Wie optimieren Sie Ihre Business-Kommunikation?

The workplace is now an online space where employees can work from anywhere. Today, online meetings allow workers to interact with teams from across any time zone. They can collaborate on projects with the help of video calls or messaging apps, regardless of their location. Dafür benötigen sie viele Business-Kommunikationstools, manchmal zu viele.

Business communication tools empower companies of any size to operate more efficiently. The digital workplace has revolutionized the way we work. Gone are those days when people had to commute to meet face-to-face with colleagues and partners or send emails back and forth during business hours between 9 am – 5 pm.

The changing workplace landscape has led organizations to seek more advanced communication and collaboration solutions. The new diversified workplaces consisting of office, hybrid, and remote teams require businesses to create digitally connected work environments. So they turn towards user-friendly communication solutions, outsourced IT management, and tools for better employee engagement.

Many people believe the more business communication tools you implement, the better. If you count the ones you use daily, you will most likely include at least PBX, video apps, instant messaging, phones, mobile apps, social media, and more. However, juggling all these solutions can be frustrating and undermine a team’s efficiency. So what is the right number of business communication tools you should use, and why consolidating and reducing them is good for productivity? Read the article below to discover how the right business communication solutions contribute to your business success story.

Was sind Kommunikationstools?

Als Kommunikationstool gilt jede Software oder Hardware, die es zwei oder mehr Personen ermöglicht, miteinander zu interagieren. Es sind digitale Lösungen, mit denen Teams effizienter zusammenarbeiten können, sei es durch Sprache, Text oder Video.

Businesses use communication tools to empower their employees to work more efficiently. By consolidating the number of tools they use, businesses can simplify their IT management and improve employee commitment. Using the right tools can help companies achieve their goals and objectives. For example, video conferencing can help remote teams feel more connected and engaged in the workplace, while chat apps can help facilitate real-time collaboration between team members. When choosing the right tools for your business, it’s important to consider your employees’ needs and your organization’s goals.

Tools für interne Business-Kommunikation

Intranet network connection and collaboration tools like email and chat services are a must-have for companies of any size that want to support smooth internal communication. The chat app is a more efficient tool for internal communication than email. A team member can get in touch with any other colleague on the fly and send files and pictures quickly without having to wait days or weeks before getting another response.

Das Cloud-Telefonsystem is a great way for businesses to communicate internally. Businesses can use VoIP solutions to make and receive calls through an all-in-one platform with a cloud phone system. This allows employees to connect effortlessly, regardless of their location.

Ein weiteres praktisches Tool für die interne Kommunikation sind Sofortnachrichten-Apps. Solche Apps ermöglichen es Unternehmen, alle Nachrichten in Echtzeit an Teammitglieder zu verschicken. So bleiben Remote-Teams spielend einfach in Verbindung und arbeiten wie gewohnt zusammen an Projekten.

Tools für externe Business-Kommunikation

When communicating with customers or suppliers, businesses need several strategic tools to get the job done. One of the vital tools for external communication is the phone system. A cloud PBX allows businesses to start and receive calls through an all-in-one platform, making connecting with customers and suppliers fast and easy.

Ein weiteres nützliches Werkzeug für die externe Kommunikation sind Videokonferenzlösungen. Dank Videokonferenzen können Sie Meetings mit Kunden und Partnern von Angesicht zu Angesicht abhalten, egal wo sich die Teilnehmer befinden. Dies ist eine gute Möglichkeit, um Beziehungen aufzubauen und um Geschäfte abzuschließen.

Viele Unternehmen sind heutzutage in verschiedenen Sprachen in den sozialen Medien aktiv, um auf die Bedürfnisse ihrer globalen Community einzugehen. Eine weitere Möglichkeit, um sich effizient mit Kunden und Partnern zu verbinden, ist das Einrichten von Rufnummern für verschiedene Abteilungen, wenn Sie ein mittleres oder großes Unternehmen leiten.

Integrationen zwischen Tools und Cloud-basierten Kommunikationslösungen

Um mit Kunden und Angestellten zu interagieren, nutzen die meisten Unternehmen eine Vielzahl an Hilfsmitteln. In manchen Fällen mag diese Vorgehensweise effektiv sein, meistens jedoch ist es frustrierend und womöglich auch etwas überwältigend. Was können Sie also unternehmen, um die Anzahl der genutzten Mittel zu reduzieren und dadurch produktiver zu werden? Denken Sie über folgende Optionen nach:

• Mangelt es Ihnen an einem Werkzeug, um eine komplette Kommunikationslösung aufzubauen?
• Haben Sie Tools, die überflüssig sind, weil sich ihre Funktionen überschneiden?
• Können Sie manche der Tools über eine All-in-One Kommunikationsplattform verbinden?

Einfach immer mehr Tools zu implementieren ist keine Lösung. Viele Unternehmen zögern, dem Team ein weiteres neues Instrument vorzustellen, denn Angestellte denken oft, dass es zusätzliche Arbeit mit sich bringt, anstatt ihren Alltag zu erleichtern.

So one option to optimize the number of your communication tools is to integrate them with solutions you already use daily. These include Google Suite apps and your CRM solution – like Salesforce, Zendesk, Odoo, or Microsoft Teams application. For example, you can choose a business phone system that allows integration with third-party apps and programs. It can be a VoIP solution that supports multiple communication channels and enables you to interconnect different systems to achieve a smoother daily workflow.

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Professionelle und persönliche Kommunikation trennen

Manchmal ist es schwierig, die professionelle und persönliche Kommunikation voneinander zu trennen. Es ist jedoch wichtig, eine klare Grenze zwischen beiden zu ziehen, um die Produktivität aufrecht zu erhalten. Die persönliche und professionelle Kommunikation gut zu organisieren ist wichtig für die Effizienz des Teams, da es auch das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit unterstützt. In dem Chat-Dienst, den Sie für die interne Kommunikation nutzen, können Sie spezifische Chaträume einrichten – für geschäftliche Diskussionen, aber auch für persönliche Themen, die nicht mit der Arbeit zusammenhängen.

Viele Angestellte aus allen Abteilungen nutzen das selbe Gerät für die professionelle Kommunikation wie für private Unterhaltungen. Dies kann zu Stress führen und die Aufrechterhaltung einer ausgewogenen Work-Life-Balance erschweren. Dank moderner Technologien wie Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz (FMK), you won’t miss any important calls and do not need to be available 24/7 for business calls. You can link your desk extension to your smartphone; your business number will follow you wherever you go. You can set custom rules to determine when the inbound professional calls should go right to your voicemail box (if you are not available).

Wenn Sie sich für ein Cloud-Telefonsystem entscheiden, erhalten Sie eine Lösung für effektive Business-Kommunikation. Mit der Hilfe fortschrittlicher Funktionen wie FMK – Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz – reduzieren Sie die Anzahl der Geräte, die Ihre Mitarbeiter für die geschäftliche Kommunikation nutzen, ohne an Produktivität zu verlieren.

Eine All-in-One Plattform für die Kommunikationstools Ihres Unternehmens

When it comes to finding the right communication tools for your business, the options can be overwhelming. So many different software and services are available that it can be hard to know where to start.

One option that can be particularly useful is an all-in-one platform that provides various communication tools in one place. This type of platform can include VoIP solutions, cloud phone systems, and messaging apps in one package. That can make it easy for businesses to find the right tool for their needs without searching through different providers.

Einen Ort zu haben, von dem aus Sie Ihre ganzen Kommunikationskanäle lenken können, macht Ihre Kommunikation effizienter. Sie sparen Zeit und Mühe, da Sie nicht ständig zwischen verschiedenen Geräten und Plattformen wechseln müssen. Sie verwalten einfach alles von einem Ort aus. Ein modernes Cloud-Telefonsystem kann eine All-in-One Plattform that interconnects communication systems of different kinds, from PBX to instant messaging and Videokonferenztools.

Das Rundum-Telefonsystem ist die zukunftssichere Lösung, die Ihnen hilft, die Anzahl Ihrer Kommunikationsmittel zu reduzieren

Ein Cloud-Telefonsystem hat viele Vorteile: Sie können Ihre alten Telefone behalten und trotzdem zu einem 100% webbasierten Ökosystem wechseln. Dabei handelt es sich oft um eine Option für mehrere Marken, die mit mehreren IP-Telefonmarken kompatibel ist. Dank Zero-Touch-Provisioning ist die Plug-and-Play-Fähigkeit ein praktisches Merkmal Ihres Telefonsystems. Sie können sowohl Ihre neuen als auch Ihre alten VoIP-Geräte damit problemlos verwalten.

All-in-One Plattformen sind auch eine kostengünstige Lösung. Anstatt für mehrere Services von verschiedenen Anbietern zu zahlen, erhalten Unternehmen oftmals alle Tools, die sie benötigen, günstig in einem Paket.

When choosing a cloud phone system, ensuring it offers all the features your business needs is important. Consider the number of extensions you need, the calling plans, and the availability of features like voicemail to email and conferencing. Finding an all-in-one platform for your business communication tools can make work easier and more efficient. With all your tools in one place, you can focus on running your business instead of trying to track down different providers for every communication need.

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Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Unternehmenskommunikation verbessern wollen

Falls Sie Ihre Produktivität steigern möchten, indem Sie die Anzahl der genutzten Geräte und Programme reduzieren, dann achten Sie auf folgende Punkte:

1. Suchen Sie nach einer All-in-One Lösung

2. Entscheiden Sie sich für ein Tool, mit dem das ganze Team problemlos zusammenarbeiten kann
• Nutzen Sie Projektmanagementtools und
• Interne Kommunikationstools

3. Wählen Sie eine sichere Lösung mit einer Datenschutzpolitik

4. Sie sollte funktionsreich sein und über mehrere Funktionen verfügen

5. Entscheiden Sie sich für eine kostengünstige und anpassbare Option

Heutzutage verlassen sich Unternehmen auf diverse Kommunikationsmittel, während sie von der Flexibilität profitieren, die Telekommunikationsanbieter ihnen ermöglichen. Softphones, IP-Telefonie und VoIP-Lösungen haben die Festnetztelefonie als primäre und obligatorische Kommunikationsquelle ersetzt. Unternehmen können sich mit Kunden über viele verschiedene Kanäle verbinden, wie zum Beispiel ihre Webseite, die sozialen Medien, per Telefon oder Chat. Dennoch steigen die Anforderungen der Kunden und ihre bevorzugte Kontaktform ändert sich mit der Zeit. Um die Erwartungen zu erfüllen, benötigen Sie die passenden Kommunikationsmittel für Ihr Büro.

Die Cloud ist perfekt für die Kommunikation. Nutzen Sie sie für Anrufe, Nachrichten und Videokonferenzen mit Personen auf der ganzen Welt. Aber was, wenn Sie die Cloud für Ihre Business-Kommunikation nutzen möchten? Können Sie private und geschäftliche Kommunikation dort vermischen, oder benötigen Sie separate Systeme?

Die meisten Menschen ziehen es vor, ihre private und geschäftliche Kommunikation getrennt zu halten. Immerhin möchten Sie nicht, dass Ihr Chef Ihre Urlaubsfotos sieht! Mit Cloud-basierten Kommunikationstools ist es jedoch ganz einfach, beides zu trennen. Viele Anbieter verfügen über Integrationen zwischen Ihren Tools und beliebten Cloud-basierten Anwendungen wie den Google Apps oder Microsoft Office 365. So verbinden Sie sich problemlos mit Mitarbeitern, um an Projekten zu arbeiten und bleiben in jeder Situation produktiv.

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