Videokonferenzen – wie man es richtig macht

nonverbale Kommunikation

Videokonferenzen gehören definitiv zu den effektivsten und nützlichsten Kommunikationstools für die Fernarbeit. Die Teilnehmer können von verschiedenen Standorten aus miteinander interagieren, fast wie bei einem persönlichen Treffen.

Um ein erfolgreiches Videomeeting abzuhalten, sollten verschiedene Regeln eingehalten werden. In einem früheren Artikel haben wir bereits über "DOs und DON'Ts für effektive Webkonferenzen" Einige dieser Tipps gelten auch für Videokonferenzen, doch für Videotelefonate sind zusätzliche Etikette-Richtlinien erforderlich. In unserem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine effektive Fernbesprechung per Videokonferenz durchführen können.

1. Vorbereitung des Videoanrufs

Die Vorbereitung auf ein Meeting (persönlich oder online) ist wesentlich für dessen Erfolg.

Meeting vorbereiten

1.1 Wählen Sie ein Videokonferenztool

Es gibt verschiedene Videokonferenzlösungen auf dem Markt. Die Wahl der richtigen Lösung hängt von den spezifischen Kommunikationsbedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Sie muss jedoch benutzerfreundlich sein, eine einfache Navigation während des Gesprächs ermöglichen und mit den Betriebssystemen der meisten Geräte kompatibel sein. Die Benutzerfreundlichkeit ist eine der wichtigsten Eigenschaften des idealen Videokonferenz-Tools. Da Sie nicht immer wissen, wie die technischen Kenntnisse der anderen Teilnehmer an der Videokonferenz sind, sollten Sie eine Lösung wählen, die:

• benötigt keine komplexen Softwaredownloads oder Installation
- ist für Mobiltelefone optimiert
• Teilnehmer können über einen teilbaren Link eingeladen werden
- schnell und einfach für alle zugänglich sind

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1.2 Überprüfen Sie die Internetverbindung

Sie benötigen eine stabile Internetverbindung, um mit Ihren Kollegen, Partnern oder Kunden per Videoanruf kommunizieren zu können. Eine schnelle Verbindung stellt sicher, dass Audio und Video gut synchronisiert sind, so dass ein reibungsloses Gespräch ohne visuelle Unterbrechungen oder Tonaussetzer gewährleistet ist.

1.3 Testen der Mikrofon-, Kamera- und Bildschirmfreigabeoptionen

Vor einer geschäftlichen Videokonferenz (mit einem Freund oder Kollegen) sollten Sie einige Tests durchführen, um sicherzustellen, dass Sie die Funktionsweise der Technologie verstehen und Ihre Ausrüstung überprüfen:

• Schalten Sie das Mikrofon stumm und aktivieren Sie es wieder,
• Finden Sie den besten Standort für die Kamera

Sie sollte nicht zu niedrig oder zu hoch, sondern auf Augenhöhe positioniert werden. Lassen Sie genügend Abstand zwischen Ihnen und der Kamera, damit Ihr Oberkörper zu sehen ist. Die Teilnehmer können Ihre Körpersprache - wie Handgesten oder Körperhaltung - lesen.

• Testen Sie die Bildschirmübertragung und räumen Sie den Desktop auf

Vergessen Sie nicht, Ihren Desktop zu leeren, damit persönliche oder sensible Informationen für Ihre Konferenzpartner nicht sichtbar sind.

1.4 Verschicken Sie eine Einladung zum Meeting und einen Ablaufplan

Die Einladung und die Tagesordnung mit allen notwendigen Informationen und Dokumenten sollten einige Tage vor der Videokonferenz verschickt werden. Die Teilnehmer benötigen genügend Zeit, um sich mit den Informationen vertraut zu machen und sich auf die Sitzung vorzubereiten. So wird sichergestellt, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit während der Videokonferenz reibungslos verläuft.

2. Vorbereitung des Arbeitsumfelds

2.1 Organisieren des Arbeitsbereichs

Finden Sie einen ruhigen Ort

a) Im Büro
Ein Besprechungsraum mit einem professionellen Konferenztelefon mit eingebauter geräuschdämpfender Technologie gewährleistet eine hervorragende Audio- und Videoqualität. Buchen Sie diesen Raum unbedingt im Voraus. Andernfalls ist es am besten, sich abzuschotten. Wenn dies nicht möglich ist, informieren Sie Ihre nächsten Kollegen über die Uhrzeit und das Datum Ihrer Videokonferenz, um Hintergrundgeräusche (Diskussionen, Musik, ...) und Unterbrechungen zu vermeiden.

b) An einem öffentlichen Ort
Wenn Sie die Verbindung von einem öffentlichen Ort aus herstellen (z. B. einem Café oder einem Flughafen), sollten Sie unbedingt Kopfhörer benutzen, um Hintergrundgeräusche zu unterdrücken und die anderen Teilnehmer zu hören. Versuchen Sie, Stoßzeiten zu vermeiden.

c) Zuhause
Wählen Sie im Home Office einen ruhigen Raum, in dem Kinder, Mitbewohner, Familienmitglieder oder Haustiere Sie nicht stören können. Weisen Sie sie darauf hin, dass Sie sich in einer geschäftlichen Besprechung befinden und nicht gestört werden sollten.

Achten Sie auf Ihren Hintergrund.

Stellen Sie die Kamera Ihres Geräts so ein, dass Ihre Konferenzpartner Ihren Hintergrund sehen können, und vergewissern Sie sich, dass dies der Fall ist:

• für die Arbeit angemessen
• sauber
• ohne Ablenkungen
• gut beleuchtet

Manche Lösungen ermöglichen es, den Hintergrund unscharf zu machen. Testen Sie diese Funktion mehrere Male vor der Videokonferenz.

2.2 Die richtige Beleuchtung

Für einen professionellen Auftritt ist die richtige Beleuchtung sehr wichtig:
• Suchen Sie einen Raum mit genügend natürlichem Licht.
• Mischen Sie kein natürliches mit künstlichem Licht.
• Das Licht in Ihrem Gesicht sollte von der Seite kommen.
- Wenn Sie Ihre Kamera einschalten, achten Sie darauf, dass Ihr Gesicht nicht im Dunkeln liegt.

3. Professionelles Verhalten während einer Videokonferenz

3.1 Achten Sie auf Ihr Erscheinungsbild

Die Kleiderordnung im Home Office wird oft mit Sweatshirts, Trainingsanzügen und Schlafanzügen assoziiert. Die Teilnahme an einer Videokonferenz bedeutet, dass Sie sich von zu Hause aus angemessen kleiden sollten. Ein frisches, sauberes und einigermaßen gutes Aussehen ist das absolute Minimum. Eine gute Regel ist es, extreme Farbmuster oder Streifen zu vermeiden, die während des Videogesprächs ablenken könnten. Vergessen Sie nicht Ihre Körperhaltung - sie sollte natürlich, aber aufrecht und konzentriert sein.

3.2 Lassen Sie Ihr Vorschaufenster geöffnet

Das Öffnen des Vorschaufensters während des Videoanrufs erinnert Sie daran, zu lächeln, sich zu entspannen und sich natürlich zu verhalten. Wenn Sie ein erfahrener Videoanrufer sind, haben Sie Ihr Verhalten vor der Kamera wahrscheinlich schon gemeistert. Für Anfänger ist es jedoch wichtig, sich selbst während des Meetings zu beobachten. Betrachten Sie es als einen Spiegel, der Ihnen zeigt, wie die anderen Teilnehmer Sie während des Meetings sehen. Schauen Sie beim Sprechen in die Kamera, nicht auf den Bildschirm. Das gibt den Zuschauern das Gefühl, dass Sie sich mit ihnen verbinden und mit ihnen interagieren, wodurch sie engagierter sind. Auf den Bildschirm zu schauen ist kein Problem, wenn jemand anderes spricht.

3.3 Geduld haben und andere ausreden lassen

Bei einem Videoanruf müssen Sie anders vorgehen, wenn Sie sprechen wollen, als bei einem persönlichen Treffen. Warten Sie ein paar Sekunden, um festzustellen, ob es eine Tonverzögerung gibt, bevor Sie fortfahren. Sie können auch mit einer Geste signalisieren, dass Sie sprechen wollen.

Fallen Sie niemandem ins Wort - Diese Art der Kommunikation ist kontraproduktiv und sehr frustrierend. Laut einem Bericht von State of Remote Work 2019 sind die beiden größten Probleme bei Videokonferenzen Unterbrechungen und Übersprechen. Normalerweise gehört es zu den Aufgaben Ihres Gastgebers, die virtuelle Diskussion richtig zu steuern, indem er jeweils eine Person zum Sprechen bestimmt.

Wenn Sie einen Videoanruf hosten - Legen Sie Ihre Regeln fest, wenn alle Teilnehmer der Videokonferenz beigetreten sind. Ein weiterer nützlicher Vorschlag ist eine Fragerunde am Ende des Treffens, an der alle Teilnehmer in einer bestimmten Reihenfolge teilnehmen können. Dies sollte auch zu Beginn der Videokonferenz erwähnt werden.

3.4 Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm

Hintergrundgeräusche können bei Videokonferenzen sehr störend sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mikrofon stummgeschaltet ist, wenn Sie nicht sprechen. Ein schnelles Ein- und Ausschalten der Lautstärke ist wichtig, um eine schnelle Antwort zu gewährleisten.

3.5 Verfolgen Sie aufmerksam das Gespräch

Sie sollten während der Videokonferenz genauso aufmerksam, konzentriert und respektvoll sein wie bei einem echten Geschäftstreffen. Versuchen Sie nicht, Multitasking zu betreiben - z. B. E-Mails zu versenden, Artikel zu lesen oder mit jemandem zu kommunizieren. Sie befinden sich in einer Videokonferenz, und Ihre Körpersprache sagt alles. Wenn Sie sich Dateien ansehen müssen, die mit der Diskussion in Zusammenhang stehen, können Sie das tun, aber lassen Sie es bitte den Rest der Gruppe wissen. Erstellen Sie eine Videokonferenzraum für ein erfolgreiches Remote-Meeting!

4. Die goldene Regel

Pünktlichkeit (wenn Sie Gastgeber der Sitzung sind) und Vorbereitung (wenn Sie Teilnehmer sind) sind die goldenen Regeln für Telefonkonferenzen und Videokonferenzen. Verspätungen stören den Sitzungsablauf nur durch Hintergrundgeräusche oder Entschuldigungen. Planen Sie Ihre nächste produktive Videokonferenz mit dem Mixvoip Videokonferenzlösung.

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