Videokonferenzen – wie man es richtig macht

Videokonferenzen gehören definitiv zu den effektivsten und nützlichsten Kommunikationstools für die Fernarbeit. Die Teilnehmer können von verschiedenen Standorten aus miteinander interagieren, fast wie bei einem persönlichen Treffen.

Um ein erfolgreiches Videomeeting abzuhalten, sollten verschiedene Regeln eingehalten werden. In einem früheren Artikel haben wir bereits über "DOs und DON'Ts für effektive Webkonferenzen" geschrieben. Einige der Tipps dort gelten auch für Videokonferenzen, allerdings benötigen letztere ein paar zusätzliche Benimmregeln. Folgen Sie unserer Anleitung und lernen Sie, wie Sie eine effizientes Remote-Meeting über eine Videokonferenz abhaltan.

1. Vorbereitung des Videoanrufs

Die Vorbereitung auf ein Meeting (persönlich oder online) ist wesentlich für dessen Erfolg.

1.1 Wählen Sie ein Videokonferenztool

Es existiert eine große Anzahl an Lösungen für Videokonferenzen auf dem Markt. Welche Lösung für Sie die richtige ist, wird von den spezifischen Kommunikationsanforderungen Ihres Unternehmens beeinflusst. Es muss jedoch benutzerfreundlich und während Unterhaltungen leicht zu bedienen sein, außerdem sollte es mit den meisten Betriebssystemen kompatibel sein. Ein gutes Tool für Videokonferenzen zeichnet sich dadurch aus, dass es leicht zu benutzen ist. In Anbetracht der Tatsache, dass Sie nicht immer wissen, ob die anderen Teilnehmer des Videomeetings sich mit Technik auskennen, sollten sie eine Lösung wählen, die folgende Punkte erfüllt:

• benötigt keine komplexen Softwaredownloads oder Installation
• is optimized for mobile
• Teilnehmer können über einen teilbaren Link eingeladen werden
• ist schnell und einfach für jeden zugänglich

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1.2 Überprüfen Sie die Internetverbindung

Für eine gute Kommunikation mit Ihren Kollegen, Partnern oder Kunden über einen Videoanruf benötigen Sie eine stabile Internetverbindung. Eine High-Speed-Verbindung stellt sicher, dass Audio und Video synchron sind, garantiert eine reibungslose Unterhaltung ohne visuelle Störungen oder Inkonsistenz im Ton.

1.3 Testen Sie das Mikrofon, die Kamera und die Bildschirmübertragung

Die Durchführung von ein paar Tests (mit einem Freund oder Mitarbeiter) ist vor einer Videokonferenz ein Muss. Sie sollten auf jeden Fall verstehen, wie alles funktioniert und überprüfen Sie auch Ihre Ausrüstung:

• Schalten Sie das Mikrofon stumm und aktivieren Sie es wieder,
• Finden Sie den besten Standort für die Kamera

Die Kamera sollte nicht zu niedrig oder zu hoch platziert sein, sondern auf Augenhöhe. Halten Sie genügend Abstand, damit auch Ihr Oberkörper sichtbar ist. So können andere Teilnehmer Ihre Körpersprache lesen, wie Handgesten oder die Körperhaltung.

• Testen Sie die Bildschirmübertragung und räumen Sie den Desktop auf

Wir raten Ihnen, diese Funktion mehrmals vor dem Videomeeting zu testen. Vergessen Sie außerdem nicht, Ihren Desktop aufzuräumen, damit keine persönlichen oder sensiblen Informationen sichtbar sind.

1.4 Verschicken Sie eine Einladung zum Meeting und einen Ablaufplan

Verschicken Sie bereits einige Tage vor der Videokonferenz die Einladung und den Ablaufplan mit allen wichtigen Informationen sowie Dokumenten. Die Teilnehmer brauchen ausreichend Zeit, um sich mit den Informationen vertraut zu machen und sich auf das Meeting vorzubereiten. Durch diese Maßnahme werden sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit während der Konferenz problemlos ablaufen.

2. Vorbereitung des Arbeitsumfelds

2.1 Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz

Finden Sie einen ruhigen Ort

a) Im Büro
• Ein Konferenzraum mit einem professionellen Konferenztelefon mit eingebautem Geräuschfilter sorgt für eine exzellente Audio- und Videoqualität. Buchen Sie den Raum auf jeden Fall rechtzeitig. Sollte Ihnen kein Raum zur Verfügung stehen, dann suchen Sie sich einen isolierten Platz. Wenn auch das nicht möglich ist, informieren Sie die Kollegen in Ihrer Nähe vorher über das Datum und die Uhrzeit der Videokonferenz, um Hintergrundgeräusche (wie Diskussionen, Musik, ...) und Unterbrechungen zu minimieren.

b) An einem öffentlichen Ort
Wenn Sie sich von einem öffentlichen Ort aus verbinden (ein Café oder ein Flughafen zum Beispiel), empfehlen wir Ihnen Kopfhörer zu benutzen, um Hintergrundgeräusche zu minimieren und die anderen Teilnehmer besser zu verstehen. Versuchen Sie, die Stoßzeiten zu vermeiden.

c) Zuhause
Wählen Sie im Homeoffice einen ruhigen Ort: einen Raum, in dem Kinder, Mitbewohner, Familienmitglieder oder Haustiere Sie nicht während des Meetings stören können. Sagen Sie ihnen, dass sie sich in einem Meeting befinden und nicht gestört werden wollen.

Achten Sie auf den Hintergrund

Denken Sie beim Ausrichten der Kamera daran, dass Ihre Konferenzpartner Ihren Hintergrund sehen können. Stellen Sie sicher, dass er die folgenden Punkte erfüllt:

• für die Arbeit angemessen
• sauber
• ohne Ablenkungen
• gut beleuchtet

Manche Lösungen ermöglichen es, den Hintergrund unscharf zu machen. Testen Sie diese Funktion mehrere Male vor der Videokonferenz.

2.2 Die richtige Beleuchtung

Für einen professionellen Auftritt ist die richtige Beleuchtung sehr wichtig:
• Suchen Sie einen Raum mit genügend natürlichem Licht.
• Mischen Sie kein natürliches mit künstlichem Licht.
• Das Licht in Ihrem Gesicht sollte von der Seite kommen.
• Stellen Sie sicher, dass ihr Gesicht ausreichend beleuchtet ist.

3. Professionelles Verhalten während einer Videokonferenz

3.1 Achten Sie auf Ihr Erscheinungsbild

Der Dresscode im Homeoffice wird oft mit Sweatshirts, Jogginghosen und sogar Schlafanzügen verbunden. Für eine Videokonferenz sollten Sie aber angemessen angezogen sein, auch wenn Sie zu Hause sind. Eine frische, saubere und angemessene Erscheinung ist das Mindeste. Halten Sie sich bei der Kleiderwahl an die Regel, keine extrem auffälligen Farben oder Muster anzuziehen, da Sie dadurch den Anruf stören könnten. Vergessen Sie dabei nicht Ihre Körperhaltung: sie sollte natürlich sein, aber aufrecht und fokussiert.

3.2 Lassen Sie Ihr Vorschaufenster geöffnet

Ein geöffnetes Vorschaufenster erinnert Sie während des Videoanrufs daran zu lächeln, sich zu entspannen und sich natürlich zu verhalten. Wenn Sie bereits Erfahrung mit Videoanrufen haben, dann haben Sie Ihr Verhalten vor der Kamera bestimmt schon im Griff. Für Anfänger ist es allerdings wichtig, sich während des Meetings sehen zu können. Sehen Sie es als eine Art Spiegel an, der Ihnen zeigt, wie die anderen Teilnehmer Sie während des Meetings wahrnehmen. Schauen Sie beim Sprechen in die Kamera und nicht auf den Bildschirm. So haben die Zuschauer das Gefühl, dass sie den Blickkontakt suchen und persönlich mit ihnen interagieren. Wenn eine andere Person redet, ist es kein Problem auf den Bildschirm zu schauen.

3.3 Geduld haben und andere ausreden lassen

Bei einem Video-Anruf müssen Sie die Konversation anders angehen als bei einem persönlichen Gespräch. Warten Sie ein paar Sekunden, um zu sehen, ob es eine Tonverzögerung gibt und sprechen Sie erst dann weiter. Sie können auch mit einer Geste signalisieren, dass Sie etwas sagen möchten.

Fallen Sie niemandem ins Wort – Dies ist kontraproduktiv und für alle Teilnehmer sehr frustrierend. Laut dem Bericht State of Remote Work 2019 (dt.: Stand der Fernarbeit 2019) sind die zwei Hauptprobleme während Videomeetings Unterbrechungen und anderen ins Wort zu fallen. Für gewöhnlich ist es die Aufgabe des Hosts, die virtuelle Diskussion angemessen zu leiten und den jeweiligen Rednern nacheinander das Wort zu erteilen.

Wenn Sie einen Videoanruf hosten – Legen Sie die Regeln fest wenn alle Teilnehmer anwesend sind. Ein weiterer nützlicher Vorschlag ist eine Frage & Antwort Sitzung am Ende des Meetings, an der jeder in einer vorgegebenen Reihenfolge teilnehmen kann. Eine solche Sitzung sollte bereits am Anfang des Meetings erwähnt werden.

3.4 Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm

Hintergrundgeräusche können während Videomeetings stark ablenken. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mikrofon stummgeschaltet ist, wenn Sie nicht reden. Es ist wichtig, dass Sie den Ton schnell an- und ausschalten können, damit Sie zeitnah antworten können.

3.5 Verfolgen Sie aufmerksam das Gespräch

Während der Videokonferenz sollten Sie so aufmerksam, konzentriert und respektvoll sein wie ein einem echten persönlichen Meeting. Versuchen Sie nicht, mehrere Aufgaben zugleich zu erledigen – wie zum Beispiel das Senden von Mails, das Lesen von Artikeln oder anderweitige Kommunikation. Sie sind in einem Videomeeting und Ihre Körpersprache spricht für sich. Wenn Sie sich Dateien ansehen müssen, die mit der Diskussion zu tun haben, können Sie dies natürlich machen, aber lassen Sie es den Rest der Teilnehmer bitte wissen. Erstellen Sie einen Videokonferenzraum für ein erfolgreiches Remote-Meeting!

4. Die goldene Regel

Seien Sie pünktlich (ganz besonders wenn Sie das Meeting hosten) und vorbereitet, wenn Sie ein Teilnehmer sind. Das ist die goldene Regel für Konferenzanrufe und Videomeetings. Zuspätkommen wird den Fluss des Meetings auf jeden Fall stören, schon allein wegen Hintergrundgeräuschen und Entschuldigungen. Planen Sie Ihr nächstes produktives Videomeeting mit der Mixvoip Videokonferenzlösung.

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