The ultimate office moving checklist

De nombreuses entreprises déménagent avec leur bureau pendant l'été parce que ce n'est généralement pas une période d'activité intense pour eux. Que vous envisagiez une relocalisation parce que votre entreprise est en pleine croissance, qu'elle se développe à l'échelle mondiale, que vous recherchez un espace de travail avec une infrastructure technique moderne ou que vous essayez d'optimiser vos coûts fixes, le déménagement doit se dérouler le plus harmonieusement possible.

To achieve this, you should plan, manage and communicate the move ahead of time. A useful tool is a checklist with all necessary actions and important information to consider and the timeline to follow. It will help you not forget details that you can miss trying to see the big picture; in the end, it is too late to include. With a checklist in front, you can ensure the office relocation process will run cohesively. 

If you need a detailed guide on handling your technology and systems during your office relocation, read our article  Comment gérer votre téléphonie d'entreprise, votre IT et matériel pendant le déménagement du bureau ?

Below you will find a handy checklist with all the steps you should follow to ensure your office move will be smooth, with less stress, and your partners and the team will see the positive change in the big move.

6 mois avant le déménagement du bureau – premières préparations

• Analysez vos besoins et créez une stratégie de déménagement
• Appoint a project manager and team in charge of office relocation.
• Examinez votre contrat de location immobilière et estimez les dommages-intérêts liquidés que vous devez payer en cas de résiliation anticipée de votre contrat de location.
• Créez avec votre gestionnaire de projet une liste avec les priorités principales pour le nouveau bureau.
• Si vous avez assez de temps, menez des enquêtes auprès des employés afin de connaître leurs préférences concernant l'amélioration de l'espace de travail.
• Commencez la recherche en et hors ligne d'espaces de bureaux appropriés.
• Vérifiez la connexion internet. L'internet, est-il bon sur place ? C'est la question ultime à laquelle vous devez connaître la réponse avant de déménager.
• Demandez à votre fournisseur de services internet de faire des recherches sur l'infrastructure technique et de communication de votre immeuble de bureaux potentiel.
• If you move away, ask the Internet companies operating at the new location to send you information about their Internet bandwidth capacity.
• Contact your telecommunications and IT service providers to know the possible technical restraints and solutions that will allow you to build a better telecommunications system in the new office space.
• Dès que vous avez trouvé le bureau de vos rêves, fixez un programme que tout le monde doit suivre.
• Fixez un budget de déménagement et essayez de ne pas le dépasser.
• Demandez aux entreprises de déménagement de la région de vous envoyer leurs offres. Comparez-les et choisissez le meilleur service et rapport qualité-prix.
• Vérifiez si vous avez besoin d'une assurance déménagement pour le matériel et les meubles coûteux.
• Créez un emploi de temps détaillé et établissez une date limite.
• Partagez l'emploi de temps avec l'équipe responsable du déménagement.

3 mois avant le déménagement du bureau – contactez votre fournisseur de télécommunication et des services IT 

• Examinez votre installation actuelle et fixez des dates limites pour la mise en place du nouveau système de télécommunications et d'informatique.
• Concevez votre nouvel espace de travail et planifiez l'organisation des espaces de travail, des installations IT et des équipements.
• Ask your IT services provider to check your ICT systems and equipment needs and give you options for connecting your new office space.
• Discutez vos besoins spécifiques en tant que connexion internet avec le fournisseur de services internet local.
• Coordonnez avec eux le moment de la commande, de la mise en place et de l'activation de vos nouvelles lignes et celui de la fermeture des lignes existantes.
• Adressez-vous à votre fournisseur de téléphonie d'entreprise pour :

• Faites attention au délai que vos fournisseurs vous donnent pour connecter le bureau. Le raccordement doit être fini à temps, avant que le mobilier arrive et que les employés soient impliqués.

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2 mois avant le déménagement du bureau – Communication et planification de la logistique

• Fixez la date et communiquez-la en interne et en externe.
• Sauf indication contraire dans le contrat de location, il est temps de contacter votre gestionnaire immobilier et de lui informer de votre décision.
• Informez tous vos employés du déménagement et donnez à chacun un plan détaillé sur la manière dont ils doivent participe.
• Review and update the lists with your clients, partners, suppliers, and affiliates.
• Créez une liste principale, divisée dans plusieurs sections pour les clients, les partenaires, les autorités et les institutions auxquels vous devez communiquer le déménagement de votre bureau.
• Sections possibles :

• Informez tout le monde du déménagement.
• Collaborez avec l'équipe juridique afin de mettre à jour vos détails de contact sur les documents juridiques.
• Instruisez l'équipe marketing à changer à temps vos détails de contact sur tous les documents marketing, y compris vos comptes de médias sociaux.
• Remind your employees to set a date in the calendar to change their email signatures when the move occurs.
• Commencez à coordonner le déménagement avec votre département informatique et demandez-les s'ils ont besoin d'aide supplémentaire pour désassembler tout matériel ou système de communication complexe. 
• Réservez la compagnie de déménagement que vous avez choisie.
• Réservez des services de nettoyage pour votre bureau actuel et futur.
• Réservez une place de parking pour les dates de déménagement, aussi près que possible de l'entrée du bureau.
• Complétez toute paperasse nécessaire à propos de votre ancien et de votre nouvel espace de travail.

1 mois avant le déménagement – préparation du matériel et du mobilier de bureau

• Audit your office furniture and order new pieces if you move to a bigger working space.
• Concevez un plan du bureau détaillé avec toutes les dimensions.
• Outline working stations, meeting rooms, and communal space.
• Ask each employee to tag their office equipment like PC sets with the keyboard, monitor and mouse, laptops, desk phones, and headsets.
• Appoint members of the IT team who should organize the transfer of your ICT machinery like servers, racks, switches, and routers.
• Let them handle other office hardware – conference systems, TVs, printers, copy machines, fax machines, IP doorbells, and badging systems.
• Create a list of all IT and telecom items you are taking into the new office.
• Vérifiez la compatibilité entre votre équipement et l'infrastructure technique existante du nouvel espace de travail.
• Commandez maintenant les nouveaux matériels pour qu'ils arrivent à temps.
• Discutez avec votre fournisseur de téléphonie les options pour déplacer votre communication dans le cloud.

2 semaines avant le déménagement – sécurité des données et des réseaux

• Créez une sauvegarde de toutes les données de communication vocale pendant le déménagement.
• Dressez une liste des ressources qui contiennent des informations importantes de l'entreprise et décidez de la manière de la gérer pendant le déménagement.
• Attribuez les droits à vos employés en fonction de leur niveau d'accès au réseau de l'entreprise. Envoyez-les tous les codes d'accès, les cartes/clés d'accès et les permis de stationnement nécessaires.
• Update your security policies to match your new workspace’s needs.
• Finalisez toute la paperasse – nouveaux contrats, licences, contrat de location.

Le jour du déménagement 

• Créez un emploi de temps détaillé pour le jour du déménagement.
• Contact IT, Internet, and Telecom providers to ensure that all the communications systems are up and running and the downtime will be minimal.
• Lorsque vous avez un système téléphonique cloud, redirect your office calls to your mobile phones so that clients can always reach you.
• Once the equipment arrives, plug in your desk phones, Internet, IT systems, and the rest of the technology to test if it functions properly. Troubleshoot to ensure your business is back online as soon as possible.
• Jetez un dernier coup d'œil à l'espace vidé pour enregistrer les éventuels dommages.
• When the office furniture is unloaded and the company is connected, ask your employees to unpack their inventory, place them at the assigned spots, and arrange their new workstations.
• Une fois que vous avez terminé le processus de relocalisation, vous pouvez organiser une petite fête de bienvenue pour vos employés pour les faire se détendre après cette longue journée.

The office move is not an easy step in any business development. It requires good planning and organization, clear communication, and careful execution. There are many important things to consider and minor details that need to be acknowledged. The best way to do it is by having a handy checklist for every stage of the process. With its help, you can manage the office relocation successfully and ensure your service continuity even on the day of the move.

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