem gut strukturierten Plan. Jedes Mitglied des virtuellen Teams sollte diesen Plan mehrere Tage vor dem Video- oder Audioanruf erhalten. Dies gibt ihnen genügend Zeit, sich auf die Diskussion vorzubereiten.

Wenn Sie wissen möchten, was in einen Meeting-Plan gehört, dann lesen Sie unseren Artikel Telekonferenzen – die beste Lösung für Businessmeetings.

Nehmen Sie während der Audio- oder Videokonferenz regelmäßig Bezug auf den Plan. Damit lenken Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zurück auf die Unterhaltung und das Meeting. Einem Plan zu folgen, motiviert sie dazu, sich stärker in die Diskussion einzubringen. Viele Konferenzlösungen verfügen über Funktionen für das Teilen von Dateien und die Bildschirmübertragung. Mit diesen Funktionen kann der Plan in Echtzeit während des Meetings bearbeitet werden. Auch damit können sie den Fokus des Teams auf das Wesentliche zurücklenken, da Sie verschiedene Teilnehmer darum bitten können, die Updates in das Dokument einzufügen, das für alle zugänglich ist.

Seien Sie proaktiv und stellen Sie Fragen

Versuchen Sie, alle Teammitglieder mit Fragen einzubinden, die mit der Konferenz zusammenhängen. Machen Sie das virtuelle Meeting zu einem aktiven Dialog, anstatt zu einem langweiligen Monolog. Durch die Interaktion mit Ihren Remote-Angestellten, verlieren diese nicht die Konzentration, denn sie erwarten, aktiv in die Diskussion einbezogen zu werden. Machen Sie sie nicht zu stillen Zeugen einer Präsentation. Mittels Fragen bleibt das virtuelle Meeting produktiv, denn sie lenken es in Richtung eines strategischen Ziels. Sehen Sie sich die Funktionen Ihrer Konferenzplattform an, um die beste Möglichkeit für das Stellen Ihrer Fragen zu finden. Vielleicht durch ein Q&A-Formular, über den Videochat oder indem Sie direkt während des Audio- oder Videoanrufs fragen.

Planen Sie kleine Erholungspausen ein

Wenn das Online-Meeting etwas länger dauert, sind kleine Pausen ein Muss. Selbst bei einem sehr interessanten Thema oder einer intensiven Diskussion könnten Sie sonst die Aufmerksamkeit der Teilnehmer verlieren. Während einem Online-Meeting konzentriert zu bleiben, ist schwerer als während einem Treffen von Angesicht zu Angesicht. Das Starren auf den Bildschirm und die zusätzliche Anstrengung den Kollegen zuzuhören, während sie reden, kann ermüdend sein. Es ist ratsam, die Meetings durch kurze Pausen aufzuteilen. Teilnehmer können sich erfrischen, eine Tasse Kaffee holen oder einfach ein paar Minuten entspannen. Zurück im virtuellen Konferenzraum fühlen sie sich dann mit Sicherheit wieder voller Elan und viel produktiver. Beginnen Sie jetzt Ihre kostenlose Konferenz!

Stellen Sie sicher, dass jeder die Funktionen der Plattform kennt

Funktionsreiche Plattformen für Online-Meetings sind Kollaborationslösungen, die die Teamarbeit Ihrer externen Mitarbeiter unterstützen. Wenn Sie sie aktiv in das Meeting einbeziehen möchten, dann stellen Sie sicher, dass alle die Funktionen der Plattform kennen. Die Wahl des richtigen Tools für Remote-Meetings ist sehr wichtig. Sie hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab sowie vom Ziel des Meetings. Sie können sich für eine Audio- oder eine Videokonferenz entscheiden. Achten Sie auch darauf, ob Ihr Team bei der Fernarbeit eine Art der Kommunikation bevorzugt.

Für ein erfolgreiches virtuelles Meeting sollten Sie Ihre Remote-Mitarbeiter und deren Kommunikationsstil kennen. Sie sollten auch die Funktionen der Plattform kennen, um einen effizienten Kommunikationsprozess zu unterstützen. Als Host können Sie die Struktur der Diskussion festlegen und wie sich das Team einbringt – durch das Heben einer Hand, durch Fragestellungen oder durch eine Q&A-Sitzung im Anschluss an die Diskussion. Andere Funktionen für intensive Interaktionen zwischen den Nutzern während eines Online-Meetings:

• Bildschirmübertragung
• Dateibearbeitungsoptionen
• ein digitales Whiteboard
• Chatfunktionen

Mit diesen Funktionen arbeitet Ihr ganzes virtuelles Team besser zusammen.

Visuelle Materialien – Schlüsselpunkte für ein motiviertes Team

Viele Tools für Zusammenarbeit ermöglichen das Erstellen, Teilen und Bearbeiten von Dateien während eines laufenden Audio- oder Videoanrufs. Mit Präsentationen oder anderen visuellen Materialien zu arbeiten hilft dabei, die Teilnehmer zu motivieren und das Remote-Meeting produktiv zu gestalten.

Ein spezifisches Projekt zu haben – wie zum Beispiel ein geteiltes Dokument, das aktualisiert werden muss – ist sehr nützlich für das Meeting. Die Teammitglieder interagieren aktiv miteinander, während sie online die Datei bearbeiten. Sie sind dabei konzentriert und motiviert, da die vorgenommenen Änderungen sofort sichtbar sind und auch direkt Feedback von den restlichen Teilnehmern erfolgen kann. Optionen zur Bildschirmübertragung und zum Teilen von Dateien ergänzen die Konferenzerfahrung. Mit ihrer Hilfe läuft die Kommunikation glatter, Diskussionspunkte können leichter identifiziert werden und das Treffen ist effizienter.

Online-Meetings sind für viele Angestellte und Teamleiter ein neuer Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie verbinden sich über einen Dienst für Konferenzanrufe oder eine Videokonferenz-Software mit dem außerhalb arbeitenden Team. Ganz unabhängig von der gewählten Lösung gibt es goldene Regeln, die befolgt werden sollten, um ein erfolgreiches Meeting abzuhalten. Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder auf jeden Fall zur aktiven Mitarbeit, lernen Sie die Funktionen des Tools kennen und versuchen Sie, die Unterhaltung durch Dateien, Bilder, Videos, etc. abwechslungsreich zu gestalten.

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