Comment optimiser vos outils de communication professionnelle ?

The workplace is now an online space where employees can work from anywhere. Today, online meetings allow workers to interact with teams from across any time zone. They can collaborate on projects with the help of video calls or messaging apps, regardless of their location. Vous pouvez mettre en place un grand nombre d'outils de communication, mais parfois, ça devient trop.

Business communication tools empower companies of any size to operate more efficiently. The digital workplace has revolutionized the way we work. Gone are those days when people had to commute to meet face-to-face with colleagues and partners or send emails back and forth during business hours between 9 am – 5 pm.

The changing workplace landscape has led organizations to seek more advanced communication and collaboration solutions. The new diversified workplaces consisting of office, hybrid, and remote teams require businesses to create digitally connected work environments. So they turn towards user-friendly communication solutions, outsourced IT management, and tools for better employee engagement.

Many people believe the more business communication tools you implement, the better. If you count the ones you use daily, you will most likely include at least PBX, video apps, instant messaging, phones, mobile apps, social media, and more. However, juggling all these solutions can be frustrating and undermine a team’s efficiency. So what is the right number of business communication tools you should use, and why consolidating and reducing them is good for productivity? Read the article below to discover how the right business communication solutions contribute to your business success story.

Que sont les outils de communication ?

Un outil de communication peut être tout logiciel ou matériel permettant à deux ou plusieurs personnes d'interagir entre elles. Ce sont des solutions numériques avec lesquelles des équipes collaborent de manière plus efficace. Cela peut se faire par la voix, le texte ou la vidéo.

Businesses use communication tools to empower their employees to work more efficiently. By consolidating the number of tools they use, businesses can simplify their IT management and improve employee commitment. Using the right tools can help companies achieve their goals and objectives. For example, video conferencing can help remote teams feel more connected and engaged in the workplace, while chat apps can help facilitate real-time collaboration between team members. When choosing the right tools for your business, it’s important to consider your employees’ needs and your organization’s goals.

Outils pour la communication interne des entreprises

Intranet network connection and collaboration tools like email and chat services are a must-have for companies of any size that want to support smooth internal communication. The chat app is a more efficient tool for internal communication than email. A team member can get in touch with any other colleague on the fly and send files and pictures quickly without having to wait days or weeks before getting another response.

Le système téléphonique cloud is a great way for businesses to communicate internally. Businesses can use VoIP solutions to make and receive calls through an all-in-one platform with a cloud phone system. This allows employees to connect effortlessly, regardless of their location.

Un autre outil pratique pour la communication interne est la messagerie instantanée. Avec ces applications, les entreprises envoient des messages aux membres d'équipe en temps réel. C'est un bon moyen pour les équipes éloignées de rester connectées et de collaborer sur des projets.

Outils pour la communication externe des entreprises

When communicating with customers or suppliers, businesses need several strategic tools to get the job done. One of the vital tools for external communication is the phone system. A cloud PBX allows businesses to start and receive calls through an all-in-one platform, making connecting with customers and suppliers fast and easy.

Un autre outil très pratique pour la communication externe est la vidéoconférence. Avec des vidéoconférences, les entreprises se réunissent en face-à-face avec leurs clients et partenaires, peu importe où ils se trouvent. C'est un excellent moyen de développer des relations et de conclure des affaires.

Aujourd'hui, beaucoup d'entreprises gèrent des pages de médias sociaux dans différentes langues pour répondre aux besoins de leur communauté globale. De plus, les entreprises moyennes ou grandes ont la possibilité de configurer des numéros de téléphone pour différents départements afin de relier les clients et les partenaires au bon agent.

Intégrations entre les outils actuels et les solutions de communication basées sur le cloud

Un grand nombre d'entreprises utilisent de nombreux outils de communication pour interagir avec leurs clients et employés. Cela peut être efficace dans quelques cas, mais la plupart du temps, c'est frustrant et accablant. Que pouvez-vous alors faire pour optimiser le nombre d'outils tout en conservant une productivité élevée ? Considérez les options suivantes :

• Il vous manque un outil pour construire une solution de communication complète ?
• Avez-vous des outils dont les fonctions se chevauchent et qui sont donc superflus ?
• Pouvez-vous interconnecter quelques outils via une plateforme de communication tout-en-un ?

La mise en œuvre de solutions de plus en plus nombreuses n'est pas la meilleure façon de procéder. La plupart des entreprises sont hésitantes à présenter un nouveau dispositif à l'équipe parce que souvent, les employés sont convaincus que cela n'apportera que du travail supplémentaire plutôt qu'un soulagement dans leur emploi du temps chargé.

So one option to optimize the number of your communication tools is to integrate them with solutions you already use daily. These include Google Suite apps and your CRM solution – like Salesforce, Zendesk, Odoo, or Microsoft Teams application. For example, you can choose a business phone system that allows integration with third-party apps and programs. It can be a VoIP solution that supports multiple communication channels and enables you to interconnect different systems to achieve a smoother daily workflow.

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Séparer la communication professionnelle et privée

Il peut être difficile de séparer la communication professionnelle et privée. Pourtant, il est important de maintenir une distinction claire entre les deux pour préserver la productivité. Une bonne gestion de la communication privée et professionnelle est essentielle pour l'efficacité de l'équipe, car elle soutient l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée au sein de l'entreprise. Pour le service chat que vous utilisez comme outil de communication interne vous pouvez créer des salles de chat spécifiques : pour des discussions concernant le travail et pour les sujets personnels ou non liés au travail.

Beaucoup d'employés, et pas seulement ceux des départements de vente et d'assistance, utilisent les mêmes dispositifs pour les conversations professionnelles et privées. C'est souvent stressant et entrave l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Grâce à des technologies avancées comme la convergence fixe-mobile (CFM), you won’t miss any important calls and do not need to be available 24/7 for business calls. You can link your desk extension to your smartphone; your business number will follow you wherever you go. You can set custom rules to determine when the inbound professional calls should go right to your voicemail box (if you are not available).

Avec un système téléphonique cloud, vous disposez d'une solution parfaite pour la communication d'entreprise efficace. À l'aide des fonctions améliorées comme la CFM, vous réduisez le nombre de dispositifs que vos employés utilisent pour la communication professionnelle sans perdre en productivité.

Trouvez une plateforme tout-en-un pour vos outils de communication d'entreprise

When it comes to finding the right communication tools for your business, the options can be overwhelming. So many different software and services are available that it can be hard to know where to start.

One option that can be particularly useful is an all-in-one platform that provides various communication tools in one place. This type of platform can include VoIP solutions, cloud phone systems, and messaging apps in one package. That can make it easy for businesses to find the right tool for their needs without searching through different providers.

Le fait d'avoir un seul endroit duquel vous gérez tous vos canaux de communication supporte une communication d'entreprise efficace. En même temps, vous gagnez du temps puisque vous ne devez plus alterner entre les différents dispositifs et plateformes. Vous gérez facilement différentes méthodes de collaboration d'un seul lieu. Un système téléphonique cloud moderne peut constituer une plateforme tout-en-un that interconnects communication systems of different kinds, from PBX to instant messaging and outils de vidéoconférence.

Le système téléphonique complet : la solution évolutive qui vous aide à réduire le nombre de vos outils de communication

Le système téléphonique cloud apporte un grand nombre d'avantages – vous gardez vos téléphones actuels et vous adoptez tout de même un écosystème basé 100% sur le cloud. C'est souvent une option qui est compatible avec plusieurs marques de téléphones IP. Une autre fonction pratique de votre système téléphonique est le plug and play grâce au provisionnement de zero touch. Vous gérez et mettez à jour vos outils VoIP anciens et nouveaux sans problème.

Les plateformes tout-en-un peuvent également être une solution abordable. Les entreprises obtiennent souvent tous les outils dont ils ont besoin dans un paquet à un prix plus bas plutôt que payer de multiples services de différents fournisseurs.

When choosing a cloud phone system, ensuring it offers all the features your business needs is important. Consider the number of extensions you need, the calling plans, and the availability of features like voicemail to email and conferencing. Finding an all-in-one platform for your business communication tools can make work easier and more efficient. With all your tools in one place, you can focus on running your business instead of trying to track down different providers for every communication need.

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Facteurs clé à considérer quand vous voulez améliorer votre communication d'entreprise

Si vous souhaitez augmenter la productivité en réduisant le nombre d'outils et de programmes que vous utilisez chaque jour, considérez les points suivants :

1. Cherchez une solution tout-en-un

2. Les outils doivent permettre à toute l'équipe de collaborer sans problème
• N'oubliez pas les outils de gestion de projet et
• outils de communication interne

3. Choisissez und solution sécurisée avec une politique de confidentialité

4. Elle doit être riche en fonctions pour répondre à plusieurs objectifs

5. Choisissez une option abordable et personnalisable

De nos jours, les entreprises dépendent de divers outils de communication en profitant de la grande flexibilité que les fournisseurs de télécommunication peuvent leur offrir. Les Softphones, la téléphonie IP et les solutions VoIP ont remplacé la téléphonie fixe comme source de communication primaire et obligatoire. Les entreprises sont en mesure de se connecter aux clients via un éventail de canaux comme leur site web, les médias sociaux, le téléphone et le chat. Néanmoins, les attentes des clients sont aujourd'hui plus hautes qu'auparavant et leur moyen préféré de contacter les entreprises a changé. Pour répondre à leurs attentes, il faut utiliser les bons outils de communication sur le lieu de travail.

Le cloud est parfait pour la communication. Vous pouvez l'utiliser pour passer des appels, pour envoyer des messages et pour organiser des conférences avec des personnes du monde entier. Mais que faire si vous souhaitez utiliser le cloud pour vos communications professionnelles ? Pouvez-vous mélanger la communication personnelle et professionnelle dans le cloud ou avez-vous besoin de deux systèmes séparés ?

La plupart des personnes préfèrent de séparer leur communication privée de leur communication personnelle. Après tout, vous ne voulez pas que votre supérieur voie vos photos de vacances ! Mais lorsque vous utilisez des outils de communication basés sur le cloud, il est facile de séparer les deux. Beaucoup de fournisseurs vous offrent des intégrations entre leurs outils et des applications cloud populaires comme Google Apps ou Microsoft Office 365. Cela veut dire que vous collaborez sans problème avec vos coéquipiers sur des projets et que vous restez productif en toute circonstance.

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