Wie wird ein Online-Meeting effektiv?

Online-Meetings, Teams an verschiedenen Orten, Homeoffice und Remote-Zusammenarbeit – die neue Normalität für viele auf der ganzen Welt. Unternehmen aller Größen benötigen Kommunikationslösungen mit denen sie sich an die neue Realität in der Geschäftswelt anpassen können.

Mit der zunehmenden Bedeutung der Telearbeit ermöglichen Besprechungen per Audiokonferenz oder Videoanruf den Mitarbeitern, von jedem Ort aus zusammenzuarbeiten. Entdecken Sie einige strategische Tipps, die Ihnen dabei helfen, effektive und produktive virtuelle Besprechungen mit Ihrem Teleteam durchzuführen.

Seien Sie aktiv und halten Sie Ihr Team bei der Stange.

Online-Meetings sind für moderne Unternehmen zu einer Notwendigkeit geworden. Dennoch kann es schwierig sein, die Konzentration des Remote-Teams während des Meetings aufrechtzuerhalten. Viele Ablenkungen rauben den Teilnehmern die Aufmerksamkeit, und einige verlieren das Interesse am laufenden Gespräch. Während einer Telefonkonferenz oder eines Videomeetings kann jedes Remote-Teammitglied persönliche E-Mails lesen, seinen Social-Media-Feed überprüfen und mit Freunden chatten. Wie können Sie also produktivere und engagiertere Meetings in einer virtuellen Umgebung durchführen?

Erstellen Sie eine Tagesordnung für die Sitzung und verteilen Sie diese rechtzeitig.

Um eine effektive Besprechung durchzuführen, sollten Sie mit einer gut strukturierten Tagesordnung beginnen. Jedes virtuelle Teammitglied sollte diese einige Tage vor dem Video- oder Audioanruf erhalten, damit es genügend Zeit hat, sich auf die Diskussion vorzubereiten.

Wenn Sie wissen möchten, was in einen Meeting-Plan gehört, dann lesen Sie unseren Artikel Telekonferenzen – die beste Lösung für Businessmeetings.

Verweisen Sie während der Audiokonferenz oder des Videoanrufs häufig auf die Tagesordnung, damit die Teilnehmer wieder in das Gespräch und die Teambesprechung zurückfinden. Durch die Förderung des Online-Meetingplans werden sie besser in die Diskussion einbezogen. Viele Konferenzlösungen verfügen über Funktionen zur Datei- und Bildschirmfreigabe. So kann die Tagesordnung während der Fernbesprechung in Echtzeit bearbeitet werden. Dies ist ein weiterer Tipp zur Neuausrichtung des Teams, da Sie verschiedene Teilnehmer bitten können, die wichtigsten Aktualisierungen in das für alle zugängliche Dokument aufzunehmen.

Seien Sie proaktiv und stellen Sie Fragen.

Versuchen Sie, alle Ihre Teammitglieder mit Fragen zur Konferenz einzubeziehen. Machen Sie aus dem virtuellen Meeting einen aktiven Dialog statt eines langweiligen Monologs. Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern interagieren, dürfen diese nicht den Fokus verlieren. Sie erwarten, dass sie sich aktiv an einer Diskussion beteiligen und nicht stumme Zeugen einer Präsentation sind. Durch das Stellen von Fragen bleibt das virtuelle Meeting produktiv, da Sie es auf sein strategisches Ziel ausrichten. Überprüfen Sie die Funktionen Ihrer Konferenzplattform, um den besten Weg zu finden, um Ihre Fragen zu stellen. Das kann über ein spezielles Q&A-Formular, im Video-Chat oder direkt während des Audio- oder Videoanrufs geschehen.

Erwägen Sie kleine Pausen, damit sich die Teilnehmer entspannen können.

Wenn das Online-Meeting länger dauert, sind Mikropausen ein Muss. Auch wenn es sich um ein sehr interessantes Thema oder eine intensive Diskussion handelt, kann die Konzentration der Teilnehmer nachlassen. Es ist schwieriger, sich während eines virtuellen Meetings zu konzentrieren als bei einer persönlichen Besprechung. Auf den Bildschirm zu starren und sich extra anzustrengen, um zuzuhören, wenn Ihre Kollegen sprechen, kann anstrengend sein. Daher empfiehlt es sich, Ihre Meetings mit Mikropausen zu unterbrechen. Die Teilnehmer können sich erfrischen, eine weitere Tasse Kaffee trinken oder sich ein paar Minuten entspannen. Wenn sie wieder in den virtuellen Konferenzraum zurückkehren, können Sie sicher sein, dass sie sich wieder aufgeladen und produktiver fühlen. Beginnen Sie jetzt Ihre kostenlose Konferenz!

Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Funktionen der Plattform kennen.

Collaboration-Lösungen für Online-Meetings sind funktionsreiche Plattformen, die die Teamarbeit Ihrer Remote-Mitarbeiter unterstützen. Wenn Sie sie aktiv in das Meeting einbeziehen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass sie die Funktionen der Plattformen kennen. Die Wahl des richtigen Tools für Remote-Meetings ist sehr wichtig. Sie hängt von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen und dem Ziel des Meetings ab. Sie können sich entweder für eine Telefonkonferenz oder eine Videokonferenz entscheiden. Achten Sie auch darauf, ob Ihr Team eine bevorzugte Art der Verbindung hat, wenn es remote arbeitet.

Für ein erfolgreiches Online-Meeting sollten Sie Ihr Team kennen und wissen, wie es kommuniziert. Außerdem sollten Sie die Funktionen der Kollaborationsplattform kennen, die einen effizienten Kommunikationsprozess unterstützen. Als Gastgeber können Sie die Struktur der Diskussion festlegen und bestimmen, wie sich das gesamte Team einbringt - durch das Heben der Hand, das Stellen einer Frage oder durch eine Fragerunde im Anschluss an die Diskussion. Weitere Funktionen, die es den Nutzern ermöglichen, während eines Online-Meetings intensiv miteinander zu kommunizieren, sind

• Bildschirmübertragung
• Dateibearbeitungsoptionen
• ein digitales Whiteboard
• Chatfunktionen

Mit diesen Funktionen arbeitet Ihr ganzes virtuelles Team besser zusammen.

Visuelle Materialien – Schlüsselpunkte für ein motiviertes Team

Viele Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen es Ihnen, während eines laufenden Audioanrufs oder einer Videokonferenz Dateien zu erstellen, freizugeben und zu bearbeiten. Die Arbeit mit Präsentationen, Bannern oder anderen visuellen Materialien trägt dazu bei, dass sich die Teilnehmer engagieren und die Fernkonferenz produktiv bleibt.

Ein bestimmtes Projekt - z. B. ein gemeinsam genutztes Dokument, das aktualisiert werden muss - ist für das Meeting nützlich. Die Teammitglieder interagieren aktiv miteinander, während sie die Datei online bearbeiten. Sie sind konzentriert und engagiert, da die vorgenommenen Änderungen sofort sichtbar sind und ein sofortiges Feedback von den übrigen Teilnehmern erwartet wird. Die Optionen für die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen und Dateien ergänzen das gesamte Konferenzerlebnis. Mit ihrer Hilfe wird die Kommunikation reibungsloser, die Diskussionspunkte können leichter identifiziert werden und das Meeting ist effizienter.

Online-Meetings sind für viele Mitarbeiter und Teamleiter eine neue Arbeitsumgebung. Sie können sich mit Ihrem Team über einen Telefonkonferenzdienst oder eine Videokonferenzsoftware verbinden. Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entscheiden, gibt es goldene Regeln, die Sie befolgen sollten, um Ihr Meeting erfolgreich zu gestalten. Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder zur aktiven Teilnahme, lernen Sie die Funktionen des Tools kennen und versuchen Sie, das Gespräch durch gemeinsam genutzte Dateien und visuelle Elemente zu bereichern.

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