Comment optimiser vos outils de communication professionnelle ?

De nos jours, le lieu de travail est un espace en ligne où les employés peuvent travailler de tout endroit. De plus, ils interagissent avec des équipes de tout fuseau horaire via des réunions en ligne et ils collaborent sur des projets à l'aide d'appels vidéo ou d'applications de messagerie, où qu'ils se trouvent. Vous pouvez mettre en place un grand nombre d'outils de communication, mais parfois, ça devient trop.

outils de communication

Les outils de communication d'entreprise permettent aux entreprises de toute taille d'opérer plus efficacement. Le lieu de travail numérique a révolutionné la facon dont nous travaillons. Le temps est passé où les gens devaient rencontrer leurs collègues et partenaires en personne, ou s'envoyer des courriels pendant les heures de bureau.

L'évolution du lieu de travail a conduit les organisations à rechercher des solutions de communication et de collaboration plus avancées. Le nouveau mode de travail consiste des équipes au bureau, hybrides et à distance, les entreprises doivent donc créer un environnement de travail connecté numériquement. C'est pourquoi elles choisissent des solutions de communication conviviales, une gestion informatique externalisée, et des outils pour mieux motiver les employés.

Un grand nombre de personnes pensent que plus vous mettez en place d'outils de communication d'entreprise, mieux c'est. Quand vous comptez les outils que vous utilisez tous les jours, vous allez énumérer probablement le PBX, des applications vidéo, la messagerie instantanée, le téléphone, des applications mobiles, les médias sociaux et plus encore. Pourtant, jongler avec toutes ces solutions peut être frustrant et nuire à l'efficacité d'une équipe.

Quel est alors le bon nombre d'outils de communication professionnelle à utiliser, et pourquoi la réduction de ce nombre est-elle bonne pour la productivité ? Lisez la suite pour découvrir comment les bonnes solutions de communication professionnelle contribuent à la réussite de votre entreprise.

Que sont les outils de communication ?

optimiser les outils de communication

Un outil de communication peut être tout logiciel ou matériel permettant à deux ou plusieurs personnes d'interagir entre elles. Ce sont des solutions numériques avec lesquelles des équipes collaborent de manière plus efficace. Cela peut se faire par la voix, le texte ou la vidéo.

Les entreprises utilisent les outils de communication pour permettre à leurs employés de travailler plus efficacement. En consolidant le nombre d'outils qu'elles utilisent, les entreprises peuvent simplifier leur gestion informatique et améliorer l'engagement des employés. En plus, les bons outils les aider à atteindre leurs objectifs.

Les vidéoconférences par exemple donnent aux équipes distantes le sentiment d'être plus connectées et plus engagées sur le lieu de travail et les applications de chat facilitent la collaboration en temps réel entre les membres d'équipe. Afin de choisir les bons outils pour votre entreprise, il est important de considérer les besoins de vos employés et vos buts professionnels.

Outils pour la communication interne des entreprises

outils de communication interne

La connexion au réseau intranet et les outils de collaboration tels que les services de messagerie électronique et de chat sont indispensables aux entreprises de toute taille qui souhaitent assurer une communication interne fluide.

Pour la communication interne, l'application chat est considérée un outil plus efficace que le courriel. Un membre d'équipe peut entrer en contact avec n'importe quel autre collègue en direct, envoyer rapidement des fichiers et des images sans avoir à attendre des jours ou des semaines avant d'obtenir une réponse.

Le système téléphonique cloud est un moyen excellent pour les entreprises à communiquer en interne. Elles peuvent utiliser les solutions VoIP pour passer et recevoir des appels via une plateforme tout-en-un avec un système téléphonique cloud. Cela permet aux employés de se connecter sans problème, quel que soit leur emplacement.

Un autre outil pratique pour la communication interne est la messagerie instantanée. Avec ces applications, les entreprises envoient des messages aux membres d'équipe en temps réel. C'est un bon moyen pour les équipes éloignées de rester connectées et de collaborer sur des projets.

Outils pour la communication externe des entreprises

communication externe

Toute entreprise a besoin de plusieurs outils stratégiques pour la communication avec les clients et les fournisseurs.
L'un des outils essentiels pour la communication externe est le système téléphonique. Un PBX cloud permet aux entreprises de passer et de recevoir des appels à travers une plateforme tout-en-un, ce qui permet de se connecter rapidement et facilement avec les clients et les fournisseurs.

Un autre outil très pratique pour la communication externe est la vidéoconférence. Avec des vidéoconférences, les entreprises se réunissent en face-à-face avec leurs clients et partenaires, peu importe où ils se trouvent. C'est un excellent moyen de développer des relations et de conclure des affaires.

Aujourd'hui, beaucoup d'entreprises gèrent des pages de médias sociaux dans différentes langues pour répondre aux besoins de leur communauté globale. De plus, les entreprises moyennes ou grandes ont la possibilité de configurer des numéros de téléphone pour différents départements afin de relier les clients et les partenaires au bon agent.

Intégrations entre les outils actuels et les solutions de communication basées sur le cloud

solutions intégrées

Un grand nombre d'entreprises utilisent de nombreux outils de communication pour interagir avec leurs clients et employés. Cela peut être efficace dans quelques cas, mais la plupart du temps, c'est frustrant et accablant. Que pouvez-vous alors faire pour optimiser le nombre d'outils tout en conservant une productivité élevée ? Considérez les options suivantes :

  • Il vous manque un outil pour construire une solution de communication complète ?
  • Avez-vous des outils dont les fonctions se chevauchent et qui sont donc superflus ?
  • Pouvez-vous interconnecter quelques outils via une plateforme de communication tout-en-un ?

La mise en œuvre de solutions de plus en plus nombreuses n'est pas la meilleure façon de procéder. La plupart des entreprises sont hésitantes à présenter un nouveau dispositif à l'équipe parce que souvent, les employés sont convaincus que cela n'apportera que du travail supplémentaire plutôt qu'un soulagement dans leur emploi du temps chargé.

La situation du SaaS en 2021

l'entreprise moyenne possède 254 applications SaaS ;
l'utilisation moyenne des applications sur 60 jours n'était que de 45 % ; 
environ 55% des applications SaaS ne sont pas utilisées par l'équipe.*
*productive.com

Une possibilité d'optimiser le nombre de vos outils de communication est de les intégrer dans les solutions que vous utilisez déjà quotidiennement. Notamment les applications de la Google Suite et votre solution GRC – par exemple Salesforce, Zendesk, Odoo ou l'application Microsoft Teams.

Par exemple, vous pouvez choisir un système téléphonique d'entreprise qui permet l'intégration des applications et des programmes des tiers. Là, il peut s'agir d'une solution VoIP qui supporte de multiples canaux de communication et qui vous permet d'interconnecter de différents systèmes afin d'achever un flux de travail quotidien sans heurt.

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Séparer la communication professionnelle et privée

convergence fixe mobile softphone pbx cloud système téléphonique

Il peut être difficile de séparer la communication professionnelle et privée. Pourtant, il est important de maintenir une distinction claire entre les deux pour préserver la productivité.

Une bonne gestion de la communication privée et professionnelle est essentielle pour l'efficacité de l'équipe, car elle soutient l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée au sein de l'entreprise.

Pour le service chat que vous utilisez comme outil de communication interne vous pouvez créer des salles de chat spécifiques : pour des discussions concernant le travail et pour les sujets personnels ou non liés au travail.

Beaucoup d'employés, et pas seulement ceux des départements de vente et d'assistance, utilisent les mêmes dispositifs pour les conversations professionnelles et privées. C'est souvent stressant et entrave l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Grâce à des technologies avancées comme la convergence fixe-mobile (CFM), vous ne manquez plus d'appels importants et en même temps vous n'avez plus besoin d'être disponible 24 heures sur 24 au bureau pour répondre aux appels. Vous liez simplement votre extension du téléphone de bureau à votre smartphone et votre numéro professionnel vous suit partout. De plus, vous pouvez définir des règles personnalisées pour déterminer quand les appels professionnels entrants doivent aller directement sur votre boîte vocale (si vous n'êtes pas disponible).

Avec un système téléphonique cloud, vous disposez d'une solution parfaite pour la communication d'entreprise efficace. À l'aide des fonctions améliorées comme la CFM, vous réduisez le nombre de dispositifs que vos employés utilisent pour la communication professionnelle sans perdre en productivité.

Trouvez une plateforme tout-en-un pour vos outils de communication d'entreprise

plateforme de communication tout-en-un

Les options peuvent être accablantes quand vous essayez de trouver les bons outils de communication pour votre entreprise. Le nombre de logiciels et de services disponibles et si grand qu'il devient difficile de savoir par où commencer.

Une option particulièrement pratique est la plateforme tout-en-un qui fournit un éventail d'outils de communication tout en un seul endroit. Ce type de plateforme souvent inclus des solutions VoIP, systèmes téléphoniques cloud et des applications de messagerie, tout dans un paquet. Ainsi, les entreprises trouvent facilement le bon outil qui répond à leurs besoins.

Le fait d'avoir un seul endroit duquel vous gérez tous vos canaux de communication supporte une communication d'entreprise efficace. En même temps, vous gagnez du temps puisque vous ne devez plus alterner entre les différents dispositifs et plateformes. Vous gérez facilement différentes méthodes de collaboration d'un seul lieu.

Un système téléphonique cloud moderne peut constituer une plateforme tout-en-un qui interconnecte des systèmes de communication de différentes sortes, du PBX à la messagerie instantanée en passant par les outils de vidéoconférence.

Le système téléphonique complet : la solution évolutive qui vous aide à réduire le nombre de vos outils de communication
système téléphonique cloud à l'épreuve du temps

Le système téléphonique cloud apporte un grand nombre d'avantages – vous gardez vos téléphones actuels et vous adoptez tout de même un écosystème basé 100% sur le cloud. C'est souvent une option qui est compatible avec plusieurs marques de téléphones IP.

Une autre fonction pratique de votre système téléphonique est le plug and play grâce au provisionnement de zero touch. Vous gérez et mettez à jour vos outils VoIP anciens et nouveaux sans problème.

Les plateformes tout-en-un peuvent également être une solution abordable. Les entreprises obtiennent souvent tous les outils dont ils ont besoin dans un paquet à un prix plus bas plutôt que payer de multiples services de différents fournisseurs.

Quand vous choisissez un système téléphonique cloud, il est important de veiller qu'il comprend toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Prenez en considération par exemple le nombre d'extensions nécessaires, le type de tarif d'appel et la disponibilité de fonctions comme messagerie vocale à courriel et les conférences.

En introduisant une plateforme tout-en-un pour vos outils de communication d'entreprise, vous facilitez votre travail et vous augmentez l'efficacité. Avec tous les outils en un seul endroit vous pouvez vous concentrer sur la direction de votre entreprise. Il ne faut plus chercher de différents fournisseurs pour tous les besoins différents de communication.

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Facteurs clé à considérer quand vous voulez améliorer votre communication d'entreprise

facteurs clé d'une communication améliorée

Si vous souhaitez augmenter la productivité en réduisant le nombre d'outils et de programmes que vous utilisez chaque jour, considérez les points suivants :

  1. Cherchez une solution tout-en-un
  2. Les outils doivent permettre à toute l'équipe de collaborer sans problème
  • N'oubliez pas les outils de gestion de projet et
  • outils de communication interne
  1. Choisissez und solution sécurisée avec une politique de confidentialité
  2. Elle doit être riche en fonctions pour répondre à plusieurs objectifs
  3. Choisissez une option abordable et personnalisable

De nos jours, les entreprises dépendent de divers outils de communication en profitant de la grande flexibilité que les fournisseurs de télécommunication peuvent leur offrir. Les Softphones, la téléphonie IP et les solutions VoIP ont remplacé la téléphonie fixe comme source de communication primaire et obligatoire.

Les entreprises sont en mesure de se connecter aux clients via un éventail de canaux comme leur site web, les médias sociaux, le téléphone et le chat. Néanmoins, les attentes des clients sont aujourd'hui plus hautes qu'auparavant et leur moyen préféré de contacter les entreprises a changé. Pour répondre à leurs attentes, il faut utiliser les bons outils de communication sur le lieu de travail.

Le cloud est parfait pour la communication. Vous pouvez l'utiliser pour passer des appels, pour envoyer des messages et pour organiser des conférences avec des personnes du monde entier. Mais que faire si vous souhaitez utiliser le cloud pour vos communications professionnelles ? Pouvez-vous mélanger la communication personnelle et professionnelle dans le cloud ou avez-vous besoin de deux systèmes séparés ?

La plupart des personnes préfèrent de séparer leur communication privée de leur communication personnelle. Après tout, vous ne voulez pas que votre supérieur voie vos photos de vacances ! Mais lorsque vous utilisez des outils de communication basés sur le cloud, il est facile de séparer les deux. Beaucoup de fournisseurs vous offrent des intégrations entre leurs outils et des applications cloud populaires comme Google Apps ou Microsoft Office 365. Cela veut dire que vous collaborez sans problème avec vos coéquipiers sur des projets et que vous restez productif en toute circonstance.