La liste ultime pour le déménagement du bureau 2021

De nombreuses entreprises déménagent avec leur bureau pendant l'été parce que ce n'est généralement pas une période d'activité intense pour eux. Que vous envisagiez une relocalisation parce que votre entreprise est en pleine croissance, qu'elle se développe à l'échelle mondiale, que vous recherchez un espace de travail avec une infrastructure technique moderne ou que vous essayez d'optimiser vos coûts fixes, le déménagement doit se dérouler le plus harmonieusement possible.

liste de contrôle

Pour réaliser ce but il faut planifier, gérer et communiquer le déménagement assez à temps.

Un outil pratique est une liste avec toutes les actions nécessaires et les informations importantes qu'il faut considérer ainsi qu'avec l'emploi de temps à suivre. Cette liste vous aidera à ne pas oublier les détails que vous pouvez manquer en essayant de voir la situation dans son ensemble. Avec une telle liste, vous avez la garantie que le déménagement se déroulera en douceur. 

Si vous avez besoin d'un guide détaillé sur la manière de gérer votre technologie et vos systèmes pendant le déménagement de vos bureaux, lisez notre article  Comment gérer votre téléphonie d'entreprise, votre IT et matériel pendant le déménagement du bureau ?

Ci-dessous, vous trouvez une liste pratique avec toutes les étapes à suivre pour garantir que le déménagement de votre bureau se fera en toute tranquillité et avec moins de stress.

6 mois avant le déménagement du bureau – premières préparations

stratégie de déménagement
  • Analysez vos besoins professionnels et créez une stratégie de déménagement.
  • Désignez un gestionnaire et une équipe de projet en charge du déménagement du bureau.
  • Examinez votre contrat de location immobilière et estimez les dommages-intérêts liquidés que vous devez payer en cas de résiliation anticipée de votre contrat de location.
  • Créez avec votre gestionnaire de projet une liste avec les priorités principales pour le nouveau bureau.
  • Si vous avez assez de temps, menez des enquêtes auprès des employés afin de connaître leurs préférences concernant l'amélioration de l'espace de travail.
  • Commencez la recherche en et hors ligne d'espaces de bureaux appropriés.
  • Vérifiez la connexion internet. L'internet, est-il bon sur place ? C'est la question ultime à laquelle vous devez connaître la réponse avant de déménager.
  • Demandez à votre fournisseur de services internet de faire des recherches sur l'infrastructure technique et de communication de votre immeuble de bureaux potentiel.
  • Si vous déménagez un peu plus loin, demandez aux sociétés Internet opérant sur le nouveau site de vous envoyer des informations sur la capacité de la bande passante Internet.
  • Contactez votre fournisseur de télécommunication et d'IT afin que vous soyez conscient des contraintes techniques possibles et des solutions qui vous permettront de mettre en place un meilleur système de télécommunications dans les nouveaux bureaux.
  • Dès que vous avez trouvé le bureau de vos rêves, fixez un programme que tout le monde doit suivre.
  • Fixez un budget de déménagement et essayez de ne pas le dépasser.
  • Demandez aux entreprises de déménagement de la région de vous envoyer leurs offres. Comparez-les et choisissez le meilleur service et rapport qualité-prix.
  • Vérifiez si vous avez besoin d'une assurance déménagement pour le matériel et les meubles coûteux.
  • Créez un emploi de temps détaillé et établissez une date limite.
  • Partagez l'emploi de temps avec l'équipe responsable du déménagement.

3 mois avant le déménagement du bureau – contactez votre fournisseur de télécommunication et des services IT 

fournisseur des services IT

  • Examinez votre installation actuelle et fixez des dates limites pour la mise en place du nouveau système de télécommunications et d'informatique.
  • Concevez votre nouvel espace de travail et planifiez l'organisation des espaces de travail, des installations IT et des équipements.
  • Demandez à votre fournisseur de services IT de vérifier vos besoins en systèmes et équipements TIC et de vous donner d'options pour connecter votre nouveau bureau.
  • Discutez vos besoins spécifiques en tant que connexion internet avec le fournisseur de services internet local.
  • Coordonnez avec eux le moment de la commande, de la mise en place et de l'activation de vos nouvelles lignes et celui de la fermeture des lignes existantes.
  • Adressez-vous à votre fournisseur de téléphonie d'entreprise pour : 
    • Transférer vos numéros de téléphone existants ou pour commander de nouveaux numéros (si besoin est) et pour savoir combien de temps il faut pour les activer
    • Savoir, s'ils peuvent vous offrir de nouveaux téléphones de bureau
    • Arranger le transfert de votre système téléphonique d'entreprise
  • Faites attention au délai que vos fournisseurs vous donnent pour connecter le bureau. Le raccordement doit être fini à temps, avant que le mobilier arrive et que les employés soient impliqués.

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2 mois avant le déménagement du bureau – Communication et planification de la logistique

déménagement du bureau

  • Fixez la date et communiquez-la en interne et en externe.
  • Sauf indication contraire dans le contrat de location, il est temps de contacter votre gestionnaire immobilier et de lui informer de votre décision.
  • Informez tous vos employés du déménagement et donnez à chacun un plan détaillé sur la manière dont ils doivent participe.
  • Vous devez revoir et mettre à jour les listes avec vos clients, partenaires, fournisseurs et affiliés.
  • Créez une liste principale, divisée dans plusieurs sections pour les clients, les partenaires, les autorités et les institutions auxquels vous devez communiquer le déménagement de votre bureau.
  • Sections possibles : 
    • Clients et partenaires
    • Les organisations industrielles dont vous êtes membre
    • Banques et institutions financières
    • Entreprises de services de restauration et de boissons
    • Fournisseurs de télécommunication et de TIC
    • Compagnies d'assurance
    • Entreprises qui entretiennent votre papeterie, vos imprimantes et vos photocopieurs
  • Informez tout le monde du déménagement.
  • Collaborez avec l'équipe juridique afin de mettre à jour vos détails de contact sur les documents juridiques.
  • Instruisez l'équipe marketing à changer à temps vos détails de contact sur tous les documents marketing, y compris vos comptes de médias sociaux.
  • Rappelez à vos employés de fixer la date dans le calendrier pour adapter leur signature électronique au moment du déménagement.
  • Commencez à coordonner le déménagement avec votre département informatique et demandez-les s'ils ont besoin d'aide supplémentaire pour désassembler tout matériel ou système de communication complexe. 
  • Réservez la compagnie de déménagement que vous avez choisie.
  • Réservez des services de nettoyage pour votre bureau actuel et futur.
  • Réservez une place de parking pour les dates de déménagement, aussi près que possible de l'entrée du bureau.
  • Complétez toute paperasse nécessaire à propos de votre ancien et de votre nouvel espace de travail.

1 mois avant le déménagement – préparation du matériel et du mobilier de bureau

matériel

  • Faites un audit de votre mobilier de bureau actuel et commandez de nouvelles pièces si vous déménagez dans un espace de travail plus grand.
  • Concevez un plan du bureau détaillé avec toutes les dimensions.
  • Indiquez les postes de travail, les salles de réunion et les espaces communs.
  • Demandez à chaque employé d'étiqueter leurs équipements de bureau comme les ordinateurs avec le clavier, le moniteur, la souris, les ordinateurs portables, les téléphones de bureau, les casques.
  • Désignez des membres de votre équipe IT qui doivent organiser le transfert de vos équipements TIC comme les serveurs, rack, switch, routeurs.
  • Laissez-les s'occuper des autres matériels de bureau – les systèmes de conférence, les téléviseurs, les imprimantes, photocopieuses, sonnettes IP, systèmes de pointage électroniques.
  • Créez une liste avec tous les postes IT et télécommunication que vous emmenez dans le nouveau bureau.
  • Vérifiez la compatibilité entre votre équipement et l'infrastructure technique existante du nouvel espace de travail.
  • Commandez maintenant les nouveaux matériels pour qu'ils arrivent à temps.
  • Discutez avec votre fournisseur de téléphonie les options pour déplacer votre communication dans le cloud.

2 semaines avant le déménagement – sécurité des données et des réseaux

sécurité des données

  • Créez une sauvegarde de toutes les données de communication vocale pendant le déménagement.
  • Dressez une liste des ressources qui contiennent des informations importantes de l'entreprise et décidez de la manière de la gérer pendant le déménagement.
  • Attribuez les droits à vos employés en fonction de leur niveau d'accès au réseau de l'entreprise. Envoyez-les tous les codes d'accès, les cartes/clés d'accès et les permis de stationnement nécessaires.
  • Mettez à jour votre politique de sécurité pour qu'elle corresponde aux besoins de votre nouvel espace de travail.
  • Finalisez toute la paperasse – nouveaux contrats, licences, contrat de location.

Le jour du déménagement 

déménagement du bureau

  • Créez un emploi de temps détaillé pour le jour du déménagement.
  • Contactez les fournisseurs d'IT, d'internet et de télécommunication pour veiller que tous les systèmes de communication sont opérationnels et le temps d'arrêt sera minimal.
  • Si vous avez un système téléphonique cloud, transférez vos appels de bureau vers vos téléphones portables afin d'être toujours joignable par les clients.
  • Une fois que l'équipement est arrivé, branchez vos téléphones de bureau, l'Internet, les systèmes informatiques et le reste de la technologie pour vérifier qu'elle fonctionne correctement. Dépannez, si nécessaire, pour assurer le retour en ligne de votre entreprise dans les plus brefs délais.
  • Jetez un dernier coup d'œil à l'espace vidé pour enregistrer les éventuels dommages.
  • Quand le mobilier est déchargé et l'entreprise est connectée, demandez à vos employés de déballer leur inventaire, de les placer aux endroits qui leur sont attribués et d'organiser leurs nouveaux postes de travail.
  • Une fois que vous avez terminé le processus de relocalisation, vous pouvez organiser une petite fête de bienvenue pour vos employés pour les faire se détendre après cette longue journée.

Le déménagement du bureau n'est pas une étape facile dans le développement d'une entreprise. Cela exige une bonne planification et une bonne organisation, une communication claire et une exécution minutieuse. Il faut considérer beaucoup de points importants ainsi que des petits détails qui doivent aussi être reconnus. La meilleure façon d'y parvenir est de disposer d'une liste de contrôle pratique pour chaque étape du processus. À l'aide d'une liste, vous gérez le déménagement du bureau avec succès et vous garantissez la continuité du service même le jour du déménagement.