Messages vocaux professionnels pour les jours fériés allemands

Utilisez les 12 scripts pour le message d'accueil de votre boîte vocale et enregistrez un message professionnel pour chaque jour férié national ou régional en Allemagne. Découvrez les dates des jours fériés en Allemagne, y compris les jours chômés régionaux spéciaux.

Il existe plusieurs occasions pour lesquelles vous pouvez difficilement oublier d'enregistrer des messages d'accueil professionnels sur la boîte vocale pour vos clients et partenaires. Noël et Pâques par exemple, quand il s'agit des jours fériés publics dans le pays dans lequel vous opérez. Dans un tel cas, vous avez assez de temps pour planifier votre message de boîte vocale, de l'enregistrer avec un artiste de voix-off professionnel et de veiller que votre communauté est informée à temps des changements dans vos heures d'ouverture. Mais plus important encore, quand ils peuvent vous contacter après cette période.

Cependant, il existe des jours fériés spécifiques à certains pays, voire à certaines régions, qui sont chômés pour leurs résidents. Si vous êtes natif du pays, vous êtes généralement au courant de ces jours "libres" – les jours fériés nationaux et les jours qui s'appliquent qu'à certaines régions. Vous avez alors la possibilité de préparer votre message de boîte vocale à temps.

Si vous menez une entreprise étrangère qui ouvre une nouvelle filiale dans un pays comme l'Allemagne, vous pouvez être confus au sujet des fêtes officielles nationales et régionales, ou religieuses. Même vos employés allemands ne connaissent probablement que certains des jours fériés qui s'appliquent dans leur région et dans les régions voisines. C'est pourquoi il est utile d'avoir des scripts de messages d'accueil préenregistrés pour différentes occasions. Pour vous faire gagner du temps, nous avons rassemblé 12 scripts pour vos messages de boîte vocale que vous pouvez facilement enregistrer vous-même ou à l'aide d'un artiste de voix-off professionnel.

Une introduction aux jours fériés en Allemagne 

Comme nous l'avons déjà mentionné, si vous faites des affaires en Allemagne, vous devez être conscient des différents jours fériés locaux qui nécessitent des changements dans vos heures de travail et qui concernent vos clients et partenaires. Chaque année, neuf jours fériés officiels sont célébrés dans tout le pays. De plus, les autorités locaux de quelques régions ont fixé d'autres dates comme jours fériés officiels. Alors, selon le Land dans lequel vous vous trouvez, il y a jusqu'à 13 jours fériés pour lesquels vous devez avoir activé votre service de messagerie vocale professionnelle.

De multiples jours fériés en Allemagne ont une origine religieuse et remontent à plusieurs siècles. Un jour férié relativement nouveau est le jour de l’Unité allemande qui a lieu le 3 octobre. Là, les Allemands fêtent l'anniversaire de la réunification allemande qui a eu lieu en 1990. Le jour de l'Unité allemande est le seul jour férié qui est déterminé au niveau du gouvernement. Les autres jours fériés sont déterminés par les autorités des Länder. La plupart des entreprises ferment pendant ces jours fériés nationaux ou régionaux, ou elles travaillent avec des heures d'ouverture réduites. Nous avons listé ci-dessous toutes les dates importantes pour vous à noter dans votre calendrier afin que vous puissiez définir votre message vocal avec des informations précises.

Jours fériés allemands en 2021

• 1er janvier – Jour de l'An (Neujahrstag)
• 2ème avril – Vendredi saint (Karfreitag ; la date varie chaque année)
• 5ème avril – Lundi de Pâques (Ostermontag ; la date varie chaque année)
• 1er mai – Fête du travail (Tag der Arbeit)
• 13 mai – Jour de l'Ascension ( Christi Himmelfahrt ; 40 jours après Pâques)
• 24 mai – Lundi de Pentecôte (Pfingstmontag ; septième lundi après Pâques)
• 3ème octobre – Jour de l'Unité allemande (Tag der Deutschen Einheit)
• 25 décembre – Premier Jour de Noël (1. Weihnachtsfeiertag)
• 26 décembre – Deuxième Jour de Noël (2. Weihnachtsfeiertag)
• 31 décembre – Réveillon de la Saint-Sylvestre (Silvester ; de nombreuses entreprises ont des horaires de travail réduits, à moins qu'elles ne soient pas fermées pendant toute la période des fêtes de fin d'année, entre Noël et le Nouvel An)

Fêtes régionales allemandes en 2021

Les jours fériés ci-dessous sont des jours chômés officiels dans quelques régions spécifiques. Nous vous recommandons de mentionner dans votre message de boîte vocale le nom du jour férié comme une raison pour laquelle votre entreprise est fermée. Ainsi, vos clients d'autres régions allemandes ou de l'étranger ne se demanderont pas pourquoi vous ne travaillez pas au milieu de la semaine.

• 6ème janvier – Fête des Rois (Heilige Drei Könige ; c'est un jour chômé en Bade-Wurtemberg, Bavière, Saxe-Anhalt)
• 8ème mars – Journée internationale des femmes (Internationaler Frauentag ; Berlin)
• 3ème juin – Fête-Dieu (Fronleichnam ; Bade-Wurtemberg, Bavière, Hesse, Rhénanie-du-Nord-Westphalie, Rhénanie-Palatinat, Sarre et quelques régions en Saxe et Thuringe)
• 8ème août – Fête de la paix (Friedensfest ; Augsburg (ville en Bavière))
• 15 août – Assomption (Maria Himmelfahrt ; Sarre et quelques régions en Bavière)
• 31 octobre – Fête de la Réformation (Reformationstag ; Brandebourg, Mecklembourg-Poméranie-Occidentale, Saxe, Saxe-Anhalt et dans quelques parts de Thuringe)
• 1er novembre – Toussaint (Allerheiligen ; Bade-Wurtemberg, Bavière, Rhénanie-du-Nord, Rhénanie-Palatinat et la Sarre)
• 17 novembre – Jour de pénitence et de prières (Buß- und Bettag ; le mercredi avant le 23 novembre ; Saxe)

N'oubliez pas que tous les jours fériés liés à Pâques changent de date en conséquence.

12 scripts pour les messages de boîte vocale

Quand toutes les dates des jours fériés nationaux et locaux (pour l'emplacement de votre bureau) sont marquées dans votre calendrier, il faut soigneusement planifier les messages vocaux. Veillez à ce que les clients, partenaires ou prestataires de services de différentes régions soient informés à temps des mises à jour de votre calendrier de travail pendant les vacances.

Scripts de boîte vocale d'entreprise pour la période des vacances

1. Merci d'appeler [nom d'entreprise]. Nous sommes fermés du [date] au [date] pour la célébration de [jour férié]. Le [date] nous rouvrirons en reprenant nos activités normales de [heure] à [heure]. Dans l'attente de votre réponse, nous vous souhaitons de bonnes [vacances].

2. Bonjour ! Vous avez joint [nom de l'entreprise]. Nous sommes fermés à cause de [jour férié] du [date] au [date]. En cas d'urgence, vous pouvez contacter [nom de l'employé] au numéro suivant [numéro de téléphone] ou par e-mail à [adresse e-mail]. Merci d'avoir appelé, et bonnes vacances !

3. Bonjour ! Merci de contacter [nom de l'entreprise]. C'est le temps de [jour férié] et nous sommes fermés du [date] au [date]. Nous rouvrirons le [date] et vous pouvez nous contacter entre [heure] et [heure]. En cas d'urgence, vous pouvez appeler notre collègue au numéro suivant [numéro de téléphone].

4. Bonjour ! Merci de contacter [nom de l'entreprise]. C'est la période des fêtes et nous travaillons avec des horaires réduits du [date] au [date]. Vous pouvez nous joindre par téléphone tous les jours de [heure] à [heure], ou vous pouvez nous contacter par e-mail à [adresse e-mail]. À partir du [date], vous pouvez nous joindre pendant nos heures d'ouverture normales, de [heure] à [heure]. Bonnes et joyeuses fêtes !

Pour obtenir plus d'idées, lisez notre article 9 messages festifs pour votre boîte vocale et pour une meilleure expérience cliente.

Scripts de boîte vocale d'entreprise pour les fêtes régionales en Allemagne 

5. Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. Aujourd'hui, en Bavière, nous célébrons la fête des Rois, qui est un jour férié officiel ici. Nous serons disponibles demain pendant nos heures d'ouverture habituelles, de [heure] à [heure], et nous serons heureux de vous revoir ! Passez une bonne journée !

6. Bonjour ! Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise]. C'est la journée internationale des femmes et notre bureau à Berlin est fermé. Vous pouvez nous contacter demain de [heure] à [heure]. En cas d'urgence s'il vous plaît appelez [numéro de téléphone] pour rapporter votre problème. Nous sommes à nouveau à votre disposition demain avec nos heures d'ouverture habituelles de [heure] à [heure].

7. Bonjour ! Vous avez contacté [nom de l'entreprise]. Nous vous remercions pour votre appel. Aujourd'hui, nous célébrons la Fête-Dieu ici en Bade-Wurtemberg et nous sommes donc fermés pour la journée. Vous pouvez nous contacter demain de [heure] à [heure] ou vous pouvez nous envoyer un courriel à [adresse e-mail] afin que nous puissions vous répondre dans les plus brefs délais.

8. Bonjour ! Merci de contacter [nom de l'entreprise]. Nous sommes désolés de ne pas pouvoir répondre à votre appel aujourd'hui, car nous avons un congé spécial ici à Augsbourg – la fête de la paix, un jour chômé officiel. Si cela vous convient, appelez-nous demain pendant les heures d'ouverture standard, de [heure] à [heure] et nous pourrons traiter votre appel personnellement.

9. Bonjour ! Vous avez joint [nom de l'employé] à [nom de l'entreprise]. Aujourd'hui, je ne suis pas dans le bureau puisque nous fêtons Assomption ici en Sarre. Vous pouvez m'envoyer un courriel à [adresse e-mail] et je vais vous répondre dans les plus brefs délais. Sinon, vous pouvez me contacter demain entre [heure] et [heure].

10. Bonjour ! Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise]. Nous sommes officiellement fermés aujourd'hui, parce que nous célébrons la Fête de la Réformation qui est un jour férié au Brandenbourg. Contactez-nous demain, nous sommes disponibles de [heure] à [heure] ou envoyez nous un courriel à [adresse e-mail]. Passez une bonne journée !

11. Vous avez contacté [nom de l'entreprise]. Notre bureau à Rhénanie-du-Nord-Westphalie est fermé aujourd'hui parce que nous fêtons Toussaint, qui est un jour férié ici. Nous aimerions avoir de vos nouvelles, alors appelez-nous demain de [heure] à [heure]. Nous vous remercions pour votre appel, passez une bonne journée. 

12. Bonjour ! Merci de contacter notre entreprise ! Aujourd'hui est un jour chômé comme nous fêtons le Jour de pénitence et de prières ici en Saxe. Nous sommes disponibles demain pendant nos heures d'ouverture normales, de [heure] à [heure]. Vous pouvez toujours nous envoyer un courriel à [adresse e-mail] et nous vous contacterons dès que possible. 

Enregistrez votre message de boîte vocale avec un professionnel de la voix-off en allemand pour tous les jours fériés !

Les meilleures pratiques d'un message vocal professionnel

Si vous décidez d'enregistrer le message de la boîte vocale pour le jour férié national ou régional vous-même, il faut penser à quelques règles d'or avec lesquelles vous transformez votre message dans un outil de communication efficace, même quand vous ne pouvez pas directement répondre aux appels de vos clients et partenaires.

• Le but principal du message est d'informer vos appelants des changements dans vos heures de travail pendant le/s jour/s férié/s.
• Mentionnez la date exacte à laquelle vous êtes fermés ou à laquelle vous opérez avec des heures réduites.
• Si vous disposez d'un numéro pour les cas d'urgence, ajoutez-le dans le message.
• Fournissez à vos appelants une adresse e-mail s'ils veulent vous écrire pour que vous preniez contact avec eux.
• Informez vos appelants de la date exacte à laquelle vous êtes de nouveau disponible afin qu'ils puissent vous recontacter.
• Enfin et surtout, soyez concis. Les appelants sont probablement un peu énervés parce qu'ils ne pouvaient pas vous contacter directement. Il faut alors faire en sorte que votre message soit court, simple, mais toujours informatif. 

Si vous voulez enregistrer un message de boîte vocale professionnel en allemand ou en français, essayez-le avec les artistes voix-off de Mixvoip!

Comment peut votre système téléphonique vous soutenir pendant les jours fériés en Allemagne ? 

Les messages de boîte vocale sont sans doute un outil standard pour la communication professionnelle quand personne ne peut répondre à un appel entrant. Pourtant, votre système téléphonique cloud est aussi une bonne solution pour gérer les appels quand vous ne vous trouvez pas dans le bureau, comme par exemple à cause d'un jour férié national ou régional en Allemagne. À l'aide des fonctions améliorées de votre PBX cloud vous pouvez être flexible, mobile et productif, même si vous n'êtes pas dans le bureau pendant la période des fêtes. Si vous avez mis une ligne d'urgence dans votre message vocal, vous devez désigner un employé pour y répondre. La bonne nouvelle est que l'agent de service n'a pas besoin d'être enchaîné à son bureau pendant les vacances. 

Avec une gestion d'appel intelligente, votre collègue est disponible pour les appels entrants depuis son domicile. Installez un softphone ou une application mobile qui est accessible via votre système téléphonique d'entreprise et recevez tout appel d'urgence sur l'appareil le plus pratique à la maison – que ce soit un ordinateur, un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone. Si vous voulez lire plus sur le sujet de traiter les appels avec succès pendant la période des fêtes, lisez notre article : Comment gérer vos appels de manière professionnelle pendant la période des fêtes?

Que votre entreprise soit située à Berlin, Trèves ou Munich, votre objectif commercial final est d'avoir des clients et des partenaires heureux et fidèles. Cela implique une communication fluide et efficace avec eux, qui peut parfois être perturbée si vos clients et fournisseurs ont la désagréable surprise d'apprendre, en vous appelant, que vous ne travaillez pas au milieu de la semaine. Une situation que beaucoup d'entreprises allemandes connaissent bien.

Afin d'éviter que vos appelants soient déçus, nous vous recommandons que vous enregistrez un message de boîte vocale avec les informations qui leur indiquent quand et comment vous joindre. De plus, il vaut mieux inclure la raison pour laquelle votre entreprise est fermée ce jour-là. N'oubliez pas que les appelants des autres Länder ne connaissent pas tous les jours chômés locaux de votre région.

La création d'un message d'accueil de vacances agréable et informatif vous aide à projeter une image professionnelle auprès de votre public cible. Le message montre que chaque appel est important pour vous et que vous souhaitez laisser une impression positive à votre communauté, même si elle n'a pas eu la chance de vous contacter la première fois parce qu'elle se trouve dans différentes provinces allemandes. Avec un message vocal de qualité et bien pensé, ils vont vous rappeler afin que vous puissiez les impressionner avec vos produits et votre service client.  

Ne manquez plus une nouveauté ou un article !